Il personale contingente è adatto alla tua organizzazione?

Prendi una decisione informata sul fatto che il personale contingente sia adatto alla tua organizzazione analizzando le due considerazioni essenziali di seguito.

In un sondaggio Capterra condotto lo scorso anno, abbiamo intervistato oltre 300 dipendenti con responsabilità di reclutamento e abbiamo scoperto che il 56% teme che ci siano opportunità di lavoro che il loro datore di lavoro non sarà mai in grado di riempire.

Con questo in mente, non c'è da meravigliarsi perché i responsabili delle assunzioni e gli imprenditori sono alla ricerca di modi per riempire rapidamente i posti liberi. E uno dei modi migliori per farlo? Personale contingente.

Il personale contingente è una strategia di assunzione che viene spesso utilizzata per colmare le lacune di competenze o superare un periodo di maggiore domanda di lavoro. Se utilizzata in modo appropriato, la tua azienda può trarre vantaggio dai risparmi sui costi e da una forza lavoro agile, ma non è sempre la soluzione migliore ai tuoi problemi di carenza di personale.

Se sei un responsabile delle assunzioni o un imprenditore incaricato di determinare se il personale contingente è una buona opzione per la tua organizzazione, questa guida è per te. Ti aiuteremo a orientarti in questa decisione fornendo esempi di settori che utilizzano comunemente i lavoratori a tempo determinato in una formula per confrontare il costo dell'assunzione di un dipendente a tempo pieno con quello di un lavoratore a tempo determinato.

Che cos'è il personale contingente?

Il personale contingente è una strategia di assunzione in cui i lavoratori temporanei (chiamati anche lavoratori a contratto o consulenti) vengono assunti per integrare la forza lavoro permanente di un'azienda. In genere, un lavoratore a tempo determinato viene assunto per aiutare con un progetto o una stagione di lavoro specifici, anche se non è raro che i lavoratori a tempo determinato si impegnino con contratti di 12, 18 o 24 mesi.

Avere una forza lavoro contingente è più comune in alcuni settori rispetto ad altri, e c'è una buona ragione per questo: i settori la cui domanda di servizi va e viene o che eseguono progetti (piuttosto che un flusso costante di lavoro) beneficiano maggiormente dell'aiuto di dipendenti temporanei .

Alcuni esempi di industrie che utilizzano comunemente lavori contingenti sono:

• Sanità: aziende come ospedali, cliniche, centri benessere, centri di vita assistita e fornitori di assistenza sanitaria a domicilio si affidano a lavoratori contingenti per colmare rapidamente le lacune di competenze. Questa pratica è diventata più diffusa che mai a causa della carenza di personale sanitario aggravata dalla pandemia di COVID-19.
• Produzione: i produttori di alimenti e bevande, nonché i produttori di abbigliamento, elettronica, carbone, plastica e automobili utilizzano lavoratori a tempo determinato perché l'offerta e la domanda di produzione fluttuano frequentemente e l'acquisizione di manodopera a tempo determinato può essere modificata.
• IT: le aziende di ogni tipo possono scegliere di assumere lavoratori a tempo determinato con esperienza IT per lavorare come specialisti del supporto di reti di computer, installare nuovo hardware o software, risolvere problemi ed eseguire la manutenzione ordinaria (come l'esecuzione di backup di file sulla rete).
• Edilizia: le imprese edili possono fare offerte per un progetto che richiede più manodopera di quella che hanno prontamente disponibile o, in alcuni casi, un insieme specializzato di competenze. Ad esempio, un'impresa appaltatrice generale che presenta un'offerta per un progetto di ristrutturazione può scoprire muffe o danni da incendio nel corso del proprio lavoro, nel qual caso avrebbe bisogno dell'assistenza temporanea di un esperto di restauro.

Quali sono le differenze tra un lavoratore a tempo determinato e un lavoratore a tempo pieno?

Agli occhi della legge, c'è una notevole differenza tra dipendenti a tempo pieno, dipendenti a tempo indeterminato e lavoratori a contratto. Tratteremo tre delle differenze più importanti di seguito.

