Come scegliere un sistema telefonico aziendale

Ogni azienda ha bisogno di un servizio telefonico. Hai clienti da chiamare, fornitori con cui contrattare e team da coordinare. Certo, puoi usare e-mail, smartphone e app di messaggistica. Ma niente si avvicina davvero al tuo sistema telefonico aziendale affidabile, appositamente progettato per ottimizzare le comunicazioni vocali e aiutare la tua azienda a rimanere in contatto con le persone che contano. Inoltre, avere un numero di telefono aziendale rende la tua attività credibile: le persone si aspettano di vedere i numeri di telefono effettivi sul sito Web o sulla pagina dei social media di un'attività legittima.

Tuttavia, non tutti i sistemi telefonici sono uguali.

Per sapere quale sistema telefonico funziona meglio per la tua attività, devi porti alcune domande chiave:

1. Devo utilizzare una linea fissa tradizionale o abbonarmi al servizio Voice over Internet Protocol ( VoIP )?
2. Devo utilizzare sistemi telefonici completi forniti con hardware desktop o solo telefoni virtuali che possono essere attivati ​​su qualsiasi dispositivo?
3. Se utilizzo il VoIP, dovrei averlo in locale o passare al cloud?
4. Qual è il miglior servizio telefonico aziendale in termini di settore, budget, numero di dipendenti, sedi degli uffici e base di clienti?

Veloce panoramica:

• Qual è la differenza tra un sistema telefonico aziendale di rete fissa e VoIP?
• Come identificare il sistema telefonico giusto per la tua azienda
• Tipi comuni di sistemi telefonici aziendali
• Migliori pratiche nella scelta di un servizio telefonico aziendale

Ecco una tabella che confronta le caratteristiche chiave dei due tipi di sistemi telefonici per ufficio.

Qual è la differenza tra un sistema telefonico aziendale di rete fissa e VoIP?

Come identificare il sistema telefonico giusto per la tua azienda

Quando si decide di installare, aggiornare o sostituire un sistema telefonico aziendale, è necessario considerare diversi fattori chiave. Innanzitutto, considera le tue attività commerciali, il volume delle chiamate previsto, gli obiettivi e il budget.

Ecco i principali fattori che vorrai esaminare quando confronti i fornitori di telefoni aziendali:

• Costo
• Affidabilità
• Sicurezza
• Mobilità
• Scalabilità
• Supporto
• Funzionalità incluse

Costo

Questo potrebbe essere il fattore principale che influenza molte decisioni relative al sistema telefonico. L'affidabilità dovrebbe venire prima di tutto, ma se questo è l'argomento principale della tua agenda, puoi trovare pacchetti VoIP o di rete fissa a prezzi accessibili per la tua attività.

Se non si dispone ancora di un sistema, l'opzione più intelligente è quella dei sistemi VoIP. Questo perché i costi di installazione, interurbana e di gestione per i sistemi telefonici VoIP sono generalmente inferiori rispetto ai servizi di rete fissa . Tuttavia, se disponi già di un sistema tradizionale, puoi optare per un aggiornamento o un sistema ibrido a seconda delle esigenze aziendali.

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Affidabilità

Per gestire una buona attività, è necessario disporre di canali di comunicazione affidabili e accessibili che possano essere utilizzati da team, fornitori, partner e clienti. Senza questo, la continuità aziendale sarà compromessa e perderai la fiducia delle persone che gestiscono o fanno affidamento sulle tue operazioni, nonché le potenziali entrate che potrebbero essere state generate durante i tempi di inattività.

Esaminare la gestione del rischio, la politica di sicurezza e i piani di backup dei fornitori di servizi prima di registrarsi.

Sicurezza

Un sistema telefonico aziendale dovrebbe anche essere completamente protetto per prevenire frodi, malware e tentativi di phishing da parte di entità ostili. Si noti tuttavia che la sicurezza non riguarda solo il servizio telefonico in sé, ma anche le proprie risorse interne. Collabora solo con fornitori di servizi bancari con crittografia, autenticazione, architettura di ridondanza e altri sistemi di sicurezza collaudati.

Mobilità

Le aziende intelligenti e di successo hanno quasi sempre una mobilità maggiore rispetto alle loro pari. I sistemi telefonici VoIP ti consentono di effettuare e ricevere chiamate ovunque, anche quando sei fuori sede. Al contrario, i sistemi telefonici tradizionali richiedono di essere in ufficio per utilizzare il telefono.

Scegli i servizi che forniscono app mobili e desktop che consentono al tuo personale di connettersi con team e clienti sempre e ovunque si trovino.

Collaborazione

Alcuni sistemi di rete fissa consentono la chiamata a tre vie . I servizi VoIP offrono molto di più. Questi includono la videoconferenza per partecipanti illimitati e l'integrazione con strumenti di collaborazione e produttività, inclusi CRM ed e-mail.

Scalabilità

Le aziende hanno bisogno di agilità operativa, indipendentemente dal fatto che si stiano espandendo o ridimensionando. Durante questi periodi, le risorse devono essere riconfigurate per adattarsi alla scala delle operazioni aziendali in cui vengono utilizzate.

Quando si pensa alla stabilità della propria attività, ecco perché è importante per il tipo di sistema telefonico aziendale che si sceglie:

• La tua azienda dipende fortemente dalle chiamate vocali o funziona bene con un requisito di telefonia minimo?
• Quali sono i tuoi piani di crescita strategica?
• Impiegate un energico team di vendita?
• Hai bisogno di integrare un sistema telefonico?
• Se hai bisogno di coinvolgere più clienti per espanderti, allora un sistema telefonico affidabile è una necessità.

La facilità con cui tale riconfigurazione può essere implementata ha un impatto sulla produttività tra le altre misure delle prestazioni.

