4 passaggi per aumentare la produttività con il software di gestione dei progetti
Pubblicato: 2022-05-07Aumenta la produttività lavorando in modo più intelligente, non più difficile.
Ecco la verità: sei produttivo solo per circa tre ore al giorno, ovvero il 40% della tua settimana lavorativa.
La maggior parte dei lavoratori è impegnata tutto il giorno, quindi cosa ci sta occupando tutto il nostro tempo e allo stesso tempo aumenta la nostra produttività?
I principali colpevoli sono e-mail e riunioni (leggere e rispondere alle e-mail da solo occupa circa il 30% della settimana lavorativa), ma c'è anche il mettersi al passo con i colleghi su cose non legate al lavoro, controllare i social media e prendere snack e caffè durante la pausa camera.
Naturalmente, non stiamo consigliando di rinunciare al tuo incontro del lunedì mattina con la tua migliore amica di lavoro o di rifiutare di partecipare alle uscite del caffè del tuo team: questi sono aspetti importanti della costruzione del capitale sociale, essenziale per i team ad alte prestazioni.
Tuttavia, ci sono azioni specifiche che puoi intraprendere per aumentare la tua produttività e recuperare parte del 60% della tua settimana lavorativa generalmente persa a causa dell'"attività".
In questo articolo, evidenzieremo quattro modi in cui puoi utilizzare gli strumenti di gestione dei progetti (PM) per essere più produttivo.
4 modi per migliorare le prestazioni lavorative
1. Timebox del tuo lavoro (in sessioni di 90 minuti)
Il timeboxing è costantemente in cima agli elenchi di suggerimenti per la produttività (con buone ragioni), eppure a pochi di noi viene insegnato a lavorare in questo modo. Questa tecnica comporta l'assegnazione di un determinato periodo di tempo a un'attività, la sua pianificazione e quindi il concentrarsi su nient'altro durante quel periodo (ulteriori informazioni su questo nel suggerimento tre). Questo significa niente multitasking!
Questo metodo ti aiuta a pianificare in modo efficace il tuo lavoro in una giornata lavorativa di otto ore, cosa che un elenco di cose da fare non riesce a raggiungere. Il timeboxing fornisce un'analisi visiva di ciò che puoi ragionevolmente realizzare durante una settimana lavorativa, il che aiuta a dare priorità alle attività per rispettare le scadenze e serve anche come registrazione di ciò su cui hai lavorato.
Puoi utilizzare il tuo calendario di lavoro digitale per organizzare la tua giornata bloccando il tempo per lavorare su attività specifiche.
Esempio di time boxe da SPICA ( Fonte )
Come può aiutare il software PM
Secondo Harvard Business Review, il timeboxing del tuo lavoro su un calendario condiviso nel tuo strumento PM avvantaggia te e il tuo team/colleghi in alcuni modi, tra cui:
- Fornisce trasparenza su ciò su cui stai lavorando e (cosa ancora più importante) quando . Ciò significa che puoi collaborare in modo più efficace con il tuo team e pianificare meglio il tuo lavoro durante le riunioni.
- Fornisce stime del tempo più accurate durante la pianificazione di progetti futuri poiché avrai una registrazione di quanto tempo hai impiegato per completare attività simili in passato.
Oppure, se lavori meglio annotando i tuoi compiti, puoi scaricare il nostro modello di time boxing.
Indipendentemente dal fatto che tu scelga di utilizzare il timebox su un calendario digitale o sul nostro modello, pianifica il lavoro in sessioni di 90 minuti, quindi pianifica una breve pausa dopo. Spingendoti a lavorare su un'attività più lunga di 90 minuti (la durata in cui la produttività è al massimo) ha un impatto negativo sul tuo ritmo ultradiano e di fatto ostacola le prestazioni. Quando si tratta di livelli di produttività, il lento e costante vince davvero la gara!
