Che cos'è un sistema telefonico IP e la mia azienda ne ha bisogno?

E se potessi risparmiare fino al 60% sulla tua attuale configurazione di rete fissa? In cambio del risparmio sui costi, avresti un sistema telefonico aziendale più affidabile a cui i tuoi team remoti possono accedere da qualsiasi luogo.
È più che possibile sfruttare questi vantaggi passando dalla configurazione della rete telefonica pubblica commutata (PSTN) a un moderno sistema telefonico IP.

Cos'è un telefono IP?

Quando pensiamo a un sistema telefonico tradizionale, pensiamo ai telefoni fissi e a una sala server per accettare le chiamate in arrivo. Sono necessarie numerose linee telefoniche per collegare i server a ciascun telefono analogico, il che si traduce in un labirinto di cavi in ​​tutto l'ufficio.
Un sistema telefonico IP (o IP PBX ) risolve questo problema. Il server è basato su cloud; non hai bisogno di una sala server all'interno del tuo ufficio. Ciò significa che non dovrai soffrire di labirinti di fili di rame e puoi accettare le chiamate in arrivo utilizzando una connessione Internet.

L'intero sistema telefonico IP funziona utilizzando la tecnologia VoIP (Voice over Internet Protocol) . Ciò significa semplicemente che puoi effettuare e ricevere telefonate utilizzando qualsiasi tipo di connessione Internet.
Allora, che aspetto ha un telefono IP?
Le soluzioni VoIP ti consentono di ricevere chiamate su qualsiasi dispositivo connesso a Internet, noto come telefono IP o SIP. Quello include:

• Telefoni cellulari (come Apple o Android)
• Un computer portatile
• Il tuo computer

In conclusione: qualsiasi telefono può essere un telefono VoIP purché disponga di accesso a Internet e di un'applicazione di telefonia IP compatibile.

Come funziona un sistema telefonico IP?

In parole povere: tutte le chiamate in entrata vengono indirizzate al server virtuale ospitato dal tuo provider. Il tuo provider VoIP converte quindi la chiamata in un file audio e trasmette i dati a un telefono IP.
Verrai quindi connesso al chiamante come al solito, solo con la trasmissione effettiva effettuata tramite Internet, anziché tramite un ripetitore cellulare.
Ecco i componenti essenziali di un sistema telefonico IP:

1) Un PBX virtuale

Noto anche come centralino cloud , è il server che gestisce le chiamate in entrata e le converte in un file audio. Avrai bisogno di un server ospitato sul cloud per effettuare e ricevere chiamate tramite Internet.

2) Guardiano vocale

Un sistema telefonico aziendale tradizionale utilizza una PSTN per effettuare chiamate utilizzando connessioni cellulari. Tuttavia, il tuo nuovo sistema telefonico IP utilizza gatekeeper vocali per controllare l'accesso al tuo sistema.
Utilizzerai questo componente per determinare chi può utilizzare il tuo sistema VoIP, quando e quali dispositivi sono connessi.

3) Gateway

Questo componente gestisce il modo in cui vengono effettuate le connessioni telefoniche. Con uno, puoi utilizzare un telefono IP per chiamare un numero non VoIP.
I gateway possono essere eseguiti in base a una regola di routing minimo delle chiamate, il che significa che troveranno automaticamente il modo più rapido per connettere le tue chiamate in uscita al numero che stai componendo, sia esso VoIP o rete fissa.

4) Telefono fisso IP

Puoi trasformare l'attrezzatura che hai già in un telefono IP con un adattatore telefonico analogico (ATA).
Questi si collegano al telefono fisso tradizionale e li connettono a Internet. Convertono la tua voce in un file audio e trovano un indirizzo IP per il numero che stai chiamando. Ciò significa che puoi effettuare chiamate VoIP tramite apparecchiature non connesse a Internet.

Commutazione di circuito e commutazione di pacchetto

Ti chiedi in cosa differisce da una configurazione di rete fissa tradizionale (commutazione di circuito)? Un sistema telefonico IP utilizza la commutazione di pacchetto.
Il VoIP suddivide le tue conversazioni in piccoli pacchetti di dati che trasmette su Internet.
Un adattatore telefonico analogico (ATA) converte quindi questi dati nella forma analogica che finalmente senti. In questo modo i tuoi telefoni IP non utilizzano la linea quando non è necessario.

