Come prepararsi a scrivere una proposta commerciale

(Questo articolo è stato originariamente pubblicato il 17/4/2018 e aggiornato il 25/5/2021 e il 18/10/2022)

Il panorama delle vendite è in continua evoluzione, ma abbiamo escogitato un collaudato processo di scrittura delle proposte che continua a chiudersi. E fortunatamente per te, ci piace condividere. Entro la fine di questo articolo, avrai tutto il necessario per scrivere una tua proposta commerciale vincente.

1. Che cos'è una proposta commerciale?

2. Cosa è necessario includere in una proposta commerciale

3. Semplifica il tuo lavoro con i modelli di proposta

4. Suggerimenti per scrivere una proposta commerciale memorabile

Come prepararsi a scrivere una proposta commerciale

Una proposta commerciale è un documento di vendita che viene utilizzato per persuadere un potenziale cliente ad acquistare beni o servizi. È la tua occasione per convincerli che la tua azienda è la scelta giusta per il lavoro, quindi è fondamentale che tu lo faccia bene. Esistono diversi modi per fornire una proposta commerciale, ma l'obiettivo finale rimane lo stesso: vendere.

Proposte commerciali sollecitate vs non richieste

Una proposta commerciale sollecitata è esattamente ciò che sembra: una proposta commerciale che viene inviata a un potenziale cliente dopo aver inviato una richiesta formale o informale di proposte da parte dei fornitori.

D'altra parte, una proposta commerciale non richiesta viene inviata a potenziali clienti (si pensi alla posta diretta o alla posta elettronica a freddo) che non l'hanno richiesta. In questa situazione, le aziende utilizzano proposte generiche per creare un'ampia rete che filtra i destinatari disinteressati dai potenziali clienti.

Senza dettagli sulla tua attività o sulle tue esigenze potenziali, le proposte commerciali non richieste sono praticamente un colpo nel buio. Anche se puoi sicuramente inviare un sacco di e-mail fredde nella speranza di ottenere alcuni contatti, è probabile che il tuo messaggio finisca direttamente nello spam o finisca nel cestino. Ti consigliamo di evitare proposte non richieste e concentrare invece quell'energia sul processo di qualificazione dei lead e inviare loro la proposta perfetta.

Cosa devi includere in una proposta commerciale

Avviare una proposta può sembrare opprimente. Tuttavia, se suddividi il processo di scrittura della tua proposta in sezioni, diventa molto più facile far girare la palla. Una volta che hai organizzato i tuoi pensieri, puoi affrontare una sezione alla volta. Alla fine, ti ritroverai con degli ottimi contenuti che puoi persino riutilizzare per proposte future.

Gli elementi chiave di una proposta commerciale:

• Copertina della proposta
• Sintesi
• Dichiarazione problema
• La soluzione proposta
• Risultati del progetto
• Pietre miliari del progetto
• Budget/prezzi
• Chi siamo/team
• Prova sociale

1. Copertura della proposta

La copertina della tua proposta è la prima cosa che vedrà il tuo potenziale cliente, quindi deve essere attraente. Non deve essere per forza appariscente -- la semplicità di solito è meglio -- ma deve essere ben progettata. La copertura della proposta dovrebbe includere tutte le informazioni pertinenti come:

• Nome del progetto
• Numeri di riferimento del progetto
• Nome del cliente e contatto a cui stai inviando
• Nome della tua azienda e informazioni di contatto
• Data in cui è stata presentata la proposta
  

Gli obiettivi principali di una copertura di proposta sono catturare l'attenzione del potenziale cliente e preparare il terreno per la tua proposta prima di immergerti nei dettagli. Una buona copertura della proposta può lasciare un'ottima prima impressione e far eccitare il potenziale cliente per la tua presentazione.

2. Sintesi esecutiva

Uno dei più grandi malintesi sulle proposte è che il riassunto esecutivo è un riassunto dell'intera proposta. Non è; è un riassunto del motivo per cui la tua soluzione è quella giusta. Descrive perché il tuo potenziale cliente dovrebbe scegliere la tua azienda rispetto alla concorrenza.

