Come scegliere il miglior software di monitoraggio del tempo in 7 passaggi

La rivoluzione digitale ha sfidato le aziende a capire come adattarsi a un nuovo modo di gestire le organizzazioni.

Se la tua azienda ha deciso di intraprendere una configurazione di lavoro completamente remota, ibrida o back-to-office, è probabile che utilizzerai strumenti virtuali per gestirla. Ciò significa implementare determinati sistemi digitali o basati su cloud invece di fare affidamento sui vecchi processi manuali.

Un processo che può trarre vantaggio dalla digitalizzazione è il monitoraggio del tempo sul lavoro.

Il software di monitoraggio dei dipendenti è aumentato del 59% nell'utilizzo dall'inizio della pandemia. Il monitoraggio del tempo tramite software digitale rende più facile per i manager tenere traccia del lavoro dei propri team senza doverli microgestire.

In questo post del blog, esamineremo tutti i vantaggi dell'utilizzo di un monitoraggio del tempo e ti mostreremo come scegliere lo strumento di monitoraggio del tempo giusto per te e i tuoi team.

Vantaggi del software di monitoraggio del tempo

Circa il 95% dei lavoratori statunitensi è felice di monitorare il proprio tempo. Come mai? Sono d'accordo sul fatto che il monitoraggio accurato del tempo è importante.

Il motivo per cui questo numero è così significativo è perché queste persone hanno visto gli altri vantaggi che il software di monitoraggio può avere sia per l'azienda che per i suoi dipendenti.

Quindi, perché le aziende dovrebbero iniziare a utilizzare il software di monitoraggio del tempo, tanto per cominciare?

Ecco alcuni motivi.

Vantaggio n. 1: il software di monitoraggio del tempo migliora la produttività

Se il tuo obiettivo sul lavoro è massimizzare il tempo e l'energia, il monitoraggio del tempo è una pratica altamente vantaggiosa.

Consente alle persone di monitorare dove va il loro tempo e di riorganizzare i propri orari di conseguenza.

Quando i dipendenti tengono traccia del loro tempo, sono in grado di vedere quali attività potrebbero non portare i risultati desiderati e riprogrammarle o addirittura eliminarle in futuro.

Oltre a comprendere meglio quali attività sono preziose (e quali no), i dipendenti possono anche avere una migliore comprensione di quanto tempo dedicano a compiti particolari.

L'accesso al software di monitoraggio del tempo consente inoltre ai manager di esaminare il carico di lavoro dei propri team e vedere se è necessario aggiungere più persone o introdurre strumenti che potrebbero aiutare i dipendenti a risparmiare tempo, energia e risorse.

Vantaggio n. 2: il software di monitoraggio del tempo migliora la trasparenza

In alcuni luoghi di lavoro si verifica un pugno di amici, che fa perdere alle aziende 373 milioni di dollari all'anno. In effetti, il 16% dei dipendenti statunitensi e il 34% dei dipendenti canadesi ammette di aver preso a pugni con gli amici.

Quindi, il furto di tempo è un grosso problema per molte aziende. I contabili affermano che il 92% dei loro clienti si occupa di furto di tempo.

Grazie al monitoraggio del tempo, i manager possono tenere d'occhio su cosa stanno lavorando i dipendenti in qualsiasi momento. Allo stesso tempo, i membri del team possono avere una visione d'insieme migliore di ciò che i colleghi stanno facendo e di quali attività stanno svolgendo attualmente.

Pertanto, l'utilizzo di un software di monitoraggio del tempo garantisce una migliore trasparenza all'interno dei team.

Vantaggio n. 3: il software di monitoraggio del tempo migliora la redditività

Quando la produttività in un'organizzazione migliora, la crescita del business arriva naturalmente.

Le aziende che desiderano risparmiare tempo, massimizzare le entrate e ridurre i tassi di rotazione dei dipendenti potrebbero scoprire che il software di monitoraggio del tempo può svolgere un ruolo nel tentativo di migliorare la produttività aziendale e, a sua volta, migliorare anche la redditività.

