Come scegliere il giusto software ERP e quando scalare la tua soluzione

Il software ERP è il fulcro del tuo stack tecnologico finanziario, quindi è importante che tu faccia la scelta giusta per la tua azienda. Abbiamo parlato con Konstantinos Andreou, direttore del controllo finanziario di Juni, su cosa rende un buon ERP e quando è il momento di ampliare la tua soluzione.

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Cos'è un software ERP e perché è importante?

ERP sta per pianificazione delle risorse aziendali. Uno sgabello ERP viene utilizzato per gestire tutte le informazioni e le risorse nelle operazioni dell'azienda.

Le operazioni aziendali sono gestite con strumenti come Xero, Quickbooks o Fortnox, che sono software di contabilità con componenti aggiuntivi per fornire funzionalità extra, o ERP che sono uno strumento completo come Netsuite con tutte le applicazioni di cui hanno bisogno per gestire l'attività in modo efficiente, con attività come l'invio e ricevere fatture, ricevere denaro e gestire i KPI.

Potrebbe non essere necessario utilizzare la suite completa di funzionalità se le tue operazioni sono piuttosto semplici. Tuttavia, se gestisci un'attività quotata in borsa, avrai sicuramente bisogno di uno strumento più completo come Netsuite.

Con un ERP puoi fare:

- Contabilità

- Riconciliazione bancaria

- Fatturazione clienti

- Monitoraggio delle metriche e dei KPI

- Pagamento fatture (contabilità fornitori)

Una soluzione ERP è uno sportello unico per un team finanziario! Gestire quante più informazioni possibili in un unico posto rende davvero semplice fare la contabilità, gestire grandi quantità di dati finanziari e trasformarli in approfondimenti utilizzabili.

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Di quale soluzione di dimensioni ho bisogno?

La principale differenza tra soluzioni a basso costo come Xero, Fortnox o QuickBooks e strumenti aziendali come Netsuite è come funzionano e quali funzionalità possono offrire.

Xero, ad esempio, è classificato come un software di contabilità basato su cloud, ma si integra con molte altre soluzioni che possono svolgere un'ampia gamma di funzioni, rendendolo adatto a molte aziende. La grande considerazione per soluzioni come questa è se la tua azienda opera in più paesi, località e valute con più centri di costo e, di conseguenza, quanto sei disposto a spendere per una soluzione per risparmiare tempo.

Le soluzioni a basso costo, a partire da 10€ al mese, hanno una cosa in comune: supportano pochissime valute. Spesso si concentrano anche sui mercati locali, il che ha implicazioni per l'IVA. L'utilizzo di una soluzione come questa potrebbe adattarsi a un'azienda più piccola che opera solo all'interno di uno o due paesi che sarebbe disposta a utilizzare una soluzione diversa per ciascun mercato, ad esempio Xero o Quickbooks per il Regno Unito e Fortnox in Svezia. La scelta di utilizzare una soluzione a basso costo per gestire le transazioni in più valute potrebbe comportare molto lavoro. Per preparare i rendiconti finanziari consolidati, dovresti convertire tutto nella tua valuta principale, il che potrebbe richiedere giorni per essere completato manualmente se stai combinando modelli diversi da più di uno strumento di contabilità.

In confronto, Netsuite e altri ERP di livello aziendale possono operare in più mercati, essere personalizzati per ogni mercato e utilizzare i tassi di cambio locali. Può anche gestire le relazioni interaziendali e le strutture operative più complesse, le sedi, i modelli di business e le esigenze di approfondimenti aziendali. Questo lo rende adatto per le aziende internazionali con filiali in diversi paesi e che gestiscono più valute.

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Cosa sapere quando scegli il tuo ERP

Quando scegli la tua soluzione ERP, ci sono diverse domande che dovresti porti per trovare una buona soluzione per le tue esigenze aziendali.

Qual è il tuo budget?

C'è una grande differenza di prezzo tra i diversi strumenti. A partire da circa 10 € al mese per le soluzioni entry-level, passando a strumenti di livello medio che possono arrivare a circa 3.000 € al mese per un pacchetto standard e aumentare fino a 5-10.000 € al mese a seconda della tua attività , come filiali, utenti e funzioni aggiuntive. Esistono anche opzioni di alto livello che arrivano a centinaia di migliaia, ma queste sono utilizzate da società multinazionali complesse.

Hai bisogno di una gestione dell'inventario?

Se vendi un prodotto fisico, cerca una soluzione ERP che offra la gestione dell'inventario. Puoi ottenere rapporti mensili sugli articoli in entrata e in uscita ed eseguire la riconciliazione dell'inventario. Ciò consente di risparmiare tempo, può aiutare a generare informazioni preziose e consolidare i KPI di vendita con altre informazioni.

Mercati multipli o filiali?

I paesi in cui operi e se hai filiali in altri paesi avranno un grande impatto sulla soluzione che scegli. Verifica in quali paesi operi e se il software che scegli può operare lì, ad esempio, utilizzando le valute e l'IVA corrette per l'integrazione con le autorità locali come Making Tax Digital nel Regno Unito.

