Orario di lavoro ibrido: come farlo funzionare

Come si sente il tuo team riguardo al lavoro in loco? Che ne dici di un ambiente di lavoro completamente remoto?

Se hai notato che i tuoi dipendenti hanno due menti o non sono in grado di accontentarsi di nessuna delle due opzioni, è probabile che appartengano a un numero crescente di lavoratori che sceglierebbero immediatamente un programma di lavoro ibrido.

Ma come funziona effettivamente il programma di lavoro ibrido? E dovresti cambiare subito l'ambiente di lavoro del tuo team?

Siediti e continua a leggere perché stiamo per esaminare tutto ciò che devi sapere su questo tipo di programma di lavoro, dai suoi vantaggi e svantaggi a suggerimenti attentamente curati per aiutarti a implementare con successo un programma di lavoro ibrido.

Che cos'è un programma di lavoro ibrido?

Un programma di lavoro ibrido è un modello di lavoro che consente ai dipendenti di completare le proprie attività lavorative sia da remoto che in loco, di solito alternando queste due opzioni.

Combinando il meglio di entrambi i mondi, un programma di lavoro ibrido offre ai membri del tuo team la possibilità di collaborare in un ambiente d'ufficio tradizionale senza rinunciare alla flessibilità di un modello di lavoro a distanza.

Quattro tipi di orari di lavoro ibridi

Nel momento in cui il lavoro a distanza è entrato in scena, la nostra percezione del luogo e del tempo del lavoro si è trasformata. Abbiamo scambiato i cubicoli con le scrivanie domestiche e le caffetterie durante il passaggio dalle 9 alle 5 per passare a un programma più flessibile.

Questa trasformazione ha dato origine a diversi modelli di lavoro che potevano comprendere sia la complessità di un ambiente di lavoro riprogettato sia un programma di lavoro rimodellato.

Naturalmente, sono emersi diversi tipi di programmi di lavoro ibridi, quindi le aziende possono ora individuare e scegliere un modello che si adatta meglio al flusso di lavoro dei loro team.

Tipo n. 1: programma di lavoro ibrido di coorte

Se desideri evitare di trasformare l'ufficio in una fonte sovraffollata di distrazioni, il programma di lavoro ibrido di coorte potrebbe essere la soluzione per te e il tuo team.

Il programma di lavoro di coorte è un modello di lavoro ibrido attentamente strutturato, progettato per le aziende che desiderano organizzare il proprio orario d'ufficio in base a un programma prestabilito.

In questo modo puoi:

• Pianifica che diversi reparti lavorino dall'ufficio in diversi giorni della settimana, oppure
• Elabora un nuovo piano di lavoro d'ufficio ogni settimana.

Ciò che conta è che ci sia un piano organizzato in anticipo in modo che i membri del tuo team sappiano esattamente quando dovrebbero entrare in ufficio.

Ideale per: grandi aziende con più di cento dipendenti

Potenziale svantaggio: mancanza di flessibilità dei dipendenti

Tipo n. 2: orario di lavoro ibrido flessibile

Un programma di lavoro ibrido flessibile è l'esatto opposto del programma di lavoro ibrido di coorte. I dipendenti sono incoraggiati a completare le loro attività in loco di tanto in tanto, ma possono organizzare il proprio programma di lavoro d'ufficio e scegliere quando lavoreranno dall'ufficio.

Ideale per: piccole imprese con meno di cento dipendenti

Potenziale svantaggio: mancanza di struttura; rischio di esaurire lo spazio in ufficio

Tipo n. 3: programma di lavoro ibrido remoto-first

Sebbene questo modello di pianificazione del lavoro ibrido favorisca il lavoro a distanza, non elimina del tutto nemmeno il lavoro in loco.

I dipendenti sono generalmente autorizzati a scegliere il proprio ambiente di lavoro. Questa potrebbe essere un'ottima opzione per i membri del team che desiderano cambiare il proprio scenario di lavoro di tanto in tanto o incontrarsi con il proprio team senza la pressione di un programma prestabilito.

