Come utilizzare il partizionamento e i ruoli basati sul team in HubSpot CRM

Una delle grandi cose della suite di strumenti basati su CRM di HubSpot è che chiunque nella tua azienda con un nome utente e una password può lavorare all'interno della piattaforma e accedere alle informazioni di cui ha bisogno senza l'aiuto di uno sviluppatore web o di un professionista IT.

Ma è anche vero che una delle cose più spaventose della piattaforma di HubSpot è che chiunque abbia un nome utente e una password può lavorare all'interno dello strumento e accedere alle informazioni CRM e al marketing, alle vendite, al servizio clienti e alle risorse del sito web!

Vedi il potenziale problema qui?

Ecco perché le autorizzazioni utente HubSpot e la funzione di partizionamento basata sul team sono un must per le organizzazioni che hanno più utenti e reparti all'interno del proprio sistema.

Che cos'è il partizionamento HubSpot?

Il partizionamento in HubSpot è una funzionalità che ti aiuta a organizzare il tuo CRM, le risorse e gli strumenti in modo che solo i team e gli utenti giusti abbiano accesso, aiutando a eliminare il disordine confuso e potenziali passi falsi. All'interno del portale HubSpot, puoi selezionare gli elementi e assegnarli ai vari team o dipartimenti che ne hanno bisogno, limitando l'accesso agli asset che non ne hanno , aiutando i team e gli utenti a rimanere concentrati e organizzati.

Il partizionamento di HubSpot è stato originariamente implementato nel 2018, ma ha ricevuto un grande aggiornamento nel 2020, insieme ad altri aggiornamenti a CMS Hub, che ha consentito un accesso più approfondito basato sul team a tutti gli strumenti di marketing come moduli, e-mail, CTA e altro.

Chi può utilizzare il partizionamento HubSpot?

In generale, i team più piccoli potrebbero non aver bisogno del partizionamento, ma è comunque utile familiarizzare con la funzionalità per quando la tua azienda e i tuoi team crescono. È anche importante notare che la tua capacità di partizionare le risorse varia a seconda del tuo abbonamento HubSpot.

Tutti gli account HubSpot possono partizionare i record CRM. Visualizzazioni CRM e Posta in arrivo Conversazioni in tutti gli hub, inclusi Marketing, Vendite, Assistenza, CMS e Operazioni.

Dopodiché, tuttavia, avrai bisogno di un abbonamento Professional o Enterprise per funzionalità di partizionamento più avanzate. Come puoi immaginare, Enterprise offre la maggior parte delle funzionalità e supera quelle disponibili con un account Professional. Ad esempio, è necessario un abbonamento Enterprise per CMS o Marketing Hub per partizionare blog e pagine Web in base ai team.

Fonte: HubSpot

Perché usare il partizionamento HubSpot?

In poche parole, il partizionamento si riduce a due scopi: organizzare e limitare l'accesso alle risorse all'interno del portale HubSpot a determinati team e utenti.

Accesso

I responsabili finali della gestione e del controllo delle risorse dipartimentali sono gli esperti e devono garantire che tutte le risorse e le funzioni sul backend mantengano la loro integrità e non vengano modificate inavvertitamente da un utente inesperto. Il partizionamento ti aiuta a farlo

Ad esempio, non vuoi che qualcuno lanci accidentalmente una bozza di e-mail all'intero elenco di contatti prematuramente. Ricordi quel progetto a cui stai lavorando da settimane? Immagina che qualcuno modifichi una serie di dettagli o li elimini del tutto per errore. O che dire di quell'annuncio aziendale interno sensibile che avrebbe dovuto essere pubblicato sulla tua intranet privata e pubblicato invece sul tuo blog pubblico con migliaia di abbonati, completo di una notifica e-mail?

Yikes.

Organizzazione

Un altro vantaggio del partizionamento HubSpot è che ti aiuta a organizzare le risorse dei tuoi team, eliminando disordine e confusione. Se utilizzi HubSpot da molto tempo, probabilmente hai creato molti ottimi contenuti, da blog e pagine di destinazione a campagne e-mail, flussi di lavoro, documenti di vendita, sequenze e altro ancora. Hai anche acquisito molti contatti e contatti nel CRM. L'analisi di tutti quei dati e informazioni richiede molto tempo e può sembrare opprimente per qualcuno che potrebbe aver solo bisogno di accedere a poche risorse.

Esempi di partizionamento HubSpot

Il partizionamento è ottimo se la tua azienda ha più filiali o sedi di uffici. Puoi creare team unici per le varie sedi, ognuno con le proprie risorse di marketing e vendita, promozioni speciali o elenchi di contatti. Gli utenti vedono solo il contenuto che è rilevante per loro e non scaricheranno e non pubblicheranno accidentalmente la grafica social per la posizione in città o in un'altra regione, ad esempio.

