In che modo Ideamotive utilizza Clockify per ottenere efficienza in un ambiente di lavoro remoto

Immagina questo: hai solo 24 ore per completare quel compito faticoso, ma il risultato dipende da più di una persona.

Troppi cuochi rovineranno la zuppa?

Non se chiedi ai professionisti di Ideamotive, il tuo punto di riferimento se vuoi trovare il miglior talento tecnologico possibile entro 24 ore.

Ma come fanno? Eccellono nella gestione del tempo?

Per trovare la risposta a questa e a molte altre domande, abbiamo contattato il COO di Ideamotive, Kamil Osiecki.

Si scopre che le loro straordinarie capacità non sono apparse dal nulla, ma sono il risultato di una strategia di gestione del tempo attentamente studiata, una forte cultura remota e un po' di monitoraggio del tempo .

Scopriamo cosa possiamo imparare tutti per diventare il più efficienti possibile (anche in un ambiente remoto), dando un'occhiata al dietro le quinte di questa azienda remota.

Cosa fa Ideamotive?

Che tu sia alla ricerca di un esperto IT in grado di creare il tuo prodotto da zero o che desideri entrare a far parte di una rete di professionisti della tecnologia che la pensano allo stesso modo che possano aiutarti a proteggere il tuo prossimo lavoro, Ideamotive è il posto dove andare.

Unendo le migliori pratiche di reclutamento con il proprio background nella gestione di un negozio di sviluppo, le persone dietro Ideamotive hanno escogitato una proposta unica che offrono oggi:

"Siamo passati dall'essere una classica agenzia [di reclutamento] e un classico negozio di sviluppo ad essere una società di consulenza, ad essere una specie di mercato, dove, prima di tutto, aiutiamo i nostri clienti a capire di cosa hanno bisogno e per quale tecnologia è meglio loro.

Abbiamo questo background tecnico che può aiutarti con proposte su quale tipo di talento scegliere: abbiniamo e testiamo gli sviluppatori prima di presentarli ai nostri clienti".

Quindi, prendendo il meglio da due mondi, il team di Ideamotive ha perfezionato il proprio flusso di lavoro abbastanza da essere in grado di offrire le migliori soluzioni possibili sia per le aziende di tutte le dimensioni che per gli esperti IT di tutto il mondo.

L'equilibrio tra la gestione di due team remoti

Sebbene gli esperti di Ideamotive forniscano sempre la soluzione più rapida possibile ai propri clienti, per essere in grado di colpire nel segno ogni volta, avevano bisogno di accogliere a bordo le migliori persone possibili.

Ma, in linea con la natura della loro attività, la condivisione di lavoro in Ideamotive doveva essere equamente distribuita tra due team separati:

“ Il primo è il team di consegna, in pratica sono il talento che forniamo ai nostri clienti.

Abbiamo anche un secondo pezzo, che è un team aziendale che include:

• operazioni,
• I saldi,
• Marketing,
• Finanziario,
• Legale, ecc.

Tuttavia, le cose non sono sempre andate come al solito: Ideamotive ha dovuto anche adattarsi alle nuove condizioni sviluppate per operare in remoto:

“Questa è stata una sfida più grande per noi: passare dall'essere in un luogo fisico insieme all'essere una squadra completamente remota. Quindi, abbiamo dovuto introdurre alcune pratiche ed è stata una bella sfida manageriale per noi perché era una cosa nuova da fare".

Sebbene il team di consegna sia composto principalmente da programmatori che hanno lavorato in remoto per anni, il team aziendale di Ideamotive aveva bisogno di adattarsi a una nuova realtà di lavoro remoto abbastanza da ottenere i massimi risultati, indipendentemente da dove si trovassero le loro scrivanie.

Le strategie di Ideamotive per raggiungere la massima efficienza in un team remoto

Secondo Kamil, il passaggio a un'impostazione remota dopo anni di lavoro in loco sembrava all'inizio un sogno diventato realtà. Con meno distrazioni e ore di sonno più lunghe, erano tutti felici di saltare sul carro del lavoro da casa.

