HubSpot: un software CRM conforme a HIPAA

HubSpot ha fatto un annuncio rivoluzionario questa settimana!

I clienti Enterprise di HubSpot possono ora archiviare in modo sicuro informazioni sanitarie personali e protette (PHI) all'interno di HubSpot e gestire il proprio portale in conformità con le normative HIPAA.

Prima di arrivare a questo, ecco alcune informazioni su cos'è l'HIPAA e perché è importante.

Comprendere la conformità HIPAA

Cos'è la conformità HIPAA?

L’HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) è stato emanato nel 1996 per migliorare l’efficienza e l’efficacia del sistema sanitario. Lo scopo principale dell'HIPAA è proteggere le informazioni sensibili dei pazienti dalla divulgazione senza il consenso o la conoscenza del paziente. Questa legge federale si applica a qualsiasi organizzazione che gestisce informazioni sanitarie protette (PHI).

Componenti chiave dei regolamenti HIPAA

L'HIPAA è composta da diverse norme che stabiliscono gli standard per la protezione delle PHI. Ecco i componenti chiave:

1. Regola sulla privacy:
   La normativa sulla privacy crea regole per proteggere le cartelle cliniche e le informazioni sanitarie personali delle persone. Colpisce i piani sanitari, i centri di compensazione sanitari e gli operatori sanitari che effettuano determinate transazioni elettroniche. Le organizzazioni devono mettere in atto misure per mantenere queste informazioni sicure e integre, mentre i pazienti possono avere voce in capitolo sulle loro informazioni sanitarie, come ottenere copie dei loro dati e chiedere eventuali correzioni.
   
   
2. Regola di sicurezza:
   La norma sulla sicurezza stabilisce le regole per mantenere al sicuro le informazioni sanitarie protette elettroniche (ePHI). Ciò riguarda le ePHI create, ricevute, utilizzate o conservate da entità coperte, in modo simile a quanto fa la Norma sulla privacy, ma si concentra sulla protezione delle informazioni elettroniche. Le organizzazioni devono mettere in atto protezioni amministrative, fisiche e tecnologiche per proteggere le ePHI. Ciò include l'impostazione dei controlli di accesso, la crittografia dei dati e l'esecuzione di controlli di sicurezza regolari.
   
   
3. Regola di notifica delle violazioni:
   La Breach Notification Rule afferma che se si verifica una fuga di informazioni sanitarie protette (PHI) non protette, i gruppi coinvolti devono informare le persone colpite, il segretario alla sanità e talvolta anche i media. Sia le principali organizzazioni che i loro partner devono seguire determinati passaggi e tempistiche per questi avvisi, assicurandosi che tutti siano rapidamente informati in caso di fuga di dati.

Importanza della conformità HIPAA

La conformità HIPAA è fondamentale per diversi motivi:

1. Protezione della privacy dei pazienti: garantire la conformità all'HIPAA aiuta a salvaguardare le informazioni sanitarie sensibili dei pazienti da accessi non autorizzati e violazioni. Ciò crea fiducia tra pazienti e operatori sanitari, favorendo un ambiente più sicuro e riservato.
   
   
2. Obblighi legali: la mancata conformità all'HIPAA può comportare conseguenze legali significative, tra cui multe e sanzioni ingenti. Questi possono variare da 100 a 50.000 dollari per violazione, con un massimo annuo di 1,5 milioni di dollari per violazioni ripetute.
   
   
3. Gestione della reputazione: una violazione dei dati può danneggiare gravemente la reputazione di un’organizzazione sanitaria. Aderendo alle normative HIPAA, le organizzazioni dimostrano il proprio impegno nella protezione delle informazioni dei pazienti, il che può migliorare la loro credibilità e reputazione.
   
