Come scrivere una proposta per un progetto (con esempi)

Che cos'è una proposta di progetto?

Una proposta di progetto viene inviata da un'azienda di progettazione, consulenza o altro tipo a un potenziale cliente per presentare dettagli importanti del progetto come risultati finali, tempistiche, risultati attesi e costi. Quando sono inclusi i termini del servizio, una proposta di progetto firmata può fungere anche da contratto per la protezione legale di entrambe le parti.

Una proposta di progetto non deve essere confusa con una richiesta di proposta (RFP), che viene inviata da una società o da un'agenzia governativa a più società di consulenza per ricevere il numero massimo di proposte e opzioni di prezzo per un progetto che hanno già definito internamente.

Una proposta di progetto, d'altra parte, viene creata come parte di un processo di vendita consultivo e può avvantaggiare un cliente anche se non va avanti con il lavoro a causa dell'utile scomposizione del progetto.

Tipi di proposte progettuali

Esistono molti tipi diversi di proposte di progetto, da diverse lunghezze a strutture tariffarie.

Lunghezza del progetto:

• Progetto breve, una tantum

• Progetto più lungo e graduale

• Fermo o progetto in corso

• Scoperta a pagamento o progetto di audit

Modalità di pagamento:

• Tasso fisso

• Orario con orari stimati

• Orario con fascia oraria min e max

• Tariffa forfettaria ibrida e oraria (comune nell'interior design, nella pianificazione di eventi e in altri campi con costi fissi e costi orari)

Settori:

• Progettazione di siti web

• Graphic design

• Architettura e ingegneria

• Servizi edili e immobiliari

• Leasing commerciale

• Interior design

• Ristorazione

• Pianificazione di eventi

• Abbonamenti software

• Contabilità

• Gestione amministrativa

• Gestione paghe e risorse umane

• Marketing

• Ricerche e analisi di mercato

• Sviluppo software

• Sviluppo del prodotto

Tipi di sollecitazione:

• Proposte sollecitate inviate in risposta a una RFP

• Proposte non richieste inviate senza una preventiva richiesta di offerta

Cosa includere in una proposta di progetto

Una proposta di progetto di successo includerà tutte o la maggior parte di queste importanti sezioni. Puoi mescolarli e abbinarli per creare lo schema perfetto della proposta di progetto.

Copertina

La copertina è la pagina più facile da scrivere.

In genere include:

• Il nome della tua azienda

• Il nome del cliente o il nome del progetto

• L'appuntamento

• Una fotografia o un disegno grafico

Potresti anche scegliere di includere le tue informazioni di contatto sulla copertina, ma questo è solitamente riservato alla pagina Chi siamo o a una pagina di contatto dedicata.

Sintesi o lettera dirigenziale

Il riepilogo esecutivo è il punto in cui offri una panoramica della tua metodologia e del progetto proposto. Consideralo il passo dell'ascensore. Spara per scrivere circa 75 - 200 parole.

Molte altre parti della proposta saranno scritte come punti elenco o frasi molto brevi, quindi usa questa sezione per dipingere davvero il quadro completo del progetto con un linguaggio che è on-brand.

Obiettivi o obiettivi

È possibile includere gli obiettivi del progetto e gli obiettivi del cliente nel riepilogo esecutivo, nel riepilogo del progetto o in una sezione dedicata proprio a questo scopo.

Potresti scrivere da 75 a 150 parole per descrivere gli obiettivi o utilizzare un elenco puntato di 3-8 obiettivi.

Approccio

La sezione dell'approccio può assumere molti nomi diversi, come "soluzione" o "metodologia". In questa sezione descrivi la strategia alla base del tuo approccio. Imposta le basi per i dettagli del progetto e il budget da seguire.

Ciò è particolarmente importante quando si conquistano nuovi clienti che non hanno familiarità con ciò che distingue la tua attività dalla concorrenza.

Un'azienda di catering potrebbe utilizzare questa pagina della proposta per parlare del tipo di esperienza o della qualità del cibo che fornisce.

Nel frattempo, una società di marketing potrebbe includere qui la sua etica del marchio o le sue convinzioni fondamentali.

Riepilogo del progetto e risultati finali

Mentre la sezione precedente riguarda la strategia, questa sezione riguarda le specifiche. Spiega esattamente cosa farai per il cliente.

