Come ottimizzare l'utilizzo fatturabile nella tua PMI

Come imprenditore, operi già con margini ristretti e risorse limitate. Pertanto, è fondamentale ottimizzare le risorse esistenti e massimizzare i profitti riducendo le perdite e le inefficienze .

È qui che entrano in gioco il calcolo, il monitoraggio e il miglioramento dell'utilizzo fatturabile .

Se non hai familiarità con questo termine, è semplicemente una misura di quanto tempo i tuoi dipendenti dedicano a un lavoro che genera direttamente entrate. Migliorare l'utilizzo fatturabile può aumentare l'efficienza complessiva della tua azienda e aiutarti a generare maggiori entrate senza investire risorse aggiuntive .

In questo articolo spiegheremo in dettaglio l'utilizzo fatturabile e ti mostreremo come migliorarlo per la tua azienda.

Cos'è l'utilizzo fatturabile e perché è importante?

L'utilizzo fatturabile è la percentuale di tempo che i dipendenti e i membri del team dedicano a un lavoro che genera entrate. Puoi calcolarlo per tutto il tuo team e per i singoli dipendenti.

In altre parole, il punteggio di utilizzo fatturabile di un dipendente mostra quanta parte del suo tempo lavorativo totale viene dedicato a un lavoro che produce risultati aziendali che generano entrate.

Un'elevata percentuale di utilizzo fatturabile dimostra che stai utilizzando le tue risorse in modo efficiente e stai investendo il tuo tempo nei progetti più critici. Un basso punteggio di utilizzo fatturabile , d'altro canto, significa che è necessario ottimizzare i processi e rivalutare i piani delle risorse con la pianificazione della capacità .

Ad esempio, supponiamo che un'agenzia di marketing assuma un costoso copywriter per lavorare su un nuovo progetto . Vorrebbero massimizzare l' utilizzo fatturabile del copywriter assicurandosi che lavori solo su progetti fatturabili dei clienti.

Ma se il copywriter trascorre gran parte del proprio tempo in riunioni, occupandosi di colli di bottiglia o attività tecniche come la configurazione di uno strumento per la pagina di destinazione o l’installazione di WordPress, le ore fatturabili diminuiranno perché l’agenzia non può addebitare al cliente quelle ore.

Pertanto, l'agenzia deve garantire che, del totale delle ore lavorative disponibili del copywriter , poco o nessun tempo disponibile venga dedicato al lavoro al di fuori del processo di copywriting.

I vantaggi della misurazione dell'utilizzo fatturabile

Conoscere l'utilizzo fatturabile del tuo team presenta numerosi vantaggi. Monitorando questa metrica , puoi:

• Confronta la tua efficienza e funzionalità con i benchmark del settore e apporta modifiche
• Garantisce che vengano allocate le risorse giuste per i lavori giusti
• Aumentare la redditività senza investire risorse aggiuntive
• Ottieni un quadro chiaro della capacità delle tue risorse per affrontare progetti futuri
• Informa la pianificazione del tuo progetto e l'allocazione delle risorse per i progetti fatturabili

Qual è un buon tasso di utilizzo fatturabile ?

L'utilizzo fatturabile al cento per cento non è possibile né auspicabile. Anche i dipendenti più efficienti hanno bisogno di tempo per la formazione, lo sviluppo delle competenze e le attività amministrative che non sono direttamente fatturabili. Il punteggio ideale varia anche in base alla natura del lavoro, poiché alcuni ruoli sono più adatti alla fatturazione diretta rispetto ad altri.

In generale, un'azienda basata su servizi professionali dovrebbe puntare a una tariffa fatturabile superiore all'80%. Tuttavia, ogni settore ha parametri di riferimento diversi, quindi è essenziale vedere il punteggio nel contesto del tuo particolare settore.

Se i tuoi punteggi sono inferiori al benchmark del settore, stai sottoutilizzando le risorse disponibili e devi ottimizzare l' utilizzo fatturabile . D'altra parte, se sei significativamente più avanti rispetto ai numeri medi del settore, stai sovrautilizzando le tue risorse, il che potrebbe provocare un esaurimento e ridurre la produttività e l'efficienza dei dipendenti a lungo termine.

Utilizzo fatturabile e utilizzo delle risorse

Sebbene questi due termini siano comunemente confusi, trasmettono aspetti diversi della tua attività. L'utilizzo delle risorse rappresenta tutti i compiti e le attività del tuo team, comprese le ore non fatturabili . L'utilizzo fatturabile è una metrica più specifica che rappresenta la percentuale di tempo che il tuo team dedica ad attività e compiti fatturabili.

Come calcolare l'utilizzo fatturabile

Calcolare l’utilizzo fatturabile è piuttosto semplice. Prendi il numero totale di ore fatturabili e dividilo per il totale delle ore disponibili , escludendo elementi come ferie e attività non fatturabili .

