Come facilitare i workshop a distanza

I workshop riguardano principalmente le interazioni tra le persone, esercizi dinamici e discussioni vivide. I laboratori a distanza, invece, sono ben diversi in quanto ci sono aspetti che non troverai in quelli organizzati in ufficio. Non è sempre facile tenere tutto sotto controllo, per non parlare di moderarli da remoto.

Negli ultimi mesi, la pianificazione e l'implementazione di workshop a distanza sono diventate all'ordine del giorno in Miquido. Questo vale sia per i workshop di scoperta breve che per quelli che specificano l'esatto scopo di MVP, ma anche per interi sprint di progettazione del prodotto. Ne abbiamo alcuni alle spalle, quindi speriamo che questi suggerimenti e pensieri siano utili.

Come gestire workshop di design thinking a distanza? I migliori consigli

Tempo e pause

Normalmente i laboratori sono previsti per l'intera giornata (circa 6h). Ma non in caso di sessioni remote. I partecipanti seduti davanti al computer si stancano e si annoiano molto più velocemente. Ecco perché è una buona idea organizzare workshop a distanza in sessioni fino a 4-5 ore .

Le ore migliori sono quelle mattutine, ad esempio dalle 9:00 alle 13:00. Lavorare con una mente fresca è meglio e nessuno pensa ad altre cose in ritardo che aspettano di essere fatte. I workshop a distanza si svolgeranno in più giorni, ma puoi utilizzare i pomeriggi per prepararti alla sessione successiva. Prendiamo in considerazione uno sprint di progettazione del prodotto: puoi fare ulteriori ricerche, lavorare su un prototipo o persino preparare una stima dell'MVP per la sessione del giorno successivo.

Non dimenticare le pause ben pianificate . La nostra concentrazione alle riunioni online diminuisce molto rapidamente. Dai ai partecipanti una pausa di 15 minuti ogni 1,5 ore. Come facilitatore, continua a osservare il livello di energia nella tua squadra.

Team building

Il team building è un'altra questione importante. Più persone partecipano alla riunione, maggiore è la probabilità che qualcuno non sia concentrato e coinvolto. Questo non influenza bene le dinamiche di gruppo. Vale la pena occuparsi di diversificare il team e raccogliere le persone chiave: un creativo, un tecnico, un project manager o un product manager, e ovviamente le persone più importanti e decisive del team del cliente.

Qui, vale la pena rendersi conto che sono necessari decisori chiave e che devono avere spazio per la partecipazione attiva, non solo per l'osservazione. L'idea migliore è di non avere più di 6-8 persone in chiamata, ma il fatto è che non è sempre possibile. È una buona idea ruotare i team se hai sessioni incentrate solo sul design o sulla tecnologia .

Nei laboratori a distanza, lo spazio per chiacchiere è un po' corto, quindi è importante non saltare qualche tipo di rompighiaccio e semplici esercizi che aiutino il team a conoscersi meglio. Questo può essere combinato con un'introduzione allo strumento che utilizzerai.

Distrattori

Chiedere ai partecipanti di non utilizzare computer o telefoni è standard nel contratto del workshop. In caso di workshop a distanza, un laptop è d'obbligo ed è sempre allettante aprire un'altra scheda per altre cose. Quindi sottolinea questo punto del contratto e, se possibile, chiedi di tenere accese le telecamere durante il workshop . Grazie a questo, come facilitatore puoi vedere immediatamente quando gli occhi dei partecipanti iniziano ad allontanarsi.

Non abbiate paura di ricordarlo a tutti, ma cercate di farlo con una dose di umorismo, per non introdurre un'atmosfera sgradevole

Struttura dell'esercizio

Lavorare in gruppo

Per i workshop a distanza, è necessario pianificare ulteriormente la struttura degli esercizi . E questa è la parte più impegnativa! Lavorare in gruppo è più complicato, ma può essere risolto dividendo in gruppi con una "stanza" aggiuntiva nello strumento di teleconferenza.

Brainstorming

Vale la pena cambiare gli esercizi che comportano un brainstorming ad alta voce in quelli silenziosi. Chiedi ai partecipanti di generare idee su note adesive . Se ci sono molte idee da discutere, vale la pena limitare le presentazioni solo a quelle più importanti e interessanti, che sono state indicate dai partecipanti con il voto a punti.

Sessioni di schizzi

Disegnare non è comodo per tutti nemmeno nelle officine standard. L'uso di un nuovo strumento per disegnare sarebbe un ulteriore fattore di stress, quindi manteniamo questa sessione nel mondo "reale". Basta dare ai partecipanti 15-20 minuti in privato per disegnare soluzioni e quindi caricare tutte le foto degli schizzi sulla lavagna. La presentazione può iniziare ora!

Discussioni di moderazione

La discussione in una teleconferenza è una sfida. Ci aspettano due scenari: o tutti inizieranno a parlare contemporaneamente, o nessuno lo farà. Quindi moderiamolo con gli esercizi. Preparate una bacheca divisa in diverse categorie – sfide/domande/dubbi, che permetterà a tutti di esprimere la propria opinione e le proprie domande, e poi potrete discuterne con calma passo dopo passo.

Che ne dici di semplici domande come: hai bisogno di una pausa? Siamo tutti d'accordo? Altre domande? Vale la pena chiedere ai partecipanti di mostrare ok/non ok – con un gesto della mano o semplicemente con un cenno del capo. Grazie a questo non introduciamo il caos e, come facilitatori, sappiamo se il gruppo è compatibile.

E le persone che assumeranno il ruolo di osservatore durante un workshop a distanza? Moderiamo le discussioni e coinvolgiamo coloro che sembrano assenti con ulteriori domande.

E se la discussione iniziasse ad allontanarsi?

• Pianificare i cosiddetti posti auto sul tabellone dell'officina. Se un argomento richiede una discussione separata, lo parcheggiamo e vi torniamo in seguito.
• Informare i partecipanti quanto tempo abbiamo a disposizione per un argomento specifico. Grazie a questo, tutti ne sono consapevoli, e tagliare la discussione non suona più “maleducato”.
• Se prevediamo che un argomento possa innescare un'ondata di commenti, lascia che siano raccolti dai partecipanti su note adesive. Grazie a questo, come facilitatore, sappiamo quanti “punti di vista” dobbiamo prevedere nella discussione.

Preparazione per laboratori

Prima del workshop, è importante presentare ai partecipanti le regole e lo strumento su cui lavorerai . Ricorda loro di avere le cuffie e l'accesso alla fotocamera, per non parlare di una connessione Internet stabile. Per facilitare due schermi è un must: devi avere spazio per lavorare a bordo e osservare la squadra.

Il giorno prima, invia un'istruzione con la possibilità di testare lo strumento ma ricorda l'introduzione all'inizio del workshop. Esistono molti strumenti online per condurre workshop a distanza. Scegli quello che ti piace di più, ma ricorda di testare l'accesso del team e di preparare i modelli per gli esercizi.

Esecuzione

I workshop sono pieni di dinamiche diverse . A volte, anche se pianifichiamo un'agenda esatta, verifichiamo e pianifichiamo con il cliente insieme al suo corso, risulta che è necessario apportare alcune modifiche. In questa situazione, puoi sempre parlare con il team su un canale di comunicazione aggiuntivo o fare consultazioni rapide durante una pausa. A tal fine, vale la pena preparare un ulteriore incontro interno, dove il team può fare una breve chiacchierata durante la pausa.

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