Come scrivere un'e-mail aziendale perfetta? (Processo e suggerimenti)

Le e-mail sono diventate una parte inevitabile della tua vita personale e professionale quotidiana.

Se ci pensi, non passa giorno senza che tu riceva un'e-mail. Gli studi dimostrano persino che una persona media riceve oltre 100 e-mail al giorno!

Con oltre 4 miliardi di persone che utilizzano la posta elettronica ogni giorno, è sicuro affermare che le e-mail sono una parte cruciale della comunicazione. Sì, anche quando si tratta di affari! Quasi tutte le aziende nel mondo devono inviare e-mail per comunicare con membri del team, clienti, potenziali clienti, partner, fornitori e altro ancora.

Scrivere un'e-mail a un amico o a una famiglia potrebbe risultare facile per te. Tuttavia, scrivere un'e-mail aziendale a un cliente o a un capo potrebbe intimidire un po' a seconda della situazione. Una parola o una frase sbagliata potrebbe causare problemi di comunicazione.

Quindi, se stai cercando di scrivere l'e-mail aziendale perfetta, allora questo è il posto giusto per questo! In questo post del blog, ti guideremo passo dopo passo nel processo di scrittura di un'e-mail aziendale efficace e ti aiuteremo a migliorare la tua comunicazione aziendale complessiva!

Sei pronto per iniziare? Allora salta dentro!

Che cos'è un'e-mail aziendale?

Un'e-mail aziendale è semplicemente un'e-mail utilizzata da un'organizzazione o azienda specifica. È uno strumento di comunicazione cruciale per dipendenti, clienti, parti interessate, abbonati e altre organizzazioni esterne.

Di solito, le e-mail aziendali sono nitide, concise e scritte con uno scopo chiaro. Mirano a informare, coinvolgere e ispirare i lettori. Le e-mail aziendali vengono utilizzate principalmente per commercializzare prodotti, supportare i clienti, gestire i reclami, condividere aggiornamenti e informazioni e altro ancora. In poche parole, è la linfa vitale di comunicazione di un'organizzazione.

Una tipica email aziendale comprende cinque parti principali:

1. Linea tematica
2. Saluto formale
3. Corpo dell'e-mail
4. Frase di chiusura/firma
5. Firma

Seguire il formato di scrittura dell'e-mail di cui sopra ti aiuterà a strutturare e scrivere la tua e-mail aziendale in modo rapido ed efficace in pochi minuti.

Ora che sai cos'è esattamente un'e-mail aziendale, diamo un'occhiata a come crearne una!

Come scrivere un'e-mail aziendale professionale? (Passi)

1. Conosci il tuo pubblico

La prima e più importante cosa che devi fare prima di iniziare a scrivere un'e-mail aziendale è conoscere il tuo pubblico. COME scrivi la tua email dipende esclusivamente da CHI scrivi. Quindi devi chiederti: chi è il mio pubblico?

Il tuo pubblico determinerà tutto ciò che riguarda la tua email, dal tono al contenuto. Quindi assicurati di fare una ricerca adeguata sul lettore della tua e-mail, sul suo background, sulle sue conoscenze e su qualsiasi altra cosa che ti dia un'idea di chi sono. Ciò ti aiuterà anche a scrivere loro un'e-mail più convincente.

2. Includere una riga dell'oggetto

Non si può negare che una riga dell'oggetto la dice lunga. Dopotutto, è praticamente la prima cosa che il tuo lettore vedrà prima ancora di aprire la tua email aziendale. Quindi, se decidono o meno di aprire la tua e-mail, dipende esclusivamente da quale è la riga dell'oggetto e da come è scritta.

Assicurati che la riga dell'oggetto della tua email aziendale sia semplice, specifica, nitida e anche accattivante . Deve contenere parole chiave che riassumono e trasmettano brevemente il contenuto del tuo messaggio in un solo sguardo.

3. Inizia con un saluto

Ogni email deve iniziare con un saluto. Dovrebbe essere nitido, conciso e formale. A seconda del contesto del messaggio che stai inviando, puoi scegliere di rivolgerti a una persona in modo specifico con il suo nome. Ma ci sono momenti in cui non menzionerai un nome se lo mandi a una persona non specificata.

Alcuni degli esempi più comuni di saluti che puoi includere nella tua e-mail aziendale sono Saluti, Buongiorno, Buon pomeriggio, Buonasera o semplicemente Gentile Dr./Sig./Signora/Sig.ra, ecc.

4. Includi una breve piacevolezza

La prossima cosa che dovresti fare è iniziare la tua email aziendale con un breve convenevole. Includi una riga di apertura che colleghi te e il destinatario dell'e-mail.

Questo può includere una riga che parla di come ti sei connesso con il lettore in modo che gli ricordi la tua interazione e abbia il contesto per la tua e-mail.

Ad esempio : è stato un piacere incontrarti all'evento di networking dello scorso giorno.

Se hai ricevuto qualcosa dal destinatario, puoi iniziare il tuo convenevole ringraziandolo per aver offerto consigli o assistenza o per aver inviato informazioni o contenuti.

Ad esempio : grazie per aver condiviso il tuo articolo sulle strategie aziendali. Sono stati estremamente utili e apprezzo il tempo e lo sforzo che stai impiegando per aiutarmi con il mio progetto.

Se desideri mantenere la tua e-mail aziendale in generale, puoi semplicemente augurarglielo dicendo qualcosa del tipo: spero che tu stia bene.

5. Scrivi il corpo dell'email

È ora di arrivare al vero affare: il corpo dell'e-mail.

Il corpo dell'e-mail deve seguire la pratica dell'e-mail chiamata " regola di una cosa " e concentrarsi solo su un'azione anziché su più. Quando in un'e-mail vengono menzionate diverse azioni, si crea confusione. Dovresti sempre includere solo una cosa affinché il lettore possa capire rapidamente.

