11 passaggi per migliorare il coinvolgimento dei partecipanti virtuali negli eventi ibridi

La vita sta tornando alla normalità. Ma non proprio come era prima. Nel settore degli eventi, gli eventi ibridi, che sono cresciuti in modo esponenziale a causa del COVID-19, sono ora un appuntamento fisso del settore .

Ecco il problema, tuttavia, il tasso di mancata presentazione per i partecipanti virtuali è del 35%. Non è una questione da poco, con il 71% degli organizzatori di eventi che afferma che collegare il pubblico di persona e virtuale è la loro sfida più grande. Questo è un problema serio, soprattutto considerando che il 73% degli organizzatori di eventi concorda sul fatto che questi eventi diventeranno ancora più comuni in futuro.

La domanda è: questo significa che gli eventi ibridi sono intrinsecamente imperfetti o è un semplice caso di organizzatori di eventi che cercano di recuperare il ritardo per accogliere questa nuova ondata di partecipanti virtuali?

La risposta non è chiara. Ma quello che sappiamo è che i partecipanti virtuali si sentono trascurati in questo momento. Se sei un organizzatore di eventi o prevedi di ospitare eventi virtuali per la tua azienda in futuro, continua a leggere per scoprire come migliorare il coinvolgimento dei partecipanti virtuali al tuo prossimo evento ibrido.

Puoi coinvolgere i tuoi partecipanti virtuali prima dell'inizio dell'evento inviando loro un pacco regalo ai loro indirizzi di casa. La cosa grandiosa di questo gesto è che le chicche non devono essere così spettacolari. Il pensiero stesso ti renderà caro ai tuoi partecipanti, quindi sarà più probabile che facciano clic sul pulsante "Unisciti" se sono incentivati ​​​​con materiale gratuito.

Ma con cosa fai le valigie? Non puoi sbagliare con merchandising di marca, programmi di eventi e voucher. In alternativa, puoi attivarlo e inviare loro una borsa per eventi virtuale con codici sconto, prove gratuite e altri buoni. Sii creativo qui!

I token non fungibili (NFT) sono uno sviluppo notevole nella tecnologia blockchain. Le NFT sono transazioni digitali uniche che prendono la forma di file elettronici come foto, musica, film e documenti. È un concetto confuso su cui girare la testa, ma in pratica è uno scambio di contenuti digitali.

Nell'era di Internet, puoi copiare e condividere qualsiasi cosa, in massa, gratuitamente. Ma grazie alla tecnologia blockchain, gli NFT non sono trasferibili. Ognuno è del tutto unico. Nel contesto di eventi virtuali, puoi offrire ai tuoi partecipanti qualcosa che prima riteneva impossibile: contenuti digitali unici. Ora, se questo non coinvolgerà le persone, cosa lo farà?

Ad esempio, DC Comics ha collaborato con la piattaforma NFT Palm Studio per lanciare la sua prima collezione NFT. Gli NFT sono versioni digitali delle copertine di fumetti iconici. Ogni fan che si è registrato ne ha ricevuto uno gratuitamente, con la possibilità di vincere ancora di più durante l'evento.

Pensa a quanta energia e attenzione dedichi all'esecuzione della tua planimetria e dei set durante i tuoi eventi fisici. Non inviteresti i tuoi ospiti in una sala con sedili di plastica e un microfono solitario su un palco nudo. No, perché i bravi organizzatori di eventi sanno che lo sfarzo e l'aspetto sono importanti.

È così che devi trattare i tuoi ospiti virtuali. Non va bene per loro fare clic su un collegamento Zoom per vedere un flusso scadente del tuo evento fisico che infuria senza di loro.

Migliorare le cose dal punto di vista della produzione può includere cose come ottenere telecamere di qualità, microfoni, scenografie di qualità superiore, illuminazione, prestare molta attenzione agli angoli della telecamera e così via. Quindi, quando i tuoi partecipanti virtuali accedono, non farli sentire come ospiti di seconda categoria. Sii un professionista e crea anche loro un'occasione.

C'è molto meno spazio per errori con i partecipanti virtuali quando si tratta di contenuti. Se i tuoi relatori e i tuoi contenuti sono noiosi, i tuoi partecipanti fisici dovranno sedersi e prenderli. Ma i tuoi partecipanti virtuali inizieranno a controllare le loro e-mail, inizieranno a giocare o, se è già abbastanza brutto, inizieranno a pulire la casa.

Non dare loro la possibilità di iniziare a navigare su Netflix. I contenuti coinvolgenti iniziano con una buona qualità di produzione, come accennato in precedenza, e contenuti originali. Un consiglio? Taglia la lanugine e mantieni il contenuto breve ma dolce. I tuoi ospiti ti ringrazieranno.

Una tendenza calda quest'anno negli eventi virtuali e ibridi sono i micro-eventi e le micro-esperienze. In breve, sono eventi dentro eventi; piccole esperienze più concentrate all'interno del tuo evento principale generale.

Offrono un tocco più personale ai partecipanti virtuali che potrebbero sentirsi persi nel rumore dell'evento principale. Questo è un ottimo modo per aumentare il coinvolgimento dei partecipanti virtuali e può spaziare da workshop, sessioni di networking, domande e risposte, esperienze di gioco e altri contenuti pratici.

I rompighiaccio possono essere affari aziendali noiosi e prevedibili. Ma non devono esserlo. Fatto bene, possono essere coinvolgenti. Possono trasformare un cinico partecipante virtuale e, cosa più importante, possono essere divertenti!

