I 10 modi migliori per fatturare i clienti per far pagare la tua agenzia

La fatturazione ai clienti può essere una seccatura. Potrebbero smarrire il conto, dimenticare di inviare un assegno o qualsiasi numero di possibili scenari. Prima che tu te ne accorga, la data di scadenza è passata e il flusso di entrate della tua agenzia sta svanendo. Cosa sai fare?

Innanzitutto, è importante ricordare che le fatture non pagate potrebbero non essere fastidiose solo per te, ma anche per il tuo cliente. Forse non hanno pagato perché il processo non è stato spiegato loro completamente o è goffo e obsoleto. Il tuo metodo di fatturazione potrebbe influire sulle tue relazioni con i clienti e, in ultima analisi, sul modo in cui mantieni i clienti.

Di seguito sono riportati dieci suggerimenti per migliorare il processo di fatturazione. Queste tattiche, come la richiesta di un deposito o l'utilizzo di un metodo di fatturazione ricorrente, possono effettivamente garantire che le esigenze dei tuoi clienti vengano soddisfatte, assicurando anche che la tua agenzia venga pagata più rapidamente. È l'ultimo vantaggio per tutti.

10 modi per fatturare ai clienti e ricevere i pagamenti alle tue condizioni

1. Stabilire chiare aspettative nel contratto

Forse il modo migliore per garantire che la tua agenzia venga pagata tempestivamente è chiarire i termini di pagamento prima che un cliente firmi un contratto. Rendi questa una conversazione attiva invece di includere solo le aspettative all'interno della stampa fine. Ciò impedisce al cliente di confondere su quando pagare, come pagare e qual è la politica per le penali in ritardo.

Dedicare del tempo alla discussione dei processi di pagamento consente inoltre di sapere se il cliente ha richieste particolari. Ad esempio, il cliente preferisce ricevere una fattura per posta o elettronicamente? Preferiscono pagare con carta di credito o assegno?

Discutere le aspettative durante il processo di onboarding del tuo cliente non solo riduce la possibilità che debbano essere inseguiti in seguito per fatture non pagate, ma dimostra che sei disposto a soddisfare le loro preferenze di pagamento. In breve, è un modo semplice e facile per fornire un servizio clienti aggiuntivo e aumentare la fedeltà dei clienti.

2. Chiedi un deposito

Pagare un deposito su un grosso acquisto non è insolito. Non è diverso quando si stipula un contratto con un'agenzia di marketing o pubblicità. Oltre a fornire all'agenzia entrate anticipate, il fatto che i clienti paghino un deposito realizza due cose:

• Elimina tutti i clienti "bandiera rossa".
  Se noti che un nuovo cliente è eccessivamente concentrato sui costi o riluttante a pagare un deposito, è probabile che non paghi le fatture future in tempo. Affrontare l'argomento del pagamento di un deposito ora potrebbe farti risparmiare molta frustrazione in seguito.
• Assicura che i meccanismi del processo di fatturazione funzionino correttamente.
  Indipendentemente dal fatto che il cliente abbia chiesto di ricevere una fattura per posta o voglia pagare tramite PayPal, avviare la relazione con un deposito aiuta a garantire che il processo funzioni come dovrebbe essere. In questo modo, quando arriva la fattura successiva, entrambe le parti possono sentirsi sicure su come procedere.

3. Includere le informazioni di contatto e le specifiche del progetto sulla fattura

Le fatture vengono spesso trasferite al team finanziario di un'organizzazione o a qualcuno con l'autorità di prendere decisioni di acquisto. Avere le informazioni di contatto della tua agenzia contrassegnate sulla fattura rende facile per altri potenziali stakeholder mettersi in contatto in caso di domande.

Un'altra cosa è assicurarsi che la fattura venga fatturata alla persona corretta. Se il tuo contatto principale non è la persona che alla fine paga le bollette, scopri chi lo è. Puoi risparmiare molto tempo a te stesso e al tuo cliente fatturando direttamente a quella persona.

Guarda come QuickBooks lo fa con il loro software di fatturazione:

Oltre agli spazi riservati alle informazioni di contatto, questo modello di fattura FreshBooks include anche lo spazio per le descrizioni dei diversi componenti del progetto:

Anche se questo potrebbe sembrare buon senso, l'aggiunta di ulteriori dettagli può aiutare a creare fiducia tra te e il tuo cliente. Essere specifici sui singoli componenti di un progetto, come "pagina di destinazione post-clic creata per la campagna pubblicitaria di retargeting di Facebook", ricorda al cliente tutte le diverse attività associate alla realizzazione di una campagna.

4. Includere i termini di pagamento ritardato sulla fattura

È probabile che un cliente non riveda la propria copia del contratto per i termini di pagamento prima di saldare una fattura. Puoi semplificare il lavoro di tutti includendo i termini di pagamento in ritardo in fondo a ogni fattura. Ciò può incoraggiare i clienti a pagare in tempo e impedire loro di affermare di non essere a conoscenza di scadenze e penali per il ritardo.

5. Consegnare tempestivamente la fattura

Molti esperti di marketing digitale discutono su quando inviare una fattura. Alcuni suggeriscono di aspettare fino a una settimana dopo la consegna di un progetto, o aspettare fino a quando il cliente ha avuto il tempo di godersi il prodotto o il servizio e può vedere i risultati, come un aumento dei lead o delle conversioni.

