Come scrivere un'e-mail? Una facile guida passo dopo passo

Esistono diversi modi di comunicazione e piattaforme di social media per connettersi e comunicare tra loro. Nelle aziende, il modo migliore per comunicare con clienti, dipendenti o partner commerciali è tramite e-mail.

L'email marketing è il modo più convincente per comunicare con il tuo cliente per aumentare il tuo business. Le e-mail aziendali ti aiuteranno a costruire una solida relazione con i tuoi clienti. Quindi, assicurati che la tua email sia abbastanza efficiente da potenziare le campagne di email marketing.

Per ottenere la risposta giusta dal tuo destinatario, devi scrivere la tua email con attenzione. In questo articolo, ti guideremo su come scrivere un'e-mail .

Che cos'è un'e-mail?

Email sta per posta elettronica, un metodo di comunicazione. È un metodo per inviare o trasmettere messaggi da un computer a un altro utilizzando Internet. Le persone possono inviare e-mail ad altri tramite Internet utilizzando i propri computer o laptop. Richiede l'indirizzo e-mail di entrambi e Internet.

Un'e-mail può essere personale o professionale. È un modo per inviare messaggi nel mondo digitale. Alcune regole e-mail devono essere seguite in tutti i tipi di e-mail. L'email marketing è la fonte principale per generare buone entrate. Quindi è molto importante scrivere un'e-mail efficace per la tua attività.

Ecco alcuni consigli per scrivere email efficaci

Un'e-mail professionale è un riflesso della tua attività. Dovrebbe avere l'etichetta e-mail e il tono del tuo marchio. Ci sono alcuni suggerimenti su come scrivere un'e-mail per renderla più efficace. Aumenterà l'efficienza della tua e-mail per attirare l'attenzione del destinatario. Ecco i suggerimenti come segue: –

• Devi utilizzare un indirizzo email professionale.
• Gestisci un tono formale in tutta la posta, che dovrebbe mostrare l'identità del tuo marchio.
• Usa una riga dell'oggetto semplice e accattivante.
• Inizia la tua email con un saluto positivo.
• I messaggi o le e-mail devono essere brevi e concisi.
• Usa un singolo carattere e usa le immagini ma non esagerare.
• Concludendo l'e-mail con commenti positivi.
• Sii semplice e gentile mentre chiudi.
• Usa una firma appropriata come il tuo nome, designazione o sito web dell'azienda.
• Correggi tutto nell'e-mail, come errori di ortografia, grammatica, ecc.
• Puoi programmare un'e-mail.
• Puoi impostare promemoria e follow-up.

Una guida passo passo per scrivere un'e-mail

Le e-mail aziendali o le e-mail professionali vengono utilizzate per trasmettere i tuoi messaggi. Se fatto bene, otterrai una risposta positiva dai destinatari, come un clic su un sito Web, una risposta, ecc. Mentre scrivi un'e-mail, devi comprenderne l'importanza che aumenterà le tue entrate. Pertanto, la scrittura di e-mail fa parte dell'e-mail marketing.

Ecco i passaggi che ti mostreranno come scrivere un'e-mail in modo molto semplice. Questi pochi passaggi ti diranno di creare l'e-mail giusta con alcuni punti perspicaci che devono essere compresi. Ci sono 8 semplici passaggi per scrivere un'e-mail come segue: –

1. Riga dell'oggetto

Una riga dell'oggetto è la prima cosa che un destinatario legge. La riga dell'oggetto ha lo scopo di catturare l'attenzione del destinatario e dare loro un suggerimento sul contenuto dell'e-mail. È la parte più importante dell'e-mail prima che venga aperta, quindi è meglio essere creativi e semplici.

Dovrebbe essere accattivante per ottenere la curiosità dei destinatari di aprire l'e-mail. Dovrebbe indicare chiaramente al destinatario cosa c'è nell'e-mail. Puoi usare gli emoji per attirare l'attenzione del destinatario.

2. Saluto

Inizia il tuo messaggio con un saluto positivo. Nelle e-mail formali o professionali, dovresti prestare attenzione alle parole che usi per salutare. Dovrebbe essere positivo ma non troppo amichevole o troppo rigido.

Il tuo rapporto con il destinatario ti aiuterà a determinare quale parola dovresti usare per salutare. Ad esempio, evita di usare parole come Caro, Ciao amici, ecc. Alcuni esempi di saluti che puoi usare facilmente per le email professionali sono Ciao, Caro (nome), Saluti, Ciao a tutti, ecc.

