Come scrivere un comunicato stampa degno di un premio? (Tipi e passaggi)

Hai mai notato che le dichiarazioni ufficiali vengono sempre rilasciate ogni volta che accade qualcosa di "degno di nota"? Che si tratti di chiarire voci o di confermarle, quando accade qualcosa di fuori dall'ordinario e provoca scalpore tra le masse generali, c'è sempre un comunicato ufficiale per chiarire le cose. Questo può sembrare solo un altro annuncio pubblico, ma non è così semplice.

L'argomento può essere vario e la natura della gravità sarà diversa. Tuttavia, se si afferma che si tratta di una "dichiarazione ufficiale", di solito viene consumata come fonte credibile di informazioni sull'argomento.

Se hai familiarità con le pubbliche relazioni o sei nel campo dei media, probabilmente conosci bene il termine "comunicato stampa". Tuttavia, se è la prima volta che ne senti parlare e vuoi saperne di più, allora sei nel posto giusto perché analizzeremo tutto il know-how relativo ai comunicati stampa e come puoi scrivere un uno stellare.

Che cos'è un comunicato stampa e perché è importante?

In poche parole, un comunicato stampa è una dichiarazione ufficiale che un'organizzazione o entità fornisce agli sbocchi nei media per il consumo pubblico. Un comunicato stampa è importante perché contiene tutte le informazioni rilevanti su un argomento in un'unica fonte, ovvero è una fonte di informazioni concisa e conveniente.

Un comunicato stampa è anche formale per natura e, in una certa misura, porta con sé un senso di autorità. Viene utilizzato per attirare l'attenzione dei media (qualunque sia l'intenzione). I comunicati stampa sono considerati la fonte primaria di informazioni perché sono gli informatori originali delle informazioni.

Sono un ottimo strumento per controllare la narrazione di qualsiasi discorso. Tradizionalmente, i comunicati stampa sono stati distribuiti ai notiziari che li hanno ulteriormente trasmessi ai giornalisti e, per questo motivo, i comunicati stampa hanno seguito un formato standard.

Qual è il momento giusto per creare un comunicato stampa?

Come accennato in precedenza, i comunicati stampa sono un modo efficace per modellare e controllare le narrazioni nei media. Un comunicato stampa viene solitamente fatto da una società o entità quando è sottoposto a scrutinio o è sotto accusa da parte del tribunale dell'opinione pubblica. Ma i comunicati stampa non sono sempre utilizzati per affrontare la negatività; possono essere utilizzati per attirare l'attenzione del pubblico quando un grande evento deve essere organizzato da un'azienda o un'organizzazione.

Elencheremo alcuni eventi in cui un comunicato stampa può essere utilizzato per attirare l'attenzione dei media e portare più influenza:

Ultime notizie : tutte le ultime notizie relative a un'organizzazione possono essere rese pubbliche utilizzando i comunicati stampa.

Lanci di prodotti : un'azienda può rilasciare un comunicato stampa per promuovere un prossimo lancio di prodotti o servizi.

Grandi aperture - Un nuovo showroom o cinema che aprirà presto? I comunicati stampa sono ottimi per questo.

Eventi – Eventuali eventi pubblici o privati ​​che richiedono attenzione possono essere resi noti tramite comunicati stampa.

Cambiamenti nella leadership - Se stanno per verificarsi cambiamenti a livello esecutivo, un comunicato stampa è un modo formale ed efficace per annunciarlo.

Cosa rende un comunicato stampa diverso dagli annunci pubblici?

Forse ti starai chiedendo in che modo i comunicati stampa differiscono da altri annunci pubblici. Abbiamo stabilito che sono ufficiali, ma puoi sostenere che lo sono anche le notizie che ricevi da fonti di media ufficiali. La principale differenza di fondo è nella formalità. Non solo i comunicati stampa sono più formali, ma seguono anche un formato specifico.

Un'altra differenza è che storicamente sono considerate fonti primarie di informazioni, nel senso che sono documenti originali contenenti informazioni ufficiali. A parte questo, i comunicati stampa differiscono da altri annunci pubblici perché sono realizzati con un obiettivo specifico: attirare l'attenzione dei media, cioè essere raccolti e riportati dalle fonti di notizie.

Quali sono i diversi tipi di comunicati stampa?