Ideale per: aziende che operano a livello globale o aziende che desiderano tenere a portata di mano l'opzione on-premise

Potenziale svantaggio: mancanza di coinvolgimento di persona

Digitare n. 4: Orario di lavoro ibrido prima dell'ufficio

Se il tuo team di solito ha bisogno di essere fisicamente presente o collaborare di persona, ma vuoi comunque dare loro la possibilità di lavorare da casa di tanto in tanto, il programma di lavoro ibrido prima dell'ufficio potrebbe essere la tua migliore opzione.

Sebbene il loro orario di lavoro possa essere flessibile, i dipendenti di solito ottengono un numero limitato di giorni al mese che potrebbero trascorrere lavorando in remoto.

Ideale per: aziende che operano principalmente in loco

Potenziale svantaggio: flessibilità limitata dei dipendenti

Vantaggi di un programma di lavoro ibrido

Unendo la flessibilità del lavoro a distanza con la possibilità di collaborare di persona, il lavoro ibrido incorpora una buona parte dei vantaggi di entrambi i modelli di lavoro.

Abbiamo individuato 3 vantaggi che dovresti individuare immediatamente indipendentemente dal modello di pianificazione del lavoro ibrido che scegli di implementare.

Vantaggio n. 1: migliore equilibrio tra lavoro e vita privata

Con una prospettiva completamente nuova sul lavoro è arrivata anche una visione cambiata della vita al di fuori del lavoro. Pertanto, non dovrebbe sorprendere che un enorme 61% dei dipendenti statunitensi sembri pronto a cambiare lavoro per un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata.

Gli orari di lavoro ibridi, tuttavia, soddisfano le esigenze di questa prospettiva di lavoro trasformata promuovendo flessibilità e scelta.

Consentendo ai dipendenti di lavorare occasionalmente da qualsiasi luogo, gli orari di lavoro ibridi li aiutano a compensare lo stress e a pianificare facilmente le attività fuori dal lavoro durante l'orario d'ufficio. Ciò è particolarmente comune con i dipendenti che hanno salutato i pendolari quotidiani dopo essere passati a un ambiente remoto.

Vantaggio n. 2: accesso a un pool di talenti globale

Simile a un programma remoto, un programma di lavoro ibrido consente alle aziende di espandere il proprio pool di reclutamento e assumere talenti da tutto il mondo.

Con un piano di lavoro ibrido attentamente studiato che consente sufficiente flessibilità, le aziende possono facilmente raggiungere e assumere le persone più qualificate.

L'opzione di cercare dipendenti a livello globale può anche rivelarsi vantaggiosa per le aziende che cercano di assumere in un campo con una grande carenza di talenti, come il settore IT.

Vantaggio n. 3: spazio per una collaborazione produttiva

Il passaggio da un ufficio tradizionale a un modello di lavoro ibrido lascia spazio sufficiente alle aziende per ottenere il massimo da entrambi gli ambienti di lavoro.

Invece di passare le ore d'ufficio cercando di evitare distrazioni, i dipendenti che lavorano dall'ufficio in giorni specifici possono utilizzare queste ore per una collaborazione produttiva.

In questo modo, sessioni come riunioni mensili, brainstorming e check-in del team possono essere tenute durante le ore in loco, lasciando il tempo remoto riservato esclusivamente al lavoro individuale e alle attività che richiedono un ambiente privo di distrazioni.

Svantaggi di un programma di lavoro ibrido

Analogamente ai suoi vantaggi, gli svantaggi dell'orario di lavoro ibrido derivano dai suoi legami sia con l'orario tradizionale dalle 9 alle 17 che con il modello di lavoro a distanza.

Tuttavia, esaminando 3 degli aspetti negativi più comuni che potresti incontrare se stai per iniziare a guidare una squadra ibrida, aumenterai le tue possibilità di evitarli.

