Il VoIP è affidabile? Nove fatti da sapere prima di cambiare

La tua azienda dovrebbe passare dalla rete fissa al VoIP?
Probabilmente ti starai chiedendo come funziona il VoIP e come si confronta con il servizio di telefonia fissa.
Uno dei fattori principali da considerare in un sistema telefonico aziendale è l'affidabilità.
In questa guida tratteremo tutto ciò che devi sapere per passare a un sistema VoIP cloud affidabile.
Ecco cosa tratteremo:

• Cos'è il VoIP e come funziona?
• Differenze tra VoIP e rete fissa
• VoIP vs rete fissa: quale è più affidabile?
• Suggerimenti per la scelta di un provider VoIP affidabile

Cos'è il VoIP e come funziona?

Voice over Internet Protocol ( VoIP ) è un sistema telefonico che stabilisce chiamate tramite una connessione Internet. A differenza di un sistema telefonico tradizionale, Voice over IP si connette a un PBX ospitato lontano dal tuo ufficio nel cloud.
Il VoIP funziona convertendo le chiamate telefoniche in un segnale digitale e inviandole tramite la stessa connessione Internet ad alta velocità a un fornitore di servizi VoIP. Da lì, il VoIP inoltra le chiamate ad altri operatori telefonici, noto anche come rete telefonica commutata pubblica (PSTN).

Voice over IP significa che le chiamate provengono da un telefono fisso, da un telefono per conferenze o anche da un'app. La tecnologia sottostante utilizza il Session Initiation Protocol (SIP), che è un insieme di standard aperti per la comunicazione in tempo reale. Anche le app personali più diffuse come Google Voice, WhatsApp e Skype utilizzano VoIP per le chiamate audio.
La cosa migliore del VoIP è la libertà di controllare dove vanno le chiamate in entrata. Non sei limitato a una linea per telefono fisso come faresti con un sistema telefonico aziendale tradizionale. Puoi ricevere chiamate ovunque utilizzando qualsiasi dispositivo mobile o softphone .
L'unica cosa di cui il VoIP ha bisogno è una connessione Internet ad alta velocità, alla quale attualmente può accedere il 92% degli americani, secondo la FCC .
Correlato: 10 miti e idee sbagliate sul VoIP sfatati [INFOGRAFICA]

Quali sono le differenze tra VoIP e rete fissa?

La differenza più evidente è che non hai a che fare con la compagnia telefonica locale. Il VoIP è spesso fornito da un operatore indipendente.
Un'altra enorme differenza è il fatto che il sistema telefonico fisso può funzionare solo dove è installato. Le soluzioni VoIP non hanno questa limitazione. Il VoIP è completamente indipendente dalla posizione.
Le linee fisse richiedono cavi fisici per collegare ogni dispositivo che desideri utilizzare. Ciò significa che gli uffici dispongono di una sala server con apparecchiature di rete e di telecomunicazione. Questi sono spesso chiamati Private Branch Exchange (PBX) in sede.
I sistemi telefonici VoIP sono basati su cloud. Non hai bisogno di una sala server, né di un labirinto di cavi che attraversano la stanza. Queste connessioni al sistema telefonico non utilizzano alcuna attrezzatura fisica poiché sono virtuali .

Non possiamo trascurare il fatto che il VoIP richiede diversi tipi di telefoni e dispositivi. Ogni dispositivo mobile necessita di una connessione di rete tramite Ethernet o Wi-Fi . I telefoni IP offrono più funzionalità rispetto ai telefoni fissi e la qualità audio è eccezionale.
Correlati: VoIP e rete fissa: un confronto completo tra sistemi telefonici

VoIP vs rete fissa: quale è più affidabile?

I sistemi telefonici cablati in loco esistono da oltre cento anni, ma raramente mettiamo in dubbio la loro affidabilità.
C'è molto da considerare quando si tratta di operatività e affidabilità delle comunicazioni aziendali.