2. Limitare i lavori in corso
Secondo una ricerca dell'American Institute of Stress, oltre l'80% dei dipendenti si sente stressato sul lavoro e cita i carichi di lavoro eccessivi come fattore principale. Sovraccarico di lavoro significa che la quantità di tempo necessaria per completare gli incarichi giornalieri supera le ore disponibili in un giorno. Ciò può portare a un equilibrio malsano tra la vita lavorativa e la vita lavorativa, esaurimento e basso morale dei dipendenti.
Quali sono le cause del sovraccarico? In genere, è una combinazione di fattori quali il numero di elementi di lavoro aperti, la variabilità degli elementi di lavoro e l'utilizzo elevato delle risorse. Il tempo di attesa per le attività in coda aumenta rispetto a queste tre cose.
Ma cos'è un elevato utilizzo delle risorse? Si riferisce alla quantità di lavoro che i dipendenti devono completare. Il trucco sta nel trovare il giusto equilibrio per sostenere la produttività: aspettarsi un tasso di utilizzo troppo alto e rischiare che i dipendenti si esauriscano. Aspettatevi un tasso di utilizzo troppo basso e sottoutilizzate il vostro team di dipendenti (in più potrebbero annoiarsi).
Il punto debole per migliorare la produttività è compreso tra il 70% e l'80% di utilizzo, secondo l'analista di Gartner Robert Handler. Ciò significa che per ottimizzare la produttività, i datori di lavoro dovrebbero incoraggiare i dipendenti a raggiungere obiettivi realistici e lavorare dal 70% all'80% della loro produzione massima. I tempi di attesa iniziano ad aumentare esponenzialmente una volta che questo supera l'80%.
Lavorando al 70% dell'output massimo, un'attività stimata in due ore per essere completata attenderà in coda 0,9 ore e impiegherà un totale di 2,9 ore per essere completata (tempo di attesa + tempo stimato per il completamento). All'80%, attenderà in coda per 1,5 ore e impiegherà un totale di 3,5 ore per il completamento. Ma con un utilizzo del 99%? La stessa attività di due ore attenderà in coda 37,1 ore, impiegando un totale di 39,1 ore per essere completata.
Quando si tratta di una produttività sul posto di lavoro sostenibile nel tempo, a volte meno è di più. Prestando attenzione al carico di lavoro dei tuoi dipendenti, vedrai non solo livelli di produttività più elevati, ma anche un aumento del morale e del coinvolgimento dei dipendenti.
Come può aiutare il software PM
La soluzione è semplice. Se vuoi portare a termine più lavoro, limita il lavoro in corso. Il software PM può aiutare a raggiungere questo obiettivo in diversi modi, tra cui:
- Tracciare il tempo richiesto per varie attività, aumentando così l'accuratezza della stima del livello di sforzo.
- L'utilizzo di una bacheca Kanban per la gestione delle attività consente di impostare limiti WIP (work-in-progress) effettivi per regolare il numero di elementi di lavoro aperti nella bacheca.
- La pianificazione della capacità delle risorse consente di pianificare un utilizzo efficiente dei dipendenti disponibili.
3. Disattiva le notifiche
Sapevi che ci vogliono in media 23 minuti per riprendere l'attività dopo un'interruzione?
Alcune interruzioni sul posto di lavoro sono fuori dal tuo controllo, come quando qualcuno si ferma per una breve chiacchierata alla tua scrivania (a volte per un'attività legata al lavoro, ma più spesso per l'episodio della scorsa notte di "Qualunque cosa stiamo tutti guardando ora"). Ma la maggior parte delle interruzioni che affrontiamo durante la giornata lavorativa sono autoimposte: notifiche da e-mail, social media, telefoni e strumenti automatizzati che utilizziamo.
Ogni volta che interrompi quello che stai facendo per leggere una di quelle notifiche, la tua produttività subisce un enorme successo (il tempo impiegato per rispondere alla notifica + 23 minuti per tornare all'attività).
Disattivando le notifiche (o almeno posticipandole), elimini la distrazione e puoi reinvestire parte di quel tempo nelle tue attività.
