Che cos'è una fattura? Definizione e funzione della fattura

Quando studi economia, potresti vedere il termine "fattura" venire con alta frequenza. Quando ricevi una scatola di consegna, vedrai anche un foglio intitolato "fattura", con un elenco dei prodotti ordinati dai fornitori. Il processo di fatturazione potrebbe richiedere molto tempo, ma non può essere saltato o ignorato a nessun costo.

In questo articolo, analizzeremo il concetto di fattura per ottenere una comprensione approfondita dell'importanza, della funzionalità e dell'applicabilità della fattura nelle transazioni generali .

Che cos'è una fattura?

Una fattura è un documento che registra i prodotti e i servizi che le aziende forniscono ai propri clienti e stabilisce gli obblighi che i clienti devono pagare per tali prodotti e servizi. In altre parole, una fattura certifica l'accordo tra fornitori e clienti sugli acquisti di beni e servizi e creerà un credito per i fornitori.

Tipi di fatture

Esistono diversi tipi di fatture in base alla scala aziendale o ai prodotti e servizi forniti.

• Fattura standard : questa è la forma di fattura più comune applicabile in quasi tutti i settori e spesso viene creata dalle piccole imprese per ridurre i costi di preparazione delle fatture. Una fattura standard include gli elementi di base di una fattura, come il nome e gli indirizzi di contatto, il numero della fattura e l'importo del pagamento dovuto.
• Fattura di debito - Una fattura di debito viene utilizzata quando si verifica un aumento dell'importo che i clienti devono alle aziende. In altre parole, questo tipo di fattura facilita l'adeguamento della fattura esistente. Ad esempio, lavori come libero professionista. Hai inviato al tuo cliente una fattura che stimava le tue ore di lavoro su un determinato progetto, ma alla fine hai effettivamente lavorato ore extra. In questo caso, puoi inviare al tuo cliente una fattura di addebito per le ore lavorative aggiuntive fatturate. Una fattura di debito includerà sempre un numero totale positivo.
• Fattura di credito : una fattura di credito, nota anche come nota di credito, viene emessa dalle aziende quando i clienti richiedono uno sconto o un rimborso o quando chiedono di correggere gli errori nelle fatture precedenti. Una fattura di credito includerà sempre un numero totale negativo. Ad esempio, quando i tuoi clienti richiedono un rimborso di $ 100 su un determinato prodotto, il numero visualizzato sulla fattura di credito sarà -$ 100.
• Fattura commerciale - A differenza di qualsiasi fattura o fattura che viene normalmente ricevuta nei negozi al dettaglio o nei ristoranti offline, le fatture commerciali sono emesse appositamente dalle aziende per il commercio estero. Le fatture commerciali di base contengono i dettagli richiesti che verificano le vendite internazionali tipiche, tra cui la quantità della spedizione, il volume, il formato di imballaggio, le descrizioni dei prodotti, il metodo di pagamento e le parti della macchina. Per quanto riguarda quelli personalizzati, potrebbero esserci alcuni elementi aggiuntivi come il paese di origine, il numero ID del corriere e le note/firme di verifica dell'autenticità.
• Fattura scheda attività: questo tipo di fattura viene regolarmente utilizzato nel settore del lavoro. Una fattura del foglio presenze viene utilizzata quando un dipendente viene valutato in un periodo di tempo (di solito per ora) dal datore di lavoro. Il tipo di fattura è più preferito nelle professioni intellettuali diverse da quelle tecniche e viene fornito principalmente a psicologi, consulenti aziendali, agenzie creative o avvocati. La fattura del foglio presenze viene comunemente applicata anche per i servizi di noleggio, come il noleggio di auto, costumi o utensili da cucina.
• Fattura scaduta - Quando la data di pagamento (indicata nella fattura iniziale) è scaduta e il cliente non ha ancora fornito il pagamento, le aziende emetteranno una fattura scaduta come metodo per rinnovare il pagamento. La fattura scaduta deve essere inviata subito dopo che i clienti hanno mancato la data di scadenza del pagamento. E oltre ai servizi acquistati e ai costi totali, sono inclusi anche gli interessi o le spese di ritardo/ritardo.
• Fattura ricorrente - La fattura ricorrente viene emessa dalle aziende per addebitare periodicamente ai clienti lo stesso importo dovuto. A prima vista, potrebbe sembrare simile alla fattura provvisoria, ma ci sono alcune differenze chiave da distinguere. Mentre l'interim consente di suddividere i pagamenti totali in piccoli periodi per un grande progetto con una fine definita, la fattura ricorrente viene emessa a tempo indeterminato. Questo tipo di fattura è preferito dalle aziende che forniscono servizi a pacchetto mensile, come software IT o soluzioni di social media marketing.
• Fattura pro-forma - Una fattura pro-forma verrà inviata ai tuoi clienti prima che i servizi vengano forniti. Non è una richiesta di pagamento ma più un sollecito di pagamento o una stima dei costi finali per il lavoro svolto. La stima, tuttavia, è abbastanza esatta e di solito non vengono apportate quasi modifiche nella transazione finale.
• Fattura provvisoria - La fattura provvisoria viene normalmente utilizzata per progetti grandi e dispendiosi in termini di tempo con più tappe. Un libero professionista o un'azienda invierà le fatture ai clienti una volta completata una pietra miliare chiave. Queste fatture spezzeranno la somma del pagamento in parti più piccole, il che sarà vantaggioso per la gestione del flusso di cassa della tua attività.
• Fattura finale - Come suggerisce il nome, la fattura finale è l'ultima fattura inviata ai tuoi clienti quando un determinato progetto è completato per richiedere il pagamento. Questa fattura sarà più dettagliata della fattura pro-forma o provvisoria poiché dovrai includere tutto ciò che hai fornito ai tuoi clienti e anche il saldo totale dovuto.