Ma, abbastanza presto, assicurarsi che fossero sulla stessa pagina con i membri del loro team a miglia di distanza, il tutto mantenendo gli stessi livelli di produttività e sgattaiolare più tempo libero ha iniziato a richiedere molto lavoro.

Tuttavia, ciò non significa che non ci siano modi per superare le sfide del lavoro in remoto.

Il team Ideamotive è la prova vivente che è possibile ottenere la massima produttività, pur tirando fuori il meglio dal proprio team, indipendentemente dall'ambiente di lavoro.

Dal momento che Kamil ci ha permesso di dare un'occhiata alle operazioni remote quotidiane di Ideamotive, ora siamo in grado di presentarti quattro strategie pratiche che puoi utilizzare per massimizzare l'efficienza del tuo team remoto come un esperto.

Strategia n. 1: fai del tuo meglio per aiutare i compagni di squadra in remoto a non sentirsi soli

Non è un segreto che il lavoro a distanza porti gioia a milioni di persone, soprattutto dopo che hanno salutato il pendolarismo.

Ma, se osserviamo il detto che la distanza rende il cuore più affettuoso , è logico che molti lavoratori a distanza potrebbero sentirsi come se non stessero ottenendo ciò per cui si aspettavano. Con i membri del loro team che non sono più a debita distanza, la solitudine potrebbe iniziare rapidamente a prendere piede:

“Quando si è tutti insieme in un ufficio, si ha questo tipo di sensazione di collaborare con le persone. Una volta che esci dall'ufficio per avere un ufficio a casa, sostanzialmente rimani per lo più nello stesso posto in cui vivi e hai questa sensazione di essere solo".

Quindi, consapevole dei pericoli che vanno di pari passo con la guida di un team disperso, il management di Ideamotive ha deciso di coltivare una mentalità particolare per mantenere la connessione all'interno del team:

“Abbiamo deciso di fare un passo indietro e pensare alle persone, non ai processi. Abbiamo avuto questo processo di riflessione su quali sono i nostri valori e la prima cosa che abbiamo capito è che siamo tutti imprenditori nella nostra azienda. Ognuno di noi, anche al livello più basso della struttura organizzativa, è un maestro responsabile del nostro campo. Per questo nessuno si sente solo. Sono responsabili di qualcosa, che si aggiungono all'azienda. E sanno che ci sono altre persone che li aiutano se necessario”.

Strategia n. 2: stabilire i momenti migliori per connettersi

Proprio come abbiamo accolto con favore la pace e la tranquillità del lavoro da casa, il rumore in agguato da tutti i nostri dispositivi ha iniziato a interferire con la produttività di tutti.

Sebbene rimanere in contatto con il tuo team remoto sia un ottimo modo per rimanere in contatto, non abbiamo potuto fare a meno di chiederci: quanta connessione è troppa?

Se sei turbato dalla stessa domanda, sarai felice di scoprire che è possibile smorzare il "rumore" distraente rimanendo in contatto con la tua squadra.

La soluzione semplice è chiamata il momento migliore per connettersi e Kamil ci ha fatto entrare nei dettagli di come funziona questa strategia:

“Quando abbiamo clienti dagli Stati Uniti, c'è una differenza di sette ore . Quindi, ovviamente, c'è una sovrapposizione. Qui è dove diciamo "Ok, questo sviluppatore è disponibile per tre ore". È molto importante stabilire [questa regola] proprio all'inizio della cooperazione aziendale, perché la cosa peggiore che può succedere è che un programmatore sia nella zona e qualcuno gli faccia un ping. Questa è la cosa più frustrante e uccide la produttività".

Poiché questa strategia funziona come un incantesimo per il team di consegna di Ideamotive, hanno deciso di provare una cosa simile con il loro team aziendale:

"Utilizziamo un'app di chat di squadra solo per avere qualcosa di urgente o per un E-coffee in cui puoi semplicemente uscire con qualcuno e chattare su questioni non legate al business.

E non usare davvero i telefoni. Non è che chiamerò la mia squadra e dirò "Okay, dove sei?" Non lo facciamo, è molto dirompente. Chiamiamo qualcuno se è davvero necessario, e succede molto raramente".