Svantaggio n. 1: maggior rischio di burnout

Sebbene un programma di lavoro ibrido possa aiutare a raggiungere un perfetto equilibrio tra lavoro e vita privata, ogni volta che c'è flessibilità sul tavolo, c'è sempre anche il rischio di lavorare troppo.

Senza confini e regole chiare per la disconnessione dal lavoro, i dipendenti tendono solitamente a lavorare più a lungo, finendo per essere sopraffatti ed esausti.

Allo stesso modo, nel caso in cui decidessi di passare a un modello di lavoro ibrido senza adattare di conseguenza i flussi di lavoro aziendali, i tuoi team potrebbero finire per bruciare la candela di mezzanotte giorno dopo giorno.

Per evitare che i livelli di stress del tuo team ibrido vadano oltre il tetto, introduci una chiara politica di lavoro ibrido e stabilisci aspettative chiare e indicatori chiave di prestazione invece di aumentare la pressione al superlavoro.

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Lavorare giorno e notte non solo sabota le prestazioni dei dipendenti, ma provoca anche gravi danni alla salute mentale dei tuoi colleghi. Scopri come evitare che ciò accada al tuo team qui:

• In che modo il superlavoro influisce sulla produttività e sulla salute mentale

Svantaggio n. 2: aumento della disuguaglianza sul posto di lavoro

La gestione di un team ibrido comporta il rischio di favorire determinati dipendenti in base alla loro posizione di lavoro preferita.

Questo fenomeno è chiamato bias di prossimità. Sebbene per secoli abbia aiutato gli esseri umani a scegliere l'opzione più sicura e familiare, può portare a favoritismi inconsci e possibilità disuguali di promozione sul posto di lavoro.

Quindi, invece di offrire ai dipendenti pari opportunità di promozione, i manager tendono a offrire opportunità di avanzamento ai dipendenti che lavorano in ufficio solo perché li vedono più frequentemente.

Per evitare di privilegiare i dipendenti che lavorano in sede escludendo quelli che lavorano da casa, sarà necessario trovare un modo per colmare il divario di distanza e dare a tutti pari opportunità di andare avanti.

Se gestisci un team ibrido, inizia scegliendo gli strumenti giusti che ti consentono di rimanere in contatto con tutti. Inoltre, assicurati di mantenere tutte le informazioni pertinenti accessibili a tutti i membri del team, indipendentemente dalla loro ubicazione sul posto di lavoro.

Svantaggio n. 3: aumento dei rischi per la sicurezza informatica

Non appena le organizzazioni diventano ibride, rischiano una potenziale violazione della sicurezza dei dati ora che i loro team devono gestire i dati aziendali mentre lavorano fuori dall'ufficio.

Tuttavia, ci sono modi per impedire che la tua azienda subisca incidenti di dati. Implicano:

• Elaborazione di procedure dettagliate per la gestione e l'accesso alle informazioni al di fuori dei locali dell'azienda, e
• Implementazione di soluzioni software che garantiscano la sicurezza dei dati.

Se tu e i tuoi team avete deciso di passare a un programma di lavoro ibrido solo di recente, assicuratevi di:

• Garantito che tutti abbiano una connessione Internet sicura,
• Introdotti firewall e/o VPN e
• Accesso limitato alle informazioni riservate.

6 Suggerimenti per l'implementazione di un programma di lavoro ibrido

Sebbene il passaggio a un programma di lavoro ibrido sia un processo che richiede una pianificazione e una preparazione dettagliate ea lungo termine, ci sono modi per saltare alcuni passaggi.

Abbiamo elencato 6 suggerimenti per aprire la strada a un'implementazione di successo di un programma di lavoro ibrido.

Suggerimento n. 1: imposta le regole di base del lavoro ibrido

Se vuoi assicurarti che i tuoi flussi di lavoro mantengano lo stesso livello di trasparenza ed efficienza dei giorni in ufficio, dovrai stabilire in anticipo processi e procedure chiare.