Questa percentuale viene quindi moltiplicata per 100 per ottenere il tasso di utilizzo fatturabile .

Utilizzo fatturabile = (ore fatturabili/ore disponibili totali ) x 100

Ad esempio, se la tua azienda ha 1.200 ore fatturabili all'anno e le ore disponibili totali (escluse le festività) sono 2.000, l' utilizzo fatturabile sarebbe (1.200/2.000) x 100 = 60%.

È possibile utilizzare la stessa formula per calcolare l'utilizzo dei singoli dipendenti.

Come tenere traccia delle ore fatturabili

Il modo più affidabile per tenere traccia delle ore fatturabili è utilizzare un sistema di monitoraggio del tempo centralizzato e completamente automatizzato che registra le attività del tuo team, gestisce schede attività complete e fornisce un quadro chiaro delle loro attività quotidiane.

La sfida, ovviamente, è garantire che tutti i membri del team registrino il proprio tempo in modo onesto e regolare.

Ecco alcuni suggerimenti per realizzarlo:

• Spiega i vantaggi del monitoraggio del tempo al tuo team e come aiuta la tua azienda a diventare più efficiente.
• Chiarisci in che modo la registrazione di tutto aiuta a evidenziare le prestazioni del tuo team.
• Rendi il monitoraggio del tempo semplice e senza problemi.
• Condividi promemoria.
• Esegui audit giornalieri o settimanali a diversi livelli per garantire che il tuo team registri le ore di lavoro e le attività quotidiane.

5 modi per aumentare il tasso di utilizzo fatturabile per la tua azienda

L'ottimizzazione continua dell'utilizzo fatturabile è uno dei modi migliori per aumentare la redditività e accelerare la crescita aziendale.

Ecco come farlo.

1. Investire nella gestione dei progetti e negli strumenti CRM

Hai bisogno di un sistema integrato di gestione dei progetti che non solo tenga traccia del tempo ma ti offra anche una visione a 360 gradi dei tuoi progetti e delle risorse allocate.

Collegandolo ad un sistema CRM come Act! puoi ottenere ulteriore visibilità sulle pipeline di vendita e marketing , consentendoti di pianificare il carico di lavoro e la disponibilità delle risorse in modo più efficiente.

Combinando il tuo CRM con il tuo sistema di gestione delle risorse puoi ottenere:

• Le ore totali disponibili del tuo team
• Tempo fatturabile e utilità attuali
• Lead di vendita e marketing pronti per l'inserimento per il mese o trimestre successivo
• Singoli membri del team con punteggi di utilità alti o bassi.

Tale trasparenza e informazioni in tempo reale semplificano il tuo processo decisionale e ti aiutano ad aumentare l'efficienza.

2. Spostare o ridurre al minimo le attività non fatturabili

Valuta attentamente il carico di lavoro del tuo team per assicurarti che non siano coinvolti inutilmente in attività non fatturabili . Ottimizza la loro utilità fatturabile spostando le attività improduttive su risorse più economiche e riducendo al minimo le distrazioni che danneggiano la produttività.

3. Forma e migliora le competenze dei tuoi dipendenti

A volte, il modo più semplice per aumentare l'efficienza fatturabile è investire nella formazione e nello sviluppo del tuo team. Con aggiornamenti tempestivi del set di competenze , possono eseguire le stesse attività con maggiore efficienza, con conseguente maggiore redditività .

4. Aggiorna la tua tecnologia

Valuta le attrezzature e la tecnologia della tua azienda per assicurarti che siano in condizioni ottimali e non causino ritardi operativi. Se ne vedi la necessità, investi in tecnologie più avanzate per aiutare il tuo team a svolgere le stesse attività in meno tempo.

5. Sfruttare l’automazione

Ogni azienda deve valutare le attività e le operazioni che può automatizzare . Ciò può liberare risorse, aumentare l'efficienza e aiutarti a ottenere risultati migliori con meno risorse.

Ad esempio, Agisci! può automatizzare i flussi di lavoro di vendita , supporto e marketing attraverso strumenti come pagine di destinazione automatizzate, campagne e-mail e punteggio lead.

L’ottimizzazione delle ore fatturabili è un obiettivo a portata di mano per le PMI

Non sempre le PMI dispongono della liquidità necessaria per investire nella crescita aziendale. Ottimizzare le ore fatturabili è un ottimo modo per aumentare la redditività senza spese importanti. Utilizzando un sistema integrato di gestione delle risorse abbinato ad un CRM come Act! puoi ottenere tutte le informazioni di cui hai bisogno per calcolare, monitorare e aumentare il tuo lavoro fatturabile , con conseguente maggiore efficienza e crescita.

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