Come archiviare le tasse per le piccole imprese: suggerimenti dai professionisti

La stagione fiscale può essere un momento spaventoso per le aziende impreparate, ma questi suggerimenti renderanno tutto il più agevole possibile quest'anno e il prossimo.

Nota: questo articolo ha lo scopo di informare i nostri lettori sulle preoccupazioni relative alle attività commerciali negli Stati Uniti. Non è in alcun modo inteso fornire consulenza finanziaria o avallare una linea d'azione specifica. Per consigli sulla tua situazione specifica, consulta il tuo commercialista o consulente finanziario.

La fine dell'anno può essere un periodo spaventoso, con giorni più brevi e notti più lunghe. Se sei un leader aziendale responsabile della contabilità della tua azienda, la fine dell'anno può essere ancora più spaventosa per ragioni completamente diverse: la stagione dei preparativi fiscali incombe dietro l'angolo.

Naturalmente, se utilizzi un software di contabilità aggiornato tutto l'anno e hai un professionista fiscale di fiducia e di lunga data al lavoro, puoi evitare la paura. Ma anche se non lo fai, niente panico: ci sono ancora alcuni trucchi che puoi usare per salvare la stagione fiscale di quest'anno e assicurarti che il prossimo anno vada ancora più liscio.

Abbiamo parlato con un certo numero di CPA e leader di piccole imprese di tutto il paese per ottenere i loro consigli su come presentare le tasse in modo accurato e completo, e questo è quello che hanno detto.

Come presentare le tasse per le piccole imprese

Il consiglio più valido che possiamo offrire quando si tratta di preparare le tasse per le piccole imprese è utilizzare il software di contabilità in anticipo e spesso.

Il software di contabilità, se abbinato a un buon professionista fiscale, mantiene tutte le informazioni necessarie in un unico posto, offre tutti i moduli fiscali di cui avrai bisogno e ti aiuta a sfruttare ogni possibile detrazione e credito, tanto per cominciare.

Ma c'è di più per presentare le tasse che fare clic su alcuni pulsanti e chiamarlo un giorno.

La legislazione fiscale è complicata e in continua evoluzione e i leader delle piccole imprese devono essere pronti quando arriva il momento delle tasse per assicurarsi che non stiano pagando al governo più di quanto devono, o peggio ancora, commettendo frode fiscale volontariamente o inconsapevolmente.

Steve Hocheiser

Hocheiser CPA

“Potresti trovarti soggetto a sanzioni e interessi per il mancato pagamento delle tasse. Ciò può derivare da errori nella preparazione del reso o dal mancato pagamento della stima richiesta.

Potresti pensare di poter risparmiare facendo le tasse da solo o risparmiando sul software di contabilità, ma la tranquillità che deriva dal sapere che le tue tasse sono state fatte con precisione vale un investimento modesto?

Errori sulla tua dichiarazione dei redditi possono anche portare al temuto audit IRS.

Sebbene solo un'azienda su 100 circa venga verificata ogni anno, le possibilità aumentano se una piccola impresa guadagna più di $ 1 milione all'anno, non dichiara tutte le sue entrate o richiede detrazioni aziendali sproporzionate rispetto alle sue entrate.

5 consigli fiscali dai professionisti

Tieni presente che questa guida non è un manuale completo e dettagliato su come preparare le tasse. Questi suggerimenti presuppongono che tu conosca già le basi:

• Tutte le informazioni di cui hai bisogno dalla tua attività.
• Tutti i moduli fiscali di cui hai bisogno dall'IRS (se il tuo software di contabilità non è in grado di gestire questa parte per te, è tempo di aggiornare).
• Le tue scadenze per la presentazione.

Una volta che hai capito, sei pronto per questi passaggi successivi.

1. Rintraccia tutte le tue entrate e spese

Se hai utilizzato un software di contabilità tutto l'anno, dovrebbe essere facile come eseguire alcuni rapporti. In caso contrario, hai ancora un po' di lavoro da fare.