Quindi, invece di interrompere l'attenzione di qualcuno ogni volta che viene fuori una nuova idea, cercano di prenderne nota e usano gli strumenti di comunicazione solo per questioni urgenti.

Strategia n. 3: coltivare una cultura del feedback

Essere in grado di dare e ricevere feedback aperti e onesti è un'abilità che non passa mai di moda, indipendentemente dall'ambiente di lavoro.

Ma, quando si lavora in un team remoto, il feedback diventa due volte più importante poiché può migliorare significativamente le prestazioni di tutti e mantenere alto il morale del team.

Con questo in mente, il management di Ideamotive ha deciso di porre un forte accento sul feedback e incoraggiare un discorso onesto fin dall'inizio:

“So che feedback è una parola d'ordine, tutti danno e ricevono feedback, ma l'abbiamo introdotto in un modo diverso. Anche nel processo di reclutamento, nell'ultima fase, quando c'è l'amministratore delegato della nostra azienda, dopo due ore dal colloquio chiediamo [ai candidati]: Va bene, dacci un feedback".

Tuttavia, il processo non finisce qui e l'atmosfera di conversazione aperta rimane altrettanto importante anche dopo che il candidato ottiene il lavoro:

“Molto spesso, abbiamo queste discussioni emotive online di fronte a tutto il team. Lo facciamo perché [dire] solo belle parole non funzionerebbe.

Quindi, coltiviamo questa cultura del feedback in un significato davvero crudele. Posso dire al mio CEO che ha commesso un grosso errore e posso dirglielo davanti alla gente. Voglio dirglielo davanti a loro perché voglio incoraggiare la mia gente a dirmi questo genere di cose".

Poiché una comunicazione aperta e trasparente è fondamentale per una forte cultura aziendale, fornendo al proprio team l'opportunità di esprimere liberamente le proprie opinioni, il management di Ideamotive crea un ambiente di lavoro affidabile in cui il punto di vista di tutti è ugualmente apprezzato.

Strategia n. 4: non dimenticare l'equilibrio tra lavoro e vita privata

Con tutti i vantaggi di lavorare in remoto arrivano le sfide di staccare la spina e concedersi il vantaggio di una pausa.

Familiarità con gli effetti negativi a lungo termine di un orario di lavoro squilibrato, Kamil ha condiviso la sua opinione su questo tema:

“ Ci sarà sempre troppo lavoro. Non puoi fare tutto, ci sarà sempre qualcosa da fare. Se hai questa mentalità imprenditoriale, troverai nuovi compiti e questa è una grande minaccia per l'intero team: può portare al burnout e a un calo della motivazione".

Quindi, per aiutare i membri del loro team ad avere il controllo sia delle loro giornate lavorative che della vita privata, tutti in Ideamotive cercano di concentrarsi sul risultato:

“Non mi interessa davvero se qualcuno inizia alle 10:00 o alle 6:00 finché lei o lui sta consegnando. A volte posso lavorare solo sette ore al giorno ea volte ho bisogno di lavorare 11 ore al giorno. Quindi è tutta una mia decisione, purché fornisca risultati".

Nel frattempo, mentre cercano di raggiungere tale obiettivo finale, i dipendenti sono incoraggiati a fare una pausa ogni volta che lo ritengono necessario:

“L'unica cosa che apprezziamo e coltiviamo è una comunicazione chiara. Se voglio fare jogging, scrivo semplicemente "Per circa un'ora correrò". E questo è in gran parte positivo per il nostro team: tutti ti daranno solo la motivazione per battere il tuo record. E, quando torni, dici "Sono tornato" e torni al lavoro".

Sebbene sia possibile lasciarsi trasportare e continuare a lavorare fino a notte fonda, semplicemente perché c'è troppo da fare, la consapevolezza che il risultato finale supera il numero di ore può essere un grande motivatore per evitare di lavorare per lunghe ore nel lungo correre.

Quanto è importante la gestione del tempo per Ideamotive?