• Retribuzione: i dipendenti a tempo pieno guadagnano uno stipendio annuo, mentre i lavoratori contingenti ricevono una retribuzione oraria per il lavoro che svolgono. Ciò significa che i dipendenti sono sul tuo libro paga, mentre i lavoratori a tempo determinato no. Inoltre, i lavoratori a tempo determinato non ricevono benefici forniti ai dipendenti a tempo pieno (come assicurazione o PTO), sebbene abbiano diritto al salario minimo e alla retribuzione degli straordinari.
• Orario di lavoro: mentre i datori di lavoro possono richiedere un lavoro dipendente a tempo pieno entro determinati orari, lo stesso non si può sempre dire per i lavoratori a tempo determinato. Nella maggior parte dei casi, i lavoratori a tempo determinato stabiliscono i propri orari e orari, anche se ci sono delle eccezioni, ad esempio se un lavoratore a tempo determinato è stato assunto per sostituire un dipendente a tempo pieno mentre è in congedo parentale.
• Supervisione: i lavoratori contingenti hanno maggiore flessibilità rispetto ai dipendenti a tempo pieno quando si tratta di completare il lavoro. L'errata classificazione dei dipendenti è un rischio con l'assunzione di lavoratori contingenti e uno dei fattori che un datore di lavoro deve essere in grado di dimostrare per classificare un lavoratore come contingente è che il lavoratore è libero dal controllo e dalla direzione nell'esecuzione dei servizi. Ciò significa che i datori di lavoro possono esercitare un controllo maggiore sui dipendenti a tempo pieno rispetto ai lavoratori a contratto.

I vantaggi del personale contingente per i datori di lavoro

Ci sono due fattori principali che motivano le aziende a optare per il lavoro contingente: in primo luogo, l'opportunità di ridurre i costi fissi e, in secondo luogo, la flessibilità del personale fornita dai lavoratori contingenti.

Risparmi

In un recente sondaggio di Gartner, il 32% degli intervistati ha dichiarato che il proprio datore di lavoro stava sostituendo i dipendenti con equivalente a tempo pieno (FTE) con lavoratori contingenti come misura di risparmio sui costi (contenuto completo disponibile per i clienti).

In molti casi, l'assunzione di un lavoratore a tempo determinato è una frazione del costo dell'assunzione di un nuovo dipendente a tempo pieno. Questo perché i dipendenti a tempo pieno ricevono benefici costosi oltre al loro stipendio, come l'assicurazione, i contributi corrispondenti a 401.000 e il tempo libero retribuito. I datori di lavoro sono inoltre tenuti a pagare la previdenza sociale statunitense e le tasse sui salari per i dipendenti a tempo pieno, mentre non è così per i lavoratori a tempo determinato (a meno che le leggi locali non dicano diversamente).

Maggiore flessibilità del personale

L'utilizzo di lavoratori contingenti offre ai datori di lavoro la possibilità di adattare la propria forza lavoro in base alle esigenze aziendali. Ad esempio, il personale contingentato è molto comune nel settore edile, dove la domanda di lavoratori dipende dal numero di progetti in corso in cui è coinvolta un'impresa e dalla portata di tali progetti.

Inoltre, è molto più veloce colmare ruoli aperti o lacune di competenze con il lavoro contingente piuttosto che con i dipendenti a tempo pieno, perché i lavoratori contingenti arrivano con le competenze necessarie, annullando la necessità di un lungo processo di formazione o inserimento. Nella maggior parte dei casi, i datori di lavoro si avvalgono di una ditta di personale contingente per aiutarli a trovare lavoratori temporanei. Poiché queste aziende hanno accesso a un pool di talenti tra cui scegliere, il processo di reclutamento sarà limitato alla selezione dei candidati inviati dal tuo partner di personale.

Naturalmente, ci sono altri vantaggi e, soprattutto, svantaggi dei lavoratori a tempo determinato da considerare. Per una panoramica dei pro e dei contro dei lavoratori contingenti, guarda questo breve video:

Come determinare se i lavoratori a tempo determinato sono adatti alla tua attività

Quando si arriva al punto, ci sono due considerazioni essenziali da tenere a mente quando si cerca di decidere se assumere un lavoratore a tempo determinato o un nuovo dipendente:

1. Il tipo di lavoro per il quale hai bisogno di ulteriore aiuto.
2. Se risparmierai effettivamente denaro assumendo manodopera contingente.

Rispondere a queste domande richiederà una riflessione strategica, ma non preoccuparti: aggiungeremo un contesto che ti aiuterà a capire perché queste considerazioni sono così cruciali e forniremo consigli che ti aiuteranno a orientarti attraverso questa decisione. Iniziamo con la prima considerazione: il tipo di lavoro per cui hai bisogno di aiuto.

