Come e perché tenere traccia delle attività e delle abitudini quotidiane

Non ho tempo. Sentiamo questa frase quasi ogni giorno, dai nostri colleghi, familiari e amici. Ma, nella maggior parte dei casi, le persone non hanno una chiara comprensione di come trascorrono effettivamente le ore di lavoro e il tempo libero.

Ora, la chiave per diventare un maestro del tuo tempo è abbastanza semplice. Devi tenere traccia delle tue attività quotidiane per avere una migliore comprensione delle attività e delle abitudini quotidiane. Quindi, saprai quali azioni devi modificare per ottenere ore extra.

In questo post del blog parleremo di:

• vantaggi delle attività di tracciamento,
• due metodi per tenere traccia delle tue attività quotidiane e
• come tenere traccia delle abitudini.

Vantaggi delle attività di tracciamento

Se spesso ti senti come se non avessi abbastanza tempo per tutte le tue attività quotidiane, considera di tenere traccia di ciò che fai durante l'orario di lavoro. Abbiamo compilato un elenco dei principali vantaggi delle attività di monitoraggio:

• Avrai il controllo del tuo tempo,
• sarai più realistico e organizzato,
• farai migliori stime del tempo,
• sarai più responsabile e produttivo e
• imparerai come svolgere un'attività singola anziché multitasking.

Esploriamo ogni vantaggio con maggiori dettagli.

Avrai il controllo del tuo tempo

Laura Vanderkam è autrice di diversi libri sulla gestione del tempo e sulla produttività. Nel suo intervento al TEDWomen 2016, ha parlato della nostra percezione del tempo. Vanderkam voleva dimostrare che puoi controllare il tuo tempo e spenderlo come preferisci.

Pertanto, ha fatto un sondaggio che ha coinvolto donne impegnate. I partecipanti hanno dovuto monitorare le loro attività per una settimana, sia le ore di lavoro che il tempo libero.

Guardando i dati, Vanderkam ha notato che uno dei partecipanti aveva un'emergenza domestica. Questo partecipante ha registrato ogni ora che ha speso per risolvere questo problema, per un totale di sette ore (durante la settimana).

Ora, sebbene si trattasse di un'emergenza, questa situazione ci mostra che ci sono sempre abbastanza ore in un giorno o in una settimana. Inoltre, questa ricerca dimostra che PUOI trovare il tempo per tutto ciò che desideri fare, ma potresti non esserne consapevole.

Come prendi il controllo del tuo tempo?

• Inizia scrivendo tutte le attività che fai durante la giornata. È probabile che ti renderai conto che forse passi troppo tempo a svolgere attività particolari, come guardare la televisione per due ore al giorno. O scorrendo i tuoi account sui social media. Allo stesso tempo, pensi di non avere abbastanza tempo per prendere un caffè con gli amici o andare al cinema.
• Il prossimo passo è ripensare al tuo programma. Cerca di limitare il tempo che dedichi a svolgere alcune attività che non sono così importanti in modo da poter ottenere ore extra per quel caffè con gli amici.

Tenendo il tuo diario quotidiano delle attività, gestirai il tuo tempo molto meglio. Quindi, farai quello che ti piace fare.

Un altro punto interessante che Vanderkam ha menzionato durante il suo discorso è che il tempo è molto elastico.

"Non possiamo guadagnare più tempo, ma il tempo si allungherà per accogliere ciò che scegliamo di metterci dentro", ha aggiunto.

Sta a noi cosa sceglieremo di metterci dentro, e queste sono le priorità.

Inoltre, Vanderkam suggerisce di fare un elenco di priorità venerdì pomeriggio. Questo elenco dovrebbe contenere le attività che pianifichi per la prossima settimana, in tre categorie:

1. Carriera,
2. Relazioni, e
3. Se stesso.

Assicurati di aggiungere 2-3 priorità per ogni categoria.

Sarai più realistico e organizzato

Nel suo libro The Productivity Project , Chris Bailey afferma che essere realistici su quanto si può realizzare è fondamentale.

