7 modi per migliorare la comunicazione interna sul posto di lavoro

La comunicazione interna sul posto di lavoro è semplicemente una funzione che facilita tutta la comunicazione nella tua organizzazione.

È importante per diversi motivi, come tenere le persone informate e consentire di condividere informazioni sull'azienda per aiutare tutti i dipendenti a svolgere bene il proprio lavoro.

La comunicazione interna si applica anche ai dipendenti che interagiscono tra loro all'interno dell'azienda, il che significa che un solido sistema di comunicazione interna aiuta a coltivare la cultura aziendale, aumentare il coinvolgimento dei dipendenti e migliorare la difesa dei dipendenti .

Leggi il resto di questo articolo per conoscere alcune delle insidie ​​più comuni che le aziende incontrano riguardo alla comunicazione con i propri dipendenti.

Scoprirai anche soluzioni e strategie per rimediare ai metodi di comunicazione falliti, oltre ad alcuni esempi dei vantaggi che ne derivano.

1. Usa un linguaggio semplice e concreto

La leadership deve utilizzare un linguaggio semplice, chiaro e conciso nei promemoria dei dipendenti e in altre comunicazioni, quindi non c'è spazio per confusione o incomprensioni.

Quando i dipendenti sanno esattamente cosa ci si aspetta da loro, è più facile per loro svolgere i loro compiti o fornire feedback ogni volta che sorgono problemi su ciò che ci si aspetta da loro.

Inoltre, è più probabile che i tuoi dipendenti comunichino bene se sentono di avere una solida comprensione del messaggio che stai cercando di trasmettere loro, e quando usi un linguaggio semplice e concreto, è facile per tutti capire l'essenza del Messaggio. Questo aiuta a incoraggiare idee, domande, commenti e feedback dai tuoi dipendenti.

Usa questo tipo di linguaggio ovunque, anche quando comunichi la tua visione e missione aziendale (sia come parte della tua formazione aziendale sia come promemoria periodico per i dipendenti).

Quando la tua missione e la tua visione sono chiare, è più facile per tutti lavorare insieme verso obiettivi comuni. Ciò rende più facile per i dipendenti comunicare in modo efficace tra loro e con la direzione lavorare per raggiungere questi importanti obiettivi.

2. Crea dialogo aperto

La comunicazione interna ti consentirà di tenere aggiornati i tuoi dipendenti su eventuali cambiamenti nella tua azienda, sui progressi che stai facendo e sui tuoi piani. Che si tratti di una newsletter settimanale o di riunioni aziendali trimestrali, è necessario creare un dialogo aperto.

La pandemia ha indotto molte organizzazioni a ripensare al modo in cui conducono le comunicazioni interne, con il 68% degli intervistati che ha affermato di aver migliorato il modo in cui il management e i dipendenti comunicano.

Fonte: Outlook CEO di KPMG

Una grande comunicazione inizia con grandi leader come te. E per garantire un'ottima comunicazione, la leadership deve stabilire una cultura di comunicazioni interne aperte in modo da stabilire uno standard per ogni altro tipo di comunicazione all'interno dell'azienda.

Se i dipendenti sentono di poter comunicare facilmente con i vertici aziendali, così come con gli altri membri del team, ciò contribuisce a una maggiore produttività, un maggiore coinvolgimento e un miglioramento dei risultati complessivi.

Un altro ottimo modo per creare un dialogo aperto è tenere la porta aperta o programmare un momento per parlare.

In ogni caso, questo incoraggia i dipendenti a sentirsi a proprio agio nel portare alla tua attenzione eventuali problemi ogni volta che è necessario.

Una politica della porta aperta, in particolare, può essere immensamente vantaggiosa per la comunicazione interna della tua azienda e motivare i dipendenti mentre allo stesso tempo ti dipinge come un leader accessibile.

3. Fornire strumenti di comunicazione adeguati

Le aziende devono inoltre fornire alla leadership a tutti i livelli strumenti di comunicazione interna per trasmettere messaggi importanti ai propri team.

