Come progettare una firma e-mail: suggerimenti e strumenti di prim'ordine

Dicono spesso che è essenziale creare ottime prime impressioni, ma per quanto riguarda le ultime impressioni?

Se svolgi attività commerciali tramite e-mail marketing, la tua firma e-mail è in genere uno degli ultimi punti di comunicazione che un consumatore ha con il tuo marchio.

Una grande firma e-mail dovrebbe essere semplice, informativa, professionale e mettere le informazioni in vetrina. Tuttavia, questo non significa che la tua firma e-mail debba sembrare noiosa.

Ci sono molti preziosi suggerimenti per ottenere il massimo dal design della tua firma e-mail. Quindi, in questa guida, esaminiamo oltre 16 semplici suggerimenti e 6 utili strumenti di firma e-mail .

Che cos'è una firma e-mail e perché ne hai bisogno?

Una firma e-mail è un breve testo alla fine di ogni e-mail, che fornisce al lettore le informazioni di base sul mittente.

Nella firma e-mail, le persone possono aggiungere tutto ciò che ritengono importante, come nome completo, nome dell'azienda, posizione, dettagli di contatto, foto o logo aziendale, ecc. In genere, una firma e-mail è considerata un biglietto da visita in forma digitale.

Potresti pensare: perché devo progettare una firma e-mail? L'altra persona non sa già chi sono? Beh, non è così semplice. Ci sono diversi buoni motivi per cui ne hai bisogno:

• Le persone possono trovare le tue informazioni di contatto facilmente e rapidamente con la tua firma e-mail.

• Includere il nome della tua azienda nella firma e-mail può dare ai destinatari la possibilità di ricercare meglio la tua azienda e i tuoi prodotti prima che ti rispondano con una risposta.

• Le firme e-mail aiutano a indirizzare il traffico verso il sito Web e i profili social della tua azienda.

• Una firma e-mail offre alle persone la possibilità di contattarti nel caso in cui il tuo messaggio sia stato inoltrato . Quando il destinatario diretto passa sopra il nome del mittente, può vedere il tuo nome e la tua email. Tuttavia, se inoltrano la tua email ai loro partner commerciali, non sapranno come contattarti. L'aggiunta di una firma e-mail fornirà loro effettivamente le informazioni di cui hanno bisogno per contattarti.

Inoltre, dovresti ricordare un'altra cosa: è uno standard di corrispondenza e-mail professionale . Se utilizzi le e-mail per creare connessioni, presentare i tuoi prodotti o qualsiasi altra comunicazione professionale, i destinatari si aspetteranno di vedere una firma. L'assenza di uno potrebbe farli dubitare di quanto sei serio in quello che fai.

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Oltre 16 suggerimenti di prim'ordine per la progettazione di una firma e-mail

1. Includere solo le informazioni essenziali

Un errore comune che le persone fanno è trattare le firme e-mail come una mini-autobiografia riempiendole di informazioni, collegamenti e citazioni. Includendo un eccesso di informazioni, fai sembrare la tua firma lunga e ingombrante, il che dissuade la maggior parte delle persone dal guardarla, leggerla o fare clic sui tuoi collegamenti.

Quindi, invece, cerca di mantenere la tua firma e-mail al punto e adattata al tuo marchio.

Di seguito sono riportati i dettagli più popolari da includere nella firma dell'e-mail:

• Nome e cognome
• Nome della ditta
• Posto di lavoro
• Indirizzo dell'ufficio
• Numero di cellulare/ufficio
• Immagine del profilo e/o logo (o entrambi)
• Icone social (facoltative, ma consigliate)

2. Mantieni piccola la tavolozza dei colori

Quando si progetta una tavolozza di colori, una regola pratica comune è "less is more". Per essere più specifici, "prova a utilizzare solo 23 colori" e questo suggerimento è particolarmente vero per il design della tua firma e-mail.

Quando usi troppi colori, aumenterai il rischio di selezionare colori contrastanti e il design della tua e-mail verrà rapidamente sopraffatto e distratto. Pertanto, dovresti limitare la tua tavolozza ed essere intenzionale su quali colori usi e quando li usi.

Una buona tecnica per scegliere la tavolozza dei colori è campionare da qualsiasi elemento grafico che includi (ad esempio, il logo del tuo marchio).