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Fatture vs fatture

La differenza tra fatture e fatture sta nel punto di vista dei fornitori e dei clienti . Una fattura, come indicato nella sezione precedente, è il documento in cui si registra che i prodotti ei servizi vengono prodotti e inviati ai clienti. Può essere consegnato prima o dopo la ricezione dei prodotti. Di solito, le compagnie di spedizione includono la fattura nella casella di consegna in modo che i clienti possano ricontrollare gli articoli che ordinano.

Una fattura, invece, è più simile a una richiesta di pagamento . Di solito, una fattura viene stampata e consegnata ai clienti prima che paghino per chiedere il pagamento immediato. Questa forma di documentazione è per lo più inclusa senza fattura nei ristoranti o nei negozi al dettaglio offline.

Fatture vs Ricevute

Le fatture vengono utilizzate per richiedere il pagamento agli acquirenti, tenere traccia delle vendite, aiutare a controllare l'inventario e facilitare la consegna di beni e servizi. In alcuni casi speciali, le aziende fatturano per stimare i loro ricavi e suggeriscono opzioni di pagamento per i propri clienti, come pagamenti in contanti, sconti per "early bird", pagamenti rateali o pagamenti dilazionati.

Una ricevuta è la documentazione che il pagamento è stato effettuato per finalizzare una vendita. A volte, conservare una ricevuta potrebbe dimostrare che sei il proprietario di un determinato prodotto. Elenca beni o servizi, prezzi, crediti, sconti, tasse, l'importo totale pagato e il metodo di pagamento. Le ricevute vengono utilizzate dagli acquirenti o dai clienti per dimostrare di aver pagato un articolo, soprattutto nelle situazioni in cui richiedono un rimborso per prodotti difettosi o difettosi.

I destinatari di fatture e ricevute sono normalmente clienti, ma contabili, contabili o terzi riceveranno in particolare le ricevute come prova del pagamento del cliente per futuri scopi finanziari e contabili.

Fatture vs. Ordini di acquisto

Le persone di solito si confondono nel distinguere le fatture con gli ordini di acquisto (PO), ma la differenza è in realtà significativa. Il più riconoscibile è che gli ordini di acquisto vengono effettuati prima delle transazioni, mentre le fatture vengono eseguite dopo le transazioni. Viene creato un ordine di acquisto per verificare gli ordini dei clienti, quindi inviato ai fornitori. Le aziende utilizzano anche gli ordini di acquisto per approvare la quantità specifica di prodotti e servizi necessari anche per la fornitura.