Ecco cosa potresti includere nel riepilogo del progetto:

• Una breve descrizione del progetto

• Un elenco di risultati del progetto

• Una descrizione delle fasi del progetto con i propri risultati

• Una sequenza temporale o una tabella di marcia del progetto

• Il tuo processo di gestione del progetto

• Il software di collaborazione o comunicazione che prevedi di utilizzare

• Traguardi misurabili o specifici nel progetto

• Una descrizione del team di progetto e del talento incluso

Circa l'azienda

Puoi scrivere una pagina Chi siamo, una pagina Il nostro team o entrambe. Una pagina Chi siamo dovrebbe includere una descrizione di ciò che fa la tua azienda, il tuo pubblico di destinazione e i risultati che fornisci. Una pagina Il nostro team conterrà biografie di persone importanti nella tua squadra.

Prezzo

È necessario precisare i costi del progetto. A seconda della natura della tua attività, potresti mostrare un totale del progetto a tariffa fissa, la tua tariffa oraria insieme al numero di ore stimate o una varietà di opzioni di pacchetto tra cui il cliente può scegliere.

Termini e Condizioni

Prossimo: termini e condizioni. Quando si utilizza un software di gestione delle proposte con firme elettroniche, la proposta può funzionare come un contratto vincolante. Includere il contratto di servizio principale e consentire al riepilogo del progetto di fungere da dichiarazione di lavoro.

Prova sociale e campioni

I potenziali clienti avranno bisogno di rassicurazioni per aiutarli a fidarsi della tua attività.

Considera di includere:

• Testimonianze

• Recensioni

• Medie di valutazione a stelle

• Pezzi del portafoglio

• Campioni di lavoro

• Mini casi di studio

Come scrivere una proposta di progetto

Pronto a lanciare un nuovo progetto? Ecco una procedura passo passo per creare una proposta di progetto vincente.

1. Scopri le esigenze del cliente

Il primo passo è comprendere le sfide e gli obiettivi attuali del cliente. Come parte del tuo processo di scoperta, potresti condurre una o più chiamate di vendita.

Alcune aziende addebitano effettivamente un processo di scoperta o audit più lungo e utilizzano una proposta per vendere quel servizio introduttivo. Successivamente venderanno a quel cliente un progetto in base alle loro scoperte con una proposta personalizzata. Tuttavia, la maggior parte delle aziende conduce il processo di scoperta gratuitamente e quindi formula raccomandazioni sui progetti nella prima proposta.

2. Definire il problema principale e gli obiettivi

Successivamente, vorrai distillare tutto ciò che il cliente ha condiviso con te. Potresti prenderti del tempo per raccogliere i tuoi appunti, parlarne con un collega e quindi determinare gli obiettivi più importanti. Questi obiettivi del progetto guideranno tutte le ulteriori decisioni.

3. Determinare l'approccio migliore per servirli

Ora è il momento di decidere quale metodo o approccio porterà al successo del progetto. Se hai un processo di progetto basato su modelli e servi sempre clienti simili, puoi offrire la tua soluzione abituale.

Ma se offri un lavoro personalizzato unico per ogni cliente, allora dovrai decidere l'approccio. Ad esempio, un organizzatore di eventi potrebbe decidere di offrire servizi di marketing, registrazione, installazione e interruzione dell'evento se un cliente non dispone di risorse interne, ma potrebbe offrire solo installazione e interruzione se il cliente dispone di marketing interno e specialisti della biglietteria.

4. Suddividi il progetto in risultati finali, tempistiche, ecc.

Ora che hai fatto la tua ricerca e hai deciso cosa presentare al cliente, è il momento di scomporre il progetto.

Determina i costi del progetto o le opzioni di prezzo, suddividi il lavoro in fasi e chiarisci i risultati finali. Puoi annotarlo su un pezzo di carta o lavorare direttamente all'interno di un modello di proposta.

5. Aggiungi tutte le sezioni ei dettagli necessari alla tua proposta

Scrivi la tua proposta e assicurati di aver coperto tutte le basi. Vale la pena notare che più a lungo non è necessariamente migliore. Attraverso la nostra analisi di 1 milione di proposte, abbiamo scoperto che le proposte vincitrici hanno in media 7 sezioni e 11 pagine.

La struttura della proposta più comune è:

1. Copertina

2. Sintesi

3. Approccio o soluzione

4. Circa l'azienda

5. Prodotti finali

6. Prezzo

7. Termini e Condizioni

Tieni presente che puoi modificare e rinominare queste sezioni in modo che corrispondano ai tuoi servizi e alla voce unica del marchio.