1. Tempo di attività

L'uptime è la percentuale di tempo in cui un provider è online e funziona. Solitamente espresso in percentuale, il tempo di attività del 99,999% significa che solo sei minuti all'anno il servizio potrebbe non essere disponibile.
Il settore IT lo chiama “cinque nove”, che è il gold standard per i tempi di attività.
Per un sistema telefonico VoIP, il tempo di attività ruota attorno al provider VoIP, ai suoi operatori e all'affidabilità dei dispositivi installati. Per ottenere tempi di attività così elevati, i fornitori di PBX cloud sfruttano una rete ridondante di data center. Questi server sono anche conosciuti come Punti di Presenza (o “POP”).
I telefoni fissi sono soggetti a interruzioni dovute a condizioni meteorologiche, interruzioni di corrente e interruzioni dei cavi. La compagnia telefonica spesso impiega ore o giorni per ripristinare il servizio. Inoltre, potrebbe non essere sempre chiara la causa di tali problemi. Gli errori di comunicazione unificata possono essere causati da apparecchiature difettose o da qualcos'altro al di fuori del tuo controllo.
Finché disponi di una connessione Internet affidabile, puoi utilizzare il VoIP. Se la connessione Internet non funziona, puoi sempre indirizzare le chiamate al tuo cellulare finché il problema non viene risolto.
Il VoIP funziona anche in caso di interruzione della corrente o del servizio Internet.

2. Chiamate internazionali

Se la tua azienda serve clienti al di fuori degli Stati Uniti, le chiamate internazionali sono un must. Le chiamate internazionali sono un po' intimidatorie a causa dei diversi codici paese e dei prefissi di chiamata.
Il quadrante sbagliato potrebbe costarti un sacco di soldi.
La rete telefonica pubblica commutata ( PSTN ) è soggetta a costose tariffe a lunga distanza per le chiamate internazionali, che possono facilmente arrivare a un dollaro al minuto o più. La maggior parte delle aziende non dispone di denaro extra per effettuare vendite telefoniche. Anche su un piano aziendale, queste commissioni sono proibitive.
Per il VoIP, le chiamate globali rappresentano un enorme vantaggio.
Poiché le telefonate vengono effettuate tramite Internet, le chiamate VoIP affidabili partono da un centesimo al minuto. Le aziende possono anche impostare numeri verdi e numeri di telefono virtuali per rendere più conveniente per i clienti globali parlare con il tuo team.
Supponiamo che tu abbia un team remoto collegato al tuo call center . La potenza del VoIP ti consente di accettare ed effettuare chiamate vocali come se fossi negli Stati Uniti. Nessun pedaggio a lunga percorrenza sarà d'intralcio. L’unico requisito è una connessione Internet ad alta velocità.

3. Sicurezza

Prima di passare al VoIP, la sicurezza è un argomento di discussione frequente. La sicurezza dei dati e la continuità aziendale sono nella mente di ogni CIO quando prendono in considerazione un nuovo sistema telefonico aziendale.
Persone senza scrupoli potrebbero intercettare le vecchie linee telefoniche, soprattutto se il cablaggio è accessibile. Allo stesso modo, alcuni sistemi PBX tradizionali possono essere sfruttati per effettuare chiamate non autorizzate.
I PBX cloud soddisfano rigorosi standard di sicurezza per garantire che le tue chiamate siano sicure. I data center sono costantemente monitorati e possono resistere ai disastri naturali.
La crittografia delle chiamate è un recente miglioramento del VoIP. Attraverso TLS e SRTP, i dati scambiati tra i telefoni SIP e il PBX cloud vengono crittografati.
Anche le piccole imprese non sono esenti da adeguate pratiche di sicurezza. I contratti con i titolari delle carte spesso impongono di adottare misure per proteggere i dati dei clienti.
Quando si tratta di sicurezza, il VoIP è più sicuro di un servizio di rete fissa. I server sono monitorati 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e convalidati da terze parti per verificare la presenza di vulnerabilità. Con la rete fissa è tua responsabilità assicurarti che nessuno possa accedervi.
Correlati: il VoIP è sicuro? Uno sguardo approfondito alla sicurezza VoIP