La maggior parte del tuo reddito probabilmente deriva dalle vendite, ma non dimenticare di tenere conto anche delle plusvalenze, ad esempio profitti azionari, fondi comuni o vendite immobiliari. Se non riporti queste fonti di reddito, sei soggetto a verifica e finisci per pagare quelle tasse insieme a una sanzione.

D'altra parte, se non riporti tutte le tue spese, rischi di pagare al governo più di quanto devi effettivamente perché stai perdendo le detrazioni.

La CPA Irene Wachsler afferma che uno degli errori più comuni che vede con le piccole imprese quando si tratta di preparazione fiscale è trascurare di riconciliare le spese con l'estratto conto bancario ogni mese, facendo sì che le spese accessorie come pasti e forniture idonei sfuggano alle crepe.

"Queste piccole spese si sommano", dice.

2. Sii consapevole del Tax Cuts and Jobs Act

Il Tax Cuts and Jobs Act (TCJA) del 2017 è la più grande revisione fiscale degli ultimi decenni.

"Quest'anno ha avuto i cambiamenti più significativi che ho visto", afferma Hocheiser.

La buona notizia è che, se hai navigato con successo nel TCJA nel 2018 e nel 2019, non devi preoccuparti di nulla di nuovo quest'anno. Hai tempo fino alla fine del 2022 per sfruttare appieno l'ammortamento del bonus investendo nella tua attività.

Il software di contabilità gestirà le nuove tariffe e il tuo professionista fiscale può farti sapere tutti i modi in cui il TCJA influenzerà la tua attività. Tuttavia, vale comunque la pena conoscere i punti principali, soprattutto se stai preparando le tasse da solo.

Ecco alcune delle principali conclusioni del TCJA, dal nostro recente articolo sulle maggiori sfide che i professionisti della contabilità delle piccole imprese devono affrontare nel 2019:

• Ammortamento bonus: questa nuova regola fiscale consente alle aziende di detrarre immediatamente il 100% dell'ammortamento di beni aziendali come veicoli, computer e altre attrezzature per qualsiasi acquisto effettuato prima del 1 gennaio 2023, rendendolo un ottimo momento per investire nella tua attività .
• Credito d'imposta retribuito per congedi familiari e medici: esiste un nuovo credito d'imposta per i datori di lavoro che offrono congedi familiari e medici retribuiti ai propri dipendenti.
• Metodo di contabilità in contanti: molte più piccole imprese (quelle con $ 25 milioni o meno di entrate lorde annuali invece del precedente indicatore di $ 5 milioni o meno) possono utilizzare il metodo di contabilità in contanti, che è in genere più semplice e meno costoso della competenza contabilità.
• Entità pass-through: la maggior parte delle piccole imprese sono considerate entità pass-through, comprese le società S e LLC, e ora possono detrarre fino al 20% del reddito aziendale qualificato.

Mentre quella detrazione del 20% può sembrare allettante, fare il salto in una S-corp o LLC potrebbe non valere la pena, avverte CPA Logan Allec.

Logan Allec

CPA

“A volte, rimanere un unico proprietario ai fini fiscali, nel senso che devi semplicemente riportare il tuo reddito d'impresa sulla tua dichiarazione dei redditi personale, è la strada più vantaggiosa. I costi amministrativi aggiuntivi legati alla tassazione della tua attività come società S potrebbero non superare i risparmi fiscali. Ecco perché è importante che tu riceva una consulenza fiscale personalizzata da un professionista fiscale qualificato”.

3. Approfitta di ogni possibile detrazione

Uno dei maggiori vantaggi di lavorare con un professionista fiscale di piccole imprese e utilizzare un software di contabilità è trovare detrazioni che non sapevi esistessero. Puoi e dovresti detrarre tutte le spese relative alla gestione della tua attività: dall'ufficio a casa al chilometraggio della tua auto ai costi di ricerca e sviluppo.

