Come trovare una sede per un evento: 6 scatole cruciali da controllare

I partecipanti si aspettano molto dall'esperienza dell'evento in questi giorni. Le sale riunioni degli hotel si sono trasformate in grandi navi da crociera a Dreamforce, lasciando i partecipanti a bocca aperta. Ma questi luoghi fantastici non sono niente senza gli aspetti fondamentali che rendono il luogo adatto per l'evento.

C'è di più nella scelta di una sede dell'evento che trovarne una della giusta dimensione (sebbene faccia parte del processo).

Ci sono diverse caselle che devi spuntare prima di impegnarti in un luogo dell'evento: esigenze tecnologiche, ostacoli logistici e, naturalmente, il costo.

Chi vuole partecipare a un evento in una posizione scomoda o costosa, tutto perché hai scelto la sede sbagliata? Il tuo oratore che cattura i titoli non conterà molto senza prendere in considerazione questi fattori.

Ho messo insieme un elenco di sei fattori cruciali che devi considerare quando scegli una sede, insieme a strumenti ed elenchi che puoi utilizzare per facilitare il processo di selezione.

1. Posizione comoda per i tuoi partecipanti

La location del tuo evento è uno dei fattori più importanti da considerare in fase di pianificazione. I potenziali iscritti terranno in considerazione i costi di viaggio e la comodità al momento di decidere se partecipare.

Se sei ancora nelle prime fasi di pianificazione e non sei sicuro di quale città scegliere per la tua conferenza, SmartAsset ha un elenco delle 10 migliori destinazioni per conferenze negli Stati Uniti a partire dal 2017 in base a convenienza, distanza dagli aeroporti, criminalità violenta tariffe e disponibilità di alloggio:

L'elenco di SmartAsset delle prime 25 destinazioni per conferenze (Fonte)

Una volta determinata la posizione geografica, dovresti basare la tua scelta sulla sede su questi criteri:

• Prezzo
• Distanza dagli aeroporti
• Opzioni di trasporto (ne parleremo più avanti)
• Capacità (ne parleremo più avanti)
• Accesso al centro (ristoranti, bar, hotel, ecc.)

Se stai organizzando un evento locale più piccolo, non avrai bisogno di hotel per ospitare dozzine di partecipanti fuori dallo stato o di un facile accesso a un aeroporto. Quando guardi le sedi locali, le tue preoccupazioni principali sono le dimensioni della sede, il costo e le opzioni di trasporto.

I motori di ricerca delle sedi Cvent, SocialTables ed EventUp sono lo strumento perfetto per trovare tutto ciò che devi sapere sulle sedi a livello nazionale.

2. Capienza della sede e stanze aggiuntive

Quando si sceglie la sede dell'evento, è sempre meglio sopravvalutare le proprie esigenze di capacità che sottovalutare.

Ad esempio, se si prevede che il tuo evento attirerà almeno 300 partecipanti, la capacità della tua sede dovrebbe contenere comodamente da 350 a 400 persone. Questo ti fornirà lo spazio di respiro di cui hai bisogno per ospitare altri partecipanti se alcuni si presentano e si registrano il giorno stesso.

Aiuta anche a scegliere luoghi che offrono sale per gruppi di lavoro aggiuntivi. Questo tipo di flessibilità ti aiuterà quando sorgono problemi di capacità. Non è l'ideale, ma è possibile trasmettere in streaming l'evento principale in queste sale per gruppi di lavoro come mezzo per far accomodare più persone comodamente al tuo evento.

Grazie a strumenti come il motore di ricerca delle sedi di Cvent, puoi ricercare le capacità delle sedi prima di entrare in contatto con potenziali sedi. In questo modo puoi creare la tua rosa di sedi senza essere obbligato a impegnarti prima di avere tutte le informazioni.

3. Funzionalità Wi-Fi per gruppi numerosi

Viviamo in un mondo sempre più connesso e la connettività Wi-Fi è una necessità per la produttività in tutte le forme di business, inclusi gli eventi. È importante che tu, come organizzatore di eventi e host, disponga di una connettività coerente a Internet. Le migliori sedi avranno accesso WiFi disponibile per il tuo utilizzo il giorno del tuo evento.

Tuttavia, la connessione standard dell'hotel disponibile per tutti gli ospiti dell'hotel potrebbe non essere sufficiente per gestire tutto il traffico dei tuoi ospiti. Ecco perché è importante richiedere un segnale WiFi dedicato per i tuoi partecipanti. La maggior parte degli hotel avrà un segnale WiFi dedicato per gli eventi, ma dovresti assicurarti.

Anche le velocità del Wi-Fi sono importanti, soprattutto se prevedi di trasmettere video in streaming o ti aspetti un uso intenso del telefono durante l'evento per tweet dal vivo e altri usi dei social media. Dovresti assicurarti che le velocità di trasferimento dei dati rimangano comprese tra 8 e 12 Mbps (megabit al secondo) per gestire quel livello di traffico più elevato. Chiedi alla tua sede le loro velocità e se va bene per te eseguire test di velocità sulla loro rete di eventi, solo per essere sicuro.