Sebbene le procedure di lavoro ibride possano variare a seconda delle dimensioni dell'azienda e delle operazioni quotidiane, ci sono alcune regole di base universali che dovresti provare a impostare subito:

• Inizia definendo le condizioni esatte che devono essere soddisfatte per lavorare fuori dall'ufficio . Forse alcuni dei tuoi dipendenti devono rimanere nei locali a causa della natura del loro lavoro, quindi sii chiaro sui criteri per passare a un ambiente remoto.
• Crea un programma di lavoro ibrido dettagliato che indichi quando i dipendenti dovrebbero essere in loco . Che si tratti di onboarding, riunioni 1 contro 1 o attività di team building, i lavoratori devono essere chiari sulle aspettative della direzione riguardo al loro ambiente di lavoro.
• Comunicare le regole relative all'orario di lavoro dei dipendenti . Nel caso in cui tu decida di introdurre un programma di lavoro flessibile, assicurati di aver specificato le ore centrali in cui tutti i dipendenti dovrebbero essere online mentre lavorano in remoto.

Suggerimento n. 2: scegli con cura i tuoi strumenti

Sia che i tuoi dipendenti preferiscano lavorare dall'ufficio o che tu abbia introdotto un programma di lavoro ibrido in modalità remota, tutti dovrebbero essere in grado di collaborare in modo efficiente nonostante la distanza fisica.

Inizia selezionando un'app di chat di squadra affidabile che consentirà a te e ai tuoi colleghi di mantenere un flusso di lavoro efficiente consentendoti di:

• Condividere file,
• Fai una rapida videochiamata e
• Anche memorizzare i dati.

Per aumentare la trasparenza del flusso di lavoro, puoi introdurre un'app di monitoraggio del tempo che consente a te e al tuo team di visualizzare l'avanzamento delle attività e rimanere al passo con la produttività dei tuoi colleghi.

Non dimenticare di dedicare abbastanza tempo per testare ogni app che intendi introdurre nel flusso di lavoro ibrido del tuo team. In questo modo ti assicurerai che tutto sia pronto e funzionante prima di passare ufficialmente a un programma di lavoro ibrido.

Suggerimento n. 3: pensa alle valutazioni della produttività

Quando un team cambia il proprio ambiente di lavoro, i manager tendono ad incontrare difficoltà nel valutare i livelli di produttività di ciascun dipendente al variare delle condizioni. Senza la possibilità di dare un'occhiata alla scrivania di un dipendente, potrebbero persino cadere preda della microgestione.

Per evitare di alimentare la pressione dei membri del tuo team, prova a definire aspettative chiare e un sistema di valutazione della produttività trasparente fin dall'inizio.

Invece di concentrarti sul volume delle email inviate o sul tempo trascorso nelle riunioni, prova quanto segue:

• Analizza i risultati finali,
• Incoraggiare a suddividere progetti più grandi in obiettivi misurabili più piccoli e
• Definire KPI chiari.

Puoi anche utilizzare un software di pianificazione dei progetti che può aiutarti ad assegnare compiti e seguirne i progressi.

Tuttavia, tieni presente che, per quanto ti avvicini attentamente al processo di creazione di un sistema di valutazione della produttività, non sarai mai in grado di utilizzare le stesse metriche per ciascun dipartimento.

A volte, esaminerai una serie di accordi chiusi, mentre altre volte, l'indicatore dell'efficienza di un dipendente sarà il suo livello di innovazione.

Suggerimento n. 4: lascia che l'ufficio corrisponda alle tue intenzioni

Indipendentemente dal numero di ore che i dipendenti trascorrono a lavorare dall'ufficio dopo essere passati a un programma di lavoro ibrido, è importante che quel tempo conti.

Prima di impostare un orario d'ufficio, pensa a quando e perché vorresti che i team entrassero in ufficio. Vorresti utilizzare quel tempo per la socializzazione e il legame di squadra, o l'orario di ufficio sarà riservato al completamento delle attività?