6. Inviare la proposta al cliente (con firme elettroniche)

Ora è il momento di inviare la proposta. Puoi risparmiare tempo e ridurre le tue esigenze software utilizzando un unico software sia per le proposte che per i contratti. Assicurati solo di aver incluso i tuoi termini e condizioni.

Le proposte con firme elettroniche assegnate sia al mittente che al destinatario hanno un tasso di chiusura superiore del 426%. E se firmi prima la proposta (prima che il cliente la apra), aumenterai le tue possibilità di chiusura di un ulteriore 36,8%.

7. Gestire tempestivamente le richieste di modifica

Sii a disposizione per apportare modifiche in base alle richieste dei clienti, sia che desiderino modificare l'ambito del progetto o modificare la lingua contrattuale a causa del loro team legale esigente.

Essere invitati a rivedere una proposta non è necessariamente una cosa negativa. In effetti, le proposte che vengono riviste un paio di volte hanno maggiori probabilità di chiudersi.

5 esempi di proposte per un progetto

Hai bisogno di ispirazione? Queste proposte di progetto offrono esempi di cosa includere esattamente nella tua prossima presentazione.

1. Progetto di stampa con elementi opzionali

Questa proposta di stampa offre un eccellente esempio di come comunicare chiaramente i tuoi prezzi e offrire opzioni interattive. Quando abbiamo analizzato 1 milione di proposte inviate con la nostra piattaforma, abbiamo scoperto che le proposte con tabelle tariffarie hanno un tasso di chiusura superiore del 35,8% rispetto a quelle senza e che le proposte con quantità modificabili hanno un tasso di chiusura superiore del 18,5%.

Puoi utilizzare questo modello di proposta con la tua prova gratuita di Proposify e personalizzarlo facilmente per le tue offerte aziendali uniche.

Questo modello di proposta di progetto di esempio include queste sezioni:

• Obiettivi

• Chi siamo

• La nostra squadra

• I nostri servizi

• Esempio di lavoro

• Testimonianze

• Pacchi

• Il tuo investimento

• Cancella la sottoscrizione

2. Proposta di marketing con sequenza temporale del progetto

Una sequenza temporale del progetto è una parte importante di qualsiasi proposta di progetto. Questo modello di proposta di marketing offre un ottimo esempio di come condividere questa sequenza temporale in un formato semplice.

Suddividi il tuo progetto in fasi distinte in modo che il cliente sappia esattamente cosa aspettarsi.

Questo modello di proposta di esempio include le seguenti sezioni:

• Panoramica e obiettivi

• Ambito dei servizi

• Lasso di tempo

• Il tuo investimento

• Perché noi?

• La nostra squadra

• Argomento di studio

• Contrarre

• Firma

3. Progetto di contabilità con obiettivi e lotti di lavoro

Il nostro prossimo esempio è una proposta di contabilità.

Questa proposta si distingue perché include gli obiettivi del cliente nella sezione Riepilogo progetto. Vedi quei punti elenco brevi e dolci? Servono come un modo intelligente per far sapere al cliente che comprendi i suoi obiettivi e sarai in grado di soddisfarli.

Questa proposta include anche una suddivisione del lavoro che è classificata in quattro diversi batch o blocchi: QuickBooks Startup, Data Migration, QuickBooks Data Build, Overall (durante il progetto). È possibile utilizzare questo esempio per suddividere un progetto in diverse fasi o servizi.

Accedi a questo modello di proposta contabile con un abbonamento a pagamento o una prova gratuita di Proposify.

Il modello comprende le seguenti sezioni:

• Copertina

• Lettera

• Chi siamo

• Squadra

• Sintesi del progetto

• Proposta di lavoro

• Prezzo

• Prossimi passi

• Contatto

4. Progetto di costruzione con sintesi del progetto ed esclusioni

Hai bisogno di includere esclusioni nelle tue proposte? Se il tipo di lavoro che offri dipende da altri fornitori di servizi o si presta a complicazioni, potresti voler iniziare ad aggiungere esclusioni. Questo può aiutare a proteggere la tua azienda dai numerosi rischi associati alla confusione nell'ambito del progetto o alle aspettative disallineate.

Questo modello di proposta di costruzione, disponibile all'interno di Proposify, offre un perfetto esempio di una sezione di esclusione, che segue ciò che è incluso nel progetto.