Se stai cercando di assumere nel settore IT o stai semplicemente cercando la migliore soluzione tecnologica possibile per il tuo prodotto, è probabile che dovrai agire abbastanza velocemente.

Con la previsione di crescita del mercato tecnologico globale di oltre il 6% nel 2022, mentre la carenza di talenti tecnologici continua ad aumentare, rimanere all'avanguardia nel settore IT è diventato fortemente dipendente dalla capacità di un team di gestire il proprio tempo.

Naturalmente, volevamo ascoltare tutto ciò che le persone di Ideamotive avevano da dire su questo problema:

“Il business tecnologico è super agile e super veloce: se dormi su qualcosa, è perso. Quindi, ci sono un sacco di cose che stanno succedendo sia dal lato del talento, ma anche dal lato del cliente".

Quindi, per non perdere nessuna opportunità che si presenta, gli esperti di Ideamotive cercano di agire il più rapidamente possibile:

“Se uno sviluppatore è molto bravo, di solito riceve dieci o quindici offerte ogni settimana. Quindi, se non sei abbastanza veloce, se trascuri qualcosa, perderai in questo mercato".

Ma essere in grado di agire rapidamente sulle opportunità non è sempre così facile, ed è qui che entrano in gioco gli strumenti utili:

“Quando un cliente ha bisogno di aiuto immediato, abbiamo un paio d'ore per reagire. Questo è molto coinvolgente, avvincente e difficile da gestire in tempo, a causa dell'equilibrio tra lavoro e vita privata , ma ci sono strumenti che ti aiutano, ad esempio Clockify . Questo è molto importante per noi ed è l'essenza della nostra attività".

Con strumenti progettati specificamente per migliorare la gestione del tempo del team e fornire una panoramica visiva dettagliata delle ore che ciascun membro del team dedica a un'attività, le aziende possono rimanere più facilmente al passo con il proprio gioco, anche in un settore in rapida evoluzione.

Perché il monitoraggio del tempo in Clockify è vitale per Ideamotive?

Dal momento che Kamil ha sottolineato che Clockify è essenziale per le operazioni quotidiane di Ideamotive, volevamo scoprire le trasformazioni che Clockify ha apportato al loro flusso di lavoro, nonché i motivi alla base della loro decisione di tenere traccia del tempo.

In che modo Ideamotive ha scoperto Clockify?

Affrontare quotidianamente problemi urgenti mentre si guidano due team remoti di solito significa che nulla può essere lasciato al caso.

Sapendo quanto gli esperti di Ideamotive apprezzano il loro tempo, volevamo prima sapere come hanno scoperto Clockify e cosa li ha portati a scegliere questa app di monitoraggio del tempo.

"Abbiamo sentito parlare per la prima volta di Clockify da Internet: molte aziende lo hanno consigliato come un modo semplice per tenere traccia delle ore fatturabili. Abbiamo fatto alcune ricerche sull'app e abbiamo scoperto che era molto facile da usare e aveva molte fantastiche funzionalità, come la possibilità di creare report, tenere traccia del tempo speso per i progetti e fatturare i clienti . Abbiamo deciso di provarlo e siamo rimasti molto soddisfatti dei risultati.

Clockify ci ha aiutato a essere più produttivi ed efficienti nel nostro lavoro e lo consigliamo a qualsiasi imprenditore o dipendente alla ricerca di un'app di monitoraggio del tempo.

Non appena hanno iniziato a utilizzare Clockify, hanno notato come si adatta perfettamente al loro flusso di lavoro:

“Una cosa molto importante per la nostra attività è la registrazione delle ore. L'intera attività è su questo perché siamo molto trasparenti e i talenti registrano ore per ottenere una remunerazione per questo.

Ma lo stesso strumento fornisce informazioni ai nostri clienti, perché i nostri clienti possono vedere quante ore vengono registrate dal lato sviluppatore e anche lì hanno un calcolo semplice".

Quindi, invece di indovinare dove è andato il loro tempo - o calcolare manualmente le ore che hanno impiegato - Ideamotive ha deciso di massimizzare la propria trasparenza e garantire che sia il lato Consegna che il lato Cliente funzionino come un orologio.

