7 modi efficaci per combattere la fatica di Zoom con la tua squadra

Tu parli, una dozzina di teste annuiscono. C'è una risposta, la discussione va avanti, ma la telecamera è accesa e tutti gli occhi sono puntati su di te. Diventi imbarazzato per un po', ma la sensazione passa. A volte, lo schermo si blocca o l'audio viene ritardato, ma perseveri. Questo è un incontro importante. Così è il prossimo, e lo standup dopo quello. Non dimenticare i municipi. È estenuante.

È probabile che tu abbia già sperimentato alcune variazioni di questo. Dal momento che la pandemia ha colpito, siamo stati tutti in videoconferenza più che mai, portando all'affaticamento di Zoom. Questo perché, nonostante sia un ottimo mezzo per il lavoro a distanza, le videoconferenze estese possono logorare il tuo team e ridurre lo slancio quando è il momento di svolgere il lavoro vero e proprio.

Cos'è la fatica Zoom?

L'affaticamento dello zoom è una frase generica per l'esaurimento mentale associato a videoconferenze estese. Nonostante il nome, si applica all'utilizzo di qualsiasi servizio di soluzione di videoconferenza. Se deselezionata, la fatica di Zoom riduce il coinvolgimento e la produttività in tutta l'organizzazione.

Quali sono le cause dell'affaticamento dello zoom? O perché le videoconferenze sono così faticose?

Da un minor numero di segnali non verbali alla mancanza di interruzioni visive e all'essere iper-consapevoli, ecco perché le videoconferenze estese stanno mettendo a dura prova il cervello.

Pochi segnali non verbali

Per uno, le riunioni virtuali richiedono semplicemente più attenzione. Le interazioni di persona coinvolgono segnali non verbali (contatto visivo, linguaggio del corpo, movimenti delle mani e cenni del capo) che ci aiutano a connetterci emotivamente. Come puoi immaginare, la maggior parte di ciò esce dalla finestra in una videoconferenza. Quindi il nostro cervello deve lavorare di più per interpretare quel poco che vede in una piccola piazza, e ne usciamo sentendoci come se avessimo corso una maratona.

Mancanza di interruzioni visive

Come sottolinea HBR, l'affaticamento dello zoom deriva anche dal modo in cui il nostro cervello elabora le informazioni tramite video . Considera per quanto tempo fissiamo lo schermo o la telecamera durante uno stand-up di 15 minuti. La maggior parte di noi non osa voltarsi dall'altra parte, nemmeno per un momento, perché ci preoccupiamo che i nostri colleghi pensino che siamo distratti. La mancanza di interruzioni visive nelle riunioni virtuali mette a dura prova sia gli occhi che il cervello, rendendo più difficile rimanere concentrati.

Essere iperconsapevoli

Per impostazione predefinita, la maggior parte delle app di videoconferenza mostra tutti coloro che partecipano alla chiamata, incluso noi stessi. Questo può renderci iper-consapevoli del nostro comportamento, intensamente consapevoli di ogni microespressione sui nostri volti, ogni contrazione e movimento, e preoccupati di come viene interpretato. A volte, potrebbe anche sembrare di esibirci su un palco durante una chiamata Zoom.

Multitasking e distrazioni

La ricerca mostra che il multitasking riduce le prestazioni, ma siamo tutti colpevoli del tentativo occasionale di lavorare su qualcos'altro durante una videoconferenza. Lavorare da casa significa anche che è più facile distrarsi: zittire i bambini rumorosi, ad esempio, è quasi diventato un rituale. Messe insieme, la tentazione del multitasking e la facile disponibilità di distrazioni rendono più faticose le riunioni virtuali.

Come combattere la fatica dello Zoom

La buona notizia è che alcune modifiche alle tue riunioni virtuali riducono drasticamente l'affaticamento di Zoom. Quindi non lasciare che la produttività del tuo team ristagni, offri loro gli strumenti e le risorse necessari per combattere l'affaticamento di Zoom e portare a termine le cose. Come manager, ecco come puoi aiutare.