Lo scopo dell'Executive Summary è vendere, quindi dovrebbe essere persuasivo e focalizzato sui vantaggi della tua azienda/prodotto/servizio, piuttosto che descrittivo e focalizzato sulle caratteristiche. Un buon sommario esecutivo dovrebbe avere cinque componenti chiave:

1. L'apertura
2. L'esigenza
3. La soluzione
4. La prova
5. L'invito all'azione

Mettili tutti insieme e avrai la ricetta per un riassunto esecutivo vincente che farà impazzire il tuo potenziale cliente.

Se ti stai ancora chiedendo come scrivere un riassunto esecutivo per la tua proposta, ti abbiamo coperto. Scopri le cose da fare e da non fare dei riepiloghi dei dirigenti e altro nel nostro post sul blog.

3. Dichiarazione del problema

I potenziali clienti vogliono sapere che li ottieni e questa sezione è il luogo perfetto per mostrare la tua diligenza. Comprendi e delinea i problemi e le sfide esatti che il tuo potenziale cliente deve affrontare, indipendentemente dal fatto che ne sia consapevole o meno. Ciò contribuirà a creare fiducia e rafforzare l'importanza di risolvere i loro problemi, il che apre la strada alla vendita della tua soluzione.

4. Proposta di soluzione

Descrivi l'approccio che il tuo team utilizzerebbe per risolvere le sfide del tuo potenziale cliente, insieme al processo coinvolto. Salta la presentazione generica e sii il più specifico possibile: non vuoi dare l'impressione di aver inviato una proposta standard e semplicemente scambiato il nome di un altro lead con il loro. Anche se il servizio è lo stesso che vendi alla maggior parte dei tuoi clienti, fai in modo che il contesto della proposta sembri personalizzato.

5. Risultati del progetto

Specifica cosa è incluso nella proposta e cosa può aspettarsi di ricevere da te il potenziale cliente. È importante disporre di descrizioni dettagliate per ogni deliverable. Non dare per scontato che il tuo lead conosca già l'ambito di ciascun servizio, o anche cosa significa. Chiarezza e trasparenza all'inizio possono aiutarti a evitare qualsiasi malinteso sulle aspettative in seguito.

Tieni presente che la persona a cui presenti la proposta potrebbe non essere l'unico (o finale) decisore. Nel caso in cui la tua proposta venga mostrata ad altre parti interessate, un'analisi dettagliata dei risultati finali può aiutarli a capire esattamente cosa stanno firmando.

6. Traguardi del progetto

Dai ai potenziali clienti un'idea di cosa aspettarsi e quando possono aspettarselo suddividendo il progetto in fasi. Ciò ti consentirà di delineare gli eventi e i risultati finali di ciascuno, incluso quanto tempo ci vorrà, chi è responsabile di cosa e cosa sarà realizzato al completamento di ogni traguardo. Mantenendo i potenziali clienti aggiornati fin dall'inizio, sarai più preparato se una delle parti ha bisogno di apportare modifiche ai tempi o alle scadenze.

7. Budget/prezzi

La sezione dei prezzi include tutto ciò che riguarda... i prezzi. Copre qualsiasi cosa, dalle tasse e dalle tasse agli sconti e oltre, aiutando i potenziali clienti a capire esattamente per cosa stanno pagando. Sebbene questa sezione fosse una volta considerata facoltativa, ora è praticamente essenziale. In effetti, abbiamo analizzato oltre 2,6 milioni di proposte e abbiamo riscontrato che il 97,6% delle proposte contiene informazioni sui prezzi . Quindi non saltarlo.

Invece, trova un modo per farlo funzionare per te. Molti professionisti delle vendite utilizzano tabelle dei prezzi interattive per visualizzare la sezione dei prezzi, poiché forniscono ai clienti un modo semplice per sperimentare opzioni e creare opportunità di vendita incrociata. Inoltre, la nostra ricerca mostra che le proposte con prezzi interattivi hanno un tasso di chiusura superiore del 12,6% rispetto a quelle con prezzi statici.

Qui a Proposify, consigliamo di chiamare questa sezione "il tuo investimento" perché posiziona il progetto come un investimento nella crescita e nel successo dell'azienda potenziale piuttosto che come un semplice costo.