Perché Ideamotive usa Clockify?

A quanto pare, Clockify è diventato rapidamente il fulcro dell'attività di Ideamotive proprio perché ha fornito loro una chiara panoramica del tempo di tutti:

“Se non abbiamo questa supervisione e non abbiamo questa trasparenza, non possiamo operare. Non possiamo calcolare le nostre previsioni, non possiamo vedere quali sono i nostri risultati finanziari e non possiamo valutare se uno sviluppatore è al di sopra o al di sotto del budget. Non possiamo valutare se non possiamo dare trasparenza ai nostri clienti, perché non possono vedere quelle ore registrate.

E, ovviamente, uno strumento che tiene traccia delle ore, che è affidabile, facile da usare, che ha API e cose del genere... [Significa] che possiamo connetterci ai nostri diversi magazzini e automazioni".

Grazie alla sua facilità d'uso, le persone di Ideamotive si sono abituate a registrare le proprie ore in Clockify e ora lo vedono come una parte fondamentale della loro giornata lavorativa:

“Clockify è vitale, in sostanza, [perché] è molto affidabile e diretto. Quello di cui abbiamo bisogno è uno strumento robusto che abbia molti plugin, sia facile da usare e abbia un'ottima UX in cui possiamo taggare e vedere persone diverse su progetti diversi.

E questo è ciò che Clockify offre, di sicuro. Senza questo saremmo ciechi e sordi e non potremmo operare. Sarebbe come senza mani per noi. Quindi è molto importante”.

In che modo Clockify ha cambiato il flusso di lavoro di Ideamotive?

Poiché la trasparenza è la chiave del flusso di lavoro di Ideamotive, non vedevamo l'ora di scoprire se Clockify avesse avuto un impatto nell'aumentare la visibilità delle loro operazioni.

Risulta, Clockify ha portato un cambiamento istantaneo fin dall'inizio:

“Ci sono alcuni cambiamenti che ho notato da quando ho iniziato a usare Clockify. Il primo, e il più notevole, è il miglioramento del mio equilibrio tra lavoro e vita privata. Prima di iniziare a utilizzare Clockify, ho monitorato il mio tempo manualmente, il che è stato molto dispendioso in termini di tempo e impreciso.

Con la funzione timer di Clockify, è facile tenere traccia di quanto tempo dedico a ciascuna attività, così posso essere più consapevole di dove sta andando il mio tempo.

Inoltre, la funzione di reporting mi ha reso facile vedere dove trascorro la maggior parte del tempo, così posso adattare il mio flusso di lavoro di conseguenza. Nel complesso, l'utilizzo di Clockify mi ha aiutato a essere più produttivo ed efficiente con il mio tempo".

Dopo aver usato Clockify per un po', Kamil ha notato diversi miglioramenti nella sua comunicazione con i clienti:

“Poiché Clockify mi consente di condividere rapporti dettagliati con i clienti, possono vedere esattamente quanto tempo ho dedicato ai loro progetti, il che rende più facile per loro capire la mia fatturazione. Inoltre, la possibilità di aggiungere commenti a ogni voce di attività ha reso facile per me mantenere i clienti aggiornati sui miei progressi senza dover inviare un'e-mail o un rapporto separato. Ciò ha comportato un minor numero di domande e una migliore comprensione del mio lavoro per loro conto".

In che modo Ideamotive utilizza Clockify?

Essere consapevoli del proprio tempo non è sempre naturale se non si dispone di dati sufficienti per eseguire il backup. Poiché Clockify consente ai team di tutte le dimensioni di vedere dove va esattamente il loro tempo, volevamo sentire tutto ciò che Kamil aveva da dire sul modo in cui utilizzano la nostra app di monitoraggio del tempo.