Tipi di sistemi telefonici IP

Entrambi i tipi di sistemi telefonici IP funzionano utilizzando un PBX (Private Branch Exchange). Questo può presentarsi in due forme:

1) In sede

Con il PBX on-premise, tutte le apparecchiature e l'hardware necessari per effettuare chiamate VoIP sono nel tuo ufficio.
È il cavo di rame, la connessione telefonica da server a scrivania di cui abbiamo parlato prima; quello tradizionalmente installato negli uffici.
Un sistema telefonico IP locale si connette a un PBX all'interno dell'ufficio, utilizzando una connessione LAN. È possibile aggiungere facilmente funzionalità avanzate aggiuntive e avere la possibilità di eseguire il backup dei telefoni tramite trunk SIP aggiuntivi.
Soprattutto, hai il controllo sul funzionamento del tuo sistema telefonico VoIP. Puoi cambiare le linee, aggiungere e modificare le connessioni, tutto all'interno del tuo ufficio. Ma potrebbe essere necessario assumere un supporto IT interno per farlo.

2) Basato su cloud (o virtuale)

PBX ospitato, o PBX cloud, è il luogo in cui una società terza gestisce tutto ciò che riguarda il tuo sistema telefonico IP. La configurazione e la manutenzione vengono eseguite virtualmente: non è necessario che un tecnico venga nel tuo ufficio per installarlo.
Tutto ciò di cui hai bisogno è una forte connessione Internet come "hardware" e un dispositivo su cui installare il software del telefono IP (come uno smartphone).
Pensa a un sistema telefonico aziendale basato su cloud come all'equivalente moderno di un sistema tradizionale.
Hai ancora la possibilità di effettuare e ricevere telefonate di alta qualità, senza la manutenzione e la costosa configurazione.

Dovrei utilizzare una soluzione on-premise o basata su cloud?

La scelta tra sistemi telefonici IP locali o basati su cloud dipende dalle tue risorse.
Sebbene l'installazione in sede ti offra la possibilità di avere il pieno controllo del tuo sistema, corri il rischio di fare affidamento su competenze interne per gestire il tuo sistema telefonico IP. Ciò può diventare piuttosto costoso: quando è necessario chiamare risorse di supporto esterne, si sostiene un costo aggiuntivo.
C'è anche una piccola possibilità che le parti di cui hai bisogno siano esaurite o non più in commissione. Infine, hai bisogno di spazio nel tuo ufficio per poter aggiungere l'attrezzatura necessaria. Non tutte le aziende possono permettersi il lusso di una stanza libera da dedicare ai server telefonici.
I sistemi telefonici IP basati su cloud, tuttavia, hanno bisogno solo di ciò che probabilmente già possiedi: un servizio Internet di alta qualità.

Vantaggi dei sistemi telefonici IP

Ti stai chiedendo se valga la pena eliminare il tuo attuale sistema telefonico a favore di un sistema telefonico IP che utilizza Internet per effettuare chiamate? Ecco sei cose da considerare.

1) È più economico da configurare e mantenere

Probabilmente la cosa più importante da considerare quando sei un piccolo imprenditore è il budget. Non vuoi pagare un braccio e una gamba per accettare chiamate di lavoro. Ma è qui che risalta un sistema telefonico IP.

Un sistema telefonico IP è più economico di una configurazione cablata vecchio stile in due modi. Primo: non hai bisogno di apparecchiature nuove per iniziare a utilizzare la nuova rete.

Hai solo bisogno di due cose che hai già: una connessione Internet e un telefono o softphone connessi a Internet.

Ciò significa che il tuo sistema telefonico IP è meno a rischio di necessitare di manutenzione. Non c'è rischio che i cavi si rompano o che i server si surriscaldino. Ti stai semplicemente impegnando a mantenere aggiornata un'applicazione software, qualcosa che il tuo provider VoIP ti ricorderà comunque.

2) Sono più affidabili

Se attualmente utilizzi una rete telefonica cablata, capirai quanto possa essere inaffidabile. Potresti avere telefoni fissi capricciosi o cavi poco affidabili che funzionano solo in una posizione specifica.

Frustrante, vero?

Con i sistemi telefonici IP fai affidamento solo su una cosa: una connessione Internet. Ma anche se Internet non funziona, puoi comunque telefonare grazie al trasferimento di chiamata flessibile che sei sempre attivo.

Modifica semplicemente le impostazioni per deviare le chiamate su un altro telefono utilizzando una connessione Internet diversa. (Ad esempio: se il Wi-Fi del tuo ufficio si interrompe, devia le chiamate al tuo cellulare che utilizza 4G.) La qualità delle chiamate non ne risentirà.