Devi adottare un approccio multicanale che ti aiuti a raggiungere efficacemente tutti i dipendenti, indipendentemente da dove si trovino. Se, ad esempio, stai lavorando con un team di web creator in outsourcing a un progetto, devi considerare i loro mezzi di comunicazione: usano determinati software? Hanno un buon WiFi e un laptop per il lavoro a distanza ?

Sono finiti i giorni in cui potevi semplicemente copiare e incollare i messaggi da pubblicare su più canali. Oggi, i leader hanno bisogno di una comunicazione su più canali guidati dalla giusta tecnologia in modo da poter trasformare, migliorare e infondere valore nelle loro strategie di comunicazione.

Fortunatamente, ci sono molte piattaforme di comunicazione della forza lavoro che puoi utilizzare per facilitare una comunicazione efficace nella tua organizzazione.

Questi strumenti remoti consentono di risparmiare tempo semplificando i flussi di lavoro e automatizzando molte delle attività noiose coinvolte come la gestione delle spese o l'elaborazione delle buste paga, oltre ad aiutare a documentare le comunicazioni.

Inoltre, si integrano facilmente su diversi canali, con app mobili di marca, materiali stampati, segnaletica digitale e messaggistica Internet che lavorano tutti all'unisono consentendo ai leader di connettersi, informare, conservare tutte le e-mail in un unico posto e creare fiducia tra la loro forza lavoro.

Utilizzando tali strumenti di comunicazione interna, sarai in grado di raggiungere i tuoi dipendenti nel modo più semplice e conveniente, alle loro condizioni, utilizzando i loro dispositivi preferiti.

Soprattutto, le strategie multicanale ti forniscono anche strumenti cruciali per la misurazione delle prestazioni di cui hai bisogno per avere successo come comunicatore.

4. Rendi le informazioni facilmente accessibili

Un'altra azione che puoi intraprendere per migliorare la comunicazione interna alla tua azienda è rendere accessibili le informazioni permanenti.

La maggior parte delle organizzazioni dispone di una propria serie di informazioni "adesive" o di conoscenze interne che tutti i dipendenti apprendono e comprendono, incluso il protocollo per determinate procedure, diversi tipi di migliori pratiche e altre abilità e processi. Un modo per aiutarli ad apprendere queste informazioni più velocemente è includerle come parte della tua formazione, creando video e documenti interni a cui possono facilmente accedere e utilizzarle come riferimento.

Tuttavia, comunicare in modo efficace significa anche comunicare in modi che raggiungano i tuoi dipendenti e colleghi in modo efficace. Invece di realizzare video di formazione noiosi e di lunga durata, puoi creare podcast di qualsiasi lunghezza per introdurre concetti che i tuoi dipendenti possono imparare in movimento senza doversi sedere e fissare uno schermo.

Ciò andrà a vantaggio dell'organizzazione, rendendo molto più facile per i nuovi dipendenti funzionare in modo efficace e quindi diventare più produttivi molto più velocemente .

5. Rafforzare le connessioni

Devi aiutare a costruire una forte comunicazione tra i dipendenti e i loro manager, nonché connessioni tra i membri del team che lavorano insieme.

Questo è qualcosa che puoi affrontare durante i programmi di formazione manageriale, l'inserimento dei dipendenti, le riunioni aziendali, ecc. in modo da poter trovare e implementare modi per rendere più facile la comunicazione tra tutti.

Se ci sono problemi individuali, è più facile prendersene cura in modo che i dipendenti si sentano più connessi.

Un altro modo per rafforzare le connessioni è incoraggiare i discorsi più freddi.

Sebbene alcuni manager possano considerare questo come un rallentamento, è un ottimo modo per facilitare la creazione di legami produttivi tra i dipendenti, nonché con quelli nella direzione.

6. Incoraggiare la condivisione delle informazioni

Se non hai ancora creato una piattaforma online per la comunicazione interna, ora è il momento di farlo. È quindi possibile utilizzare questa piattaforma per incoraggiare i dipendenti a condividere conoscenze e informazioni.

Ad esempio, i dipendenti potrebbero condividere regolarmente tendenze e notizie del settore e, avendo l'opportunità di mostrare ciò che sanno, i dipendenti saranno probabilmente più desiderosi di rimanere coinvolti nell'impresa.