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Supporto

Vorresti sempre un'assistenza clienti di prim'ordine per la tua attività. Rivolgiti a fornitori di servizi con una chiara esperienza di eccellente assistenza clienti.

Funzionalità incluse

I telefoni fissi hanno praticamente smesso di evolversi e probabilmente diventeranno obsoleti in futuro. Se hai bisogno di rendere i tuoi sistemi di comunicazione a prova di futuro con tutte le funzionalità emergenti che diventeranno indispensabili in seguito, allora scegliere un robusto sistema VoIP è la mossa giusta.

Con un sistema telefonico aziendale virtuale , puoi integrare la telefonia con le tue piattaforme tecnologiche aziendali come e-mail, videoconferenze, fax virtuale, produttività, formazione dei dipendenti, software ERP e CRM.

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Tipi comuni di sistemi telefonici aziendali

Come discusso in precedenza, esistono due tipi principali di sistemi telefonici basati sulla connessione: rete fissa e VoIP. Tuttavia, ci sono sottotipi e varianti ibride che dovresti conoscere anche:

1) Sistemi telefonici virtuali

Soluzioni basate su software confezionate come app basate su browser, desktop o mobili che consentono di effettuare e ricevere chiamate tramite Internet. Chiamato anche softphone .

• Pro: conveniente e molto facile da installare, distribuire e utilizzare
• Contro: Non è un sistema telefonico completo
• Ideale per: piccole imprese con un budget limitato e per aziende con personale o appaltatori distribuiti in più sedi.

2) Sistemi di telefonia fissa

Utilizzare fili di rame per trasmettere la comunicazione vocale. Si chiama anche telefono analogico.

• Pro: molto stabile e affidabile
• Contro: relativamente più costoso da installare, mantenere e ridimensionare; Potrebbe diventare obsoleto lungo la strada
• Ideale per: piccole imprese che dispongono già di una linea fissa e non necessitano di aggiornamenti telefonici; Persone a cui piace la tecnologia vintage

3) Sistemi telefonici VoIP

Trasmetti la voce come dati su Internet.

• Pro: Ampia gamma di funzionalità, funzionalità e integrazioni software che sono oggi fondamentali per la maggior parte delle aziende; può essere ridimensionato facilmente; conveniente
• Contro: Può essere disabilitato in caso di interruzioni di corrente a meno che non si disponga di un'alimentazione di emergenza o che il provider non disponga di funzionalità di sicurezza
• Ideale per: aziende lungimiranti di ogni tipo, dimensione e settore

4) Sistemi cloud e on-premise

Sistemi VoIP la cui unica differenza è la posizione in cui è ospitato il Phone Branch Exchange (PBX). Denominati anche IP PBX , i sistemi on-premises prevedono un server principale connesso alla LAN (localizzato presso la sede del cliente) che riceve e trasmette le chiamate tramite una linea fissa tradizionale oltre che tramite Internet. D'altra parte, i sistemi PBX in cloud o in hosting si riferiscono a sistemi VoIP il cui PBX è ospitato dal provider.

• Pro: il PBX basato su cloud è generalmente meno costoso da configurare e mantenere
• Contro: nei sistemi locali, la manutenzione del PBX è responsabilità dell'abbonato al servizio. Ideale per: i sistemi locali sono ideali per i team che cercano un maggiore controllo dei propri strumenti di comunicazione; I sistemi basati su cloud sono utili per le aziende che non vogliono assumersi la responsabilità aggiuntiva di gestire il proprio PBX.

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Migliori pratiche nella scelta di un servizio telefonico aziendale

Ecco alcuni suggerimenti che ti aiuteranno a identificare il miglior sistema telefonico per la tua azienda:

1. Scopri perché è necessario aggiornare, installare o sostituire un servizio telefonico aziendale.
   • Quali sono i tuoi obiettivi?
   • Quale sistema, se presente, utilizzi attualmente?
   • Di quali caratteristiche e capacità specifiche hai bisogno in un servizio telefonico?
2. Valuta il volume delle chiamate attuale e potenziale per la tua azienda in base al conteggio dei dipendenti, alle posizioni degli uffici e al coinvolgimento vocale con clienti, fornitori, partner, team e altri stakeholder.
3. Considera le tue opzioni di scalabilità quando si tratta di crescita futura. Scegli un servizio adatto alla tua strategia.
4. Effettua un controllo delle risorse, delle piattaforme e dello stack tecnologico con cui desideri integrare il servizio telefonico. Determinare se il servizio Internet locale è di qualità e velocità adeguate per le soluzioni VoIP.
5. Assegna un budget ragionevole per il sistema telefonico.
6. Perlustra il mercato dei sistemi di telefonia alla ricerca di un servizio o provider che corrisponda al tuo budget e alle tue esigenze operative.
7. Ricerca i track record dei fornitori di servizi, in particolare la loro reputazione quando si tratta di affidabilità e assistenza clienti.
8. Sbircia in giro e scopri quali sistemi/fornitori di servizi vengono utilizzati dai leader del settore.
9. Fai una lista delle tue opzioni.
10. Richiedi demo e prova/stress test dei servizi selezionati prima di registrarti.

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Hai ancora domande?

Ci sono molte ragioni per cui un'azienda ha bisogno di aggiornare i propri sistemi telefonici . Forse vuoi più capacità o un maggiore grado di mobilità. Forse vuoi tagliare i costi o sostituire i sistemi legacy che presto diventeranno obsoleti nel tuo settore.

Qualunque sia la ragione nel tuo caso, la chiave è chiarire i tuoi obiettivi, comprendere le tue opzioni e collaborare con il giusto servizio telefonico Internet.