Diamo un'occhiata all'esempio di Zippy Sig . Usano il colore verde della firma del loro marchio per evidenziare altri elementi in tutta la firma. Questa tecnica non solo aiuta a mantenere la tavolozza dei colori semplice e piccola, ma crea anche un design molto più coerente. Inoltre, rafforza ai lettori il legame tra questa tonalità di verde e il marchio.

3. Mantieni piccola la tavolozza dei caratteri

Quindi, abbiamo detto che dovresti mantenere la tua tavolozza dei colori piccola, ma per quanto riguarda la tavolozza dei caratteri? Hai indovinato: mantieni piccola anche la tavolozza dei caratteri.

Un motivo comune per cui le persone usano troppi caratteri è che vogliono solo evidenziare titoli e informazioni specifici, quindi introducono un nuovo carattere nel mix. Tuttavia, una soluzione semplice a questo ostacolo consiste nell'utilizzare invece un carattere tipografico più flessibile.

Invece di utilizzare un carattere completamente nuovo, trova un carattere tipografico semplice con poche opzioni di peso e stile e mescola le dimensioni del testo, il peso e/o i colori quando necessario.

Una volta trovato un carattere tipografico adatto, puoi creare una miriade di diversi effetti tipografici utilizzando colori di evidenziazione, diversi pesi e dimensioni, pur mantenendo un design semplice e pulito.

Naturalmente, l'uso di più di un carattere tipografico non è del tutto fuori discussione. Se scegli di aggiungere più di un carattere al tuo repertorio, prova a limitarlo a un solo carattere aggiuntivo per mantenere il tuo design pulito e coerente.

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4. Usa la gerarchia di progettazione

Avere una forte gerarchia è essenziale per comunicare informazioni importanti. E poiché la tua firma e-mail è composta da dettagli importanti, la gerarchia del design è fondamentale.

Quando progetti la tua firma e-mail, usa la scala, il colore e il peso dei caratteri per segnalare visivamente ai tuoi destinatari quali informazioni dovrebbero leggere per prime. Forse è il tuo nome, o il nome del tuo marchio/azienda, in entrambi i casi, assicurati di mettere questa informazione chiave nella posizione gerarchica più alta.

Diamo un'occhiata all'esempio qui sotto. Da lì, l'autore dell'e-mail ha utilizzato una dimensione del carattere grande per il suo nome, quindi ha gradualmente ridotto la dimensione del testo, a partire dal titolo di lavoro fino ai dettagli di contatto.

Per aumentare il contrasto, ha dato al suo nome completo un colore rosso più intenso rispetto al suo titolo di lavoro. Inoltre, ha messo le sue informazioni di contatto in grigio per aumentare ulteriormente il contrasto. Per finire, ha usato un divisore di riga per separare le sue informazioni professionali dalle sue informazioni di contatto.

5. Usa immagini belle e professionali

In alcuni ruoli basati sulle vendite (ad esempio, agenti immobiliari) in cui tratti direttamente con il pubblico, l'aggiunta di un'immagine del tuo viso può aggiungere un tocco personale alla tua firma e-mail. Se non ti piace usare un'immagine del profilo nella tua firma e-mail, puoi utilizzare il logo della tua azienda.

Inoltre, utilizzare solo immagini di alta qualità, che sono state scattate in modo professionale.

Usa i formati PNG o JPEG per la massima compatibilità e assicurati di comprimerli. I PNG funzionano meglio per i loghi, specialmente quando hai bisogno di trasparenza nelle tue immagini. Nel frattempo, i JPEG sono i migliori per le immagini del profilo in cui la qualità del colore deve essere perfetta.

Evita di usare le animazioni GIF (ne parleremo più avanti!).

6. Approfitta dei divisori di spazio

Quando hai molti contenuti e una piccola area, lo spazio è spesso un lusso. Pertanto, utilizzando i divisori, puoi inserire molte informazioni in un'area compatta senza rendere le cose complicate o impegnative.

L'uso dei divisori di spazio nel design della tua e-mail, come nell'esempio seguente, è un modo brillante per farlo. In questo caso puoi usare i divisori di glifi (il simbolo della barra verticale).