Il modello di proposta progettuale comprende le seguenti sezioni:

• Lettera di presentazione

• Chi siamo

• Incontra il nostro team

• Testimonianze

• Progetti precedenti

• Sintesi del progetto

• Programma del progetto

• Cancella la sottoscrizione

5. Progetto di gestione degli eventi con stime orarie di lavoro

La pianificazione degli eventi è complicata: ecco perché l'industria degli eventi è un ottimo esempio di come addebitare contemporaneamente sia il lavoro orario che i costi fissi.

Puoi accedere a questo modello di proposta di pianificazione di eventi con il tuo account Proposify (verificalo con una prova gratuita).

Nella sezione Budget, la proposta prende il via con una tabella delle tariffe che include tutti i costi orari .

Questa proposta di progetto ha anche una seconda tabella dei costi per stimare i costi fissi , come catering e fotografia, e i costi orari e i costi fissi vengono quindi sommati per l'intero totale del progetto.

Questo modello include le seguenti sezioni:

• introduzione

• Chi siamo

• Squadra

• La nostra comprensione delle vostre esigenze

• I nostri servizi

• Bilancio

• Contrarre

• Firma

Suggerimenti per scrivere una proposta di progetto

Scrivere un'ottima proposta richiede molto lavoro.

Ecco alcune best practice per le proposte di progetto che ti aiuteranno a risparmiare tempo e ottenere risultati migliori:

1. Crea modelli per diversi servizi, progetti o clienti. Più velocemente invii una proposta, più è probabile che venga chiusa. Prova a creare alcuni modelli diversi per semplificare la generazione di una nuova proposta in base alle esigenze uniche dei clienti. E, naturalmente, puoi sempre accelerare il processo iniziando con uno dei nostri modelli.

2. Ottieni l'opinione del cliente sul tuo piano prima di trasformarlo in una proposta. Prova a presentare la tua idea di progetto al cliente al termine della chiamata di vendita. Controlla per vedere la loro reazione. Se amano ciò che hai suggerito, trasformalo nella tua proposta. In caso contrario, chiedi cosa hanno in mente. In questo modo creerai una proposta che è più probabile che venga chiusa.

3. Chiedi al cliente cosa vuole che la proposta includa. Se il tuo cliente ti ha fornito una richiesta di offerta dettagliata, saprai esattamente cosa includere nella tua proposta. In caso contrario, non aver paura di chiedere. Soprattutto quando si lavora con grandi aziende e agenzie governative, il punto di contatto principale dovrebbe essere in grado di condividere ciò che tutte le parti interessate si aspettano di vedere nel piano del progetto.

4. Offri opzioni di prezzo dinamico. Le proposte con righe facoltative e quantità modificabili hanno un tasso di chiusura superiore del 20,2%. Prendi in considerazione componenti aggiuntivi e opzioni che soddisferanno i responsabili delle decisioni personalizzando e perfezionando l'ambito del progetto. I clienti dovrebbero essere in grado di selezionare le opzioni direttamente nella proposta commerciale per creare un totale accurato del progetto in tempo reale e quindi firmarlo.

5. Includi contenuti multimediali nella tua proposta. Il contenuto della proposta non dovrebbe essere solo in formato scritto. Accompagna la tua scrittura con maghi e video per aiutarli a visualizzare il progetto. Le proposte con immagini hanno il 72% in più di probabilità di chiusura e le proposte con video hanno il 41% in più di probabilità di chiusura. Prova a includere immagini del tuo team e del tuo lavoro precedente e illustrazioni del tuo processo o del ROI tipico.

6. Scrivi e automatizza le e-mail di follow-up. Le proposte con una sola e-mail di follow-up automatizzata hanno il 35% di probabilità in più di chiudersi. Se utilizzi Proposify, puoi facilmente attivare i follow-up automatici per ogni proposta. Puoi utilizzare i nostri modelli di e-mail di follow-up o creare i tuoi modelli per diversi tipi di clienti o progetti.

Passi successivi: scrivi la tua proposta di progetto

Un'eccellente proposta di progetto dovrebbe includere la tabella di marcia del progetto, le tappe fondamentali, il budget e qualsiasi informazione supplementare che aiuterà il cliente a comprendere davvero il valore del progetto e ad assicurarsi l'adesione.

Per rendere più probabile la chiusura di qualsiasi proposta, assicurati di includere contenuti multimediali, opzioni di prezzo e firme elettroniche.

I modelli di proposta di Proposify , i follow-up automatizzati e le analisi di visualizzazione possono portare il gioco di chiusura della tua proposta a un livello completamente nuovo. Prenota una demo oggi.