Qualunque opzione tu scelga, pensa a come l'ambiente di lavoro può corrispondere alla tua intenzione di sfruttare al meglio il tempo trascorso dall'ufficio.

Se desideri incoraggiare l'interazione e la collaborazione del team, pensa a riorganizzare l'ufficio per lasciare più spazio possibile. In questo modo, fornirai ai dipendenti le condizioni per socializzare e collaborare tra loro in modo naturale.

Nel caso in cui desideri assicurarti che i dipendenti trascorrano le loro ore in sede in modo produttivo, cerca di ridurre le distrazioni e offri loro uno spazio tranquillo con molta luce naturale, per migliorare sia il loro umore che la produttività.

Suggerimento n. 5: rimani in contatto con il tuo team

Dopo aver deciso di implementare un programma di lavoro ibrido, dovrai ottimizzare le operazioni, gli strumenti e l'orario di lavoro della tua organizzazione. Ma dovrai anche apportare modifiche al tuo programma e fare spazio alla comunicazione in tempo reale con il tuo team.

La comunicazione del team deve essere più deliberata a causa della distanza fisica coinvolta, quindi assicurati di dare voce all'orario di lavoro e alla disponibilità.

Fornisci al tuo team un'opzione per accedere al tuo calendario e incoraggiali a pianificare una riunione con te di tanto in tanto.

In questo modo, non solo sarai in grado di dedicare a ogni membro del team la tua totale concentrazione e attenzione, ma avrai anche l'opportunità di:

• Ricevi feedback di prima mano sul tuo nuovo programma di lavoro,
• Ascolta le preoccupazioni dei dipendenti e
• Apporta le modifiche adeguate quando pianifichi le loro attività.

Suggerimento n. 6: prendilo un giorno alla volta

Prima di ufficializzare un programma di lavoro ibrido, inizia in piccolo e fai spazio al periodo di adattamento per assicurarti che tutto vada secondo i piani.

Se i tuoi colleghi lavorano da remoto da un po' di tempo e vorresti passare a una pianificazione ibrida prima dell'ufficio, inizia invitandoli a venire in ufficio una volta alla settimana.

Lo stesso vale per i lavoratori in loco che stanno per passare a un programma ibrido remoto-first, perché gli esseri umani sono creature abitudinarie.

In effetti, la scienza ha già dimostrato che il comportamento umano è strettamente legato al loro ambiente fisico. Quindi, se spingi i dipendenti a cambiare improvvisamente il loro ambiente di lavoro, potresti notare una significativa diminuzione della produttività.

Per evitare che ciò causi il caos nel flusso di lavoro della tua organizzazione, introduce gradualmente un nuovo programma di lavoro e cerca di capire se all'inizio non funziona come un orologio.

Conclusione: l'impostazione di un programma di lavoro ibrido è un lavoro di squadra

Come avrai già notato, l'implementazione di un programma di lavoro ibrido è tutt'altro che un lavoro di una sola persona.

Per far funzionare un modello ibrido, dovrai tenere conto delle abitudini del tuo team e incoraggiarlo a esprimere le proprie opinioni e preoccupazioni lungo il percorso.

Dovrai anche:

• Seleziona una serie di strumenti che funzionino con il tuo programma appena delineato,
• Pensa alle linee guida del lavoro ibrido della tua organizzazione e
• Sii pronto ad apportare modifiche mentre procedi, indipendentemente da quanto bene avresti pianificato la transizione.

Tieni presente che gli errori che affronti lungo il percorso possono aiutarti a mettere a punto il tuo nuovo programma di lavoro e creerai rapidamente il tuo team ibrido per il successo.

️ Il tuo team è già passato a un orario di lavoro ibrido? Quali sfide hai affrontato lungo il percorso? Facci sapere a [email protected] e potremmo includere la tua esperienza in questo o in uno dei nostri futuri articoli. E, se ti è piaciuto questo post sul blog, condividilo con qualcuno che pensi possa essere interessato a leggerlo.