Per essere pagato rapidamente, invia la fattura il prima possibile. Ciò mantiene la tua agenzia in primo piano nella mente del tuo cliente. Dimostra anche che sei affidabile e attento ai dettagli, il che ribadisce che la tua agenzia è stata la scelta migliore per iniziare il lavoro.

6. Trasferire i clienti a un contratto di conservazione con fatturazione ricorrente

Invece di aspettare fino alla fine di un lungo progetto per inviare una fattura - o aspettare diverse settimane o mesi in più per essere pagato - chiedi al tuo cliente di passare a un contratto di trattenuta.

Da lì, imposta un'opzione di fatturazione ricorrente che effettua automaticamente prelievi mensili dal conto bancario o dalla carta di credito del cliente. Questo non solo fa risparmiare a entrambi molto tempo e mal di testa, ma crea anche un flusso di cassa più prevedibile e stabile per la tua agenzia.

Per i progetti che richiedono più tempo del solito per essere completati, un piano di acconto/pagamento ricorrente da solo potrebbe non avere sempre senso. Ad esempio, un cliente potrebbe non essere soddisfatto dei risultati del test A/B e richiedere la creazione di pagine di destinazione post-clic più sperimentali. In questo caso, prendere in considerazione l'utilizzo di un metodo di conservazione in base all'orario, in cui è possibile inviare una fattura mensile o trimestrale per il tempo che supera le aspettative dell'indennità.

7. Fatturare i clienti online

Se hai appreso durante il processo di onboarding che puoi fatturare il tuo cliente online, allora congratulazioni. Ci sono diversi vantaggi in questo, come risparmiare tempo e denaro sull'invio di fatture cartacee, nonché opzioni di pagamento istantanee per il tuo cliente.

L'utilizzo di PayPal per fatturare i clienti è un popolare metodo di pagamento online. La piattaforma semplifica l'inclusione di un pulsante "Paga adesso" in modo che i clienti possano saldare immediatamente il conto:

Questo processo in un'unica fase può prevenire i pagamenti in ritardo e mantenere le tue entrate prevedibili e coerenti.

8. Utilizzare il software di fatturazione

L'utilizzo di software basato su cloud può automatizzare il processo di fatturazione e ridurre il tempo dedicato all'invio e al follow-up delle fatture.

Uno degli strumenti basati su cloud più popolari è FreshBooks:

Molte delle funzionalità del software automatizzano le migliori pratiche discusse qui, tra cui:

• Fatturazione per un deposito
• Cancellazione che mostra le informazioni di contatto, i dettagli del progetto e le informazioni sulle commissioni in ritardo
• Consentire ai clienti di pagare online istantaneamente
• Conversione in una valuta diversa

Inoltre, la ricerca di FreshBooks afferma che il loro software fa risparmiare al proprietario medio di una piccola impresa 192 ore all'anno. Con il loro piano di livello intermedio al prezzo di $ 25 al mese, è un'opzione molto ragionevole per fatturare i clienti.

Se desideri evitare di pagare per il software di contabilità cloud, considera l'invio di fatture tramite PayPal:

Il popolare portale di pagamento online offre modelli di fattura gratuiti con numerose opzioni di personalizzazione, inclusa una facile conversione di valuta per i clienti internazionali. Lo svantaggio? PayPal prende ancora la solita piccola commissione dal pagamento finale ($ 0,30 + 2,9% del totale).

9. Tenere conto delle commissioni e dei tassi di cambio durante la fatturazione ai clienti internazionali

Tassi di cambio, tasse e altre commissioni avranno probabilmente un ruolo nella fatturazione ai clienti internazionali. Evita sorprese discutendo l'argomento nello stesso momento in cui chiarisci le aspettative di pagamento durante il processo di onboarding del cliente.

Aiuta a fare ricerche sui protocolli per un determinato paese, oppure puoi comporre fatture con il software. Molti strumenti di contabilità cloud rendono le conversioni di valuta un gioco da ragazzi. Zoho, ad esempio, ti offre la possibilità di creare modelli di fattura in un'altra lingua:

10. Costruisci solide relazioni con i clienti

I clienti che si sentono apprezzati oltre le entrate che forniscono alla tua azienda saranno probabilmente più inclini a pagare in tempo. Esistono diversi modi per farlo, come offrire loro uno sconto, aiutarli a risolvere un problema o persino inviargli un regalo inaspettato.

Tuttavia, se hai seguito i suggerimenti condivisi qui, sei già a metà strada verso la creazione di un ottimo rapporto con i tuoi clienti. Un processo di fatturazione coerente offre diverse opportunità per comunicazioni chiare, costruzione della fiducia e semplificazione della vita del cliente con un eccellente servizio clienti.

Inizia a ricevere pagamenti in modo rapido e semplice

Fatturare i clienti può essere difficile. Ci vuole tempo per creare e inviare fatture e ancora più tempo per seguire e assicurarsi che le fatture siano pagate entro la scadenza. Avere un processo di fatturazione coerente e chiaro può evitare molte frustrazioni da entrambe le parti.

Stabilire aspettative chiare su quando e come l'agenzia può essere pagata, quindi offrire metodi di pagamento semplici e istantanei che semplificano la vita dei clienti può farti pagare più velocemente e rafforzare le tue relazioni. Inseguire i clienti per fatture non pagate può diventare un ricordo del passato.

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