Vale a dire, il software di monitoraggio del tempo aiuta i team a organizzare meglio e dare priorità alle attività, per concentrarsi maggiormente sulle attività redditizie.

Inoltre, il monitoraggio del tempo consente ai team di tenere traccia dei costi del progetto e determinare se detti progetti sono redditizi, in relazione al tempo impiegato.

Come scegliere il software di monitoraggio del tempo

Quindi, ora che sappiamo perché il software di monitoraggio del tempo è così vantaggioso, la domanda è: come fa un'azienda ad atterrare sullo strumento di monitoraggio del tempo adatto a loro?

Ecco alcuni passaggi da seguire quando cerchi il miglior software di monitoraggio del tempo dei dipendenti per la tua azienda, oltre ad alcuni utili suggerimenti per il monitoraggio del tempo.

Passaggio 1: consulta il team

Proprio come qualsiasi altra cosa nella gestione aziendale, non esistono soluzioni valide per tutti per il monitoraggio del tempo dei dipendenti.

Innanzitutto, devi considerare le sfide e i punti di forza unici dei tuoi dipendenti.

Quindi, potrebbe essere meglio consultare almeno uno dei tuoi team\dipartimenti sulle funzionalità di monitoraggio del tempo che vorrebbero utilizzare.

Forse il suddetto team/dipartimento vuole maggiore autonomia, quindi l'utilizzo di uno strumento di monitoraggio del tempo che monitori l'attività dello schermo potrebbe essere controproducente.

O forse hanno bisogno di uno strumento con geo-tagging che consenta alle persone di accedere da luoghi diversi, che è un'ottima soluzione, ad esempio, per i lavoratori sul campo.

Tutto dipende da ciò di cui i tuoi dipendenti hanno più bisogno, motivo per cui dovresti consultarli durante il processo di selezione dell'app di monitoraggio del tempo che utilizzeranno.

Un tale approccio garantirà anche più buy-in una volta che inizi a utilizzare lo strumento prescelto.

Passaggio 2: pensa a cosa vuoi ottenere con il monitoraggio del tempo

Prima di scegliere uno strumento di monitoraggio del tempo, pensa a cosa vuoi ottenere usandolo.

E assicurati che i tuoi obiettivi di monitoraggio del tempo siano allineati con gli obiettivi di monitoraggio del tempo dei tuoi team.

Ricorda: il fatto che i tuoi dipendenti non si sentano a proprio agio nell'utilizzare uno strumento particolare ha poco a che fare con l'implementazione dello strumento e più con l'impostazione dei limiti giusti.

I tuoi obiettivi per l'utilizzo del software di monitoraggio del tempo possono includere:

• Migliore gestione del tempo,
• Minore assenteismo,
• Ottimizzazione delle interazioni sul posto di lavoro e
• Ridurre al minimo l'effetto delle distrazioni.

Ora, quando si tratta dei tuoi dipendenti, dovrai considerare alcuni obiettivi aggiuntivi, per collegarli ai tuoi sforzi di monitoraggio del tempo.

L'obiettivo più importante da considerare è garantire la privacy delle persone.

Quindi, fai in modo di tenere traccia solo di ciò che deve essere tracciato e lasciare il resto ai dipendenti.

Inoltre, traccia solo i dispositivi di proprietà dell'azienda o i dispositivi personali utilizzati per scopi di lavoro.

Passaggio 3: ottieni alcune opzioni e confronta

Una volta che hai parametri, obiettivi e buy-in del team, puoi iniziare a cercare il miglior software di monitoraggio del tempo.

Crea un elenco di app di monitoraggio del tempo che sono:

• Entro il tuo budget, e
• Disponi delle funzionalità di cui i tuoi dipendenti hanno bisogno per raggiungere i loro obiettivi di monitoraggio del tempo.

Quindi, fai un confronto tra questi parametri e valuta le app in base a quanto bene possono svolgere le attività di cui hai bisogno.