Lo stesso vale per le interferenze meteorologiche, i problemi hardware e le interruzioni di corrente. Puoi rendere il tuo sistema telefonico IP costantemente attivo e funzionante deviando le chiamate alla segreteria telefonica o a un telefono cellulare. Niente più tempi di inattività.

3) È facile da usare a distanza

Secondo la nostra ricerca, oltre il 38% delle aziende ha membri del team che lavorano da remoto. Non solo, ma l’88% dei professionisti comunica al lavoro tramite il proprio dispositivo mobile almeno una volta alla settimana.

I sistemi telefonici IP si rivolgono ai lavoratori remoti.

Perché? Perché puoi aggiungere il numero di cellulare aziendale al tuo sistema telefonico IP e deviare le chiamate al loro dispositivo, anche quando non sono in ufficio.

Inoltre, se lavorano da casa , i messaggi istantanei o le videoconferenze facilitano la collaborazione.

Il VoIP ti consente di effettuare telefonate a basso costo e inviare messaggi di testo gratuiti su Internet. Ecco perché un sistema telefonico IP è essenziale se si dispone di un numero elevato di dipendenti che lavorano da casa, come ad esempio un contact center virtuale.

4) Scalare il tuo sistema telefonico IP è facile

Effettuare chiamate in conferenza su telefoni fissi? Preparati a pagare costi aggiuntivi per hardware e connettività. Ogni volta che assumi un nuovo membro del personale, dovrai anche assumere un ingegnere che venga ad installare una linea telefonica sulla sua scrivania.

Tuttavia, questo non è un problema con i telefoni IP. Chiama semplicemente il tuo provider VoIP, aggiungi la persona al tuo account online e scarica il software sul suo dispositivo. Questo è tutto: sono aperti agli affari. (E chiama.)

Ciò è particolarmente utile per i call center . Hai sempre bisogno di assumere nuovi agenti dell'assistenza clienti man mano che la tua attività cresce. Un sistema telefonico IP semplifica questa operazione, purché offra un'unità multi-conferenza (MCU).

I sistemi telefonici IP consentono inoltre di partecipare a una chiamata a un numero di persone pari a quello consentito dalla larghezza di banda Internet.

Ciò ti consente di creare una piattaforma di comunicazione unificata per la tua azienda.

Tutte le tue comunicazioni, siano esse videochiamate, assistenza clienti o formazione del team, avverranno in un unico posto: Internet.

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5) Puoi aumentare la soddisfazione del cliente

Se utilizzi un sistema di rete fissa tradizionale per rispondere alle chiamate, probabilmente stai frustrando i tuoi clienti. Andranno direttamente alla segreteria se il numero di telefono che hanno chiamato è occupato. Non è eccezionale per il servizio clienti.

Tuttavia, puoi utilizzare il tuo sistema telefonico IP per effettuare tutte le chiamate che desideri. Non avrai bisogno di un numero di telefono aggiuntivo per gestire più chiamanti poiché possono essere messi in attesa per il prossimo agente disponibile.

Le code di chiamata riducono al minimo le chiamate rifiutate e offrono un'ottima esperienza al cliente.

Inoltre, un sistema telefonico IP aumenta ulteriormente la soddisfazione del cliente perché non sono previsti costi per effettuare chiamate VoIP-to-VoIP.

Se i tuoi clienti utilizzano anche un sistema telefonico IP (come Nextiva o Skype) per chiamarti, non dovranno sborsare costi elevati per le chiamate interurbane. Chiamarti è totalmente gratuito.

6 funzioni del telefono IP da cercare

• Segreteria telefonica : quando un dipendente non riesce a raggiungere il telefono, la segreteria telefonica e l'inoltro delle chiamate tornano utili. Verifica che il tuo fornitore di servizi consenta ai chiamanti di lasciare un messaggio e verifica se offrono un servizio di posta vocale a posta elettronica. In questo modo, puoi ricontattare le chiamate perse scansionando i messaggi nella tua casella di posta.
• Registrazione delle chiamate : se operi in un settore fortemente regolamentato, avrai bisogno della registrazione delle chiamate. Può anche essere utilizzato per migliorare il successo dei clienti e formare i rappresentanti di vendita . Avrai una libreria di telefonate registrate e reali da utilizzare come esempi.
• Operatore automatico : questa funzione del telefono IP "accoglie" ogni chiamante con un messaggio automatico e lo indirizza a persone diverse a seconda del motivo della chiamata. Fornisce un'esperienza cliente semplice e veloce.
• ID chiamante: modifica l'ID chiamante per mostrare il nome della tua attività e il numero di telefono prima di effettuare una chiamata in uscita. Questo ti aiuta a relazionarti con l'area locale della persona che stai chiamando.
• Conferenze audio e video : hai bisogno di più membri del team nella stessa chiamata? Cerca un sistema telefonico IP con robuste funzionalità di conferenza non solo per le chiamate audio, ma anche per le videoconferenze.

