Come scrivere una proposta: best practice supportate dai dati per il 2022

Lo scopo di questa guida è fornire una serie chiara di regole quando si tratta di come redigere, formattare e implementare una proposta di vendita di successo e senza stress.

Faremo un'analisi approfondita degli elementi che devono essere inclusi, perché questi elementi sono essenziali per il successo e come strutturare efficacemente la tua proposta in modo che sia facile per i tuoi clienti capire il loro problema, la soluzione proposta e fare loro desiderosi di iniziare a fare affari con te.

Cos'è una proposta commerciale?

Una proposta commerciale è un'offerta di un venditore a un potenziale cliente. È un documento che delinea l'ambito del lavoro, i costi e i risultati finali di un progetto. A differenza dei preventivi e delle fatture, le proposte commerciali vengono scritte prima dell'inizio di qualsiasi lavoro e vengono utilizzate per acquisire nuovi clienti.
Le proposte commerciali possono variare; tuttavia, c'è una cosa in comune: il loro scopo è convincere i potenziali clienti ad acquistare i tuoi prodotti o servizi.

Possono essere raggruppati in due categorie:

Proposte sollecitate:

Questo è anche noto come RFP (Richiesta di proposta). Viene inviato in risposta a una richiesta di un cliente esistente o quando si contatta un'azienda che già conosci. Questo tipo di proposta si basa sulle specifiche fornite dal cliente e deve includere tutte le informazioni da lui richieste.

Proposte non richieste:

Le proposte non richieste vengono inviate ad aziende con cui non hai un rapporto consolidato. Questo tipo di proposta è più simile a un passo di vendita in quanto non hai specifiche da seguire. In questo caso, devi includere quante più informazioni possibili sui tuoi prodotti o servizi affinché il tuo potenziale cliente possa valutare se sei la persona giusta per loro.

Perché dedicare tempo e impegno alla tua proposta commerciale ti ripagherà

Se hai appena ottenuto un nuovo potenziale cliente, probabilmente sei entusiasta dell'opportunità e vuoi andare avanti.

Una proposta commerciale ben congegnata è un passo verso l'ottenimento dell'affare. Uno mal costruito, d'altra parte, potrebbe dare loro motivo di portare i loro affari altrove.

La parte più difficile della scrittura di una proposta commerciale è fare un argomento convincente per il tuo lavoro.

Devi dimostrare che:

• capisci chiaramente le esigenze del cliente
• hai le competenze e l'esperienza giuste per intraprendere il progetto
• le tue idee sono originali e fresche
• hai la forza di volontà e la determinazione per mantenere le tue promesse
• hai personalità! (Nessuno è qui per gli affari noiosi)

Con le informazioni del mondo sempre a portata di mano, i clienti vogliono sapere perché sei la soluzione migliore in assoluto ai loro problemi e in cui varrà la pena investire.

Per assicurarti di inviare sempre proposte di alta qualità che conquisteranno i clienti, utilizza queste best practice supportate dai dati per scrivere proposte commerciali nel 2022.

Migliori pratiche: cosa dovrebbe includere una proposta di progetto?

La struttura e il flusso di una proposta sono come quelli di una storia: ha un inizio, una parte centrale e una fine. Proprio come una buona narrazione, è organizzata e racconta una storia convincente progettata per affascinare i clienti.

La maggior parte delle proposte segue schemi simili, ma ogni proposta sarà diversa a seconda dell'azienda, del settore, delle dimensioni dell'affare e del prodotto o servizio in questione.

Le sezioni seguenti descrivono in dettaglio le sezioni che si trovano in genere nelle proposte commerciali e spiegano come includerle.

1. Pagina di copertina

È difficile giudicare un libro dalla copertina, ma puoi immaginare quanto venderà bene. Una pagina di copertina della proposta di vendita pulita e informativa, che includa il nome del cliente, il tuo nome e le informazioni di contatto e la data di invio, è la chiave per ottenere e mantenere l'attenzione di un cliente. Prendi in considerazione l'inclusione di un sommario per consentire al cliente di passare facilmente all'area che deve rivedere.

2. Riepilogo esecutivo

L'Executive Summary non è un breve rimaneggiamento dell'intera proposta, è un punto culminante degli elementi più importanti della tua proposta commerciale. L'obiettivo è mostrare al cliente che comprendi le sue informazioni di base, il piano aziendale e le sfide uniche e che sei solo l'unico a risolverle. Stuzzica il loro interesse e dai loro un motivo per continuare a leggere.

Per trarre ispirazione dalla scrittura del tuo riepilogo esecutivo, dai un'occhiata a questi tre esempi di riepilogo esecutivo che puoi rubare.

3. Approccio/Soluzione

Come risolvi i problemi dei tuoi potenziali clienti meglio dei tuoi concorrenti? In che modo la tua azienda può risolvere il dolore dei clienti in modi unici e convincenti per il tuo lettore? La chiave per scrivere una proposta di successo è delineare i modi in cui fornisci soluzioni e rendi te stesso una scelta vincente.