Dai un'occhiata a questo elenco dei migliori strumenti di monitoraggio del tempo nel 2022 per ottenere un vantaggio nella selezione delle migliori opzioni disponibili.

Passaggio 4: scegli il software

Dopo aver raccolto un elenco di app di ingresso e uscita più adatte a te, è tempo di atterrare sull'unico strumento che utilizzerai in futuro.

È meglio selezionare un solo software per l'intera azienda, in modo da non dover pagare più servizi.

Questo ti aiuterà anche a evitare di creare silos e creare confusione all'interno di diversi team e dipartimenti.

Passaggio 5: stendi lentamente

Come abbiamo già stabilito, la scelta di un software di monitoraggio del tempo è una decisione importante che potrebbe influire su anni di attività.

Quindi, una volta che hai fatto la tua scelta, introduci il software lentamente.

Innanzitutto, fai un periodo di prova per valutare la funzionalità del rilevatore di tempo e assicurarti che sia lo strumento che desideri davvero utilizzare nelle tue operazioni quotidiane.

Tuttavia, evita di cambiare strumento troppo spesso, per evitare che i tuoi dipendenti imparino a utilizzare nuovi strumenti ogni due mesi.

Passaggio 6: ottieni feedback

Inoltre, come stabilito in precedenza, la migliore app di monitoraggio del tempo è quella con cui i tuoi dipendenti si sentiranno più a loro agio.

Dopotutto, alla fine, la decisione se hai fatto la scelta giusta alla fine spetta alle persone che utilizzeranno lo strumento di rilevamento del tempo.

Quindi, prova a ottenere feedback dai tuoi dipendenti su quanto sia pratico lo strumento dopo che lo hanno utilizzato per un po'.

Un modo efficace per ottenere feedback è lanciare un sondaggio dopo il periodo di prova dello strumento e fare in modo che i dipendenti condividano la loro esperienza nell'utilizzo dello strumento.

Puoi esaminare fattori come:

• Facilità d'uso,
• Comfort con lo strumento e
• Raggiungere gli obiettivi desiderati.

Passaggio 7: implementare a livello aziendale

Dopo aver trovato lo strumento giusto e aver avuto un team di test/reparto che ne ha approvato l'utilità dopo un periodo di prova, è il momento di utilizzare ufficialmente lo strumento di monitoraggio del tempo a livello aziendale.

Quindi, inizia a presentare lo strumento ad altri team e dipartimenti e fornisci quanta più formazione possibile.

Assicurati che tutti abbiano imparato a utilizzare lo strumento prima di diventare severi riguardo alla conformità.

Ricorda: un po' di pazienza farà molto in questa fase di transizione.

Se stai già utilizzando uno strumento di monitoraggio del tempo, digitale o tradizionale, assegna un periodo di tempo durante il quale i dipendenti avranno la possibilità di migrare senza problemi dalla vecchia soluzione a quella nuova.

Inoltre, ricevi feedback in modo coerente mentre procedi.

Quindi, prenditi il ​​tuo tempo durante l'implementazione dello strumento, ma imposta anche una data di implementazione completa, in modo che i dipendenti non diventino troppo rilassati nell'apprendere e nell'abituarsi al nuovo strumento di monitoraggio del tempo.

Conclusione: monitoraggio del tempo dei dipendenti e microgestione

Il monitoraggio del tempo dei dipendenti a volte può sembrare una microgestione, ma solo quando manager e stakeholder lo implementano troppo frettolosamente senza considerare le esigenze dei dipendenti.

Prenditi il ​​tempo necessario per comunicare in che modo questi strumenti andranno a beneficio sia te che i tuoi dipendenti e assicurarti di perseguire una situazione vantaggiosa per tutti in ogni momento.

Ricorda che le tue squadre dovrebbero essere dalla tua parte. Il modo in cui implementi gli strumenti giocherà un ruolo significativo nel raggiungimento di tale obiettivo.

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