Se hai bisogno di testare la velocità di Internet di un locale, ci sono strumenti gratuiti fatti apposta per questo:

• Test di velocità
• Fast.com
• Test di velocità dello spettro

Infine, scendiamo al costo. Il WiFi agli eventi non è gratuito, ma non deve costarti una fortuna. Secondo ASAE, ci sono un paio di modi in cui puoi aiutare a mitigare questi costi:

• Vendi la sponsorizzazione del Wi-Fi a un inserzionista
• Aggiungi un supplemento per gli ospiti che utilizzano il Wi-Fi

4. Opzioni di trasporto e parcheggio

A che serve un evento se nessuno può arrivarci?

Quando selezioni la tua sede, assicurati di chiarire tutte le opzioni di trasporto disponibili, come ad esempio:

• Servizi ferroviari della metropolitana
• Percorsi di autobus
• Distanze a piedi dagli hotel
• Disponibilità di ridesharing (Uber, Lyft, Fasten, Sidecar, ecc.)

Fornisci queste informazioni sul trasporto ai tuoi ospiti, insieme agli orari di transito e ai consigli per le app delle mappe di transito.

Mappe del sistema ferroviario della metropolitana di Washington DC, New York e Boston (Fonte)

Alcune di queste opzioni di trasporto possono anche offrire offerte speciali e sconti per i partecipanti all'evento. Uber, ad esempio, offre il suo sistema UberEvents che ti consente di creare pass per le corse per i tuoi partecipanti. Questi pass per le corse copriranno i costi di trasporto fino a un certo limite da te impostato, rendendo più facile per i tuoi partecipanti arrivare al tuo evento.

Mentre alcuni possono camminare, prendere i mezzi pubblici o prendere un giro in condivisione per il tuo evento, molti guideranno comunque.

Quando si considerano i luoghi, il parcheggio è un'altra caratteristica da tenere d'occhio. Se la struttura non dispone di parcheggio designato, che tipo di parcheggio locale sono disponibili? Ci sono parcheggi? Ampio parcheggio in strada?

Puoi fare un accordo con un garage locale per prenotare un certo numero di posti e includerlo in un'offerta di biglietti per coloro che hanno intenzione di guidare. Ciò vale anche per i garage a pagamento di proprietà della sede dove viene aggiunto come servizio il costo del parcheggio, sia a tariffa intera che a tariffa agevolata (preferibilmente quest'ultima).

Se non ritieni necessario andare così lontano per garantire il parcheggio, ma vuoi comunque rendere la guida comoda per i tuoi ospiti, prova a consigliare app di parcheggio sul sito Web dell'evento che li aiutino a individuare parcheggi a prezzi accessibili intorno alla tua sede.

5. Servizi

Cosa ha da offrire il tuo locale oltre allo spazio per ospitare il tuo evento? Questi servizi extra possono includere:

• Apparecchiature A/V : il noleggio o l'acquisto di apparecchiature A/V è costoso e consente di risparmiare denaro quando la sede dell'evento dispone già di luci, altoparlanti, microfoni e apparecchiature video pronte per l'uso. In tal caso, molto probabilmente la sede offrirà l'attrezzatura come parte di un pacchetto.
• Tavoli e sedie : proprio come le apparecchiature A/V, fornire i propri tavoli e sedie significa più soldi dalle tue tasche per il noleggio. Per non parlare dei costi di trasporto per spostare tutti questi tavoli e sedie nella sede. È meglio trovare un luogo con questi servizi già in atto.
• Ristorazione : se prevedi di fornire cibo ai tuoi ospiti, puoi stipulare un contratto con un servizio di catering esterno o approfittare del catering del tuo locale, se disponibile. A seconda della sede, il loro servizio di ristorazione potrebbe costare meno se confezionato con la prenotazione della sede. Verificare con i ristoratori locali per confrontare le tariffe.

Questi servizi sono tutti disponibili utilizzando fonti esterne, ma come accennato in precedenza, se i tuoi potenziali luoghi li offrono, è meglio cercare di elaborare un accordo preconfezionato che potrebbe farti risparmiare denaro a lungo termine.

6. Flessibilità della data dell'evento

Le cose non vanno sempre a posto come avevi pianificato. Le emergenze accadono, il tempo non sempre collabora e gli orari non sempre si allineano.

Ecco perché è importante selezionare un luogo che ti dia una sorta di flessibilità nella pianificazione del tuo evento. Ad esempio, se il tuo evento potrebbe richiedere un cambio di data, è utile prenotare una sede con alcune date aperte in quell'ora da utilizzare come date di pioggia.

Comprendi che questa è una richiesta difficile per qualsiasi luogo e non dovrebbe fare o rompere un accordo poiché i luoghi hanno bisogno di orari completi per pagare i conti.

Ma se ti imbatti in una sede con poche date vuote, prova a lavorare in una politica di riprogrammazione per una data successiva per una tariffa scontata. In questo modo la sede non perderà denaro tenendo una data extra per te e non dovrai annullare un evento in caso di problemi.

Dal momento che i grandi eventi sono sempre pianificati con mesi o un anno di anticipo, fornire alle tue potenziali sedi un elenco di date flessibili ti aiuterà a trovare le date non di punta e a trovare la data che ti farà risparmiare più denaro.

Dai un'occhiata a queste altre risorse per la pianificazione di eventi

Ora che hai selezionato la sede dell'evento, assicurati di seguire il resto dei passaggi nella mia "Guida in dieci passaggi alla pianificazione degli eventi" per garantire la migliore esperienza dell'evento.