Abbiamo spiegato in precedenza che i comunicati stampa hanno la duplice funzione di controllare la narrazione (controllo dei danni) e attirare l'attenzione (in senso positivo). Esistono diversi tipi di comunicati stampa; evidenzieremo i tipi più importanti e comunemente utilizzati per te

1. Inviti

Per inviti intendiamo anche annunci di eventi. Che si tratti di un evento privato con un numero limitato di persone o di un evento pubblico organizzato per attirare molte persone, i comunicati stampa sono un modo efficace per informare e distribuire gli inviti agli eventi. Questi inviti e annunci svolgono un ruolo nel riconoscimento e nell'immagine del marchio, quindi devi crearli bene.

Esempi:

• Il programma completo della Volkswagen per un concerto di beneficenza
• Blunt – Premium Salon – Apertura di negozi a Londra.

2. Lanci di prodotti

Questo è un gioco da ragazzi. È attraverso i comunicati stampa che le grandi aziende informano le persone sui prossimi lanci di prodotti. Un comunicato stampa è anche un ottimo modo per fornire aggiornamenti sui prodotti. I marchi possono anche controllare il tipo e la portata delle informazioni che verranno rese note al pubblico, generando entusiasmo e creando tensione.

Esempi:

• Lenovo presenta la nuova serie di laptop pieghevoli.
• Audible offre nuove funzionalità con aggiornamenti recenti.

3. Premi

Utilizzare i comunicati stampa per rendere il pubblico consapevole dei risultati e dei premi ricevuti da un marchio è la mossa più agevole che un'azienda possa intraprendere per costruirsi una reputazione. È anche un ottimo modo per creare interesse tra il pubblico se un marchio o un'azienda ha recentemente ricevuto finanziamenti.

Esempi:

• Dyson Air Wrap è lo strumento per capelli numero 1 nel 2022
• Happy Hearts ha vinto quest'anno il primo posto nella classifica delle ONG.

4. Ultime notizie

I comunicati stampa sono un modo efficace per sensibilizzare il pubblico sulle ultime notizie. Grazie al loro formato conciso e preciso, i comunicati stampa forniscono informazioni chiare e dichiarano i fatti in un tono formale e non eccessivamente emotivo, ma che trasmettono il punto.

Esempi:

• Sydney riprenderà il turismo entro il prossimo luglio.
• L'uragano Cathy - dovrebbe raggiungere le coste indiane entro la seconda settimana di gennaio.

L'obiettivo principale alla base di un comunicato stampa è attirare l'attenzione dei media. I comunicati stampa hanno una migliore possibilità di essere raccolti se realizzati in un certo modo.

Segui i suggerimenti che abbiamo spiegato di seguito in modo da poter scrivere un comunicato stampa che garantisca la copertura mediatica.

Come scrivere un comunicato stampa?

1. Titolo accattivante

Pensaci in questo modo: le informazioni sono ovunque. Ogni volta che scorri qualsiasi forma di social media, che sia Instagram, Facebook, Twitter, ecc., o apri qualsiasi app o addirittura accendi la tv, viene inondato da tutti i tipi di notizie dell'ultima ora. Quindi, per catturare l'attenzione del lettore, il tuo comunicato stampa ha bisogno di un titolo chiaro e accattivante.

Il titolo del tuo comunicato stampa dovrebbe attirare l'attenzione e trasmettere il punto della storia, vale a dire, non dovresti semplicemente creare un titolo casuale che non ha nulla a che fare con la tua storia. Dovresti conoscere chiaramente il contenuto e sviluppare un titolo accattivante e accattivante. Quindi, un ottimo consiglio è usare i verbi d'azione e non renderli troppo lunghi.

2. Dettagli chiari

Un comunicato stampa dovrebbe essere una fonte di informazioni concisa e affidabile. Devi includere dettagli adeguati sull'argomento in questione. Se si tratta di un evento, includi date, luogo, orari, chi contattare, ecc.

Allo stesso modo, se si tratta di un lancio o di un aggiornamento di un prodotto, evidenzia chiaramente tutti i dettagli importanti. Se si tratta di ultime notizie, devi trasmettere tutte le informazioni rilevanti per dare un senso alla tua storia.

3. Dai la priorità alle 5 W

Il paragrafo di apertura del tuo comunicato stampa dovrebbe contenere le 5 W: di chi parla questa storia? Che cosa sta accadendo? Dove succederà? Quando accadrà? e Perché è importante?

Dare la priorità alle 5 W renderà chiaro ai giornalisti che l'argomento del tuo comunicato stampa è rilevante e vale la pena di pubblicarlo sui media.

4. Fornisci un preventivo allettante

Dopo aver attirato l'attenzione delle fonti dei media e aver trasmesso ai giornalisti i dettagli rilevanti, è saggio offrire una citazione allettante che i giornalisti possono utilizzare quando trasmettono informazioni al pubblico.

