7 semplici passaggi per configurare un sistema telefonico VoIP a casa o in ufficio

Sempre più aziende stanno valutando di passare al VoIP.
Le fatture mensili più economiche e le funzionalità più avanzate sono allettanti, ma alcune aziende esitano ancora a portare a termine.
Ritengono che i costi dell'hardware siano troppo costosi o che impostare tutto sarà un processo dispendioso in termini di tempo e impegnativo.
Ma se ti prepari e scegli il provider giusto, la transizione a un sistema telefonico cloud può essere semplice.
Ti mostreremo esattamente come configurare il VoIP per la tua azienda, ridurre i costi iniziali e ottenere il massimo dal tuo nuovo sistema telefonico VoIP.
Scopri come configurare un sistema telefonico VoIP, passo dopo passo.

1. Metti alla prova la tua rete e la connessione a Internet
2. Investi nell'hardware VoIP giusto
3. Trova un provider VoIP con le giuste funzionalità
4. Come ottenere un numero di telefono aziendale
5. Configura il tuo sistema telefonico VoIP
6. Metti alla prova le tue nuove linee VoIP
7. Forma il tuo personale per ottenere il massimo dalle funzionalità VoIP

In che modo è diverso un sistema telefonico VoIP?

Prima di entrare nei dettagli, è necessario stabilire cosa distingue il telefono Voice over Internet Protocol ( VoIP ) da un telefono analogico.
Un telefono analogico si collega direttamente alla rete telefonica pubblica commutata (PSTN) tramite linee fisse dedicate. Le telefonate sono facilitate dalla compagnia telefonica locale, richiedono effettivamente una connessione diretta a una presa telefonica.

I telefoni IP si collegano alla rete telefonica tramite un provider VoIP tramite Internet . Trasforma l'audio in pacchetti di dati e li trasmette utilizzando il protocollo Internet (IP). Il data center del provider trasforma quindi i segnali in analogici e li trasferisce alla rete PSTN.
Poiché i telefoni SIP non necessitano di linee fisse dedicate, è più facile ridimensionare un ufficio con VoIP. Con un sistema telefonico tradizionale, per condividere il servizio telefonico con più dipendenti, è necessario un centralino privato ( PBX ) locale.

Ora che sai cos'è il VoIP, discutiamo di come iniziare a configurare il tuo sistema telefonico VoIP. Se impari meglio attraverso.

1) Testa la tua rete e la connessione a Internet

Potresti essere preoccupato per quanta larghezza di banda utilizza il VoIP , ma una regola pratica è di circa 100 kbps in upload e download per linea.
La maggior parte dei provider di servizi Internet ora offre velocità gigabit con i propri piani aziendali. Quindi la tua connessione attuale è molto probabilmente abbastanza veloce per un sistema telefonico VoIP. Un avvertimento è che alcune connessioni domestiche hanno velocità di caricamento molto più lente, come alcune connessioni DSL.
Oltre alla velocità, i problemi che influiscono sulla qualità delle chiamate VoIP sono spesso legati all'instabilità di una connessione. Jitter e perdita di pacchetti sono due parametri da esaminare. È preferibile una connessione Internet cablata, come fibra o cavo. Microonde e altre opzioni sono troppo instabili.
E anche l'hardware di rete può diventare un collo di bottiglia. Se il router o la rete non sono in grado di gestire i picchi di traffico, potresti riscontrare audio disturbato o altri problemi come la caduta delle chiamate. Il Wi-Fi funziona bene nella maggior parte dei casi, ma una connessione cablata è sempre migliore.
Fai un test di velocità VoIP per sottoporre a stress test la tua rete e identificare potenziali problemi. I risultati ti daranno una buona idea se la tua connessione può gestire o meno un'installazione VoIP.
Potresti anche esplorare la configurazione della qualità del servizio (QoS) per dare priorità ai pacchetti e ai dati VoIP. In questo modo, il traffico vocale viene posizionato al di sopra del traffico come YouTube o Netflix, garantendo meno latenza e perdita di pacchetti.

2) Investi nell'hardware VoIP giusto

Se hai già un provider VoIP, il passaggio successivo della tua configurazione VoIP è investire nell'hardware VoIP. Dal momento che il VoIP è diventato lo standard per le aziende negli ultimi anni, ci sono molte opzioni all'avanguardia. Guarda il video qui sotto per una rapida ripartizione dei tipi di apparecchiature necessarie per far funzionare il tuo sistema VoIP.