   
4. Efficienza operativa: l'implementazione delle garanzie richieste dall'HIPAA spesso porta a migliori pratiche di gestione dei dati. Ciò può aumentare l’efficienza operativa e ridurre il rischio di violazione dei dati, portando in definitiva a una migliore assistenza ai pazienti e all’erogazione dei servizi.
   
   
5. Fiducia e coinvolgimento dei pazienti: quando i pazienti sanno che le loro informazioni sono protette da normative rigorose, è più probabile che si impegnino pienamente con i loro operatori sanitari. Ciò può portare a risultati e soddisfazione migliori per i pazienti.

Perché hai bisogno di un software CRM conforme a HIPAA?

Sebbene la conformità HIPAA sia spesso associata al settore sanitario, è fondamentale anche per altri settori come quello finanziario, assicurativo e qualsiasi settore che gestisce informazioni sensibili. Un CRM conforme a HIPAA affronta diverse preoccupazioni chiave che le organizzazioni di questi settori devono affrontare:

1. Processi di conformità complessi

Una delle maggiori sfide per le organizzazioni è affrontare complicati processi di conformità, che si tratti di HIPAA, GDPR o altre leggi sulla protezione dei dati. Un CRM conforme a HIPAA semplifica questo processo integrando le funzionalità e i protocolli di sicurezza necessari direttamente nel sistema. Ciò riduce l’onere per le organizzazioni di implementare e monitorare manualmente le misure di conformità, consentendo loro di concentrarsi maggiormente sulle proprie operazioni principali.

2. Collegare i team disconnessi

Le organizzazioni spesso operano con più dipartimenti e team, il che porta a lacune di comunicazione e silos di dati. La conformità CRM garantisce una migliore collaborazione fornendo una piattaforma centralizzata in cui tutti i membri del team possono accedere e condividere in modo sicuro informazioni sensibili. Ciò garantisce che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda e possano lavorare insieme in modo più efficace.

3. Migliorare l'esperienza del cliente

Le esperienze cliente disgiunte possono erodere la fiducia e la soddisfazione. Un CRM conforme a HIPAA garantisce che le interazioni siano coerenti, personalizzate e sicure. Avendo una visione olistica della storia e delle preferenze dei clienti, le organizzazioni possono offrire un'esperienza fluida e su misura.

4. Cogliere le opportunità di crescita

Le organizzazioni che non riescono a sfruttare i sistemi CRM potrebbero perdere significative opportunità di crescita. La conformità CRM non solo aiuta a mantenere la conformità normativa, ma fornisce anche approfondimenti e analisi per guidare le decisioni strategiche. Ciò può portare a migliori offerte di servizi, fidelizzazione dei clienti e crescita complessiva.

I fattori di crescita includono:

• Approfondimenti basati sui dati per un migliore processo decisionale
• Identificazione delle tendenze e delle esigenze dei clienti
• Maggiori sforzi di marketing e sensibilizzazione

5. Riduzione del rischio di violazione dei dati

Le violazioni dei dati possono avere gravi conseguenze, tra cui sanzioni finanziarie e perdita di fiducia. Un CRM conforme a HIPAA riduce al minimo questo rischio incorporando solide misure di sicurezza progettate per proteggere le informazioni sensibili.

6. Semplificazione delle operazioni

Un CRM conforme a HIPAA semplifica varie attività amministrative, riducendo il carico di lavoro del personale e migliorando l'efficienza operativa. Automatizzando i processi di routine e garantendo una gestione sicura dei dati, le organizzazioni possono dedicare più tempo ad attività a valore aggiunto.

I miglioramenti dell'efficienza includono:

• Automazione del flusso di lavoro
• Gestione centralizzata dei dati
• Integrazione con altri sistemi

HubSpot è conforme HIPAA?

Poiché le aziende di vari settori si affidano sempre più ai sistemi CRM (Customer Relationship Management) per gestire le informazioni sensibili, la necessità che questi sistemi siano conformi agli standard normativi come HIPAA era attesa da tempo. HubSpot ha fatto passi da gigante nel garantire che la sua piattaforma soddisfi i rigorosi requisiti dell'HIPAA, rendendola un'opzione praticabile per le organizzazioni che gestiscono informazioni sanitarie protette (PHI).