Un'altra cosa che dovresti considerare è la sicurezza . Potrebbe essere allettante scegliere il fornitore dal costo più basso, ma un'opzione più sicura è un fornitore che offre il miglior supporto e sicurezza per i telefoni da ufficio multilinea .

Non esitare a chiedere al tuo fornitore informazioni sui suoi accreditamenti, su come identifica e mitiga le potenziali minacce e su come gestisce i protocolli di sicurezza internamente.

Quanto costano i sistemi di telefonia IP?

Con Nextiva, puoi scegliere tra uno dei nostri piani tariffari a quattro livelli e regolare i dispositivi di scorrimento in base al numero di posti richiesti dalla tua azienda.

1) Sistemi VoIP essenziali

I sistemi VoIP di base partono da $ 20 al mese per utente. Di solito offrono la portabilità gratuita del numero , un numero locale o verde e chiamate illimitate.

I pacchetti base dovrebbero includere anche un assistente automatico, musica d'attesa e fax online gratuito.

2) Sistemi VoIP professionali

Con i sistemi Pro VoIP, avrai tutto quanto sopra, oltre a messaggi di testo e chiamate in conferenza illimitate.

Riceverai anche l'app Nextiva, che consente la completa mobilità per il tuo servizio telefonico. Puoi anche avere la possibilità di registrare un saluto professionale e rispondere a chiamate di lavoro su qualsiasi dispositivo con l'app.

3) Sistema VoIP aziendale

I sistemi VoIP aziendali ti consentono di ottenere tutto quanto sopra e altro ancora, tra cui la registrazione delle chiamate, la conversione della posta vocale in testo e l'analisi vocale. I prezzi e il risparmio sui costi per i sistemi VoIP aziendali dipendono dalle dimensioni della tua organizzazione e dalle tue esigenze generali.

Come posso configurare un sistema telefonico IP?

Pronto per iniziare a utilizzare un sistema telefonico IP per le comunicazioni aziendali? Per trovare la configurazione migliore per il tuo ufficio, rispondi ad alcune di queste domande VoIP di base :

• Numero di telefoni necessari per la coperturaQuantità di numeri di telefono (e se avrai bisogno di numeri diversi per gli uffici regionali)
• Il numero approssimativo di chiamate in entrata e in uscita che effettuerai

1) Quanti utenti hai?

Una volta compreso il numero di utenti che avrai, potrai determinare se la tua attuale copertura Internet è sufficiente per supportare il nuovo sistema telefonico dell'ufficio .

Potresti voler valutare la quantità di dati che il tuo servizio Internet esistente può gestire utilizzando uno strumento di test della velocità.

Comprendere il numero di utenti è una cosa, ma devi comunque conoscere il numero di linee effettive di cui avrai bisogno per supportare la tua attività. Ti suggeriamo di considerare tre fattori chiave, tra cui:

2) Quale hardware vuoi utilizzare?

Sia che tu decida di utilizzare un sistema PBX locale o basato su cloud, la configurazione dell'hardware richiederà alcune risorse standard.

Una connessione Internet di alta qualità è un dato di fatto, ma dovrai anche disporre di un router e un server, un trunk SIP, router wireless e telefoni IP da collegare ai server e consentire ai dipendenti di effettuare chiamate.

3) Scegli il tuo provider VoIP

Infine, per completare la configurazione del tuo telefono IP, dovrai selezionare un fornitore di servizi VoIP basato su cloud per installare i tuoi telefoni.

Ti semplificherà la vita se scegli un provider VoIP che ti aiuta con la configurazione. Con Nextiva, ad esempio, non devi installare tutto manualmente.

Tutto ciò che serve è una connessione Internet, un auricolare e un microfono. Allora sei aperto agli affari!

È ora di un aggiornamento?

Il momento migliore per avere un sistema telefonico IP è stato ieri. Il secondo miglior tempo è oggi.

Le buone notizie? Puoi fare i primi passi adesso. Chiedici come possiamo aiutare la tua azienda a prosperare con un sistema telefonico IP , a partire da soli $ 19 al mese.