Come stabilire la struttura del tuo dipartimento di contabilità

Usa questa guida per costruire il tuo A-team di contabilità.

Quando hai iniziato la tua attività, probabilmente eri un po' come una garage band, che vivevi il tuo sogno e risolvevi i problemi al volo.

Ma poiché la tua attività è cresciuta, fare affidamento sul cofondatore Dave, che funge anche da CTO e team legale aziendale, per continuare a pagare i fornitori e il tuo crescente team di dipendenti non lo taglierà più.

Se vuoi che la tua attività continui a crescere, devi creare una struttura del reparto contabilità in grado di gestire una serie di compiti contabili ed espandersi con la tua attività.

Diamo un'occhiata a cinque attività contabili essenziali per le piccole imprese, come dovresti affrontare il personale in ciascuno di questi ruoli e come capire quando hai bisogno di aiuto. E poiché la tua azienda non può funzionare solo con lo sforzo umano, analizzeremo anche il modo in cui il software di contabilità può supportare il tuo team.

La contabilità delle piccole imprese ha bisogno di persone e tecnologia

Sebbene il software di contabilità sia un must per qualsiasi piccola impresa, non può fare tutto. Hai bisogno di un essere umano dietro il tuo software per ricontrollare i numeri, analizzare l'output, coordinare tra i sistemi non integrati e garantire che la tua attività non venga derubata da fornitori subdoli o dipendenti fraudolenti.

Come minimo, hai bisogno di qualcuno che gestisca le buste paga, qualcuno che paghi i fornitori e invii fatture e qualcuno che gestisca i libri contabili ogni mese in modo che siano equilibrati al momento delle tasse.

Il cofondatore Dave potrebbe essere in grado di fare tutte queste cose, ma ciò non significa che dovrebbe fare tutte queste cose a lungo termine. Ma come proprietario di una piccola impresa, ci sono momenti in cui devi accontentarti di meno.

La struttura del tuo reparto contabilità non assomiglierà mai all'elenco della squadra di softball della tua azienda. Queste non sono posizioni su una scheda formazione che devi riempire; questi sono compiti che devono essere eseguiti attraverso una combinazione di ruoli e risorse. Dovrai mostrare discrezione come leader dell'organizzazione per capire esattamente come appare questa combinazione per la tua attività e le risorse che hai.

Puoi utilizzare questo articolo come modello per costruire la tua struttura, ma non dimenticare di aspettarti fluidità in base alle dimensioni della tua attività (sia in termini di personale che volume di attività) e le capacità del tuo team.

5 compiti contabili essenziali e come affrontarli

Nelle sezioni seguenti, esamineremo cinque attività essenziali di contabilità aziendale, le competenze che dovresti cercare per gestire tali attività e le bandiere rosse che ti servono rinforzi. Alla fine, esamineremo alcuni modi in cui il software di contabilità può aiutare con ogni attività e forniremo un esempio di struttura di base di un dipartimento di contabilità per piccole imprese.

1. Fatturazione/fatturazione

Perché è importante: la US Small Business Administration riferisce che il basso flusso di vendite/cash è stata la causa principale della chiusura delle piccole imprese a partire dal 2015 (l'ultimo anno in cui l'US Census Bureau ha raccolto tali dati). Cosa c'entra questo con la fatturazione? Più tempo ci vuole per la fatturazione ai tuoi clienti, più tempo ci vorrà per essere pagato. Devi essere pagato in modo da poter pagare i tuoi dipendenti e fornitori. Se non vieni pagato in modo accurato e puntuale, la tua attività è a rischio di fallimento a causa del basso flusso di cassa.

Chi dovrebbe farlo: non è necessario un CPA per gestire la fatturazione; chiunque sia bravo con i numeri e abbia un occhio per i dettagli dovrebbe essere in grado di gestire questo compito. Oltre alla precisione, la tempestività è fondamentale per la fatturazione, quindi vuoi qualcuno che sia puntuale e rispetti le scadenze.

Segni hai bisogno di aiuto:

• I clienti non ricevono le fatture in modo tempestivo
• Ai clienti viene fatturato l'importo errato
• I clienti non pagano l'importo giusto o in tempo

2. Pagamenti/debiti

Perché è importante: l'Institute of Finance & Management riferisce che nelle organizzazioni di alto livello, un singolo professionista della contabilità fornitori a tempo pieno può elaborare quasi 23.000 fatture all'anno. Sono circa 85 fatture al giorno lavorativo. Se stai pagando solo poche bollette alla volta, probabilmente non stai al passo. E se non consideri prioritario pagare i tuoi fornitori in tempo, pagherai commissioni per il ritardo o, peggio, perderai i tuoi fornitori. Non vuoi rimandare questo fino a dopo aver spento l'elettricità.

