Che cos'è un numero di fattura?

Ogni fattura è unica e quindi necessita di un numero identificativo univoco (un numero di fattura).

Avere un sistema di numerazione delle fatture ben organizzato ed efficiente, in definitiva, aiuterà la tua azienda a essere pagata più velocemente.

Il primo passo per raggiungere questo obiettivo è ideare un sistema di numerazione delle fatture chiaro ed efficiente.

Diamo un'occhiata più da vicino ai numeri di fattura e alle migliori pratiche per generarli.

Che cos'è un numero di fattura?

Un numero di fattura è un codice univoco assegnato a una fattura specifica per registrarla e identificarla. Può includere lettere, numeri e caratteri speciali come barre e trattini.

I numeri di fattura sono consecutivi o sequenziali (cioè seguendo una sequenza logica). Sono anche un requisito legale per tutte le fatture.

Di solito compaiono nella parte superiore della fattura e (se in formato digitale) come nome del file.

I vantaggi dei numeri di fattura

I numeri di fattura aiutano le persone e il software a registrare, organizzare e riconoscere rapidamente le fatture.

Ciò vale sia per il mittente che per il destinatario delle fatture. Ad esempio, durante il processo di sollecito, un numero di fattura consente ai clienti di recuperare fatture specifiche più rapidamente.

I numeri di fattura sono particolarmente utili per due aspetti della gestione delle fatture.

1. Tracciamento

Tenere il passo con le fatture emesse può essere difficile.

Questo è importante se sei un piccolo imprenditore che gestisce i tuoi account o fai parte di un dipartimento di contabilità impegnato e dedicato.

La mancata registrazione accurata delle fatture è particolarmente importante quando si tratta di fatture scadute .

Può portare rapidamente a problemi di flusso di cassa che avranno effetti a catena su altri aspetti delle operazioni aziendali.

I numeri di fattura aiutano con il monitoraggio dei pagamenti e le informazioni sul progetto. Questa è una parte essenziale del processo di fatturazione, sia che si tratti di emissione di fatture o di elaborazione delle fatture.

2. Revisione

I numeri di fattura rendono generalmente molto più semplice la revisione di fatture e conti.

Un sistema di numerazione sequenziale può essere progettato pensando a clienti o tipi di clienti specifici, nonché a tempi e persino scale di progetto. Potresti, ad esempio, identificare tutte le fatture con addebito minimo con una specifica sezione di codice.

Se eseguita nel modo corretto, la numerazione delle fatture rende molto più semplice ed efficiente la revisione di diversi segmenti aziendali, periodi di tempo o relazioni commerciali.

Come generare un numero di fattura

Il modo in cui si genera un numero di fattura dipende in parte dal numero di fatture emesse. Un semplice sistema di numerazione delle fatture sarà sufficiente se si dispone di un piccolo pool di clienti.

Ma il potenziale di ridimensionamento futuro dovrebbe essere sempre tenuto a mente. Un sistema di numerazione progettato per una manciata di clienti non funzionerà altrettanto bene quando la base di clienti si espande.

Prima di introdurre alcuni possibili modi per creare numeri di fattura, dobbiamo prima sottolineare che generalmente non esiste una regola fissa su quale sistema di numerazione dovresti usare esattamente a parte che non dovrebbe contenere lacune .

Eccezioni potrebbero verificarsi in giurisdizioni specifiche. Ad esempio, nel Regno Unito, le fatture che includono l'IVA devono essere sequenziali.

Altrimenti, ci sono le migliori pratiche e le norme aziendali generali, ma alla fine dipende dalla tua azienda quale sistema di numerazione scegli.

1. Usando solo numeri

Uno dei modi più semplici per generare un numero di fattura è per data e quindi il numero della fattura nella sua sequenza. Per esempio:

• 202301 2022

Se c'è un volume elevato di fatture ogni mese, è utile aggiungere una data più dettagliata:

• 20230701 2022

Questo metodo è utile per tenere traccia di quando sono state inviate le fatture. Possono anche essere aggiornati ogni anno (e mese), il che semplifica il recupero di fatture specifiche rispetto al semplice utilizzo dell'anno.

Il formato della data sopra (AAAA/MM) aiuta a mantenere i file organizzati in ordine cronologico, ma puoi utilizzare il formato della data che preferisci, compresi quelli con i giorni.