8. Chi siamo/team

Spiega chi sei come azienda; cosa fai, perché esisti, la tua esperienza e la tua proposta di vendita unica. Descrivi tutti i servizi o prodotti che offri, non solo quelli rilevanti per questa proposta. Potrebbe essere un'opportunità per vendere in modo incrociato i tuoi clienti, o almeno dare loro un'idea di cos'altro hai da offrire.

Non dimenticare di mostrare la tua più grande risorsa: la tua squadra! Fai sentire il tuo potenziale cliente sicuro che stanno assumendo i migliori mettendo in evidenza l'esperienza e la forza dei membri del team che lavoreranno al loro progetto.

9. Prova sociale

Mentre le proposte delineano cosa farai per un cliente, le prove sociali dimostrano che puoi farlo. Non importa quante volte affermi che la tua azienda ha "una vasta esperienza", senza un case study o un'altra forma di prova sociale a sostegno, quelle parole possono essere prive di significato e rischiose per una nuova prospettiva.

Le aziende sono spesso riluttanti a includere casi di studio con le loro proposte perché è più lavoro oltre a tutto il resto, specialmente quando sei impegnato nella preparazione e nell'invio di una proposta in una scadenza ravvicinata. La chiave è smettere di vedere i casi di studio come opzionali e vederli invece come uno strumento di vendita essenziale; lo strumento che potrebbe essere il punto di svolta tra te e la concorrenza.

Ma i casi di studio non sono l'unico modo per dimostrare che puoi camminare: la prova sociale si presenta in molte forme e forme. Testimonianze, storie di clienti e recensioni sono solo alcuni dei tanti modi in cui puoi sfruttare il tuo lavoro passato per creare fiducia con i tuoi potenziali clienti. Sia che tu stia cercando un altro modo per dimostrare il tuo valore o che miri a integrare i casi di studio esistenti, l'integrazione di altre forme di prove sociali può aiutarti a portare le tue proposte commerciali al livello successivo.

Risparmia tempo con i modelli di proposta

I modelli di proposta sono un modo estremamente efficace per scrivere proposte commerciali vincenti. Invece di dare il massimo ogni volta che inizi una nuova proposta, fai un passo avanti utilizzando un modello dal design professionale che può essere personalizzato in base alle tue esigenze. Dì addio ai noiosi documenti di Word, alle blande tabelle dei prezzi e alle immagini non corrispondenti, i modelli di proposta rendono facile mostrare il tuo marchio e accelerare le tue offerte. Ecco solo alcuni dei tanti vantaggi:

Invia proposte più velocemente

I modelli di proposte commerciali ti aiutano a far decollare la tua proposta più velocemente fornendoti un punto di partenza stabilito. Invece di iniziare da zero ogni volta che ti avvicini a un nuovo potenziale cliente, inizierai con un modello e compilerai sezioni in base alle esigenze di ciascun potenziale cliente.

Ottieni tranquillità

Se stai ancora assemblando manualmente i tuoi documenti di vendita e li invii ai potenziali clienti, probabilmente in passato le cose sono andate storte. I PDF di grandi dimensioni spesso rimangono bloccati nei filtri antispam, i file si rifiutano di aprirsi e i problemi di compatibilità sono dilaganti. Utilizzando un modello di proposta commerciale, invii semplicemente un link al tuo potenziale cliente che può visualizzare la tua proposta online, sempre e ovunque. Inoltre, sarai in grado di tenere traccia di chi l'ha visualizzato e quando.

Sii più coerente

Se hai più persone o team che lavorano alle tue proposte, sai quanto può essere difficile mantenere la coerenza nei tuoi documenti di vendita. Dalla formattazione alla progettazione e tutto il resto, è difficile garantire che tutti siano sulla stessa pagina (e versione). Creando i tuoi modelli di proposta, i tuoi documenti di vendita saranno sempre coerenti mentre il tuo team collabora per consegnarli ai potenziali clienti.