1. Interrompi la riunione quando la chat funzionerà

Lavorare da casa per così tanto tempo ci ha indubbiamente reso più dipendenti dalle riunioni video. Allo stesso modo in cui le riunioni che avrebbero dovuto essere e-mail ci hanno fatto perdere tempo in ufficio, le videoconferenze che avrebbero potuto essere una chat uccidono la produttività del tuo team. Anche le telefonate e le e-mail funzionano meglio per alcune conversazioni.

2. Associa le riunioni Flock a Zoom

Incoraggia il tuo team a utilizzare Flock invece della videoconferenza per ogni piccola cosa. Tutti quegli incontri che avrebbero potuto essere email o chat? Pensa a conversazioni facili e veloci in Flock Channels che richiedono una frazione del tempo del tuo team. Ad esempio, la condivisione degli aggiornamenti di stato asincroni in un Flock Channel condiviso aiuta a rendere le riunioni stand-up più brevi ed efficaci. Inoltre, puoi avviare riunioni Zoom all'interno di Flock quando ne hai davvero bisogno.

3. Scegli saggiamente le tue riunioni

Elimina il maggior numero possibile di riunioni di partecipazione dalla tua pianificazione. Incoraggia il tuo team a fare lo stesso, in modo che le persone partecipino solo alle riunioni di cui hanno davvero bisogno. Per le sessioni social virtuali, assicurati che gli invitati sappiano che non sono obbligatori e non dovrebbero sentirsi obbligati a partecipare quando hanno del lavoro da fare. Assicurati di scaglionare le riunioni virtuali per concedere un po' di tempo nel frattempo, in modo che i dipendenti possano sgranchirsi le gambe e prepararsi per la prossima chiamata.

4. Incoraggiare le mini-pause su chiamata

Nelle chiamate più lunghe, assicurati che i membri del team sappiano che va bene prendersi delle mini-pause fissando lo schermo. Loro (e tu) possono spegnere il video per un momento, muoversi un po' e guardare qualcos'altro per rilassare gli occhi. Interruzioni visive come questa rendono più facile rimettere a fuoco e rimanere vigili.

5. Evita il multitasking nelle riunioni

Facciamo del nostro meglio quando ci concentriamo su di esso. Il multitasking durante le chiamate è ingiusto nei confronti dei tuoi compagni partecipanti e, se puoi davvero multitasking (non posso!), davvero estenuante. Per non parlare del continuo cambio di contesto tra le attività può richiedere il 40% del tuo tempo produttivo. Un gruppo di partecipanti che svolgono il multitasking su chiamata significa un calo sia dell'efficienza della riunione che della produttività del team.

6. Elimina le distrazioni

Lavorare da casa ci espone a più distrazioni che mai. Emergenze domestiche, bambini che necessitano di attenzione, il contenuto del nostro frigorifero, amici che arrivano senza preavviso, l'elenco è infinito. Avere uno spazio di lavoro ordinato e silenzioso è un grande passo nella giusta direzione. Assicurati di ridurre anche le distrazioni sullo schermo. Chiudi le app e le schede del browser che non sono necessarie per non distrarti. Inoltre, mantieni in ordine lo sfondo del tuo video (o usa un semplice sfondo virtuale su Zoom) per ridurre le potenziali distrazioni per gli altri partecipanti alla riunione.

7. Spegni il video

Molti di noi ora tendono a considerare il video come un'impostazione predefinita per tutte le riunioni virtuali, ma in realtà non lo è. Dai al tuo team la libertà di disabilitare temporaneamente i video (temporaneamente) quando si sentono a disagio o sovrastimolati. In alternativa, prova alcune riunioni solo audio per vedere se funzionano meglio per determinate discussioni di gruppo. La disattivazione dell'auto-visione può anche aiutare a ridurre l'ansia, quindi rendila una pratica standard. In questo modo, i dipendenti possono risparmiare energia per analizzare i pochi segnali non verbali che emergono nelle riunioni virtuali piuttosto che preoccuparsi del loro aspetto.