Se vuoi che le tue telefonate suonino bene, dovresti investire in un telefono da tavolo VoIP di fascia alta come Polycom VVX601. Sono disponibili anche opzioni meno costose per entrambi i telefoni fissi se tutto ciò di cui hai bisogno è effettuare e ricevere telefonate.
Le cuffie VoIP sono perfette per completare il tuo telefono aziendale in modo da poterti muovere durante le chiamate. Gli agenti avranno le mani a disposizione per cercare informazioni sui clienti, chattare con il loro team o aggiungere note a un CRM.

Vuoi mantenere i tuoi vecchi telefoni da scrivania? Usa un adattatore VoIP

Se si desidera utilizzare l'apparecchiatura telefonica esistente dell'ufficio, è comunque possibile utilizzarla con VoIP. Con un adattatore telefonico analogico (ATA), puoi passare a VoIP e mantenere tutti i tuoi telefoni analogici. L'adattatore VoIP funziona tra i telefoni e la rete , digitalizzando i segnali analogici.
Dal momento che non si cambia alcuna attrezzatura, tutti i membri del personale sanno già come far funzionare i telefoni. Non avrai bisogno di formare il tuo personale.

Riduci al minimo i costi hardware con i softphone

Un altro modo per ridurre i costi consiste nell'utilizzare un'app per telefoni aziendali anziché un telefono fisso. Queste app sono anche conosciute come softphone. Puoi scaricare il softphone sul tuo computer o smartphone.
Poiché il VoIP utilizza Internet, non è necessario hardware dedicato. In questo modo, puoi saltare alcuni passaggi dell'installazione di un telefono per ufficio .
Un softphone è un software o un'app mobile che ti consente di ricevere ed effettuare chiamate. Funziona come un normale telefono per gestire le telefonate. Con un servizio VoIP puoi comporre numeri su qualsiasi telefono o rete mobile.
Con l'app Nextiva per desktop, tutto ciò di cui hai bisogno per gestire le chiamate in modo efficiente è un auricolare USB o Bluetooth di qualità. Se sei sul tuo laptop, hai già un microfono e altoparlanti pronti per telefonate istantanee. L'app Nextiva è disponibile anche per qualsiasi dispositivo Android o iOS in modo che il tuo team possa gestire le chiamate di lavoro sui propri telefoni cellulari.

3) Trova un provider VoIP con le giuste funzionalità

Passare al VoIP non significa solo sostituire la rete fissa. È anche un'opportunità per portare le tue comunicazioni aziendali nel 21° secolo, senza costi aggiuntivi.
Alla fine del 2019, abbiamo intervistato oltre 1.000 professionisti sulla comunicazione aziendale e abbiamo utilizzato gli approfondimenti per creare il rapporto sullo stato della comunicazione aziendale 2020 . Una delle informazioni chiave è stata che più di un'azienda su tre aveva perso clienti a causa di errori di comunicazione interna.
Il giusto provider VoIP ti aiuterà a superare tali problemi. La tua azienda otterrà le funzionalità di cui hai bisogno per eliminare i silos e creare comunicazioni efficienti tra i reparti.
Potresti ottenere un CRM, analisi delle chiamate e comunicazioni unificate, non solo un servizio telefonico. Quindi, prima di fare la tua scelta, assicurati che il provider disponga delle caratteristiche giuste di cui la tua azienda ha bisogno.
Di seguito sono elencate alcune delle funzionalità VoIP che ottieni con Nextiva:

• Instradamento avanzato delle chiamate : indirizza le chiamate in arrivo agli agenti disponibili nella tua azienda con criteri flessibili.
• Operatore automatico : accogli le chiamate in entrata con un messaggio registrato e le opzioni per guidarle al reparto giusto.
• Analisi delle chiamate : accedi a rapporti dettagliati che mostrano le prestazioni del singolo agente e del call center.
• Call Pop : visualizza automaticamente le informazioni rilevanti sui chiamanti quando si risponde alle chiamate in arrivo.
• CRM integrato : supporta i tuoi clienti e fornisci ai tuoi team di vendita un'unica visione del cliente.
• IVR : Interactive Voice Response utilizza il riconoscimento vocale per aiutare i clienti a raggiungere il reparto giusto e risolvere problemi semplici.
• Voicemail to Text : migliora l'efficienza della risposta ai messaggi vocali ricevendoli tramite SMS.
• Chiamate internazionali a basso costo : le tariffe per le chiamate internazionali di Nextiva partono da $ 0,01 al minuto.

Per le aziende offriamo anche comunicazioni unificate e funzionalità più avanzate come la crittografia delle chiamate. In particolare, la rete di Nextiva dispone di numerosi data center ridondanti che offrono alla tua organizzazione l'elevata affidabilità e le prestazioni di cui ha bisogno per scalare.