Evita errori e omissioni

La creazione di proposte da zero e l'invio di e-mail avanti e indietro tra le diverse parti interessate lascia molto spazio agli errori. Ammettiamolo: senza un processo di revisione dei documenti semplificato, errori di battitura e informazioni errate sono destinati a scivolare via ogni tanto. Evita il mal di testa utilizzando un modello di proposta che metta la creazione, l'approvazione e l'invio delle proposte nello stesso posto.

Libreria di contenuti

Qualsiasi buon software per proposte ha una libreria di contenuti che ti consente di creare e salvare sezioni, immagini e altre informazioni che usi frequentemente. Quindi, invece di scavare nel contenuto o riscrivere il testo ogni volta che invii una nuova proposta, puoi estrarre informazioni pre-salvate e aggiornate direttamente dalla tua libreria nel tuo modello di proposta.

Sfoglia la nostra libreria di modelli di proposta , quindi esplora alcuni esempi di proposte commerciali vincenti per far fluire la tua creatività.

Esempi di proposte commerciali

Se stai cercando esempi di proposte commerciali per iniziare, sei nel posto giusto. Dalla contabilità alla progettazione di siti Web e tutto il resto, disponiamo di una libreria completa di esempi di proposte che ti aiuteranno a concludere affari più velocemente.

Suggerimenti per scrivere una proposta commerciale memorabile

La creazione di una proposta commerciale memorabile richiede più della semplice scrittura. Per distinguerti dalla concorrenza, devi entrare in contatto con i tuoi potenziali clienti e personalizzare ogni proposta che invii. Dopotutto, nessun potenziale cliente vuole ricevere una noiosa proposta commerciale con uno stampino che è stata chiaramente riproposta all'ultimo minuto. Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a fare il possibile e creare proposte commerciali memorabili a cui i tuoi potenziali clienti non possono resistere:

Gestisci la tua proposta scrivendo

La parte effettiva della scrittura di una proposta è probabilmente la parte più impegnativa del processo. Può essere facile impantanarsi non solo su cosa dire, ma su come dirlo.

Il modo in cui ti esprimi nella tua proposta riflette sulla tua azienda, sulla tua esperienza e sul tuo stile di lavoro. Devi trasmettere le informazioni in modo chiaro, persuasivo ed efficiente. Noi di Proposify raggiungiamo questo obiettivo aderendo alle (nuove) tre P del marketing:

1. Conciso

Meno è di più. Gli intervalli di attenzione sono brevi, quindi hai poco tempo per interessare le persone. È importante essere concisi ed espressivi nella scrittura, ma dovresti anche guardare oltre le parole. Utilizza spazi bianchi, intestazioni, intestazioni, tabelle, elenchi puntati e altri elementi per semplificare la digestione dei tuoi contenuti.

2. Prezioso

Per distinguersi dai tuoi potenziali clienti, la tua soluzione deve essere considerata preziosa. La prova sociale è il modo migliore per dimostrare il tuo valore e il passaparola è il tuo biglietto d'oro. Incorpora testimonianze, referral e recensioni nella tua proposta per convincere i potenziali clienti a unirsi alla tua lunga lista di clienti soddisfatti.

3. Prudente

Anche se il tuo prodotto è molto più avanti della concorrenza, devi dimostrare che un valore più alto non significa un rischio più elevato. Ai clienti piace scegliere l'opzione a basso rischio, quindi è importante trovare il modo di rassicurarli sul fatto che stai fornendo una soluzione ricca di valore e a rischio ridotto. Fallo evidenziando vantaggi come programmi di formazione, assistenza clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7, garanzie di rimborso o qualsiasi altro extra di "riduzione del rischio" che offri.

Scopri come valutare una proposta commerciale

Tra creare fiducia con il tuo nuovo cliente, convincerlo ad aprirsi sul proprio budget reale, convincerlo del tuo valore e cercare di rendere tutto redditizio, la determinazione del prezzo può sembrare una battaglia in salita. Puoi utilizzare gli sconti sui prezzi delle proposte per guidare i tuoi potenziali clienti attraverso il traguardo, ma qualunque cosa tu faccia, non venderti allo scoperto.