Innanzitutto, definisci l'ambito del lavoro per il quale hai bisogno di aiuto

In precedenza, abbiamo fornito esempi di settori che utilizzano comunemente il lavoro contingente. Ognuno di questi esempi ribadisce qualcos'altro che abbiamo menzionato: che le aziende utilizzano i lavoratori a tempo determinato per la flessibilità che offrono.

Con questo in mente, il tuo prossimo passo è definire l'ambito del lavoro per il quale hai bisogno di aiuto. Determina se si tratta di un'attività o di un processo di routine che fa parte delle operazioni della tua azienda o di un incarico una tantum. Se è il primo, sarà meglio optare per un dipendente a tempo pieno piuttosto che uno temporaneo, anche se ci sono alcune eccezioni a questo. Ad esempio, i rivenditori potrebbero aver bisogno di aiuto per un'attività di routine (come l'imballaggio degli ordini online) che ha visto un aumento della domanda a causa della stagione degli acquisti natalizi.

Quindi, anticipa il livello di coinvolgimento che dovrai avere nel lavoro

I lavoratori occasionali non possono essere gestiti allo stesso modo dei dipendenti a tempo pieno. E se un datore di lavoro esercita un controllo eccessivo sul modo in cui un lavoratore subordinato completa le proprie mansioni, rischia un'errata classificazione, le cui conseguenze legali e aziendali possono essere costose.

Ciò significa che se la natura del lavoro di cui hai bisogno è molto specifica per la tua attività, probabilmente è meglio assumere un dipendente a tempo pieno che possa essere formato sulle sfumature del lavoro. D'altra parte, se il lavoro è semplice e può essere completato senza troppa supervisione o interferenza da parte del tuo team, un dipendente contingente potrebbe essere un'ottima soluzione.

Infine, confronta il costo di un lavoratore a tempo determinato rispetto a un dipendente a tempo pieno

La considerazione più importante per decidere se abbracciare o meno il personale contingente è come influirà sui tuoi profitti. In "L'aumento della forza lavoro contingente richiede la pianificazione di costi e attività", Gartner fornisce una panoramica di tutti i costi associati all'assunzione di dipendenti contingenti (contenuto completo disponibile per i clienti).

La stessa formula può essere utilizzata per determinare il costo dell'assunzione di un lavoratore contingente, ma nella maggior parte dei casi non contribuirai ai suoi benefici e i costi di assunzione saranno limitati alle commissioni addebitate da una società di soluzioni per il personale. Inoltre, i costi di formazione saranno inferiori perché i dipendenti contingenti vengono generalmente assunti con il know-how necessario per completare il proprio lavoro.

Potresti pensare che questo significhi assumere un lavoratore a tempo determinato sarà molto più conveniente che assumere un lavoratore a tempo pieno, ma i lavoratori a tempo determinato sono responsabili della copertura dei propri benefici e del pagamento delle proprie tasse, il che significa che di solito hanno un salario che è 20% in più rispetto a quello di un dipendente a tempo indeterminato.

Tenendo presente tutto ciò, dovresti calcolare i potenziali costi di assunzione di un dipendente a tempo pieno e di un lavoratore a tempo determinato e confrontare i due per determinare quale opzione ha più senso per la tua attività.

Stabilire un piano di gioco per l'assunzione di personale contingente

La ricerca di Gartner del 2020 ha rivelato che l'83% delle organizzazioni prevede di aumentare l'uso di lavoratori a tempo determinato (contenuto completo disponibile per i clienti). Da quando è stata pubblicata quella ricerca, la carenza di talenti è solo aumentata. I lavoratori occasionali possono essere una soluzione poiché sono veloci da assumere e possono iniziare a svolgere un lavoro che non viene svolto a causa delle posizioni aperte che i reclutatori stanno faticando a ricoprire.

Se dopo aver letto questa guida ritieni che i lavoratori a tempo determinato possano essere adatti alla tua organizzazione, puoi iniziare seguendo i quattro passaggi descritti nel grafico seguente:

Indagine sulla strategia di reclutamento di Capterra

Il Capterra Recruiting Strategy Survey è stato condotto nel luglio 2021. Abbiamo raccolto 300 risposte da lavoratori con responsabilità di reclutamento presso datori di lavoro statunitensi. L'obiettivo di questo sondaggio era scoprire quanto le aziende stanno lottando con il reclutamento e le assunzioni e quali soluzioni hanno preso in considerazione per migliorare i risultati di reclutamento e assunzione.