Usando i divisori dei glifi, puoi risparmiare molto spazio, evitare lunghezze di linea scomode e aumentare la leggibilità del tuo design. Inoltre, questo è un modo semplice per ridurre il numero di elementi grafici se non sei un fan dei divisori grafici.

7. Tieni d'occhio le dimensioni dell'immagine

Quando si tratta di progettare una firma e-mail, ci sono due dimensioni da controllare, inclusa la dimensione in pixel e la dimensione in kilobyte (KB).

Dimensioni in pixel

La dimensione in pixel determina visivamente quanto è grande la tua firma e-mail e se si adatta o meno agli schermi dei dispositivi mobili. Tieni presente che le firme e-mail hanno un aspetto migliore sugli schermi dei dispositivi mobili a causa delle dimensioni e del ridimensionamento dello schermo.

Per desktop e schermi di grandi dimensioni, la dimensione massima della firma consigliata è 700 (larghezza) x 300 (altezza) pixel.

Per i telefoni cellulari, la dimensione massima della firma consigliata è 320 (larghezza) x 600 (altezza) pixel.

È così semplice controllare la dimensione della tua firma e-mail. Apri la tua firma in un browser web come Google Chrome, facendo clic con il tasto destro su di esso e scegliendo l'elemento "Ispeziona". Quindi, puoi passare il mouse sopra il tavolo più esterno e ti mostrerà l'altezza e il peso della firma.

Dimensioni in KB

Questa è la quantità di spazio su disco che la tua firma occuperà quando viene archiviata su un server di posta.

Diciamo che se invii 30 e-mail al giorno, la tua firma verrà archiviata 30 volte sul tuo server, il che può occupare molto spazio a lungo termine. E questo è solo con te che invii e-mail. Se hai altro personale che invia e-mail, può sommarsi molto rapidamente.

Dovresti mantenere la tua firma e-mail di dimensioni inferiori a 50 KB. In genere, non è necessario disporre di una firma e-mail più grande (anche quando si dispone di un banner promozionale).

8. Usa le icone dei social media per indirizzare il traffico

La tua azienda ha un buon controllo su tutto ciò che riguarda i social media? Bene, dovresti mostrare quella saggezza aggiungendo le icone dei social media con collegamenti ipertestuali nella tua firma e-mail. Includere link alle tue pagine di social media indirizza il traffico verso i tuoi contenuti online, aiutando i tuoi destinatari a trovare nuove strade per contattarti e seguirti.

Se l'inclusione di collegamenti alle tue pagine di social media ha suscitato il tuo interesse, considera l'utilizzo di icone invece di collegamenti ipertestuali o URL.

Come mai?

Come confermano gli studi, la mente umana impiega solo 150 ms (microsecondi) per elaborare un simbolo e 100 ms per attribuirgli un significato. Così veloce! Inoltre, con le icone, puoi risparmiare molto spazio ed evitare URL goffi.

Se intendi includere le icone dei social media nel tuo design, prenditi il ​​tempo per cercarne alcune che integrino il resto del tuo design distintivo e si adattino ad esso.

9. Allinea il tuo design

La differenza tra una firma ordinata e organizzata e una che sembra rozzamente messa insieme è l'allineamento. Allineando grafica, informazioni e icone in modo semplice e logico, puoi portare immediatamente ordine e armonia al tuo design.

La maggior parte delle firme e-mail è allineata a sinistra, perché l'allineamento a sinistra è spesso facile da navigare e leggere per l'occhio, proprio come nell'esempio seguente.

10. Includi un prefisso internazionale nel tuo numero di telefono

Se lavori con persone in tutto il mondo, ricorda di includere il prefisso per il prefisso del tuo paese quando indichi il tuo numero di contatto.

Molte persone lo ignorano se non sono abituate a comporre da soli i prefissi internazionali. Tuttavia, è davvero utile per i tuoi colleghi e clienti internazionali averlo proprio lì. Ecco un elenco di codici paese nel caso non conosciate il vostro.

11. Rendi il tuo design mobile e adatto alla modalità oscura

Con il passare del tempo, il numero di persone che aprono le proprie e-mail tramite un dispositivo mobile è in aumento. Gli studi dimostrano che l'85% dei clienti utilizza gli smartphone per accedere alle e-mail.