Chi dovrebbe farlo: come per la fatturazione e la fatturazione, l'accuratezza e la tempestività sono fondamentali quando si tratta di conti fornitori. Se la tua organizzazione è piccola, va bene che una persona o un piccolo team gestisca i conti attivi e passivi (fatturazione). Mentre i tuoi fornitori dovrebbero essere affidabili per fatturarti accuratamente, rendendo questa attività un po' meno complicata della fatturazione, questo ruolo dovrebbe essere ricoperto da qualcuno in grado di ricontrollare i numeri dei fornitori per assicurarsi che non vengano addebitati o addebitati in eccesso per beni o servizi che sono stati in realtà non è fornito.

Segni hai bisogno di aiuto:

• I fornitori si lamentano di non essere pagati.
• Nonostante i loro migliori sforzi, il tuo team di contabilità fornitori non riesce a tenere il passo e sta effettuando pagamenti in ritardo.
• Il tuo professionista della contabilità fornitori deve fare gli straordinari per stare al passo.

3. Libro paga

Perché è importante: come discusso nel nostro articolo sulle migliori pratiche per l'elaborazione delle buste paga, se non paghi i tuoi dipendenti in tempo e non li paghi l'importo giusto, inizierai a perdere membri del personale e poi non lo farai devi più preoccuparti di gestire la tua attività.

Chi dovrebbe farlo: quando la tua azienda è molto piccola (da due a tre dipendenti), potresti essere in grado di farla franca con i debiti e i clienti che gestiscono anche le buste paga. Tuttavia, una volta che la tua azienda crescerà molto oltre, avrai bisogno di uno specialista esperto di buste paga o di un servizio di buste paga di terze parti per farlo per te. Cosa rende un buon specialista delle buste paga? Oltre ad essere puntuale e meticoloso, il tuo addetto al libro paga deve anche lavorare bene con gli altri per risolvere problemi inevitabili.

Segni hai bisogno di aiuto:

• I dipendenti vengono regolarmente pagati in ritardo.
• I dipendenti vengono sminuiti o pagati in eccesso a causa di errori di segreteria.
• Il dipendente responsabile del libro paga è sopraffatto e fa gli straordinari per ottenere gli stipendi in tempo.

4. Contabilità

Perché è importante: i libri equilibrati sono il vero nord della tua attività e dovrebbero aiutarti a dormire sonni tranquilli la notte come proprietario di una piccola impresa. Una buona contabilità in pratica significa che tutte le tue bollette sono state pagate e tutti i tuoi clienti ti hanno pagato ciò che devono e che hai tenuto registri puliti che mostrano altrettanto. Anche se potrebbe non sembrare terribilmente eccitante, è assolutamente vitale per il benessere finanziario della tua attività allo stesso modo in cui la temperatura corporea dovrebbe sempre essere intorno ai 98 gradi, noiosi e piacevoli. Se i tuoi libri sono spenti, significa che qualcosa è andato storto.

Chi dovrebbe farlo: in un certo senso, ogni altra attività in questo elenco è legata alla contabilità, quindi hai bisogno di qualcuno che sia completo, preciso con i numeri e lavori bene con gli altri. Mentre la fatturazione è responsabile dell'invio delle fatture e la contabilità fornitori è responsabile del pagamento delle bollette, il tuo contabile è in ultima analisi responsabile della registrazione e della registrazione di tutte queste transazioni e saldi. Il tuo contabile lavorerà anche con il software di contabilità quasi sempre, quindi deve essere esperto in qualsiasi programma di contabilità utilizzato dalla tua azienda.

Segni hai bisogno di aiuto:

• I tuoi libri non sono bilanciati (ci sono soldi guadagnati o soldi spesi che non puoi contabilizzare).
• Quando arriva l'ora delle tasse, ti mancano i rapporti e le ricevute necessari.
• Alla fine dell'anno, devi setacciare le spese personali per individuare le spese aziendali.

5. Preparazione fiscale

Perché è importante: devi pagare al governo ciò che devi, ma devi anche ottenere credito per tutte le detrazioni per cui ti qualifichi in modo da non pagare di più. Devi anche fornire W2 a tutti i tuoi dipendenti in modo che possano presentare le tasse in tempo. Se pensi che questo non sia importante, aspetta solo che l'IRS bussa con una lunga lista di domande a cui non hai risposte.

Chi dovrebbe farlo: un professionista. Idealmente, un CPA sul personale o un'azienda esterna, che può rappresentare la tua attività all'IRS, se necessario. Anche se l'ora delle tasse arriva solo una volta all'anno, è follia pensare che devi solo preoccupartene per pochi giorni o settimane prima della scadenza. Tenere sotto controllo le spese e le entrate durante tutto l'anno e registrarle correttamente in termini di implicazioni fiscali, fa un'enorme differenza quando arriva il momento delle tasse. Il tuo contabile dovrebbe lavorare fianco a fianco con chi si occupa della preparazione delle tasse per assicurarsi che disponga di tutto ciò di cui ha bisogno per preparare in modo completo e accurato la tua dichiarazione dei redditi.