4. Qualità della chiamata

La qualità delle chiamate è un motivo importante per cui le persone passano al VoIP. Una volta sentita una chiamata tramite VoIP, non vorrai più tornare a un sistema telefonico tradizionale.
Una qualità delle chiamate più elevata è resa possibile dai progressi nei codec audio. Queste tecnologie sono incluse nella maggior parte dei telefoni e delle app VoIP. I codec vocali HD offrono il doppio della larghezza di banda, il che significa che tutti possono sentire una gamma più ampia di suoni in ogni chiamata.
La qualità delle chiamate è ancora più un problema durante l'audioconferenza in una riunione. Gli echi, il rumore di fondo, le chiamate da un telefono cellulare infastidiscono tutti durante la chiamata. Con le funzionalità avanzate del VoIP, la differenza è tra giorno e notte.
Se si verifica un problema di cablaggio o di ricezione con i telefoni fissi e cellulari, diventa abbastanza evidente e costituisce una distrazione. I progressi nei telefoni fissi VoIP, nei telefoni per conferenze e nelle app rendono la qualità della chiamata piacevole per tutti i partecipanti a una chiamata.

5. Ridondanza

Potrebbe sembrare preoccupante suggerire che la ridondanza sia un argomento che vale la pena esplorare per i sistemi telefonici, ma al giorno d'oggi non lo è. La possibilità di impostare l'inoltro di chiamata per diversi membri del team o di utilizzare la videoconferenza a casa è ora molto più rilevante.
Un provider VoIP ha questa ridondanza integrata. Anche se si verificano interruzioni di rete come il jitter, comune per le reti basate su IP, le tue chiamate rimangono online.
Le linee fisse hanno un singolo punto di guasto. Con VoIP hai sempre un backup a disposizione. E quando non funziona, puoi accettare le chiamate direttamente sul tuo smartphone con un'app VoIP gratuita .

Correlato: Come funziona il VoIP? La guida per principianti ai sistemi telefonici VoIP

Come scegliere un provider VoIP affidabile

I sistemi telefonici basati su cloud sono più affidabili di una linea fissa tradizionale. Tuttavia, non tutti i servizi VoIP sono uguali.
Ecco alcuni consigli per aiutarti a scegliere un provider VoIP .

1. Controlla il tempo di attività del tuo provider

La prima cosa da verificare quando si sceglie un fornitore di servizi telefonici VoIP è il tempo di attività. Controlla la conversazione in tempo reale su Twitter e confrontala con la pagina di stato gestita dal provider VoIP. In questo modo avrai un'idea della frequenza con cui il loro servizio va offline.
Abbiamo investito milioni nella creazione di una rete vocale scalabile pensata per le aziende. E quando eseguiamo la manutenzione, pubblichiamo apertamente gli aggiornamenti sulla nostra pagina di stato.

2. Verificare la presenza di certificazioni

Le certificazioni ti aiutano a determinare se un fornitore di servizi telefonici VoIP soddisfa gli standard di settore. Cerca la conformità HIPAA, PCI e SOC 2.
Gli studi medici dovrebbero utilizzare solo sistemi telefonici conformi all'HIPAA per discutere di questioni con i pazienti. Potrebbe essere necessario modificare alcune funzionalità VoIP per soddisfare standard così elevati di privacy.
Invece di costruire la tua infrastruttura per soddisfare queste certificazioni aggressive, guarda a un sistema telefonico VoIP per ridurre i costi di manutenzione.