D'altra parte, una fattura registrerà la ricezione di prodotti e servizi, insieme ai loro prezzi e termini di pagamento. In altre parole, una fattura è la “risposta” finale all'ordine di acquisto; e mentre un ordine di acquisto dettaglia un contratto di vendita, una fattura lo conferma.

Che cos'è un numero di fattura?

Un numero di fattura, noto anche come ID fattura, è un codice univoco assegnato a ciascuna fattura. Il numero della fattura è uno dei fattori più cruciali della fatturazione in quanto è documentato per chiarire le singole transazioni tra le aziende e i loro clienti e rendere più facile tenere traccia dei pagamenti e svolgere anche attività contabili.

Senza il numero di fattura, la fattura non avrà validità legale. Un numero di fattura può includere sia numeri che caratteri. Ricorda che anche quando il numero di fattura non viene necessariamente generato in sequenza, assicurati che i numeri non si ripetano uno dopo l'altro.

Cosa include una fattura? - Un campione di fattura

Diversi tipi di fatture includono diversi elementi. Tuttavia, ci sono alcune componenti obbligatorie per attivare legalmente una fattura:

Gli appuntamenti

Esistono tre tipi di date da inserire in una fattura: data di fornitura, data di fattura e data di scadenza del pagamento . Mentre la data di fornitura e la data di fatturazione hanno solo una funzione di informare quando i prodotti e servizi vengono emessi e quando viene creata una fattura, la data di scadenza del pagamento ha un significato molto maggiore. Senza la data di scadenza, non vi è alcuna garanzia che sarete pagati in tempo e riceverete i crediti del conto.

Nomi e indirizzi

Dovrai aggiungere sia la tua attività che i nomi e gli indirizzi dei tuoi clienti. Se utilizzi un software di contabilità per generare fatture, sono necessari solo gli indirizzi e-mail dei clienti, ma è comunque necessario raccogliere l'indirizzo fisico nel caso in cui i tuoi clienti richiedano l'invio di un documento offline.

Nomi di contatto

Assicurati di includere i nomi di contatto delle tue attività e dei tuoi individui e di scriverli correttamente. Un'ortografia errata porterebbe a frustrazioni indesiderate e peggiorerebbe l'esperienza del cliente.

Numero di fattura

Il numero della fattura è estremamente essenziale per il monitoraggio dei record di acquisto e l'archiviazione nel database, quindi assicurati di includerne uno numerato in modo univoco per ottimizzare il processo di gestione delle fatture. Per una maggiore certezza, considerare l'utilizzo di un sistema di numerazione successivo.

Dettagli articoli acquistati

Gli articoli acquistati includono sia prodotti che servizi. Una descrizione specificatamente dettagliata dei nomi e delle quantità dei prodotti aiuterà ad evitare confusione indegna tra fornitori e clienti. Senza queste informazioni, i clienti potrebbero non sapere a cosa serve la fattura ricevuta e potrebbero non effettuare il pagamento.

L'importo dovuto

Può sembrare scontato, ma questo elemento ha un ruolo determinante nell'evitare ritardi nei pagamenti. Specifica i prezzi, le unità e i costi totali degli articoli acquistati e non dimenticare di inserirli nella somma.

Modalità di pagamento

Questi termini sono solitamente contrassegnati in fondo alla fattura per notificare ai clienti la durata del pagamento. Ad esempio, puoi specificare con “30 giorni netti”, sottintendendo che il pagamento deve essere effettuato entro 30 giorni.

Puoi dare un'occhiata a questo campione di fattura standardizzato per avere un aspetto più concreto.

A cosa serve una fattura?

Le aziende devono consegnare fatture per richiedere pagamenti. Una fattura è un documento legalmente vincolante che presenta l'accordo di entrambe le parti sul prezzo stabilito e sui termini e le condizioni di pagamento. Inoltre, l'utilizzo delle fatture può aiutare più di questo.