Segni hai bisogno di aiuto:

• Stai cercando di pagare le tasse aziendali da solo alla fine dell'anno e stai lottando per trovare i rapporti e i moduli giusti.
• Alla fine dell'anno si ottiene un rimborso o un importo molto più elevato rispetto all'anno precedente e non si può spiegare il motivo.
• Dopo aver presentato le tasse, ricevi un avviso di revisione dall'IRS e non sei pronto a rispondere alle loro domande.

Come può aiutare il software di contabilità

Fatturazione automatizzata: supponiamo che tu abbia un cliente che ordina 10 libbre di caffè ogni mese. La prima volta che ordinano, compili un modello di fattura con tutte le loro informazioni, quindi lo imposti per l'invio lo stesso giorno ogni mese. Se vogliono aumentare o diminuire il loro ordine, saltare un mese o annullare, tutto ciò che il tuo specialista della fatturazione deve fare è entrare e modificare le impostazioni. Ma per il resto, questa fattura esce come un orologio.

Pagamenti automatici: qualsiasi buon software di contabilità ricorderà una fattura dopo che l'hai pagata la prima volta, consentendo al tuo specialista dei pagamenti di impostare un pagamento automatico la prossima volta che una fattura simile viene ricevuta dallo stesso fornitore. Le funzionalità avanzate includono il monitoraggio dei pagamenti, in modo da poter vedere quando il pagamento è stato ricevuto, e le approvazioni automatizzate, in modo da non dover firmare digitalmente un modulo ogni volta che il responsabile dell'ufficio ordina più bibite per la sala pausa.

Payroll: il software Payroll è abbastanza complesso da essere una funzionalità integrata solo per i più grandi giocatori nello spazio del software di contabilità, come QuickBooks Online (lo strumento migliore per cinque anni consecutivi nella nostra lista "I 20 migliori software di contabilità più popolari"). Quindi, invece di cercare uno strumento di contabilità che gestisca anche le buste paga, ti consigliamo di provare uno di questi strumenti che si integrano con le popolari app per le buste paga per semplificare la vita al tuo specialista delle buste paga automatizzando cose come il deposito diretto e le tasse trattenute.

Contabilità automatizzata: il software di contabilità La contabilità è integrata in tutti i software di contabilità, mantenendo un registro pulito di tutti i soldi in entrata e in uscita dalla tua attività e segnalando eventuali discrepanze. Ciò consente al tuo contabile di agire più come un gatekeeper, inserendo i dati nel software e ricontrollando i numeri piuttosto che dedicare ore e ore a noiose immissione di dati e calcoli semplici e ripetitivi.

Preparazione fiscale: il software di contabilità non può fare le tasse per te, ma può registrare e organizzare tutti i dati necessari e fornire i moduli fiscali necessari in modo che quando arriva il momento delle tasse, puoi fare clic su alcuni pulsanti per produrre report per il tuo commercialista invece di scaricare una scatola da scarpe di ricevute sulla scrivania.

Una struttura di base del dipartimento di contabilità delle piccole imprese

Ora che abbiamo delineato gli elementi essenziali, diamo un'occhiata a una struttura di base del reparto contabilità con cui la tua attività potrebbe iniziare:

Una configurazione come questa ti coprirà praticamente per ogni esigenza di contabilità delle piccole imprese, ma c'è spazio per la flessibilità. Potresti fare in modo che il tuo contabile gestisca i conti da pagare/da ricevere da solo se la tua attività è abbastanza piccola, oppure potresti scoprire che ha più senso avere una società esterna che gestisca le buste paga se diventa opprimente.

La cosa importante per te come leader di una piccola impresa è monitorare la crescita e adattarti secondo necessità (non aspettare che le buste paga siano in ritardo per tre cicli consecutivi per ottenere aiuto).

Sulla stessa nota, peccare sempre per eccesso di cautela quando si tratta di ottenere un aiuto professionale. Non sai cosa non sai, ed è molto più importante fare la tua contabilità senza esaurirti che risparmiare un po' di soldi.

Qual è la tua formazione di contabilità per piccole imprese?

Mentre questo articolo ha esaminato le posizioni principali del reparto contabilità, man mano che la tua azienda cresce, dovrai espandere questi team e aggiungere nuove posizioni come un CFO e analisti finanziari per spostare l'attenzione dal rimanere a galla alla crescita.

Inoltre, non devi essere un esperto in ogni area della tua attività, devi solo ascoltare chi ne sa più di te. Se il tuo commercialista principale ti dice che è ora di iniziare a esternalizzare il tuo libro paga, ascoltalo.