“Senza rendersi conto di come trascorri il tuo tempo, è difficile pensare se stai agendo in modi che corrispondano ai tuoi valori e alle attività a più alto impatto. Tenere un registro del tempo è un ottimo modo per trovare il punto di partenza, il livello di base".

Come puoi vedere, tenere traccia del tuo tempo e delle tue attività ti aiuterà a capire qual è la tua linea di base. In questo modo sarai in grado di definire obiettivi e progetti razionali per il futuro. Ad esempio, se noti che ci sono alcuni intervalli di tempo il mercoledì e il giovedì, usa questi periodi per raccogliere idee per il prossimo progetto.

A parte questo, avere dati precisi su quanto tempo ci vuole per ogni incarico significa poter organizzare al meglio le giornate lavorative. Un altro passaggio pratico che puoi fare è creare un elenco di attività per domani, la sera prima. Ricordati di annotare i tempi per ciascuno.

Inoltre, una volta che inizi a registrare ogni piccola attività durante il giorno, vedrai anche come trascorri il tuo tempo libero. Quindi, quelle due ore di televisione precedentemente menzionate possono essere scambiate con qualche altra azione, come andare in bicicletta per un'ora e poi fare il bagno l'ora successiva.

Farai stime di tempo migliori

Ammettiamolo, non puoi sempre prevedere quanto tempo ci vorrà per fare la spesa, portare i tuoi figli a scuola o finire un compito importante al lavoro. In effetti, molti studi dimostrano che di solito sottovalutiamo il tempo necessario per portare a termine una commissione.

Secondo la ricerca Exploring the “Planning Fallacy” , meno della metà dei partecipanti è riuscita a completare le proprie attività nel momento previsto. I risultati hanno anche mostrato che, quando le persone fanno previsioni sulle loro attività, si concentrano sul caso specifico del passato e sui suoi dettagli. Tuttavia, le persone dovrebbero vedere un quadro più ampio: rivedere tutti i casi precedenti con i dettagli. In questo modo, avrebbero ricordato i problemi che avevano con i casi precedenti; quindi, farebbero previsioni più realistiche.

Ad esempio, venerdì scorso, hai avuto la fortuna di finire la spesa e tornare a casa in meno di un'ora. Ma, di solito, hai bisogno di quasi due ore per questo lavoro, a causa dell'ingorgo. Pertanto, dovresti dedicare più tempo a questa attività, tra un'ora e mezza e due ore.

In generale, per fare stime di tempo precise devi tenere traccia delle tue attività. Ciò significa annotare ogni singola commissione nel corso della giornata. Quindi, dopo alcune settimane, sarai in grado di fare previsioni più accurate sulle tue faccende quotidiane.

Sarai più responsabile e produttivo

Alcuni giorni sarai più produttivo di altri. Come già sai, quando non riesci a concentrarti sul lavoro, potresti rivolgerti ai social media o iniziare a leggere le ultime notizie. Oppure, quando devi studiare per un esame importante, ma invece guardi le tue serie preferite. Questo è ciò che chiamiamo il tempo perso .

Ma cosa succede quando l'intera settimana è improduttiva? Probabilmente non sarai in grado di raggiungere i tuoi obiettivi settimanali.

Ecco cosa ti suggeriamo: tieni traccia del tuo tempo perso, allo stesso modo in cui registri le attività che completi. In questo modo, quando vedrai voci come "navigare sul Web" o "guardare serie", questo sarà il tuo campanello d'allarme. Quindi, domani, farai del tuo meglio per non ripetere queste azioni, il che si tradurrà in prestazioni migliori e maggiore motivazione.

Inoltre, il monitoraggio delle tue attività può aiutarti anche a migliorare i livelli di produttività. Pamela Ayuso è un'imprenditrice e sviluppatrice immobiliare che scrive un blog sulla crescita del business. Crede che, dal momento che riceviamo tutti le stesse 24 ore in un giorno, la nostra soluzione migliore sia usarla nel modo più produttivo.

“Tracciando le attività quotidiane, siamo in grado di identificare quali attività assorbono la maggior parte del nostro tempo. Con i dati in mano, possiamo quindi apportare le modifiche necessarie in modo da trascorrere il nostro tempo nel miglior modo possibile".