La citazione dovrebbe essere contestualizzata, però; non dovresti semplicemente offrire una citazione perché "suona alla grande"; dovrebbe essere correlato all'argomento e aiutare a dipingere un'immagine per coloro che ascoltano.

Idealmente, ottenere una citazione da qualcuno direttamente coinvolto nella storia è la strada migliore, ma questo non significa che dovresti includere qualsiasi affermazione fatta dalle persone coinvolte nella storia.

5. Informazioni generali

Fornire le necessarie informazioni di base relative al tuo comunicato stampa darà a coloro che consumano i tuoi contenuti un contesto tanto necessario. Offri dettagli che rafforzeranno la tua narrativa e dipingeranno positivamente la tua storia.

Supponiamo che tu stia scrivendo un comunicato stampa per un'azienda sul lancio di un nuovo prodotto. Se puoi includere il retroscena di come il prodotto è stato sviluppato in modo creativo ed evidenziarne l'impatto, allora il tuo comunicato stampa avrà maggiori possibilità di essere ripreso dai media.

6. Salta l'uso del gergo

Devi ricordare che un comunicato stampa è fatto per il consumo pubblico. Le persone devono prima di tutto capire cosa viene trasmesso loro. Quindi, assicurati di non utilizzare il gergo del settore o parole e frasi troppo complicate. La semplicità è fondamentale quando si scrive un comunicato stampa.

7. Firma in modo appropriato

Dovresti sempre terminare il tuo comunicato stampa in modo appropriato. Evita i finali bruschi e scrivi il tuo comunicato stampa in modo che il lettore sia facilitato nel finale. Il metodo di firma sarà diverso a seconda di dove ti trovi, ma la chiave è firmare in un modo che indichi che il comunicato stampa è terminato.

8. Riepilogo

Quando scrivi un comunicato stampa, dovresti includere un riassunto della storia in fondo (il paragrafo finale). Inoltre, in questo riepilogo, assicurati di includere un boilerplate, ovvero una breve biografia aziendale o, in altre parole, informazioni sull'argomento, che cambieranno raramente.

Ora che sai come scrivere un comunicato stampa, diamo un'occhiata ad alcuni elementi chiave che non dovresti mai mancare di includere nel tuo comunicato stampa.

Quali sono gli elementi chiave di un comunicato stampa?

1. Il titolo

Ne abbiamo già parlato nel segmento "Come scrivere un comunicato stampa", ma lo menzioniamo di nuovo perché è una componente fondamentale. Il tuo comunicato stampa deve sempre avere un titolo. Deve catturare l'attenzione del lettore e trasmettere anche il succo della storia in modo accattivante.

2. Data di pubblicazione

Qualsiasi comunicato stampa deve contenere una data di pubblicazione chiaramente descritta. Dovresti stare attento alle date perché un input errato può comportare la perdita di credibilità per un'azienda o un marchio.

3. Paragrafo introduttivo

Il tuo comunicato stampa dovrebbe sempre seguire il formato di un paragrafo introduttivo. Questo paragrafo introduttivo deve contenere le 5 W (fare riferimento al precedente segmento "come scrivere un comunicato stampa").

4. Informazioni di contatto

Non dimenticare mai di includere le informazioni di contatto nel tuo comunicato stampa. Sarà saggio fornire almeno due numeri di contatto in quanto uno potrebbe non passare.

5. Sommario

Anche menzionato prima, il tuo comunicato stampa dovrebbe seguire un formato specifico che implica che il paragrafo finale sia un paragrafo riassuntivo. Questo riepilogo dovrebbe includere il boilerplate, che è una breve biografia aziendale.

Incartare!

Ora che sei ben equipaggiato con tutto ciò che devi sapere sulla scrittura di un comunicato stampa, concluderemo questo blog con solo altri due suggerimenti.

In primo luogo, scrivi un comunicato stampa solo quando hai un annuncio degno di nota perché se non lo fai, indipendentemente da quanto impegno ci metti, è improbabile che i media lo raccolgano.

In secondo luogo, dopo aver inviato i comunicati stampa, è importante monitorarne l'impatto, in quanto ciò ti aiuterà a valutare se sono efficaci. Se viene accolto bene, stai andando nella giusta direzione.

In caso contrario, è il momento di sedersi e valutare le modifiche necessarie da apportare in modo che il comunicato stampa possa raggiungere il pubblico di destinazione previsto.

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