4) Come ottenere un numero di telefono aziendale

A seconda del tuo provider VoIP, un numero di telefono locale potrebbe essere incluso con qualsiasi piano VoIP che scegli. Questo è il caso di Nextiva.
Hai alcuni modi per ottenere un numero di telefono per la tua attività. Se ne hai già uno, lo porteresti. Altrimenti, puoi selezionare un numero locale disponibile o scegliere un numero verde.

Diversi tipi di numeri di telefono:

• Numeri di telefono locali: un numero di telefono locale è perfetto per le piccole imprese e le aziende che hanno un'area di mercato limitata. I numeri locali sono generalmente gratuiti ma possono costare fino a $ 10 al mese.
• Numeri verdi: un numero verde è un numero 800 svincolato dalla posizione e può sembrare più professionale e affidabile per i tuoi clienti. I tuoi clienti non dovranno pagare quando chiamano le tue linee di supporto. Un numero verde in genere costa circa $ 10 al mese.
• Numeri di cortesia: i numeri di cortesia sono in genere numeri verdi memorabili che compongono parole specifiche, ad esempio 1-800-FIORI. Questi numeri di solito costano tra $ 10-50 al mese. Per garantire un numero riconoscibile, potrebbe anche essere necessario acquistare il numero da un fornitore di terze parti.

Nextiva fornisce numeri di telefono aziendali locali per tutti gli stati degli Stati Uniti e offre anche numeri di telefono virtuali e gratuiti.
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Se non desideri un nuovo numero, Nextiva fornisce il trasferimento gratuito in modo da poter mantenere i tuoi numeri di telefono esistenti senza alcun costo aggiuntivo.

Mantieni il tuo numero di attività esistente con il porting

Il trasferimento dei numeri è il modo in cui trasferisci i numeri di telefono dal tuo fornitore di servizi esistente a quello nuovo. Gestiamo gratuitamente il porting del numero per tutti i clienti Nextiva.
Per trasferire qualsiasi numero a Nextiva, segui i tre semplici passaggi seguenti.

1. Scegli il tuo piano telefonico aziendale. Scegli il piano adatto alla tua attività con potenti funzionalità.
2. Richiedi numeri temporanei. Facci sapere che hai bisogno di numeri temporanei e li avremo pronti il ​​primo giorno. Puoi impostare l'inoltro di chiamata con il tuo vecchio provider e iniziare subito a utilizzare Nextiva.
3. Completa una lettera di agenzia (LOA). Fornisci tutti i dettagli necessari in modo che il nostro personale possa gestire il processo di trasferimento con il tuo vecchio provider.

Dopo aver completato questo processo, il nostro team gestisce il porting in 10-20 giorni lavorativi. Ti terremo informato del suo stato in modo che il passaggio al VoIP sia facile e senza interruzioni.

5) Configura il tuo sistema telefonico VoIP

Una volta che hai un provider e un hardware, è il momento di completare l'installazione nel tuo ufficio. I passaggi specifici dipendono dall'hardware e dal numero di dipendenti.

Vendiamo solo telefoni e ricevitori pronti per il plug-and-play. Quindi di seguito, descriviamo il semplice processo per ottenere il tuo VoIP attivo e funzionante con noi. Se utilizzi altri fornitori o acquisti telefoni da terze parti, il processo potrebbe richiedere passaggi aggiuntivi.

Come configurare telefoni e ricevitori VoIP da scrivania

I passaggi necessari dipendono dal modello che hai acquistato e dalla configurazione della tua rete. Con uno switch di rete standard in atto, il processo di configurazione è semplice. Se disponi di Power over Ethernet (PoE), il segnale elettrico viene trasportato in un cavo, risparmiandoti la necessità di un adattatore CA.

Telefoni fissi o portatili VoIP senza PoE:

• Collegare l'adattatore CA alla presa, quindi collegarlo al telefono o alla base del ricevitore.
• Collegare il telefono IP allo switch o al router utilizzando un cavo CAT5e o CAT6.
• Attendi l'inizializzazione del telefono, quindi controlla il segnale di linea.

Se hai un router che supporta Power over Ethernet (PoE), il processo è leggermente diverso ma è ancora più veloce.

Telefoni fissi VoIP a router abilitati PoE:

• Collega i telefoni con lo switch abilitato PoE o il router con cavi Ethernet. Rimani all'interno della lunghezza massima consigliata per i cavi a doppino intrecciato di 328 piedi.
• Una volta connesso, il telefono dovrebbe accendersi. Dovrebbe stabilire automaticamente una connessione al tuo provider VoIP.

Come configurare le cuffie VoIP

Non tutte le cuffie offrono la funzione di risposta one-touch. Per utilizzarlo, è necessario un auricolare moderno con abilitato one-touch e collegarlo con cavi Electronic Hook Switch (EHS).