Definisci lo scopo della tua e-mail all'inizio stesso. Sii specifico e diretto sull'argomento dell'e-mail.

Ad esempio : questa e-mail è in riferimento alla riunione di bilancio che abbiamo avuto mercoledì scorso. Ho creato uno schema di massima del budget in base alle spese previste e ai costi aggiuntivi. Si prega di fornire il proprio feedback sul budget.

Devi capire che a nessuno piacciono le email lunghe. Più lunga è la tua email, minori sono le possibilità che i tuoi lettori le leggano. Quindi assicurati di scrivere brevi paragrafi con poche frasi. Semplicemente, mantienilo corto, dolce e semplice. Puoi anche aggiungere elenchi numerati o punti elenco in modo che sia più facile da comprendere per i tuoi lettori.

6. Includere informazioni aggiuntive

A volte, i lettori potrebbero richiedere informazioni aggiuntive su determinate cose, come collegamenti a risorse , chiarimenti su attività e attività, esempi, ecc. Pertanto, è necessario includere tutti i contenuti o i dettagli rilevanti nell'e-mail aziendale.

7. Scrivi un invito all'azione (CTA)

Di solito, l'obiettivo principale dell'invio di un'e-mail aziendale è quello di eseguire un'attività o un'azione. Quindi, entro la fine dell'e-mail, devi indicare chiaramente cosa dovrebbe fare il lettore.

Assicurati di scrivere un invito all'azione o un CTA specifico in modo che non ci sia spazio per confusione o interpretazioni errate e che il tuo lettore abbia una piena comprensione di ciò che dovrebbe fare. Ciò consentirà loro di rispondere in modo più efficace e otterrai anche il risultato desiderato.

8. Concludi l'e-mail

Ora che hai quasi finito con l'e-mail aziendale, tutto ciò che ti resta da fare è concludere con una linea di chiusura ben costruita . Puoi iniziare ringraziando il tuo lettore per terminare l'e-mail con una nota positiva.

Ad esempio : grazie per il tuo tempo OPPURE Grazie per la tua considerazione, non vedo l'ora di ricevere una tua risposta/spero di sentirti presto.

Infine, puoi usare una riga o una frase di chiusura per concludere il tutto. Alcune delle frasi di chiusura più comuni e adatte includono " Cordiali saluti/Cordiali saluti", "Cordiali saluti", "Auguri cordiali", ecc.

9. Nome e fornire informazioni di contatto

Infine, firma il tuo nome alla fine dell'e-mail e offri le tue informazioni di contatto sotto di essa. Puoi fornire il tuo nome completo in caso di e-mail formale o solo il tuo nome se è informale. Inoltre, includi le tue informazioni di contatto come numero di telefono, indirizzo o sito web.

Ora che conosci i passaggi necessari per scrivere un'e-mail aziendale, ecco alcuni suggerimenti e trucchi che devi tenere a mente durante il processo. Diamo un'occhiata!

Ulteriori informazioni: 9 migliori strumenti per la generazione di firme e-mail nel 2022

Suggerimenti per scrivere un'e-mail aziendale professionale

1. Usa un tono formale

La tua email aziendale deve avere sempre un tono professionale e formale. Dovrebbe essere cortese , diretto e sicuro di sé. Quindi cerca di evitare di usare qualsiasi tipo di linguaggio informale, espressioni emotive, abbreviazioni o contrazioni. Per non parlare dell'uso di frasi o frasi a lunghezza intera per apparire più formali.

2. Concentrati sul formato

Il problema delle e-mail è che non tutti hanno il tempo di leggerle attentamente o a fondo. Quindi la maggior parte delle persone lo sfoglia. Per questo motivo, devi assicurarti che la tua email segua una formattazione senza distrazioni e senza interruzioni .

Assicurati che ci sia abbastanza spazio bianco intorno, accorcia i paragrafi, includi elenchi puntati e suddividi i concetti con intestazioni e titoli. Ciò consentirà ai tuoi lettori di scorrere facilmente l'e-mail.

3. Correggere le bozze. Correggi le bozze. Correggi le bozze.

Infine, nessun pezzo di scrittura è completo senza un giro di correzione di bozze. Dopotutto, è nella natura umana commettere errori ed errori. Quindi assicurati che la tua e-mail sia priva di scarsa grammatica , errori di ortografia, refusi, strutture di frasi scomode, errori di punteggiatura e altro ancora. Utilizza un correttore grammaticale o un software di controllo della scrittura per assicurarti che la tua email sia di prim'ordine!

… e voilà: sei pronto per scrivere un'e-mail aziendale! E siamo sicuri che non vedi l'ora di iniziare e stupire il tuo pubblico con contenuti straordinari.

Ora che sei un professionista quando si tratta di redigere un'e-mail aziendale professionale, abbiamo un consiglio bonus per te!

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La parte migliore di questi modelli è che puoi personalizzarli come preferisci. Ciò significa che puoi aggiungere immagini, testo, elenchi puntati, elenchi numerati, pulsanti, icone social e divisori all'intestazione e al piè di pagina della tua e-mail aziendale.

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Conclusione

Le e-mail aziendali sono una componente chiave per raggiungere i tuoi obiettivi di business. Usali nel modo giusto e li vedrai fare miracoli per la tua attività!

Scrivere e-mail aziendali potrebbe non essere stata la tua area di competenza, ma speriamo che questo post sul blog abbia cambiato le cose per te!

Ora, tutto ciò che ti resta da fare è andare su elink, creare la tua email aziendale e iniziare a inviarli! Buona e-mail, gente! Ciao!

Ulteriori letture:

7 tipi di email che devi inviare ai tuoi clienti!

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