Pertanto, se vuoi rimanere concentrato sui tuoi compiti ed essere più produttivo, ricorda di tenere un registro delle tue attività durante il giorno.

Imparerai come svolgere un'attività singola anziché multitasking

“Il multitasking nasce dalla distrazione stessa. ” – Marylin vos Savant

Anche se non è veramente una distrazione, il multitasking è un'illusione. Earl Miller, professore di neuroscienze al MIT, crede che il nostro cervello possa spostare l'attenzione da una cosa all'altra molto rapidamente. Ma il cervello non può concentrarsi su entrambe le cose contemporaneamente.

Quindi, potresti pensare di poter cucinare la tua cena e lavare i piatti contemporaneamente. Ma è probabile che ti dimentichi di aggiungere quella spezia importante o rompi accidentalmente un bicchiere.

Quando si tratta di tracciare il tempo e registrare le tue attività, vorrai avere informazioni chiare e precise su ciò che fai. Ciò significa fare ogni commissione separatamente in modo da poterle registrare correttamente. Pertanto, migliorerai le tue abilità di single-tasking ed eviterai il multitasking. Inoltre, quando presti attenzione a una sola attività, i tuoi risultati saranno migliori, per non dire più deliziosi.

Come tieni traccia delle tue attività quotidiane?

Ora che hai appreso i principali vantaggi del monitoraggio delle tue attività quotidiane, esploriamo due modi per tenere traccia delle tue attività:

1. Metodo carta e penna e
2. Tieni traccia delle tue attività con Clockify.

Metodo carta e penna

Creato da Neville Medhora, questo metodo è una soluzione ideale se preferisci utilizzare strumenti di scrittura tradizionali, come carta e penna.

Quindi, all'inizio della tua giornata lavorativa, prendi un pezzo di carta e inizia a scrivere quanto segue:

• La data : mantieni la data in cima alla tua lista. Questo piccolo dettaglio sarà importante per riferimenti futuri.
• Tutte le attività della giornata : assicurati di includere le attività più significative della giornata e sii realistico al riguardo. Se pensi di essere in grado di svolgere sei compiti complessi, scrivi solo questi. Se lo desideri, puoi aggiungere attività non legate al lavoro, che prevedi di svolgere dopo il lavoro. Tieni questi in fondo alla tua lista.
• Orari di incontro : questa è un'informazione estremamente utile se di solito hai più riunioni durante la giornata. Basta aggiungerli sul lato destro del foglio, come promemoria.
• Orario tracciato: tieni d'occhio l'ora in cui inizi a lavorare su un'attività e una volta che hai finito. Quindi, annota l'intervallo di tempo per quell'attività sul lato destro del foglio, sotto il promemoria della riunione. Fai lo stesso per tutte le altre attività. Annotare questi blocchi di tempo ti darà un'idea migliore di come trascorri le tue ore di lavoro, quali attività richiedono più tempo e vedrai quanto sei stato produttivo quel giorno.
• Riepilogo giornaliero : al termine della tua giornata lavorativa, scrivi un riassunto della tua giornata: i tuoi risultati quotidiani.

Ecco molti altri consigli pratici che Medhora suggerisce:

ℹ Scrivi la tua lista di cose da fare la sera prima . Pertanto, quando inizi la tua giornata lavorativa al mattino, devi solo seguire l'elenco.

️ Suddividi le tue attività in blocchi più piccoli e gestibili. Quindi, invece di avere un compito più grande, avrai diverse attività da completare. Inoltre, ti sentirai soddisfatto ogni volta che eliminerai il compito che hai appena terminato.

️ Un semplice trucco che puoi usare quando hai voglia di procrastinare: usa un'altra carta con un pezzo di nastro adesivo in alto. Quindi, attacca quel foglio alla tua lista e regolalo in modo da poter vedere solo la tua prima attività. Anche se non hai voglia di lavorare in questo momento, vedere solo un'attività alla volta significa che non sarai disturbato dagli altri dall'elenco.

Per ulteriori dettagli su questa semplice tecnica, guarda il video che spiega questo metodo.