Attivazione dei dati sensibili protetti da HIPAA

HubSpot ora fornisce impostazioni dedicate per supportare l'archiviazione e la gestione dei dati protetti da HIPAA. Per abilitare queste funzionalità, gli utenti devono attivare le impostazioni dei dati sensibili nel proprio account HubSpot:

1. Impostazioni di navigazione: dall'account HubSpot, fai clic sull'icona delle impostazioni nella barra di navigazione in alto.
2. Privacy e consenso: nel menu della barra laterale di sinistra, vai a Privacy e consenso, quindi fai clic su Configura impostazioni dati sensibili.
3. Selezione delle categorie HIPAA: nel pannello di destra, seleziona le caselle di controllo per specificare le categorie di dati sensibili, inclusi dati sanitari/medici. Inoltre, conferma di essere un'entità o un socio in affari coperto dall'HIPAA.
4. Accettazione dei termini: leggere e accettare i Termini della beta sui dati sensibili e il Contratto di società in affari (BAA).
5. Creazione di proprietà: dopo aver abilitato le impostazioni dei dati sensibili, creare proprietà specificatamente contrassegnate per l'archiviazione di PHI. Queste proprietà forniscono un ulteriore livello di sicurezza e possono essere modificate solo dai super amministratori.

Memorizzazione dei dati protetti da HIPAA

Una volta abilitate le impostazioni dei dati sensibili HIPAA, puoi creare proprietà personalizzate per archiviare e gestire le PHI in modo sicuro:

1. Creazione di proprietà: vai a Proprietà nel menu delle impostazioni e fai clic su Crea proprietà.
2. Designazione come sensibile: durante la creazione della proprietà, contrassegnare la proprietà come sensibile e specificare che memorizzerà PHI. Scegli attentamente le autorizzazioni di accesso, consentendo a Tutti o limitandole solo ai super amministratori.
3. Allegati sicuri: carica allegati con un ulteriore livello di crittografia, garantendo che i file contenenti PHI siano protetti nel database di HubSpot.

Vantaggi della conformità HIPAA di HubSpot

L'impegno di HubSpot per la conformità HIPAA offre numerosi vantaggi alle organizzazioni che gestiscono dati sensibili:

1. Sicurezza migliorata : le solide misure di sicurezza di HubSpot, tra cui la crittografia dei dati e il controllo degli accessi basato sui ruoli, garantiscono che le PHI siano protette da accessi non autorizzati e violazioni.
   
   
2. Conformità completa: attivando le impostazioni dei dati sensibili all'HIPAA e accettando la BAA, le organizzazioni possono utilizzare con sicurezza HubSpot rispettando i propri obblighi normativi.
   
   
3. Operazioni semplificate: con tutti i dati sensibili centralizzati in un'unica piattaforma sicura, i team possono collaborare in modo più efficace e semplificare le proprie operazioni senza compromettere la sicurezza.
   
   
4. Migliore gestione dei dati : le proprietà personalizzate progettate per le PHI aiutano a organizzare e gestire i dati sensibili in modo efficiente, garantendo che le informazioni critiche siano sempre disponibili al personale autorizzato.

L'introduzione da parte di HubSpot di strumenti di dati sensibili HIPAA segna un progresso significativo per i settori che richiedono rigorose misure di protezione dei dati. Abilitando le impostazioni specifiche per la conformità HIPAA, creando proprietà sicure e sfruttando le funzionalità di sicurezza complete di HubSpot, le organizzazioni possono gestire le proprie informazioni sensibili in tutta sicurezza. Questo sviluppo non solo garantisce la conformità normativa, ma migliora anche la sicurezza e l’efficienza complessive delle operazioni aziendali.