4. Chi siamo/il nostro team

Presenta il tuo team di leadership, i fondatori dell'azienda e i membri del team che lavoreranno con i tuoi nuovi clienti al loro progetto. Meglio ancora, mostra come i membri del tuo team hanno avuto successo nel gestire situazioni simili in passato.

L'obiettivo di questa sezione è dare al tuo cliente la certezza che lavorerà con un team competente e professionale e ridurre al minimo qualsiasi dubbio che potrebbe avere sull'assunzione di te.

Suggerimento: nel marketing, è risaputo che includere foto umane reali aumenta la fiducia con un cliente e, di conseguenza, i tassi di conversione più elevati. Applica queste informazioni alla tua sezione su di noi/il nostro team per creare un'impressione memorabile con il tuo lettore.

5. Prodotti da consegnare

La sezione dei risultati finali di una proposta commerciale è probabilmente la sezione più importante perché delinea esattamente ciò che verrà consegnato al cliente.

È importante includere sempre questa sezione nelle tue proposte commerciali, poiché offre al potenziale cliente un'immagine chiara di ciò che farai e di come lo farai.

La sezione dei risultati dovrebbe delineare dettagli come:

• Lo scopo del progetto include raccomandazioni basate su ricerche e analisi.
• Cosa fornirai (contenuto, design, strategia, ecc.)
• Come lo fornirai (online, in loco, ecc.)
• Quando lo fornirai (timeline)
• Chi sarà responsabile di quali compiti e quando verranno eseguiti.

6. Prezzi

Cerca di mantenere la tua sezione dei prezzi concisa e diretta. Spiega quanto costerà il loro investimento totale. Elenca e descrivi tutti i costi del progetto, le tasse, gli sconti e gli extra opzionali. Se il tuo cliente ha qualche confusione o preoccupazione per le commissioni extra nascoste, sarà più probabile che si fidi meno di te, portando a una maggiore possibilità di rifiuto.

Evidenzia eventuali costi aggiuntivi che potrebbero sorgere durante il ciclo di vita del progetto. I clienti tendono a essere sensibili ai costi aggiuntivi che non sono stati menzionati nella proposta. Più sei trasparente con loro, più è probabile che si fideranno di te e saranno disposti a pagare quei costi aggiuntivi se si presenteranno più avanti nel progetto. Assicurati che questo sia chiaro nella sezione del prezzo della tua proposta commerciale in modo che non ci sia confusione su cosa è incluso e cosa non è incluso nel prezzo

Suggerimento professionale : invece di riferirti ai tuoi prezzi come commissioni o spese, etichetta la sezione dei prezzi Il tuo investimento. Questo ricorderà alle persone che stanno investendo nel proprio sviluppo e in quello del proprio team e organizzazione.

7. Termini e condizioni/firma

Se sei arrivato così lontano, sei sulla buona strada. La chiusura di una proposta commerciale dovrebbe essere la parte più semplice della sua creazione. Hai già fatto il duro lavoro all'inizio e per tutto il tempo, quindi è tempo di rilassarti e spingere le cose oltre il traguardo.

Una pagina pulita e ben progettata è un ottimo modo per chiudere la tua proposta con sicurezza. Assicurati solo di includere tutte le informazioni necessarie: un posto dove firmare il tuo nuovo cliente, termini e condizioni chiari e aggiornati e qualsiasi altro dettaglio dell'ultimo minuto che potrebbe dover rivedere prima di rendere ufficiale la tua partnership.

8. Bonus: casi di studio

Un case study è uno sguardo approfondito a un singolo esempio di una storia di successo. In genere viene utilizzato per dimostrare come la tua offerta ha aiutato un cliente a superare una sfida chiave che ha dovuto affrontare e come ha fornito risultati tangibili di conseguenza.

Casi di studio e testimonianze sono particolarmente utili nelle fasi finali del ciclo dell'affare, quando gli acquirenti stanno cercando di determinare se una soluzione proposta è adatta o meno per loro. La prova sociale di un cliente che ha avuto successo con la tua soluzione può fare molto per aiutare il tuo acquirente a superare la linea.

Come dovrebbe apparire una proposta commerciale?

Data l'alta posta in gioco di vincere nuovi affari, non puoi permetterti di avere una brutta proposta. Devi farlo sembrare bello e veloce.

Troppe persone si concentrano sul contenuto e dimenticano il design. La verità è che entrambi sono ugualmente importanti per il successo della tua proposta.

Se non stai progettando, stai perdendo terreno.

Una proposta ben progettata con immagini, grafica e video accattivanti e di alta qualità si distingue dalla concorrenza e comunica rapidamente valore ai decisori. Proposte di affari che si distinguono si chiudono accordi.

Le proposte con immagini si chiudono a una velocità maggiore

Nel rapporto annuale sullo stato delle proposte di Proposify, abbiamo analizzato i dati di oltre 1 milione di proposte commerciali inviate tramite il nostro software nel 2021.

Quando si tratta di immagini, il messaggio è chiaro. Le proposte che includono immagini hanno prestazioni significativamente migliori rispetto a quelle senza. In effetti, le proposte di progetto che contenevano immagini avevano il 72% di probabilità in più di chiudersi e lo hanno fatto a una velocità del 20% più veloce.