Monitoraggio delle attività con Clockify

In alternativa, se preferisci utilizzare un software per tenere traccia delle tue attività quotidiane, prova Clockify come app di registro delle tue attività.

Ecco come puoi registrare i tuoi compiti con questo strumento:

• Crea un account Clockify .
• Scarica un rilevatore di tempo . Assicurati di poter utilizzare Clockify sul tuo telefono, sul tuo computer o come estensione del browser.
• Tieni traccia delle tue attività . Puoi farlo sia:
• Utilizzo di un timer: avvia il timer quando inizi a lavorare su un'attività e interrompilo quando hai finito. Ricordati di scrivere la descrizione della tua attività.

• Inserendo manualmente le tue attività scrivendo la descrizione della tua attività e aggiungendo il tempo.

Diciamo che queste erano le tue attività mattutine prima di andare al lavoro:

• Sei andato a correre questa mattina dalle 8:00 alle 9:00.
• Poi, ti sei fatto una doccia e hai fatto colazione, che è stata di 30 minuti in totale.
• Poiché il tuo orario di lavoro è dalle 10:00 alle 18:00, trascorri i successivi 30 minuti andando al lavoro.

Come puoi vedere di seguito, ecco come appariranno le tue voci.

Dopo aver monitorato tutto ciò che hai fatto durante il giorno, otterrai un elenco come questo.

Pertanto, se necessario, potrai modificare la durata di particolari attività.

Oltre a queste, ci sono altre caratteristiche pratiche di Clockify.

️ Classifica le tue voci . Puoi aggiungere un nome di progetto o un tag per ogni voce. Nel nostro esempio, i nomi dei progetti sono Tempo libero e Progetto A.

️ Analizza le attività . Nella sezione Dashboard, puoi rivedere tutte le tue attività e filtrarle per progetto o stato di fatturazione. Inoltre, nell'angolo destro, puoi vedere quanto tempo hai dedicato a ciascuna attività.

Come tieni traccia delle tue abitudini?

Oltre ai compiti e alle attività in generale, puoi anche tenere traccia delle tue abitudini. Costruire abitudini implica seguire una routine o un comportamento particolare, ma di tanto in tanto è necessario analizzare i tuoi progressi. In questo modo, saprai se quella routine sta dando i risultati attesi e se devi modificare alcune azioni.

Ad esempio, supponiamo che tu stia imparando la lingua finlandese. Sono passati sei mesi e non hai perso nessuna lezione. Ma, per qualche ragione, non sei soddisfatto della tua attuale conoscenza del finlandese. Questo feedback ti dice che devi cambiare qualcosa. Forse hai bisogno di fare i compiti più diligentemente o di lavorare sulle tue capacità di conversazione.

Ecco il trucco, quando stabilisci alcune regole di base per un'abitudine, devi obbedirle. Inoltre, è necessario tenere un diario di queste azioni giornaliere/settimanali. Quando si tratta del nostro esempio con la lingua finlandese, dovrai segnare il tempo che dedichi all'apprendimento della lingua.

L'abitudine tracker e come funziona

Uno dei modi più pratici per analizzare le tue abitudini è utilizzare il tracker delle abitudini. Nel suo libro Atomic Habits , James Clear spiega lo scopo principale di questo metodo.

"Un rilevatore di abitudini è un modo semplice per misurare se hai preso un'abitudine".

Ecco come utilizzare un rilevatore di abitudini:

• Prendi un taccuino con un calendario o usa un foglio Google/Excel .
• Quindi, annota tutte le tue abitudini mensili . Ad esempio, per novembre, le tue abitudini possono essere Leggere, Allenarsi, Imparare il finlandese e Fare yoga.
• Ogni volta che finisci un'abitudine, aggiungi un segno di spunta, un simbolo X o qualsiasi altro segno accanto all'abitudine.

Puoi selezionare i giorni per ogni abitudine, ad esempio:

• lunedì, mercoledì e venerdì: allenamento,
• Martedì e giovedì: imparare il finlandese,
• Sabato e domenica – yoga
• Ogni giorno – lettura.

Ecco un esempio di completamento di tutte le abitudini durante la prima settimana di novembre.