Come può aiutare il software PM
Se stai pianificando il tuo lavoro, disattiva le notifiche per le tue sessioni di 90 minuti e pianifica orari specifici in cui controllerai questi strumenti nella tua giornata per una produttività ottimale.
- La maggior parte degli strumenti PM consente agli utenti di impostare uno stato. Usalo per indicare a cosa stai lavorando e per quanto tempo, così chiunque tenti di contattarti saprà quando aspettarsi una risposta. Quindi, imposta lo strumento su "non disturbare".
- Preoccupato di oscurare la posta elettronica? Non essere. L'e-mail è un'enorme perdita di produttività (il lavoratore medio controlla la propria e-mail 36 volte all'ora). In realtà, pochi problemi richiedono una risposta immediata che non può aspettare fino alla prossima pausa programmata. (Se sei davvero preoccupato di essere visto come MIA, prendi in considerazione l'utilizzo di una risposta automatica per far sapere alle persone quando aspettarsi una risposta.)
4. Visualizza visivamente il lavoro
Uno studio Planview ha rilevato che i lavoratori sono il 20% più produttivi quando le informazioni di cui hanno bisogno vengono visualizzate visivamente.
La visualizzazione dei dati consente di assorbire le informazioni a colpo d'occhio e può trasmettere più significato delle sole parole (ad esempio, utilizzare il giallo per segnalare le aree di interesse in un rapporto sullo stato del progetto per avvisare le parti interessate che gli elementi richiedono attenzione). La visualizzazione dei dati è comunemente utilizzata per la creazione di report, ma non è utilizzata a sufficienza per la gestione quotidiana del flusso di lavoro.
Come può aiutare il software PM
Quasi tutte le opzioni del software PM disponibili offrono funzionalità che possono aiutare a visualizzare le informazioni visivamente (come l'uso del colore per rappresentare stati diversi o per etichettare progetti diversi).
Tuttavia, esiste un semplice strumento di gestione delle attività che può aiutare ad aumentare la produttività a livello di team: una bacheca delle attività (chiamata anche bacheche Kanban). Le bacheche delle attività hanno colonne che rappresentano le diverse fasi del flusso di lavoro (ad esempio, da fare, in corso e terminato). Le attività vengono visualizzate come schede che si spostano in colonne diverse mentre l'attività si sposta nel flusso di lavoro.
I team possono conoscere, a colpo d'occhio, lo stato di ogni elemento di lavoro sulla lavagna. Le schede più avanzate consentono di impostare limiti WIP per regolare il numero di elementi di lavoro aperti, aiutando i team a mantenere il ritmo ottimale.
Esempio di una scheda Kanban su SwiftKanban ( Fonte )
I team possono conoscere, a colpo d'occhio, lo stato di ogni elemento di lavoro sulla lavagna. Le schede più avanzate consentono di impostare limiti WIP per regolare il numero di elementi di lavoro aperti, aiutando i team a mantenere il ritmo ottimale.
Voglio di più?
Durante la stesura di questo articolo abbiamo trovato un sacco di ricerche interessanti sui suggerimenti per la produttività, non tutte incentrate sull'uso del software per aumentare l'efficienza. Ecco alcuni suggerimenti sullo stile di vita da incorporare nella tua vita quotidiana mentre ti sforzi di mettere in atto il tuo piede più produttivo:
- Fai delle passeggiate. Non solo l'esercizio offre un aumento del 15% della produttività complessiva, ma ci sono prove sostanziali che camminare può aiutarti a ridurre lo stress e combattere la depressione. In tal modo, può aumentare l'apprendimento, la memoria e la cognizione.
- Dormire a sufficienza. La privazione del sonno dei dipendenti costa ai datori di lavoro fino a $ 65 miliardi all'anno. Soffri un deficit del 40% nella tua capacità di creare nuovi ricordi senza dormire, così come un calo del 70% nell'attività delle cellule immunitarie. Il kicker? I deficit del sonno sono direttamente collegati al declino cognitivo precoce e al morbo di Alzheimer.