Un problema con le sequenze di cui sopra è che il numero di sequenza della fattura (01) potrebbe essere confuso con il mese o il giorno. Inoltre, non riesce a identificare quale azienda è associata a ciascuna di esse.

È possibile assegnare un numero cliente e persino un numero di progetto a ciascun numero di fattura. Per esempio:

• 202307010101 2022

2. Usare numeri e lettere

Avere un numero di fattura univoco è utile. Ma l'aggiunta di lettere per rappresentare il nome dell'azienda ricevente lo rende ancora più conveniente per riferimenti futuri.

Ad esempio, se le fatture inviate alla "Società A" e alla "Società B" potrebbero avere il seguente aspetto:

• CA202301 [Descrittore azienda (Azienda A), anno, posizione sequenziale della fattura]
• CB20230701 [Descrittore società (Società B), anno, mese, posizione sequenziale della fattura]

Qui, ciascuno è stato ridotto all'abbreviazione "CA" e "CB".

Le lettere non devono essere così limitate. In effetti, questi numeri di esempio non sono particolarmente distinti.

Anche altre società clienti potrebbero avere nomi che iniziano con una C. Pertanto, si consiglia un'abbreviazione più descrittiva, come CMYA e CMYB.

Le lettere possono essere utilizzate anche per distinguere le fatture da altri documenti, come note di credito o preventivi.

• INVCB20230701 [Descrittore documento (fattura), descrittore società (Società B), anno, mese, posizione sequenziale della fattura]

3. Utilizzo di numeri, lettere e caratteri separatori

I caratteri di separazione come un trattino (-), una barra (/) o un trattino basso (_) sono molto utili per semplificare la lettura dei numeri di fattura da parte degli esseri umani.

Considera la differenza visiva tra quanto segue:

• INVCMYA202301
• INV-CMYA-2023-01

I caratteri di separazione aiutano anche a evitare gli errori causati dal tipo di errori che possono causare numeri e lettere sequenziali.

Ad esempio, se un numero cliente è uguale o simile a una parte di un numero di data, i due potrebbero confondersi se elencati fianco a fianco senza un separatore.

Come funziona la numerazione delle fatture con fatture errate o modificate?

Quando emetti regolarmente fatture, possono verificarsi degli errori.

Potresti accidentalmente richiedere pagamenti duplicati, assegnare termini di pagamento errati, ecc. In questi casi, la soluzione è semplice: emettere una nota di credito.

Le note di credito sono documenti che puoi emettere per fatture errate o modificate. Elencano l'importo dovuto a un cliente, che il cliente può riscattare in un secondo momento.

Utilizzando le note di credito, è possibile mantenere un record di numerazione delle fatture chiaro e coerente.

Quali altre informazioni sono essenziali per le fatture?

Oltre ad assegnare i numeri di fattura a ciascuna fattura, le seguenti informazioni sono tutte essenziali da aggiungere a ciascuna fattura.

• Il nome della tua azienda, l'indirizzo e le informazioni di contatto
• Il nome dell'azienda, l'indirizzo e le informazioni di contatto del cliente
• Dettagli sui prodotti e/o servizi forniti, comprese le descrizioni, le date di fornitura e i costi di ciascun articolo
• La data di emissione della fattura
• L'importo totale dovuto (incluse eventuali informazioni fiscali se applicabili)

Conclusione

I numeri di fattura sono parte integrante del processo di fatturazione.

Ogni singola fattura deve avere il proprio numero di fattura univoco, una sorta di ID fattura individuale. Questo non è solo utile per la contabilità, ma anche un requisito legale.

Il modo in cui assegni i numeri di fattura è importante. La creazione di un sistema di numerazione delle fatture chiaro e logico ti aiuterà a tenere traccia dei pagamenti e rivedere le tue fatture e conti in generale.

Ci sono molti modi in cui puoi farlo. Una combinazione di numeri, lettere e caratteri separatori ti aiuterà a implementare un sistema di numerazione in grado di scalare in modo efficace.

Le informazioni contenute nel numero della fattura possono includere la data, il nome del cliente, il numero del progetto e il numero di sequenza cronologica della fattura.

Una volta che hai un buon sistema di numerazione delle fatture, la tua azienda e i tuoi clienti trarranno vantaggio dalla chiarezza e dalla convenienza che ne derivano.