Se operi in diversi mercati con più valute, hai due opzioni: risparmiare denaro o risparmiare tempo. Ad esempio, potresti avere una soluzione a basso costo in ogni paese per assicurarti di operare correttamente. Tuttavia, il compromesso è dedicare più tempo al consolidamento manuale di tutte queste informazioni. Invece, potresti pagare di più per una soluzione di medio livello che gestirà facilmente più mercati in un unico posto.

Vuoi integrare la tua banca?

Integrare la tua banca con la tua soluzione ERP significa che sarai in grado di importare transazioni e altre informazioni importanti per evitare il lavoro manuale che richiede tempo per aggiungerle manualmente. Juni si integra con Xero e presto offriremo l'esportazione di file SIE per gestire facilmente la tua contabilità in un software compatibile, come Fortnox.

Come si fanno i conti da pagare e da ricevere?

Comunque gestisci la tua fatturazione, deve funzionare con il tuo strumento ERP. Ad esempio, se utilizzi Stripe o Salesforce, scopri in che modo le tue fatture e contratti di vendita possono essere trasferiti alla tua soluzione ERP e abbina queste fatture ai pagamenti.

Inoltre, decidere come si desidera gestire la contabilità fornitori per le fatture fornitore. Puoi scegliere di integrare con un altro strumento, ma dipenderà da come gestisci il tuo sistema di approvazione.

Avrai bisogno di personalizzazione?

Se hai più centri di costo, ubicazioni e magazzini in paesi specifici, vuoi avere l'imposta corretta per le transazioni, quindi assicurati che il tuo ERP sia in grado di gestirla. Cerca una soluzione che offra tag per le transazioni, in modo da poter avere i codici giusti nella tua contabilità.

Hai bisogno di gestire le immobilizzazioni?

Se produci il prodotto che stai vendendo, le immobilizzazioni, come i macchinari, sono una considerazione importante. Hai bisogno di un software in grado di gestire le immobilizzazioni e gestire l'ammortamento per te.

Come gestisci le spese dei dipendenti?

Potresti voler avere le tue spese dei dipendenti in uno strumento separato dal tuo ERP, per ottenere un maggiore controllo delle approvazioni o per distribuire la proprietà delle spese dei dipendenti con le carte virtuali multivaluta di Juni.

Puoi risparmiare molto tempo nella gestione delle ricevute distribuendo la proprietà del budget all'interno dell'organizzazione. Quando dai a ciascun dipendente la propria carta, il dipendente diventerà un proprietario del budget e sarà responsabile delle spese che passano attraverso la sua carta, comprese le ricevute. Con Juni puoi creare tutte le carte virtuali di cui hai bisogno! È quindi possibile impostare i controlli per monitorare, limitare o bloccare la spesa a livello di carta e approvare le transazioni.

In che modo Juni può aiutarti a gestire le tue finanze?

Juni si inserisce nel tuo stack tecnologico e aiuta i team finanziari ad aumentare la visibilità, migliorando la produttività con un maggiore controllo. Juni può aiutarti a risparmiare tempo nella gestione dei flussi di pagamento e a semplificare il processo di contabilità fornitori. È anche un modo utile per ottenere analisi del flusso di cassa, metriche dei media e dati del negozio da Amazon e Shopify in un unico posto per accedere a approfondimenti consolidati.

Se scegli Xero come strumento di contabilità, Juni si integra già con quello. Sincronizza automaticamente il tuo feed bancario da Juni direttamente in Xero per velocizzare la tua contabilità. Se utilizzi un'altra soluzione come Netsuite o Fortnox, lanceremo presto un'esportazione di file SIE per rendere ancora più semplice l'integrazione di Juni nel tuo stack tecnico finanziario e la tua contabilità.

Juni può anche aiutarti ad aumentare il tuo flusso di cassa con il cashback su tutte le tue spese idonee e ad accedere a un capitale flessibile con termini estesi*.

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Quando ampliare il tuo ERP

Guarda l'intero ciclo per gli ordini e la fatturazione dei clienti e come lo gestisci all'interno del tuo stack tecnologico esistente. Se stai dedicando troppo tempo al lavoro manuale, iniziando a operare in più paesi, assumendo più dipendenti in diverse giurisdizioni o aumentando la complessità aziendale, potrebbe essere il momento di ampliare la tua soluzione.

Se una soluzione di medio livello è giusta per te dipenderà da quanto sono complicate le tue operazioni e i cicli di entrate e spese, dove hanno sede i tuoi fornitori e quanto del processo vuoi automatizzare.

Devi assicurarti che la tua attività sia nel posto giusto per espandersi. C'è una differenza di prezzo significativa e software di medio livello come Netsuite spesso richiedono diversi dipendenti per ottenere il massimo dalla sua esecuzione.

Qualunque soluzione tu scelga deve essere adatta allo stato della tua attività, quindi assicurati di avere una panoramica completa delle tue esigenze finanziarie prima di prendere una decisione.

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*Il capitale è attualmente disponibile solo per le società registrate nel Regno Unito, nei Paesi Bassi e in Svezia. L'idoneità, la linea di credito e l'aumento della linea di credito sono soggetti a domanda, revisione e circostanze finanziarie. Termini di pagamento garantiti di 37 giorni, con un massimo di 60 giorni disponibili. Si applicano termini e condizioni.