Come accompagnare i leader attraverso i dati finanziari dell'azienda

È il periodo dell'anno in cui ti siedi con i tuoi leader aziendali per presentare i numeri. Incontri gomiti e li coinvolgi in alcune chiacchiere, principalmente sul tempo. Ora devi metterti al lavoro: "Come si è comportata l'azienda?"

La sfida per comunicare informazioni finanziarie è che per la maggior parte è una lingua straniera. Pochi parlano o capiscono il vocabolario dei principi contabili generalmente accettati (GAAP) e della rendicontazione finanziaria: competenza contro contanti, attività e passività e debito contro credito comunemente usato (ma sbalorditivo).

Che tu sia un chief financial officer (CFO), un contabile indipendente, un intero dipartimento finanziario o una società finanziaria in outsourcing, devi imparare a tradurre i dettagli finanziari per i leader non contabili. Cercando modi per fornire in modo efficace informazioni finanziarie alle parti interessate, puoi fornire una prospettiva aziendale che solo la finanza può fornire.

Ecco una guida in sei passaggi per articolare meglio le informazioni finanziarie ai tuoi leader e alcuni strumenti e suggerimenti che ti aiuteranno lungo il percorso.

Tre report comunemente utilizzati per la rendicontazione finanziaria sono i bilanci, i rendiconti economici e i rendiconti finanziari. Forniscono un buon punto di partenza e una visione a volo d'uccello del business, ma quando non sono semplificati per essere compresi dalla leadership, non sono sufficienti per prendere decisioni a livello dipartimentale o aziendale generale.

Per i leader aziendali impantanati da molte responsabilità quotidiane, cercare di individuare le tendenze principali mentre si studiano le minuzie del rapporto diventa difficile. Ciò porta molti business lead a utilizzare in modo selettivo le informazioni finanziarie fornite loro.

Uno studio di Gartner rivela che circa il 90% dei manager aziendali non tiene conto delle implicazioni finanziarie delle proprie decisioni e questa svista compromette oltre il 3% dell'utile netto di un'azienda media (ricerca completa disponibile per i clienti Gartner).

Questo, non è affatto un numero piccolo, per le piccole e medie imprese (PMI) in rapida crescita e a corto di liquidità e potrebbe equivalere a perdere i soldi per una nuova campagna di marketing, assumere più risorse o investire in nuove tecnologie.

Quindi, il primo passo è rendere i tuoi rapporti finanziari più significativi e utili per i leader. Filtra le metriche finanziarie più importanti che forniscono loro informazioni rilevanti sulla loro parte dell'attività.

Suggerimenti professionali per selezionare importanti indicatori finanziari:

• I rapporti finanziari sono generalmente presentati "a posteriori". Rendili più lungimiranti svelando quali aree dell'azienda o del dipartimento in generale stanno facendo soldi e stanno crescendo e quali si stanno riducendo.
• Suddividi i tuoi rapporti in tendenze e chiedi "e allora?" dai tuoi dati fino a raggiungere un ragionamento utile per i leader aziendali.
• Parla con i leader delle decisioni importanti che vogliono prendere nel prossimo trimestre o anno. Prepara i tuoi rapporti intorno a queste priorità chiave ed evidenzia le sfide che devono affrontare.
• Allinea i tuoi report agli obiettivi della tua azienda. Per ottimizzare la redditività, ad esempio, condurre l'analisi dei concorrenti sui prezzi dei loro prodotti, sul numero di dipendenti e sul volume delle vendite.

Le storie possono superare il divario tra i risultati finanziari e la comprensione del business. Scegli storie per comunicare i numeri sul tuo bilancio.

Fornire le tue intuizioni finanziarie sotto forma di storie avvincenti stimolerà la discussione e consentirà il processo decisionale. La sfida per te è identificare storie individuali, che possono ispirare cambiamento e comprensione a livello aziendale.

Suggerimenti professionali per cercare le storie dietro i numeri:

• Collaborare con i leader di reparto per comprendere meglio i "come" e i "perché" dei loro ricavi e costi. Chiedi loro di metterti in contatto con il contatto giusto all'interno del loro dipartimento. Sii curioso, fai buone domande e ascolta quello che hanno da dire.
• Usa le tecniche di visualizzazione dei dati per visualizzare i valori anomali, così come i valori medi dei tuoi dati finanziari, e indagare se ci sono buone storie in essi.
• Dopo aver selezionato le tue storie, eseguile attraverso esperti del dipartimento per evitare pregiudizi di conferma.

Riduci la complessità non necessaria dei tuoi report finanziari per renderli più utili per i leader.

Presentare i dati seguendo il principio del "less is more" per essere concisi, ma fornire maggiori informazioni se ne facilitano la comprensione.