Trova il metodo di determinazione del prezzo che funziona meglio per te e concentrati sulla tua redditività. Non vuoi essere conosciuto come l'azienda con il prezzo più basso nel tuo settore, ma sicuramente non vuoi spaventare i potenziali clienti con prezzi che non potrebbero mai permettersi. Le tabelle prezzi interattive sono un modo amichevole per presentare più opzioni di prezzo e possono persino creare opportunità di cross-selling. Per non parlare del fatto che il tasso di chiusura per le proposte con tariffazione interattiva è superiore del 12,6% rispetto alle proposte con tariffazione statica.

Il prezzo è un argomento delicato, quindi abbiamo scritto una guida su come valutare una proposta commerciale per aiutarti a trovare il giusto equilibrio.

Curioso di sapere come gli altri professionisti delle vendite gestiscono i prezzi? Scarica lo stato delle proposte 2021 per ottenere approfondimenti basati sui dati su prezzi, sconti e altro ancora.

Usa le firme elettroniche

Sono finiti i giorni dell'invio di copie fisiche delle tue proposte e dei tuoi contratti. Anche prima del COVID, consegnare e firmare documenti cartacei era un enorme collo di bottiglia, quindi siamo felici di dire che ci siamo liberati. Al giorno d'oggi, oltre il 97% dei documenti di chiusura viene consegnato virtualmente, quindi non c'è davvero motivo di tornare indietro. Ma se sei ancora titubante per qualche motivo, potresti voler sapere che le firme elettroniche aiutano ad aumentare i tassi di chiusura degli affari fino al 465% e li aiutano a chiudere fino al 66% più velocemente. Oltre ai numeri, ecco molti altri motivi per cui dovresti utilizzare le firme elettroniche in tutti i tuoi documenti di vendita.

Se vuoi davvero impressionare il tuo potenziale cliente, considera di controfirmare la tua proposta prima di inviarla per evitare il botta e risposta. Abbiamo analizzato oltre 2 milioni di proposte e abbiamo scoperto che le proposte controfirmate avevano un tasso di chiusura del 12% superiore rispetto alle proposte che non lo erano.

Crea una strategia di conversione della proposta

Scrivere la proposta perfetta è solo una parte della storia. Per concludere l'affare, dovrai capire come utilizzerai la tua proposta per convertire il tuo potenziale cliente in un cliente. Ecco come:

1. Stabilisci il tuo obiettivo.

La maggior parte delle volte, l'obiettivo è convincere il tuo potenziale cliente ad approvare la tua proposta e mantenerlo in movimento attraverso la pipeline di vendita.

2. Crea un contorno.

Se non hai ancora iniziato a scrivere la tua proposta, ora è un buon momento per creare uno schema. Esamina ogni sezione e stabilisci in che modo ognuna sposta il potenziale cliente verso il tuo obiettivo. Assicurandoti che ogni sezione abbia uno scopo specifico, il tuo schema funge da guida per la tua scrittura.

3. Verifica la tua proposta.

Una volta completata la tua proposta, guarda ogni sezione e chiediti se spinge il tuo cliente verso il tuo obiettivo. In caso contrario, regolalo per allinearlo al tuo obiettivo o eliminalo.

4. Inchioda la tua consegna.

Ora che hai creato la proposta perfetta, prenditi del tempo per perfezionare la tua consegna. Assicurati di toccare i punti deboli del tuo potenziale cliente e aggiungi un tocco personale per continuare a costruire un rapporto. Non dimenticare di dare seguito e offrirti di rispondere alle domande o di guidarli attraverso la proposta.

Incorpora elementi visivi

Che ti piaccia o no, i tuoi potenziali clienti giudicheranno la tua proposta dalla copertina, quindi è essenziale che i tuoi documenti siano belli come sembrano. I potenziali clienti vedono il design della tua proposta come un riflesso della tua azienda e delle tue capacità, quindi è tempo di saltare il noioso documento Word di una pagina e optare per qualcosa di più on-brand. Alla fine della giornata, se le tue proposte non corrispondono all'immagine del tuo marchio, le tue offerte potrebbero essere condannate. Ecco perché:

1. Gli acquirenti stanno dietro ai marchi.

Se la tua proposta trasmette efficacemente il tuo marchio ed evoca una connessione dal tuo potenziale cliente, hai molte più possibilità di chiudere.