“Fondamentalmente, nel team di consegna, i talenti devono registrare le loro ore su base giornaliera, ma questo dipende dalle esigenze dei nostri clienti. Alcuni clienti non hanno bisogno delle ore registrate, quindi i talenti registrano solo 8 ore. Tuttavia, ci sono piccole startup che sono molto agili o hanno bisogno di ottimizzare i propri costi, quindi hanno bisogno di [maggiori] dettagli. Questo è ciò che il team di consegna sa e agisce di conseguenza".

Le operazioni quotidiane di Ideamotive dipendono fortemente da un sistema che offre loro sufficiente trasparenza del tempo e dell'impegno che il team di consegna ha dedicato a ciascuna attività. Per questo motivo, hanno deciso di testare ulteriormente Clockify e vedere come si adatta ad altri aspetti della loro attività:

“A volte, sul lato marketing, ci piace registrare [tempo] per vedere lo sforzo che è stato fatto e confrontarlo con quei risultati. Quindi, a volte, lo usiamo come ROI o semplicemente per confrontare i test AB e qualcosa del genere nel team Business. Ma non è per trasparenza, è per scopi di analisi".

Poiché Clockify fornisce una panoramica dettagliata dei progressi di tutti, ottenere un'analisi accurata è questione di secondi.

Dovresti tenere traccia del tempo quando lavori da remoto?

Sebbene il lavoro a distanza abbia una buona dose di inconvenienti, come problemi causati dalla distanza fisica e dalla mancanza di trasparenza, il monitoraggio del tempo serve a colmare il divario di connessione.

Indipendentemente dal fatto che tu faccia parte di un team remoto o lavori come libero professionista, il monitoraggio dell'orario di lavoro può aiutarti a migliorare i livelli di produttività e creare fiducia più facilmente in un ambiente remoto.

Vediamo cosa hanno da dire le persone di Ideamotive sul rimanere al passo con le attività di tutti risparmiando tempo a sufficienza per problemi più scottanti.

Ogni secondo è importante quando lavori da remoto

Se c'è qualcosa che abbiamo imparato da Ideamotive, è che ogni secondo è importante. Ma sono anche consapevoli del fatto che i nostri livelli di produttività tendono a diminuire quando ogni piccola cosa che dobbiamo fare per migliorare la trasparenza di un team remoto deve essere fatta a mano. Ecco perché danno la priorità all'automazione:

“Sappiamo che il tempo è limitato, quindi preferiamo gestire gli strumenti anziché il tempo e, per farlo, ottimizziamo e automatizziamo le cose. Se qualcosa è ripetibile, lo automatizziamo per prima cosa al mattino. Anche se abbiamo bisogno di segnalare, avere una supervisione e informazioni trasparenti su qualcosa, lo automatizziamo in modo che si crei da solo".

Fortunatamente, il monitoraggio del tempo è una di quelle attività che non richiedono uno sforzo cosciente se eseguita nel modo giusto.

Considerazioni finali: il lavoro a distanza fa funzionare il sogno se ti preoccupi del tuo tempo

Uno sguardo al flusso di lavoro di Ideamotive ha dimostrato che lavorare in un ambiente remoto è molto più di un lungo periodo di tentativi ed errori.

Questa azienda IT è riuscita a perfezionare il proprio sistema remoto abbastanza da garantire che i propri team siano il più efficienti possibile, ma senza trascurare l'importanza del giusto equilibrio tra lavoro e vita privata.

Tuttavia, per superare i problemi che derivano dalla mancanza di interazione di squadra, gli esperti di Ideamotive hanno capito che dovevano prendersi cura del proprio tempo.

Quindi, se hai le tue preoccupazioni su come far funzionare davvero il lavoro a distanza, non puoi mai sbagliare prestando attenzione a come trascorri il tuo tempo.

Anche se sapere quante ore ci vogliono per rispondere a tutte le e-mail potrebbe non risolvere tutti i piccoli problemi che il lavoro remoto ti pone, ti porterà chiarezza, trasparenza e fiducia, e questo è altrettanto positivo.

️Tu e il tuo team operate da remoto? Hai suggerimenti e trucchi per sfruttare al meglio la tua collaborazione a distanza? Fateci sapere a [email protected] per avere la possibilità di essere presenti in questo o in uno dei nostri futuri articoli.