Conservazione dei record

Una fattura ha un ruolo determinante nella conservazione dei record di vendita. Ciò consente di conoscere la merce venduta e chi è coinvolto nelle transazioni.

Controllo dei pagamenti

La fattura ha anche un ruolo indispensabile ai fini contabili. Aiuta sia il venditore che l'acquirente a tenere traccia dei pagamenti e degli importi dovuti.

Protezione legale

Una fattura corretta è la prova dell'accordo su un coinvolgimento del prezzo tra il venditore e l'acquirente. Pertanto, ha validità legale per proteggere i commercianti dal commettere azioni legali fraudolente.

Dichiarazione dei redditi

La registrazione e la gestione di tutte le fatture di vendita aiuta l'azienda a riportare le proprie entrate e ad assicurarsi che sia stata pagata l'importo corretto delle tasse.

Analisi aziendale

L'analisi delle fatture può aiutare le aziende a raccogliere dati dai comportamenti di acquisto dei propri clienti e identificare le tendenze di consumo, i prodotti popolari, l'acquisto di timing prime e molti altri. Questo aiuterà la tua azienda a elaborare in seguito le strategie di marketing definitive.

Come fatturare i tuoi clienti?

Le aziende possono utilizzare sia generatori di fatture online che una fattura prestampata per un utilizzo successivo. Creerai una fattura solo dopo aver consegnato i prodotti o servizi ai tuoi clienti o dopo aver completato un progetto. È allora che tieni a mente i dettagli del lavoro e puoi avere maggiori possibilità di essere pagato in tempo. Per fatturare i tuoi clienti senza problemi, puoi seguire questa linea guida:

Passaggio 1: chiarire le aspettative dei clienti nel contratto

Per assicurarti di essere pagato tempestivamente, chiarisci i termini di pagamento prima che il tuo cliente firmi un contratto. Il processo di "chiarimento" dovrebbe essere condotto come una conversazione approfondita diversa da una semplice discussione pre-stampa. Imparando le loro aspettative, puoi anche scoprire se hanno richieste speciali e ciò contribuirà a ridurre il tasso di fatture non pagate e dimostrerà la tua disponibilità a soddisfare le preferenze di pagamento dei clienti.

Passaggio 2: identificare gli articoli da consegnare

Dovresti includere i nomi dei prodotti e dei servizi con la loro quantità o tariffa. Se utilizzi un software online, viene calcolato il totale per ogni articolo. Ogni articolo ottiene la propria riga e viene aggiunto il totale di tutte le righe.

Passaggio 3: chiedi un deposito

Per un acquisto di grandi dimensioni, è necessario ricevere un acconto per garantire che i tuoi clienti paghino la fattura in tempo. Normalmente, un nuovo cliente tende ad essere titubante sul prezzo, il che comporta un'alta probabilità che ritarderà la data di scadenza del pagamento. Chiedere un deposito in questo momento è il più adatto per evitare frustrazioni in futuro.

Una volta che i tuoi clienti hanno pagato il deposito, includi le informazioni nella fattura. Sentiti libero di aggiungere anche qualsiasi informazione sugli sconti.

Passaggio 4: chiarisci i termini di pagamento e offri diversi metodi di pagamento

Se vuoi assicurarti di essere pagato in tempo, dovresti chiarire rigorosamente i termini di pagamento in fondo alle fatture. I clienti tendono a trascurare o ignorare la sezione del contratto sui termini di pagamento prima di richiedere una fattura, quindi dovresti includere termini di pagamento in ritardo per garantire che i tuoi clienti paghino in tempo ed evitare situazioni indesiderate in cui i clienti affermano di non essere a conoscenza della data di scadenza del pagamento o tasse extra tardive.

Quando un cliente paga, il numero della fattura deve essere annotato sulla ricevuta di vendita e abbinato alla ricevuta di vendita nel software di contabilità, quindi è chiaro che la fattura è stata pagata. Il pagamento preleva l'importo residuo dal tuo conto clienti.