2. Agli acquirenti piacciono le cose familiari.

La coerenza è importante. Se il tuo sito Web, e-mail e demo sono coerenti, ma le tue proposte sporgono come un pollice dolorante, sei partito male.

3. Agli acquirenti piacciono le proposte che sono facili da vedere.

Nessuno vuole leggere un muro di testo, quindi dovresti usare gli elementi visivi a tuo vantaggio. In effetti, includere le immagini nella tua proposta può migliorare la percentuale di chiusura del 23%.

Che tu sia un grafico trasformato in rappresentante di vendita o nuovo di zecca nel mondo del design, Proposify semplifica la creazione di proposte commerciali che stupiranno i tuoi potenziali clienti. Esplora alcuni dei suggerimenti vincenti per il design e il layout della proposta (ed esempi) che possono far sembrare la copertina - e il resto della tua proposta - un milione di dollari.

Scopri quando inviare una proposta commerciale

Le tue proposte e, soprattutto, il tuo tempo sono preziose; non vuoi sprecare lo sforzo su un lead che non ha intenzione di fare affari con te, anche se sembra ben intenzionato.

Quindi, prima di iniziare a correre e spendere un sacco di sangue, sudore e lacrime non così virtuali cercando di mettere insieme la tua prossima proposta commerciale, fermati e chiediti questo:

Questa vendita porta anche MERITA una proposta?

Perché a volte la risposta è un duro NO. E se vuoi essere più redditizio, devi sapere come scegliere le tue battaglie. Ecco cinque domande per aiutarti a imparare come qualificare un lead e determinare se sono degni di una proposta.

Utilizzare un software per proposte online

Una delle più grandi lamentele che sentiamo sulla creazione di proposte commerciali è quanto il processo possa richiedere molto tempo. Se vuoi rendere più facile l'invio delle proposte più velocemente, l'unica soluzione è automatizzare il processo. E il modo migliore per farlo è con un software di proposta online.

Un altro punto dolente nel processo di proposta è la mancanza di trasparenza. È pazzesco come le aziende misurino ogni singola parte dei loro sforzi di vendita e marketing, quindi mandino le loro proposte nel vuoto senza alcun modo per rintracciarle. Certo, puoi attivare le conferme di lettura per vedere se il tuo potenziale cliente ha aperto l'e-mail, ma non conoscerai ancora i dettagli chiave come:

• Hanno aperto la proposta?
• L'hanno letto o sono semplicemente saltati ai prezzi?
• Quanto tempo ci hanno impiegato?
• Su quali sezioni si sono concentrati?
• L'hanno aperto per 10 secondi, si sono bloccati e l'hanno chiuso?
• Lo hanno inoltrato a un altro decisore?

Senza il software di proposta, c'è una scatola nera nel tuo processo di vendita e potrebbe costarti degli affari. Utilizzando Proposify, puoi riprendere il controllo e ottenere visibilità sul processo di proposta. Sarai in grado di tenere traccia delle tue proposte non appena escono dalla tua casella di posta, permettendoti di vedere chi apre i tuoi documenti, come trascorrono del tempo su di essi, dove si bloccano, a chi li stanno inoltrando e altro ancora .

Il software di proposta online è progettato per semplificare l'intero processo di proposta. Dalla scrittura, alla progettazione, all'invio e al monitoraggio, unisce tutti i tuoi strumenti e passaggi separati sotto un unico tetto efficiente.

Conclusione

La tua proposta commerciale è un'opportunità per mostrare ai potenziali clienti perché sei in una posizione unica per aiutarli a risolvere i loro problemi. Ma tra trovare il miglior formato di proposta, scrivere la proposta effettiva e adattarla a ciascun cliente e progetto, il processo può davvero rallentare la velocità dell'affare.

Proposify può aiutarti a rimettere in sesto le cose con un software di proposta che ottimizza il flusso di lavoro della tua proposta. Prendi il controllo del tuo processo di vendita con gli strumenti di cui hai bisogno per dominare le tue offerte.