Esempi di altri casi d'uso per il partizionamento in HubSpot potrebbero includere:

• Team separati per risorse umane, marketing, vendite e sviluppatori. È probabile che le risorse necessarie per ciascuno di questi team differiscano un po', quindi rendilo più semplice eseguendo il filtraggio per loro.
• Team di prodotti o marchi. Sei un produttore con diverse unità di business o marchi? Un produttore alimentare, ad esempio, può avere più prodotti che hanno ciascuno il proprio materiale di marketing e vendita oltre a specifici elenchi di contatti.
• Squadre geografiche. Se servi più mercati che necessitano di asset separati, puoi suddividerli in base alle regioni. Ciò è particolarmente utile per gli industriali che servono altri paesi e devono mantenere le risorse in più lingue.
• Grandi team di marketing. Per le organizzazioni più grandi, potresti avere più team all'interno del tuo dipartimento di marketing. Ad esempio, potresti voler partizionare le informazioni selezionate per il team degli eventi e il team dei contenuti.
• Team di sviluppatori. I team web più grandi potrebbero assegnare autorizzazioni diverse a designer, sviluppatori e strateghi SEO.

Come iniziare a utilizzare le autorizzazioni HubSpot

Se disponi di un account Professional o Enterprise, familiarizza prima con le funzionalità di partizione disponibili per il tuo livello di abbonamento. La Knowledge Base di HubSpot è un buon punto di partenza. Da lì, ti consigliamo di seguire questo framework:

Determina gli obiettivi

Considera i casi d'uso di cui sopra come punto di partenza per aiutarti a capire dove potrebbero essere i punti deboli nella tua organizzazione e il modo migliore per affrontarli attraverso il partizionamento. Potrebbe essere quello di suddividere le campagne in modo da poter adattare il tuo raggio d'azione alle esigenze uniche dei vari mercati o settori che servi. O forse vedi la necessità di affinare i contatti per marchi o linee di prodotti specifici. La determinazione dei tuoi obiettivi servirà come base della tua strategia di partizionamento.

Crea squadre

L'utilizzo di team padre e figlio per ciascuna unità (franchise, mercato, settore, marchio, prodotto, ecc.) ti aiuta a organizzare le tue risorse all'interno di ciascun Hub HubSpot per garantire che i membri del team possano accedere facilmente a ciò di cui hanno bisogno, e solo a ciò di cui hanno bisogno, senza setacciare attraverso una raffica di contenuti irrilevanti.

Assegna utenti ai team

Aggiungi utenti al tuo account HubSpot e assegna ciascuno ai rispettivi team insieme alle autorizzazioni corrette. Puoi anche assegnare super amministratori competenti che hanno l'autorizzazione per vedere gli altri team per aiutarli a gestirli. Ciò è particolarmente importante per monitorare e mantenere gli standard del marchio e garantire la coerenza su tutta la linea.

Assegna risorse ai team

Una volta determinati i membri del team, partiziona le risorse nel tuo account e determina quali team hanno accesso alle rispettive risorse. Questo può essere fatto per singole risorse o in blocco se hai molti contenuti esistenti. Ricorda che tutti i contenuti appena creati sono accessibili a tutti i team con autorizzazioni sui contenuti per impostazione predefinita. Se desideri limitare l'accesso a team specifici, dovrai impostare autorizzazioni speciali per la risorsa al momento della creazione.

Imposta le autorizzazioni utente

Le autorizzazioni si basano sullo strumento, determinando ciò che ogni utente può visualizzare, modificare e pubblicare nel tuo account. Alcuni esempi includono contatti, offerte, attività, biglietti e aziende. Impostando le autorizzazioni su "solo team", hai la certezza che le persone assegnate ai loro strumenti ottengano solo le risorse di cui hanno bisogno.

ULTERIORI INFORMAZIONI: 7 suggerimenti per un'efficace implementazione di HubSpot CRM

Supporta le tue squadre. Sostieni la tua crescita.

Con il partizionamento basato sul team, la tua organizzazione in crescita può semplificare le proprie operazioni fornendo a ciascun team e ai suoi membri esattamente ciò di cui hanno bisogno. Niente di più. Nientemeno. Non solo farà risparmiare loro tempo e frustrazione; darà loro anche fiducia sapendo che sono dotati degli strumenti di cui hanno bisogno per avere successo.

Se desideri esplorare di più sul partizionamento di HubSpot e se un abbonamento Professional o Enterprise è adatto alla tua attività in crescita, dai un'occhiata alla nostra pagina " Perché andare HubSpot ". Quindi, contatta con qualsiasi domanda.