Passaggio 5: inviare prontamente la fattura

Le fatture possono essere inviate per posta, e-mail o fax a un cliente. Per essere pagato rapidamente, consegna la fattura il prima possibile. Ciò mantiene la tua attività al centro della mente del tuo cliente. Dimostra anche che sei attento ai dettagli, il che garantisce ancora una volta che la tua attività è la scelta migliore per i servizi scelti.

Fatturazione online rispetto alla fatturazione cartacea

Il metodo di creazione delle fatture con carta e penna è stato gradualmente sostituito dalla fatturazione online, con l'ausilio della tecnologia. Si stima che una fattura cartacea costi alle aziende fino a $ 30 dollari dalla preparazione, stampa ed elaborazione alla consegna e all'assistenza clienti post-vendita.

Tuttavia, ciò che le aziende e i loro clienti sperimentano non equivale a costi elevati: consegna ritardata delle fatture, difficoltà nella gestione delle fatture ed errori indesiderati. A causa di questo inconveniente, molte aziende hanno utilizzato in modo definitivo approcci di fatturazione basati su cloud per ridurre i costi e accelerare il processo di fatturazione. Al giorno d'oggi, la maggior parte delle fatture viene creata e inviata sulla piattaforma digitale.

Come creare una fattura?

Passaggio 1: seleziona un approccio per la creazione di fatture

Come accennato nella sezione precedente, i metodi di creazione delle fatture sia tradizionali che tecnologici sono ancora in uso parallelamente al giorno d'oggi. Ma ovviamente, l'approccio alla fatturazione digitale offre un vantaggio più considerevole rispetto al sistema cartaceo di tracciabilità delle fatture. Utilizzare un programma di database o un software per la generazione di fatture se si prevede di utilizzare un computer per le fatture.

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Passaggio 2: crea un modello per le tue fatture.

Dovresti lasciare degli spazi vuoti nella prima parte delle fatture per includere gli indirizzi di contatto dei tuoi clienti e i nomi delle loro aziende. Una fattura standardizzata dovrebbe contenere alcune informazioni di base come la data di acquisto del cliente, l'elenco degli articoli acquistati con la loro quantità e i prezzi totali e anche una descrizione facoltativa degli articoli.

Passaggio 3: aggiungi il nome e l'indirizzo della tua azienda

Lascia uno spazio nella parte superiore del foglio della fattura per il logo della tua azienda quando utilizzi il software di generazione automatica delle fatture. La regola si applica allo stesso modo per la fatturazione cartacea: incolla un biglietto da visita nella parte superiore della copia della fattura. La carta intestata della fattura aiuta i tuoi clienti a identificare la tua azienda e avvantaggia il tuo processo di archiviazione.

Passaggio 4: crea uno spazio per la firma nella parte inferiore della fattura

Le firme sono prove di verifica per aiutare la tua azienda a evitare problemi legali in futuro. Ad esempio, nel caso in cui i tuoi clienti presentino reclami sui prezzi dopo la consegna dei servizi, puoi mostrare loro la loro firma sulla fattura relativa all'accordo iniziale.

Passaggio 5: inserisci un numero di fattura in alto

Ogni fattura necessita di un numero di fattura univoco per una migliore tracciabilità e archiviazione. Se hai un problema con un cliente, puoi cercare la sua copia della fattura dai file del database scansionando il numero della fattura nella parte superiore delle copie della fattura.

Parole finali

Una volta acquisita dimestichezza con la definizione e la funzione delle fatture , troverai il processo abbastanza semplice da aiutarti ad apparire più professionale per conto della tua attività, ricevere pagamenti più velocemente, affrontare errori o problemi in modo più sensato e gestire i tuoi prodotti e servizi in modo più efficiente.

Oltre a comprendere il concetto centrale della fatturazione, mettere in pratica il processo è altrettanto importante. Il modo migliore è sfruttare la tecnologia moderna, utilizzando generatori di fatture online o la fatturazione elettronica, per ridurre al minimo gli sforzi inutili e ottenere risultati finali ottimizzati.

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