Come puoi vedere, le tue abitudini mensili possono essere suddivise in orari identici per ogni settimana del mese. In effetti, questo metodo è in linea con le routine e le abitudini delle persone altamente produttive. Ad esempio, Jack Dorsey, CEO di Twitter e Square, ha una routine diversa per ogni giorno della settimana. Quindi, il lunedì è per la gestione delle sue aziende, il martedì per concentrarsi sui prodotti e così via.

Se ti attieni a questo standard, avrai un intero mese pieno di caselle contrassegnate. Questo sarà sicuramente il tuo stimolo motivazionale. Inoltre, dopo il primo mese, potrai modificare la frequenza di alcune abitudini, se necessario. Ad esempio, se ti piace fare yoga e ti aiuta a rimanere rilassato, puoi farlo tre volte a settimana invece di due.

Quali abitudini puoi misurare?

Nel suddetto libro, Clear raccomanda la regola dei due minuti. Questo significa iniziare prima con le piccole abitudini. Piccole abitudini sono tutte quelle azioni che puoi completare in due minuti o meno.

Ad esempio, queste sono alcune piccole abitudini che puoi fare quotidianamente:

• Leggi una pagina del tuo libro preferito.
• Medita per un minuto al mattino.
• Fai un push-up o allunga per un minuto.
• Svegliati e vai a letto all'ora stabilita.
• Innaffia le piante nel pomeriggio.

Oltre a questo, puoi misurare le abitudini che influiscono sulla tua salute, come ad esempio:

• Quanto caffè bevi ogni giorno.
• Quanta acqua bevi al giorno.
• Se mangi abbastanza frutta e verdura.
• Per informazioni più dettagliate sulla tua alimentazione, puoi persino monitorare l'assunzione di proteine, carboidrati e grassi.

Ora, che dire di quelle attività che vorresti evitare o svolgerle meno spesso? Clear le chiama abitudini di evitamento. In generale, queste azioni hanno un impatto negativo sulla salute, sulle finanze o sulla produttività. Ecco alcuni esempi:

• Eliminare l'assunzione di alcol, caffeina o zucchero.
• Smettere di fumare.
• Trascorrere meno tempo davanti allo schermo (al di fuori dell'orario di lavoro).
• Spendere meno soldi per gli acquisti online.

Pertanto, così come tieni traccia delle abitudini che vuoi costruire, puoi anche monitorare quelle che vuoi evitare.

Come abituarsi al monitoraggio delle abitudini?

Anche tenere traccia delle tue abitudini è l'abitudine che devi acquisire. Nel caso in cui non hai mai monitorato la tua routine, abbiamo alcuni semplici suggerimenti per aiutarti a iniziare:

️ Compila l'abitudine tracker non appena completi l'abitudine. In questo modo, non dimenticherai di annotare i tuoi risultati quotidiani.

️ Mantieni la semplicità . Quando hai terminato l'abitudine desiderata, contrassegna la casella con il nome dell'abitudine. Non è necessario aggiungere ulteriori dettagli. Inoltre, tieni a portata di mano il tuo tracker delle abitudini, in modo da poterlo trovare facilmente e compilarlo.

Infine, se rompi un'abitudine, cerca di non ripetere quell'errore il giorno successivo. Probabilmente hai avuto ragioni logiche per saltare una routine una volta, ma assicurati di tornare in pista il giorno successivo.

Conclusione

Tenendo un registro delle tue attività quotidiane, otterrai il controllo del tuo tempo, migliorerai le tue capacità organizzative e la tua produttività. Inoltre, sarai in grado di effettuare stime del tempo più accurate e imparare a svolgere un'attività singola, anziché multitasking. Se non sei sicuro di come iniziare a monitorare le tue azioni, scegli uno dei due metodi trattati in questo articolo.

Inoltre, ti consigliamo di registrare anche le tue abitudini. Costruire un'abitudine non è sempre facile. Ma ogni volta che completi la tua abitudine quotidiana e la scrivi, ti sentirai bene per i tuoi risultati. Inoltre, l'abitudine tracker ti aiuterà a rimanere in linea con la tua routine, che a volte può essere una vera lotta.