Ci sono molti aspetti tecnici da considerare quando si rende la firma e-mail ottimizzata per i dispositivi mobili e reattiva, ma parliamo di design.

La prima cosa da tenere a mente è la scala. I dispositivi mobili sono molto più piccoli delle configurazioni desktop, quindi assicurati che sia le informazioni che le immagini siano leggibili quando ridimensionate su schermi più piccoli. Se hai problemi con i marchi del tuo marchio, considera la possibilità di sostituire il logo del tuo marchio con una versione più semplice o una firma del logo scalabile.

In secondo luogo, assicurati che i tuoi link siano "toccabili". Ciò significa assicurarti che i tuoi link non siano troppo piccoli o posizionati troppo vicini tra loro; in caso contrario, un pollice potrebbe tentare di toccare un'icona di Facebook, ma attivare un'icona adiacente ed essere indirizzato alla pagina di Twitter.

L'esempio seguente ha posizionato le icone dei social media in modo ordinato per garantire una facile navigazione. Anche il marchio, le informazioni e gli elementi grafici sono scalabili e facilmente leggibili su schermi più piccoli.

Questo non vuol dire che devi ridimensionare ogni elemento nella tua firma e-mail, ma piuttosto tieni presente che non tutti visualizzeranno il tuo design esattamente della stessa dimensione in cui lo stai inviando. Le dimensioni dello schermo cambiano ed è sempre una buona idea anticipare quel cambiamento e pianificare in anticipo.

E un'altra cosa essenziale è la modalità oscura, che viene utilizzata comunemente di recente dagli utenti di posta elettronica. Per questo, dovresti usare un tratto leggero o un bagliore nel carattere e scegliere immagini con uno sfondo trasparente. Per suggerimenti più utili, leggi le nostre Procedure consigliate per la progettazione di modelli in modalità oscura.

12. Non usare citazioni di ispirazione

Non c'è abbastanza spazio per loro e, in effetti, dovresti mantenere la tua firma e-mail pulita e ordinata. Evita di utilizzare citazioni di ispirazione nella firma dell'e-mail, a meno che non sia qualcosa come una citazione del CEO che migliora l'immagine del marchio.

13. Verifica la presenza di errori di ortografia

È solo buonsenso. Gli errori di ortografia nel corpo dell'e-mail potrebbero sembrare umani, ma gli errori nella firma dell'e-mail mostrano che sei distratto.

14. Considera più firme

A volte, una firma "taglia unica" non funziona in un'intera azienda. Dipendenti e dipartimenti diversi a volte hanno obiettivi e scopi diversi per le loro comunicazioni e-mail.

Quindi, un approccio alternativo consiste nel progettare alcune firme diverse per ruoli diversi nell'azienda. Le vendite potrebbero volere una firma e-mail diversa rispetto al reparto di supporto.

Un'altra alternativa è creare la tua firma per desktop di fantasia, offrendo al contempo una firma e-mail solo mobile più semplice e più piccola per i dipendenti che rispondono "in movimento".

15. Visualizza in anteprima e verifica la tua firma e-mail

Quando ritieni che la tua firma e-mail sia pronta, assicurati di visualizzarla in anteprima nel contesto di un messaggio "normale" nel tuo client di posta elettronica. Fai un passo indietro e considera come il mittente e il destinatario medio di questa firma visualizzeranno e risponderanno ad essa. Questo ti darà prospettive migliori e ti aiuterà a vedere i punti ciechi.

Inoltre, è un'ottima idea testare la tua firma e-mail su varie piattaforme. Outlook è spesso un problema perché segue le proprie regole quando si tratta di interpretare il codice HTML. Dovresti testare la tua firma anche su dispositivi mobili!

16. Semplifica tutto con uno strumento di firma e-mail

Ti abbiamo mostrato alcuni esempi di firme email da cui puoi trarre ispirazione. Osservare ciò che gli altri hanno incluso nelle loro firme e negli elementi organizzati è un buon punto di partenza.

Tuttavia, se hai poche o nessuna capacità di progettazione, ma desideri comunque creare rapidamente una firma e-mail professionale, dovresti provare a utilizzare un generatore di firme e-mail. Elencheremo i 6 migliori nella prossima sezione!