Parlando con Dietrich Moens, CEO di Spacehuntr, ha detto:

“Il nostro team ama i rompighiaccio. Li facciamo per tutte le nostre sessioni di brainstorming. Capisco l'esitazione delle persone perché possono essere piuttosto generiche. Ma con un po' di creatività, possono essere ottimi per il team building".

Non preoccuparti. Non devi perdere tempo cercando di pensare al tuo. Puoi rubare alcuni dei preferiti del team Spacehuntr per il tuo prossimo evento.

Conosci il tuo pubblico meglio di chiunque altro, quindi fidati del tuo intuito quando si tratta di selezionare i tuoi presentatori speciali. Forse potresti avere un comico, un esperto rispettato nel tuo campo o un influencer.

Considera una cosa, però. La natura dei tuoi presentatori può determinare la natura del tuo evento in grande stile. L'angolo di un esperto rispettato è un percorso organico e professionale da intraprendere mentre assumere un intrattenitore potrebbe sembrare un po' superfluo.

E un altro punto, avere un relatore ospite non solo coinvolgerà i partecipanti, ma ridurrà le mancate presentazioni. Un nome impressionante potrebbe creare un marketing molto efficace per attirare i partecipanti.

La gamification è stata e continuerà ad essere una tendenza in voga da un po' di tempo ormai. Quando parliamo di coinvolgimento virtuale, ci riferiamo quasi sempre alla ludicizzazione. È coinvolgente ed è divertente. Organizzatori di eventi e aziende lo adorano perché rende il loro marchio riconoscibile e diffonde efficacemente il loro messaggio. Inoltre, è noto per migliorare il coinvolgimento dei partecipanti del 44%.

Ci sono due obiettivi principali con la gamification: vendere un prodotto o insegnare. Un esempio di vendita di un prodotto potrebbe essere Steph IQ. Coinvolge gli appassionati di sport durante i giochi con domande a quiz, dove possono vincere articoli sportivi.

Un esempio di apprendimento attraverso la ludicizzazione sarebbe Duolingo. Imparare una nuova lingua è un lavoro ingrato, per la maggior parte di noi comunque. Tuttavia, trasformandolo in un gioco, incentivi gli utenti con affermazioni e premi.

Puoi dare un'occhiata a questi 10 esempi di gamification incredibilmente riusciti per vedere quanto può essere semplice ed efficace la gamification.

I sondaggi dal vivo e le domande e risposte sono un ottimo modo per trasformare gli spettatori passivi in ​​partecipanti attivi. Oltre a dare voce ai tuoi partecipanti, puoi imparare da loro. Puoi scoprire cosa gli piace del tuo evento e cosa no per i tuoi futuri sforzi di pianificazione.

La maggior parte delle piattaforme di eventi virtuali è dotata di funzionalità di polling in tempo reale oppure è possibile adottare un software autonomo come Slido. Non ci sono regole rigide quando si tratta di come dovrebbe apparire il sondaggio in tempo reale. Ma tieni a mente questi suggerimenti:

1. Scrivi domande pertinenti, chiare, concise e brevi.
2. Le opzioni di risposta devono essere a scelta multipla, testo aperto o ordini di classificazione.
3. Non fare troppe domande! Le tue domande non dovrebbero sembrare compiti.

E per quanto riguarda le domande e risposte dal vivo, ciò dipende dalla qualità dei contenuti. Se il contenuto è buono, entusiasmerai i partecipanti a partecipare alle domande e risposte. Se non stanno prestando attenzione in primo luogo, a che serve un Q&A? Se ottieni il contenuto giusto, i tuoi partecipanti apprezzeranno la possibilità di avere voce in capitolo.

C'è un aspetto della nostra vita che la tecnologia non è cambiato? Se c'è, non è l'industria degli eventi. La storia d'amore tra organizzatori di eventi e tecnologia è sbocciata in qualcosa di bellissimo.

La tecnologia è ottima anche per i partecipanti virtuali. Rende l'esperienza dei partecipanti più fluida grazie alla facile registrazione, ai portafogli elettronici per raccogliere omaggi virtuali, profili personali personalizzabili e funzionalità di messaggistica per un networking intuitivo.

Investendo in tecnologia come il software di gestione degli eventi, puoi livellare i campi di gioco per i tuoi partecipanti virtuali e migliorare il loro coinvolgimento.

Potresti pensare di poter togliere il piede dal gas durante le pause. Ma fa attenzione. Non vuoi perdere l'attenzione duramente conquistata dai tuoi partecipanti dopo tutto questo duro lavoro. Ma è più facile a dirsi che a farsi, e non dimenticare che abbiamo tutti bisogno di una pausa, vero? Ecco alcuni trucchi per assicurarti che i tuoi ospiti tornino in tempo e siano affamati di più.

Per cominciare, lascia loro un po' di esca. Mentre ti interrompi, stuzzicali con un segmento succoso a cui torneranno. Forse è il tuo intrattenitore ospite speciale che stavano aspettando. Oppure, forse puoi dare loro qualcosa da fare come un compito, un gioco, un modulo di feedback o qualche compito leggero. E, infine, attenzione a non prolungare troppo la pausa.

Aumenta il coinvolgimento dei partecipanti virtuali con questi passaggi

Quindi, ecco qua, alcune risposte a uno dei maggiori problemi dell'industria degli eventi. Il solo fatto che i tuoi partecipanti virtuali accedano e in seguito mantengano il loro coinvolgimento non è un'impresa da poco.

Ma questo settore è sia versatile che innovativo. È meglio guardare questo spazio per vedere come gli organizzatori di eventi e il panorama tecnologico in evoluzione, renderanno gli eventi ibridi più appetitosi per i partecipanti virtuali in futuro.