Per fare ciò, tieni traccia di tutto e separa le spese aziendali da quelle personali. Questa è un'area in cui un'app di monitoraggio delle spese (inclusa nella maggior parte dei software di contabilità) è incredibilmente utile.

Il CPA Jeffrey S. Levine afferma che la paura di un audit impedisce a molte piccole imprese di prendere le detrazioni che effettivamente meritano.

Jeffrey S. Levine

CPA

"Fare ipotesi errate, come non detrarre un ufficio a casa o non rendersi conto di altri elementi, come l'assicurazione sanitaria o i contributi pensionistici, può essere deducibile ... il pericolo più grande è pagare più tasse del necessario",

Ogni piccola impresa è diversa, ma ecco un elenco di detrazioni fiscali per le piccole imprese da Bench per darti un'idea delle detrazioni che potresti perdere.

4. Contribuire a un piano pensionistico

Solo perché ci stiamo avvicinando alla fine dell'anno non significa che non puoi approfittare di alcuni risparmi fiscali in questo momento. Molteplici CPA consigliano di riporre eventuali eccedenze di contanti (fino a $ 55.000) in un conto pensionistico individuale semplificato per i dipendenti (SEP IRA).

"Un'azienda di qualsiasi dimensione, anche autonoma, può stabilire un SEP", secondo l'IRS.

Il modo più semplice per impostare il tuo SEP IRA è tramite la tua banca, compagnia di assicurazioni o altro istituto finanziario come una società di investimento online. Ecco una guida di base per stabilire un SEP dall'IRS.

Stacy Caprio

Fondatore e manager di piccola impresa

“[I contributi SEP IRA sono] messi in esenzione fiscale e rimossi dal tuo reddito imponibile, quindi non solo è un ottimo modo per risparmiare per la pensione, ma ti aiuta anche a risparmiare sulle tasse nel presente. Tutti i proprietari di piccole imprese che non lo fanno si stanno perdendo ".

5. Tieni d'occhio i crediti d'imposta

I crediti d'imposta sono diversi dalle detrazioni fiscali. In effetti, sono meglio delle detrazioni fiscali.

Sara Hancock

Caporedattore, Best Company

“I crediti d'imposta riducono le tue potenziali tasse su base dollaro per dollaro, mentre le detrazioni riducono il tuo reddito imponibile, quindi il loro effetto netto è un risparmio pari alla tua aliquota fiscale. Dal punto di vista fiscale, i crediti valgono più delle detrazioni».

In altre parole, le detrazioni fiscali riducono l'importo del tuo reddito che è imponibile, mentre i crediti d'imposta riducono direttamente l'importo che devi.

I crediti d'imposta comuni a cui prestare attenzione includono il credito per l'accesso ai disabili, il credito per veicoli elettrici e il credito per opportunità di lavoro.

Ecco un elenco completo dei crediti d'imposta aziendali per le piccole imprese e i lavoratori autonomi dall'IRS.

Proprio come le detrazioni, il tuo software fiscale o professionista fiscale può guidarti attraverso il processo di riscatto dei crediti d'imposta guadagnati al momento della presentazione (supponendo che tu abbia guadagnato il credito acquistando un veicolo elettrico o fornendo strutture per l'infanzia, ad esempio).

Quali sono i tuoi suggerimenti per la preparazione delle tasse per le piccole imprese?

Di tutti i suggerimenti che abbiamo ascoltato dai CPA, il più utile potrebbe essere il più ovvio:

1. Rimani aggiornato sulla tua preparazione fiscale tutto l'anno
2. Utilizzare un aiuto professionale quando necessario

Quali sono i tuoi migliori consigli per eliminare lo stress dalla preparazione delle tasse? Quali sono le tue maggiori sfide? Condividili nei commenti qui sotto o trovami su Twitter.

Una volta che hai sotto controllo la tua preparazione fiscale, perché non cercare altri modi per mettere in ordine la tua contabilità e le tue finanze? Segui il nostro blog per un flusso costante di suggerimenti su tutto, dalle buste paga ai podcast.