6 strumenti di firma e-mail per aiutarti a progettare

1. Designhill

Designhill offre una serie di pacchetti di design e servizi a un prezzo elevato, ma offre anche firme e-mail estetiche e dall'aspetto professionale gratuitamente. È stato molto apprezzato da molti marchi importanti, come Forbes, HuffPost, Entrepreneur e così via.

Per progettare una firma e-mail su Designhill, devi solo compilare un modulo, che include il tuo nome, i dettagli dell'azienda, i collegamenti ai social media e le CTA. Una volta terminato, salvalo e incorporalo nel tuo account di posta elettronica.

Molti dei suoi modelli hanno versioni gratuite ea pagamento tra cui scegliere in base al budget per piccole o grandi imprese.

2. La mia firma

Questo strumento di firma e-mail è davvero comodo, facile da usare, insieme a design eleganti e belli. MySignature offre fino a 86 opzioni di icone di social network!

Una volta effettuata la registrazione, puoi sbloccare molte funzionalità che rendono la tua firma straordinariamente professionale. Tutte le firme e-mail sono ottimizzate per desktop, tablet e dispositivi mobili. Inoltre, i suoi modelli sono compatibili con i client più popolari, come Outlook, Gmail, Apple Mail, ecc.

3. WiseStamp

WiseStamp è un altro eccellente generatore di firme e-mail sul mercato. Devi solo completare i campi, scegliere un provider di servizi di posta elettronica con cui invierai e testare la tua firma e-mail.

WiseStamp ti consente di aggiungere campi firma, collegamenti e icone del profilo social. Puoi anche modificare il carattere, le dimensioni della foto e le dimensioni delle icone social. Se esegui l'upgrade al suo piano Pro, puoi sfruttare molte altre funzionalità.

Tuttavia, a meno che non esegui l'aggiornamento, il marchio WiseStamp verrà mostrato dopo la tua firma. Il suo piano gratuito non è pubblicizzato apertamente e copre solo una firma molto semplice.

4. Nuovo vecchio timbro

Questo è un generatore di firme e-mail professionale per aziende e medie imprese. Ti consente di creare, gestire e distribuire facilmente le firme e-mail nell'intera organizzazione.

Offre 29 modelli disponibili nell'anteprima. Puoi modificare e trasformare ogni singolo elemento nel tuo modello. I design sono fantastici e ci sono molte opzioni per la personalizzazione. L'unico problema è che non ci sono piani o prove gratuite!

5. HubSpot

HubSpot ha diversi fantastici strumenti e uno di questi è il suo strumento di firma e-mail. Con un design semplice, HubSpot offre 6 modelli per iniziare.

Devi completare il suo modulo informativo e aggiungere i collegamenti necessari ai tuoi social network. Quindi, puoi personalizzare scegliendo i caratteri, i colori e il tema. Come molte opzioni gratuite, HubSpot non ti consente di salvare la tua firma per modificarla in seguito.

6. Si.gnatu.re

Vale sicuramente la pena provare questo strumento. È semplice da usare e offre design professionali. Puoi fare qualsiasi cosa con la tua firma e-mail, come modificare la dimensione e il tipo del carattere, caricare il tuo logo, aggiungere icone social, modificare la larghezza della firma, il testo, lo sfondo, i colori del logo e molto altro.

Se desideri che la tua firma venga aggiunta automaticamente, dovrai pagare. Tuttavia, se non ti dispiace il copia-incolla manuale, puoi ignorarlo. Il suo modello di pagamento una tantum è anche un grande vantaggio, rendendolo uno dei servizi più convenienti sul mercato.

La linea di fondo

Non c'è nessuna scienza complicata dietro la progettazione della tua firma e-mail. Tuttavia, ci vuole tempo ed esperienza per ottenere un risultato soddisfacente.

Ci auguriamo che questa guida di oltre 16 suggerimenti e 6 generatori di firme e-mail ti abbia aiutato molto! Quindi, hai altri preziosi suggerimenti per la progettazione di una firma e-mail professionale? Oppure vuoi consigliare un altro strumento per farlo? Siamo sempre felici di sentirti, quindi non esitare a contattarci! Grazie per aver letto!