Suggerimenti professionali per ridurre le informazioni inutili dai rapporti finanziari:

• Guarda che tipo di informazioni i leader hanno chiesto in passato e rimuovi i frammenti inutili che ingombrano il tuo messaggio.
• Fornisci i calcoli finali all'interno del rapporto in modo che i lettori possano concentrarsi maggiormente sullo studio dei dati piuttosto che sulla matematica mentale.
• Utilizza dati comparativi (dagli anni precedenti o effettivi rispetto a quelli previsti) e differenze percentuali per rendere più facile per i leader valutare quanto siano buoni o cattivi i numeri.
• Fai un "test dell'ascensore". Immagina di essere in un ascensore con il tuo leader e di dover trasmettere il tuo messaggio in modo chiaro e breve quando raggiunge il piano desiderato. Ciò ti aiuterà a capire se le tue informazioni stanno sovraccaricando o se contengono suggerimenti centrali succinti.

Migliorando il modo in cui comunichi le informazioni finanziarie, fornisci ai decisori gli strumenti adeguati per ottimizzare le operazioni e rimanere competitivi. Accelera la velocità e la qualità delle tue analisi investendo nella giusta soluzione tecnologica.

Il reporting finanziario manuale può impantanare le tue operazioni con problemi piccoli come il controllo della versione, passare da un'e-mail all'altra per inviare il file giusto o anche semplicemente aggiornare i tuoi dati finanziari.

Un software efficace ti libererà dai compiti di contabilità e contabilità manuali e ti assisterà nel tracciare accuratamente le tendenze per generare approfondimenti più ricchi. Ancora meglio, la maggior parte delle offerte software attuali fornisce soluzioni per la sicurezza dei dati, che sono vitali per i team finanziari e contabili.

Suggerimenti professionali per automatizzare il reporting delle informazioni finanziarie:

• Investi in software di contabilità per liberare il tuo tempo per l'analisi e acquisire report più facilmente e con maggiore precisione. Il software ti aiuterà a gestire le tue attività di routine in modo efficiente e ad aggiungere più valore al business. Puoi iniziare con soluzioni software di contabilità gratuite se sei nuovo nell'automazione finanziaria. Sono convenienti e possono darti funzionalità complete a costi minimi o nulli.
• Se superi le funzionalità di base offerte dal software gratuito, sarai ben servito con soluzioni di rendicontazione finanziaria integrate con processi di contabilità e budgeting integrati, come buste paga, budgeting, ecc.
• Fai un salto di qualità scegliendo soluzioni software basate su cloud per una migliore sicurezza e accesso ai tuoi dati.

Se non viene pianificato bene, anche il meglio dell'analisi può essere reso inutile. Sostieni le tue informazioni con potenti presentazioni dashboard. Puoi infondere un mix di visualizzazione dei dati e capacità di presentazione con il software di rendicontazione finanziaria per una comunicazione efficace.

Un software di rendicontazione finanziaria può consentire di formattare i campi personalizzati per tenere traccia e mostrare gli approfondimenti più importanti per dare una migliore visibilità al funzionamento dei diversi dipartimenti.

Suggerimenti professionali per visualizzare le informazioni per la rendicontazione finanziaria:

• Visualizza come desideri presentare la tua analisi. Inizia con un foglio bianco e disegna come ti aspetti che i tuoi dati appaiano al momento della presentazione.
• Sii specifico. Dalle colonne di dati agli esempi che vuoi includere, disegnali tutti quando visualizzi le tue informazioni. Infine, assicurati che le tue intuizioni stiano aggiungendo valore per i leader.
• Investi in un software di reporting finanziario in grado di combinare i tuoi dati finanziari in un display facile da scansionare e mostrare approfondimenti con grafici e grafici interattivi.

Nessuno comprende meglio il valore dell'autocontrollo dei team finanziari e contabili.

Sollecitare le reazioni dei leader su quanto eri in grado di fornire approfondimenti finanziari che rispondessero alle loro esigenze. E se queste intuizioni li hanno aiutati, è bene raccogliere feedback su come.

Questi follow-up ti aiuteranno a mantenere gli aspetti positivi della tua rendicontazione finanziaria e a correggere le aree che non aggiungono valore al processo decisionale. Ti aiuterà anche a scegliere indicatori finanziari più efficaci per i rapporti futuri.

Suggerimenti professionali per seguire i leader:

• Fissa incontri individuali con il tuo CEO e i capi dipartimento per chiedere il loro punto di vista sui tuoi rapporti. Avere una conversazione onesta e aperta.
• In questo momento, non dare chiarimenti o premere su di essi le tue esigenze finanziarie. Prestare ascolto ai loro bisogni. Puoi discutere le sfide che potrebbero averti impedito di affrontare i problemi che hanno indicato in seguito.

L'esecuzione di attività contabili di routine in linea con le linee guida di conformità è il minimo di base. È fondamentale che la finanza aggiunga valore assicurandosi che i leader aziendali comprendano in che modo le loro azioni influiscono sui profitti.

Rendi le tue presentazioni finanziarie qualcosa che tu e i leader non vedete l'ora con i passaggi precedenti.