Cuffie e telefoni VoIP wireless con supporto per cavo EHS:

1. Collegare l'adattatore CA alla presa più vicina e all'unità base dell'auricolare.
2. Collegare il cavo EHS all'unità base dell'auricolare.
3. Collegare l'altra estremità del telefono fisso alla porta di rete delle cuffie e alla porta EHS. Per istruzioni più dettagliate, seguire il manuale di istruzioni EHS.
4. Indossare l'auricolare e premere il pulsante di controllo delle chiamate per verificare la connessione.

Per le cuffie cablate che utilizzano un normale jack per telefono, il processo è ancora più semplice.

Cuffie e telefoni fissi con jack/porte per cuffie:

1. Collegare il jack del cavo delle cuffie alla porta delle cuffie contrassegnata con un cavo di connessione diretta. Molti modelli contrassegnano la porta dell'auricolare con una piccola icona a sinistra.
2. Indossare l'auricolare e premere il pulsante di controllo chiamate per verificare il segnale di linea.
3. Effettua una chiamata di prova per confermare il volume e la qualità della chiamata. Se il volume delle cuffie è basso, potrebbe essere necessario un amplificatore.

6) Testa le tue nuove linee VoIP

Se hai fatto tutto bene e hai una connessione veloce, non avrai problemi. È meglio prevenire che curare.
Cose a cui dovresti prestare attenzione quando effettui le chiamate:

• Qualità audio : le chiamate sono chiare e coerenti? C'è qualche segno statico o di altro tipo di audio di bassa qualità?
• Latenza: ci sono ritardi significativi tra quando dici qualcosa e il ricevitore lo sente?
• Stabilità della connessione: qualcuna delle chiamate è temporaneamente interrotta? Alcune impostazioni del firewall possono causare l'interruzione completa delle chiamate dopo 11 minuti, quindi vale la pena testare per almeno 15-30 minuti.

Dovresti anche provare a testare le tue linee quando ci sono molte altre attività di rete. La congestione della rete può portare a una serie di problemi di linea, dalle chiamate interrotte all'audio disturbato e altro ancora.
Suggerimento per professionisti: è sempre preferibile una connessione cablata diretta rispetto all'utilizzo del Wi-Fi. Per una latenza minima e altri problemi VoIP, scegli la connessione Ethernet anziché Wi-Fi.
Puoi anche chiamare un numero di servizio diagnostico per confermare il tuo ID chiamante chiamando il numero (800) 444-4444.
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7) Forma il tuo personale per ottenere il massimo dalle funzionalità VoIP

Per molte piccole imprese, il passaggio al VoIP rappresenta la prima volta che dispongono di funzionalità telefoniche aziendali significative.
Queste funzioni di chiamata non sono in genere incluse nei piani telefonici tradizionali. Con Nextiva puoi integrare i telefoni direttamente con un CRM , creare policy di routing personalizzate, inoltrare messaggi vocali a email, inoltro chiamate, registrare chiamate nel cloud e molto altro.
Per assicurarti che il tuo personale utilizzi queste funzionalità, dovresti dedicare del tempo alla formazione del tuo team.
Potresti pensare che non sia necessario. Ma è. Il 63% dei manager ha risposto che l'adozione delle nuove tecnologie nel proprio ufficio era troppo lenta. I dipendenti desiderano utilizzare le apparecchiature di comunicazione aziendale in modo da potersi concentrare sul servizio ai clienti e sulla chiusura delle vendite.
Con Nextiva, non devi creare i tuoi materiali di formazione o presentazioni. Puoi utilizzare la nostra vasta libreria di video di formazione , manuali utente e guide online. Semplificano la comprensione della nuova interfaccia CRM e di tutte le sue funzionalità.
Allo stesso modo, puoi anche contattare il nostro team di assistenza clienti se desideri una guida individuale e assistenza su qualsiasi problema.

Configurazione VoIP senza sforzo con Nextiva

Uno dei motivi per cui i nostri clienti ci amano è perché è così facile iniziare con Nextiva. Abbiamo testato tutto e selezionato un catalogo di telefoni e hardware di alta qualità. Forniamo tutti i nostri telefoni, quindi tutto ciò che devi fare è collegarli.
Non è necessario accedere ai telefoni tramite il loro indirizzo IP o modificare il firmware per assegnarli al proprio account VoIP. Invece, devi solo assegnare i telefoni al tuo personale da una comoda interfaccia online.
Il nostro piano VoIP di base per piccole imprese parte da soli $ 20/utente al mese. Ha tutte le caratteristiche di cui un'azienda in crescita ha bisogno per operare. Tutti i nostri piani includono chiamate illimitate negli Stati Uniti, Canada e Porto Rico. È il sistema telefonico perfetto per i team remoti . Funziona in ufficio ea casa.
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