Se stai cercando un modo per far brillare le tue proposte, l'aggiunta di immagini può essere un vero punto di svolta. Possono aiutare a catturare l'attenzione del tuo potenziale cliente, consentendo anche alla tua azienda di mostrare la propria esperienza e comunicare idee in modo più efficace.

Ma quali immagini dovresti includere? Ecco alcuni suggerimenti:

Colpi alla testa dei membri del tuo team:

Se offri servizi, è utile far sapere al potenziale cliente con chi lavorerà. Aiuta anche a creare fiducia: se sanno chi sei e sanno dare un volto ai nomi, si sentiranno come se avessero una relazione consolidata con te quando apriranno la proposta.

Scatti di prodotti per mostrare ciò che vendi:

Se stai offrendo un prodotto o un servizio specifico, includere le foto offre al potenziale cliente un'idea migliore di ciò che comporta. Le riprese dei prodotti sono particolarmente utili se vendi tramite un mercato online come Amazon o Etsy, perché i clienti saranno già abituati a vederli lì.

Immagini che illustrano i tuoi servizi in azione:

Ad esempio, se stavi proponendo un lavoro di pulizia delle finestre, mostrare immagini di progetti passati servirebbe come casi di studio che aiuterebbe a mostrare le tue capacità e convincere il potenziale cliente che potresti creare qualcosa di simile per loro.

L'aggiunta di video alle proposte aumenta le percentuali di chiusura

Piuttosto che parlare solo di come è stata costruita una proposta, i video delle proposte possono mostrare il ragionamento alla base del loro prezzo. Questo rende la chiusura molto più efficace e aiuta molto a concludere affari.

(Hai bisogno di aiuto con il video? Dai un'occhiata a Vidyard.)

Quando il tuo cliente condivide la tua proposta internamente, il video semplifica le conversazioni in cui la tua voce è sempre presente. Il tuo cliente ti amerà perché stai spiegando tu stesso l'affare. I decisori e i comitati di acquisto ti adoreranno perché puoi dimostrare come risolverai il loro problema in 5 minuti, in modo asincrono, invece di 30 minuti su una chiamata programmata.

Dal rapporto annuale sullo stato delle proposte di Proposify:

"Il video sta rapidamente diventando una parte fondamentale del processo di chiusura. Nel 2021, c'è stato un aumento del 40,5% anno su anno nell'uso del video delle proposte. Si tratta di un aumento del 31% su base annua nel 2020. Nonostante questo aumento, tuttavia, solo il 21% di tutte le proposte contiene video".

Mentre le aziende cercano modi creativi per coinvolgere potenziali acquirenti, puoi sfruttare questa strategia ora per far risaltare le tue offerte.

Per trarre ispirazione, dai un'occhiata a questi esempi sul design della proposta vincente.

Follow-up della proposta di vendita

Il modo migliore per seguire i lead è utilizzare i dati, non le congetture.

La perseveranza professionale è un elemento importante di una buona capacità di vendita e, se eseguita correttamente, può fare molto. Un approccio prudente e una strategia intelligente, per non parlare dell'affidabilità personale, ripagheranno.

Il modo in cui segui dopo aver inviato una proposta è importante quanto la proposta stessa e la tempistica del tuo follow-up può essere il fattore decisivo per concludere un accordo, quindi è importante sapere quando è meglio contattare.

È più probabile che tu abbia successo quando raggiungi informazioni importanti in base al comportamento del tuo potenziale cliente. Ad esempio, se sai che i potenziali clienti aprono una proposta in media cinque volte prima di prendere una decisione, inserisci nel tuo processo attività di grande importanza affinché i rappresentanti possano dare seguito alla proposta non appena è stata aperta per la quinta volta.

Per utilizzare in modo efficace il processo di follow-up, devi conoscere le metriche di base del tuo team. Una volta che conosci questi numeri, puoi identificare i modelli che indicano che un accordo potrebbe essere nei guai e agire prima di perdere l'occasione.

Pronto per iniziare ma hai bisogno di ispirazione?

I modelli di proposta gratuiti di Proposify includono tutto ciò di cui hai bisogno per dominare le presentazioni del tuo marchio e conquistare più clienti. Sono inclusi dozzine di modelli di proposte commerciali per aziende che vanno da studi di contabilità, agenzie creative e studi di architettura fino a modelli individuali di proposte di lavoro di costruzione. Se c'è un'azienda che lo fa, probabilmente c'è un modello che ti aspetta all'interno.

Una proposta commerciale vincente ha maggiori possibilità di successo e può fare la differenza tra ottenere quel cliente, fare quella vendita o perdere quell'opportunità. Per far notare la tua proposta in un mare di concorrenti, devi lavorare alla creazione di un documento che sia facile e piacevole da leggere.

Il nostro miglior consiglio? Sii breve e conciso, ma non esitare a includere i dettagli nelle sezioni più rilevanti.

Storia lunga, breve: crea la proposta che saresti entusiasta di ricevere.