3. Scopri le loro funzionalità VoIP

Ora che hai un'idea di quali sistemi telefonici cloud desideri, è il momento di confrontare le funzionalità aziendali essenziali.
Il vantaggio di un sistema telefonico VoIP è che puoi aggiungere funzionalità a un costo minimo. Quindi, se non hai bisogno di una funzionalità specifica adesso, puoi attivarla immediatamente in un secondo momento.
Quali caratteristiche contano per un’azienda? Ecco un elenco delle principali funzionalità che vorresti dal tuo operatore telefonico:

• Operatore automatico : quando un cliente chiama il numero di telefono della tua azienda, gli operatori automatici lo guidano a raggiungere la persona giusta nel tuo team. Quando il chiamante effettua la sua selezione, la chiamata viene automaticamente inoltrata all'interno desiderato.
• Avviso di chiamata : quando il personale è al telefono, potrebbe voler rispondere a una chiamata urgente. L'avviso di chiamata consente loro di rispondere a una chiamata e di mettere in attesa la chiamata corrente. Oppure, se lo desideri, la chiamata in arrivo può essere indirizzata alla segreteria telefonica.
• Segreteria telefonica : qualsiasi sistema telefonico oggi non sarebbe rilevante se non fornisse la segreteria telefonica. Cerca nuove funzionalità di segreteria telefonica, ad esempio la ricezione di messaggi nella tua posta elettronica, come messaggio di testo e altro ancora. Queste robuste funzionalità aiuteranno la tua azienda a risparmiare tempo.
• ID chiamante : puoi modificare l'ID chiamante del tuo telefono aziendale quando effettui chiamate in uscita. Ciò è utile perché alcuni clienti potrebbero non rispondere al telefono se il numero sembra sconosciuto, ad esempio se si tratta di un prefisso diverso.
• Registrazione delle chiamate : questo non è il registratore a cassette dei tuoi genitori. La registrazione delle chiamate basata su cloud rappresenta un potente miglioramento rispetto ai normali sistemi telefonici. La registrazione delle telefonate su richiesta o automaticamente offre al tuo team nuovi modi per istruire e formare il personale.

4. Prova il loro supporto clienti dal vivo

Ora che hai in mente un fornitore per il tuo sistema telefonico aziendale, è tempo di testare il loro team di assistenza clienti. Più che un semplice argomento soggettivo, ecco alcuni modi per misurarlo:

• Disponibilità: l'assistenza clienti dal vivo è disponibile 24 ore su 24? Come puoi metterti in contatto con loro?
• Reattività: quanto tempo aspetti in attesa? Quanto tempo ci vuole per ottenere una risposta?
• Qualità: i rappresentanti sono competenti e amichevoli? Si prendono il tempo per capire il problema?

Non dovresti necessariamente essere un cliente per confrontare il servizio clienti tra diversi provider VoIP.
Per le aziende, prenditi il ​​tempo per vedere se il tuo provider VoIP offre un accordo sul livello di servizio (SLA). Questi accordi specificano determinati requisiti e tempistiche per la manutenzione, i tempi di risposta e il compenso per gli eventi qualificanti.

Passare al cloud è più semplice di quanto pensi

Quindi, il VoIP è affidabile? Puoi scommetterci. Nextiva aiuta le aziende a spostare i propri sistemi telefonici nel cloud da quasi 13 anni. Non è una cosa nuova per noi. Abbiamo lavorato con startup e aziende con molti uffici negli Stati Uniti
Sappiamo che aggiornare il tuo sistema telefonico può sembrare intimidatorio. I leader aziendali non vogliono tempi di inattività. Ecco perché abbiamo creato una rete vocale di livello professionale che supporta oltre 100.000 aziende.
Il nostro team di onboarding lavora per garantire che la tua migrazione proceda senza intoppi. Sarai informato quando i numeri di telefono della tua azienda saranno trasferiti con successo. Se hai bisogno di servizi professionali, offriamo anche quelli.
Indipendentemente dalle esigenze della tua azienda, il passaggio al cloud è sempre una scelta saggia per ottenere affidabilità e prestazioni eccezionali.
Correlato: Come impostare un sistema telefonico virtuale (in 4 semplici passaggi)