Ciò non solo creerà più scopo ed energia dietro la comunicazione, ma la condivisione di tali informazioni si rivelerà probabilmente estremamente utile per la tua attività, soprattutto se si considera che la maggior parte dei dipendenti afferma di sentirsi come se si perdessero le notizie aziendali.

Mentre si tratta di incoraggiare la condivisione delle informazioni, è anche necessario scoraggiare la comunicazione unidirezionale in cui si adotta un approccio a cascata al modo in cui si condividono le informazioni.

Questo modo di comunicare dall'alto verso il basso ha un certo elemento di controllo che lo rende inefficace per creare un ambiente in cui i dipendenti possono essere motivati ​​a impegnarsi e difendere il tuo marchio.

Puoi anche utilizzare una casella dei suggerimenti per raccogliere idee e feedback in modo anonimo. Anche se può sembrare un po' vecchio stile, è un modo rapido e semplice (ma estremamente efficace) per migliorare la comunicazione sul lavoro.

Dopotutto, non tutti si sentono a proprio agio nel sollevare pubblicamente le proprie preoccupazioni, ma potresti semplicemente essere in grado di facilitare un feedback onesto e aperto utilizzando una casella di suggerimenti anonima.

Puoi utilizzare una scatola reale e posizionare un blocco di carta accanto ad essa, oppure puoi indirizzare i tuoi dipendenti a uno strumento online, come un'app per i dipendenti. Questa versione virtuale di una cassetta dei suggerimenti servirà allo stesso scopo.

7. Utilizzare gli eventi esterni per migliorare la comunicazione interna

Spesso è una buona idea pianificare eventi esterni che consentano ai dipendenti di incontrarsi e socializzare lontano dall'ufficio. Quando ci sono dipendenti in azienda che non si sono incontrati, può ostacolare il processo di comunicazione.

Un modo per evitarlo è pianificare qualche evento, come un happy hour dopo il lavoro, una festa per le vacanze, ecc. per dare ai tuoi dipendenti qualcosa da aspettarsi e aiutare a facilitare un coinvolgimento migliore, nonché una comunicazione più forte tra tutti.

Potresti anche utilizzare questi eventi per riconoscere e premiare i dipendenti che mostrano prestazioni eccezionali.

Tuttavia, è anche importante rispettare lo spazio personale e il tempo privato dei tuoi dipendenti. Potrebbero non voler partecipare a eventi al di fuori del lavoro, soprattutto se non vengono pagati per essere presenti.

Fortunatamente, ci sono ancora modi per connettersi ai dipendenti al di fuori dell'ufficio. I social network sono un ottimo modo per condividere informazioni con i dipendenti offrendo al contempo uno spazio in cui possono sviluppare un'autentica comunità con i loro colleghi di lavoro.

Inoltre, è un ottimo modo per utilizzare gli strumenti di progettazione grafica per creare meme pieni di tutte le battute interne condivise in ufficio. Condividili nel gruppo Facebook aziendale e chiedi ad altri di crearne uno. È un ottimo modo per trasformare un ritrovo virtuale tra colleghi di lavoro in uno spazio davvero creativo pieno di amici.

Conclusione

Pratiche di comunicazione interna solide avranno un impatto diretto sul coinvolgimento e la fidelizzazione dei dipendenti, nonché sui profitti, il che significa che può essere un fattore di reddito per la tua organizzazione, invece di semplicemente un'altra spesa aziendale.

Implementando questi 7 modi per migliorare la comunicazione interna sul posto di lavoro, otterrai un sacco di vantaggi, tra cui un migliore allineamento dei dipendenti, un maggiore coinvolgimento e migliori prestazioni dei dipendenti.

Sarai anche in grado di creare fiducia, rafforzare la cultura aziendale e migliorare l'immagine complessiva del tuo marchio. Inoltre, un solido sistema di comunicazione interna migliora la gestione delle crisi, riduce i rischi per la sicurezza e aumenta il feedback che ti aiuterà a far progredire la tua azienda.

Quindi, utilizza i suggerimenti delineati in questo articolo per iniziare a migliorare le comunicazioni interne della tua organizzazione in modo da poter iniziare a godere di tutti questi e molti altri vantaggi.

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