3. Presentati o indica lo scopo della tua email

Dopo aver iniziato con un saluto positivo, devi presentare te stesso o il tuo marchio e impostare lo sfondo della tua email.

Quindi, spiega lo scopo della tua e-mail, ad esempio cosa ti fa scrivere un'e-mail al destinatario o il motivo per connetterti con il destinatario. Dipende anche da chi stai inviando un'e-mail. Ad esempio, se il destinatario della tua e-mail è un tuo cliente e stai inviando un'e-mail per la prima volta, allora dovresti menzionare il tuo marchio.

4. Corpo o il messaggio nell'e-mail

Dovrebbe essere breve e conciso. Il messaggio in un'e-mail dovrebbe essere pertinente. Negli ultimi tempi, la casella di posta elettronica di tutti è stata riempita di e-mail. Le persone non hanno tempo per leggere lunghe e-mail.

Quindi dovresti mantenerlo breve e semplice. Dovresti utilizzare un singolo carattere in tutta l'e-mail e puoi anche utilizzare immagini o gif per spiegare il tuo messaggio in breve. Assicurati di utilizzare almeno un invito all'azione. Questo aumenterà la tua crescita. E mantieni il tono del tuo marchio. Puoi fare un'offerta ai clienti per aumentare il coinvolgimento degli utenti.

5. Testi di chiusura

È importante quanto i saluti. Dovrebbe essere positivo, come saluti positivi. Puoi terminare il tuo messaggio con messaggi che incoraggiano il destinatario a rispondere positivamente. Fai in modo che la fine della tua email guidi il destinatario verso dove dovrebbe andare la conversazione.

Le parole di chiusura dovrebbero essere l'inizio della prossima conversazione con il destinatario. Ad esempio, "non vedo l'ora della tua risposta", "felice di aiutarti", "non esitare a chiamare", ecc.

6. Disconnessione

Quando ti disconnetti alla fine di un'e-mail professionale, usa parole semplici e gentili. Dovrebbe essere breve e semplice. Se invii un'e-mail per la prima volta al destinatario, dovresti gestire il modo formale e corretto per firmare. Puoi usare un semplice "grazie" alla fine o "grazie per il tuo tempo".

Puoi usare alcune buone parole per firmare: -Cordiali saluti, Buona giornata, Cordiali saluti, Caldi auguri, Tutto il meglio, I migliori auguri.

7. La tua firma

Usa sempre una firma professionale alla fine della tua email. Dovresti utilizzare una firma e-mail che mostri il tuo marchio, nome e ruolo nell'azienda. Ti aiuterà a costruire la fiducia e l'autenticità del tuo destinatario. È necessario includere i collegamenti ai social media dell'azienda e i dettagli di contatto (numero di telefono e indirizzo). Puoi usare una firma HTML.

8. Controlla tutto o correggi le bozze

Quando il messaggio della tua e-mail finisce e hai scritto un'e-mail corretta per il tuo destinatario, controlla di nuovo tutto. Prima di fare clic sul pulsante di invio, rileggi l'e-mail. Assicurati che tutto nell'e-mail sia corretto.

Qualsiasi errore grammaticale o ortografico rovinerà il messaggio. Tutta la formattazione, le immagini, gli inviti all'azione e la grammatica o l'ortografia devono essere corretti.

Nota: crea un modello di email

La scrittura di e-mail è essenziale nel marketing e deve essere la migliore per far crescere la tua attività. Per ridurre al minimo il tempo di scrivere ripetutamente lo stesso tipo di e-mail, dovresti creare un modello per esso. Un modello di email che crei con uno scopo può essere utilizzato per ogni destinatario a cui devi inviarlo.

Puoi creare un modello di email personalizzato quanti ne hai bisogno. Un modello di email scritto correttamente può aiutare a risparmiare tempo ed evitare errori.

Conclusione

Comunicare tramite e-mail è essenziale nel marketing per costruire solide relazioni nelle imprese. Dovresti sapere come scrivere un'e-mail con l'etichetta e-mail e tenerti aggiornato su suggerimenti e modifiche. Abbiamo condiviso alcuni suggerimenti importanti per rendere più efficace la tua email professionale.

Che tu stia scrivendo un'e-mail a un cliente o a un dipendente, migliora il valore del tuo marchio. Mantenerlo semplice e al punto.

Per scrivere e-mail perfette e utilizzare modelli predefiniti, prendi in considerazione l'utilizzo del software di e-mail marketing NotifyVisitors. Per saperne di più, programma una demo gratuita.

Domande frequenti