Come costruire lo stack tecnologico perfetto

Non sai come scegliere gli strumenti giusti per il tuo stack tecnologico? Abbiamo elencato i passaggi chiave per aiutarti a trovare gli strumenti giusti per la tua attività.

Al giorno d'oggi, nessuna azienda può prosperare senza soluzioni software. Non importa se sei una piccola o media azienda o una grande impresa, l'utilizzo del software è ora inestricabile se i tuoi piani aziendali comprendono più della semplice sopravvivenza.

Un rapporto del 2019 mostra che le piccole e medie imprese hanno utilizzato individualmente in media 73 app nel 2018, mentre quelle grandi hanno una media di circa 129 app. Ciò non significa che è necessario aumentare l'approvvigionamento del software in modo che corrisponda ai colleghi, ma si potrebbe sicuramente esplorare un mix limitato di strumenti per migliorare le operazioni ed eliminare le inefficienze. Questo mix è ciò che costituirà lo stack tecnologico della tua azienda, o lo stack tecnologico in breve.

Tuttavia, creare uno stack tecnologico efficace non è così semplice come raccogliere strumenti software di tua scelta e distribuirli. Dovresti capire: di quale tipo di strumenti software ha bisogno la tua azienda? Quali processi trarranno vantaggio dall'automazione? Gli strumenti saranno adatti a te a lungo termine? E, soprattutto, gli strumenti funzioneranno bene insieme?

In parole povere, non puoi iniziare direttamente ad acquistare app per il tuo stack: devi pianificare e costruire una strategia.

Per aiutarti, abbiamo creato questo articolo in cui condividiamo una strategia di progetto per costruire uno stack tecnologico. Discuteremo anche i punti chiave che dovresti tenere a mente per scegliere gli strumenti giusti per la tua attività. Ecco cosa tratteremo:

Che cos'è uno stack tecnologico?

Uno stack tecnologico è un mix di strumenti software basati su cloud che lavorano insieme per raggiungere un obiettivo aziendale comune. Questi strumenti possono essere integrati direttamente tra loro o possono funzionare bene insieme senza alcuna integrazione (come con Microsoft Excel e SpreadsheetWeb).

La tua azienda potrebbe anche utilizzare più stack tecnologici, come uno stack tecnologico di marketing per il tuo processo di marketing e uno stack tecnologico di sviluppo di app per il tuo processo di sviluppo di app.

Ora diamo un'occhiata ai passaggi necessari per creare il giusto stack tecnologico.

Passaggio 1: scopri quali processi dovresti automatizzare

Per identificare i processi pronti per l'automazione, prendi i tuoi processi aziendali primari e suddividili in singoli passaggi. Potrebbe essere utile annotare ogni passaggio in linea retta o su foglietti adesivi e disporli in modo lineare.

Ora dai un'occhiata ai passaggi e osserva come si relazionano tra loro all'interno del processo e con altri processi. Quindi cerca di identificare le aree di inefficienza. Per questo, prova a identificare:

• Ci sono aree in cui un processo rallenta?
• Ci sono più approvazioni, approvazioni o passaggi di consegne nei processi?
• Un particolare processo è troppo lungo, con più di 10 passaggi? Si può semplificare?
• Ci sono passaggi ridondanti che aggiungono poco valore a un processo?
• Ci sono colli di bottiglia in un processo?

Rispondere a queste domande ti aiuterà a identificare le aree in cui i tuoi processi stanno perdendo efficienza. Ogni area di inefficienza che identifichi offre un'opportunità per l'automazione.

Passaggio 2: scegli tra strumenti specifici del settore e di processo

Mentre costruisci il tuo stack tecnologico, potresti chiederti se utilizzare uno strumento specifico del settore o uno specifico del processo.

Gli strumenti specifici del settore sono progettati in base alle migliori pratiche del settore, mentre quelli specifici del processo sono più facili da configurare e iniziare. Mentre gli strumenti specifici del settore tendono generalmente ad essere costosi, gli strumenti specifici del processo sono generalmente soluzioni pronte all'uso e potrebbero non avere capacità di personalizzazione approfondite.

Gli strumenti specifici del settore includono soluzioni come software di eCommerce, software bancario o software di costruzione, mentre gli strumenti specifici del processo includono soluzioni come software di fatturazione, software di automazione del marketing e software CRM.

Per scegliere lo strumento giusto, concentrati sulla sfida del tuo core business e verifica se è unico per il tuo settore. Ad esempio, se sei nel settore bancario e stai affrontando grandi sfide nell'erogazione di prestiti, ti consigliamo di utilizzare uno strumento di raccolta di prestiti. Considerando che se stai affrontando sfide in un processo che non è esclusivo di nessun settore, come la gestione delle fatture o la generazione di lead, dovresti scegliere uno strumento su misura per questi processi.

Passaggio 3: controlla le recensioni degli utenti per scoprire cosa ne pensano i tuoi colleghi

Il nostro sondaggio del 2018 ha rilevato che le piccole e medie imprese che hanno fatto riferimento a recensioni e cataloghi software prima di effettuare una selezione hanno speso cinque mesi in meno rispetto a quelle che hanno fatto riferimento a social media o ricerche sul Web (22 mesi contro 27 mesi).

Ecco come utilizzare al meglio le recensioni per la tua ricerca:

• Trova recensioni specifiche per il tuo settore/processo in quanto queste discuteranno del software in relazione alle tue preoccupazioni.
• Cerca recensioni che parlino delle caratteristiche forti e deboli del software. Possono anche parlare di funzionalità importanti che lo strumento dovrebbe offrire, ma non lo fa.
• Cerca temi comuni nelle recensioni, come reclami/lodi ricorrenti su una funzione specifica, l'interfaccia utente o la facilità d'uso. Se molti utenti riscontrano un determinato problema, è probabile che lo farai anche tu.

Puoi anche fare riferimento a questi quattro suggerimenti su come utilizzare al meglio le recensioni.

Passaggio 4: pianificare a lungo termine

Durante la creazione di uno stack tecnologico, devi pensare alle esigenze future in modo da non dover affrontare sfide a tempo debito per la crescita della tua attività.

Per capirlo meglio, prendiamo l'esempio di Stacy Caprio, fondatrice di Growth Marketing. La società di Stacy ha selezionato una popolare app software per gestire l'automazione dell'email marketing. Tuttavia, poiché i loro abbonati hanno superato i 2.000, il piano tariffario del loro strumento è diventato troppo costoso da sostenere. Alla fine, hanno dovuto interrompere lo strumento e cercarne un altro.

Per evitare di cambiare fornitore a metà del tuo viaggio nel software, ecco alcuni criteri a cui dovresti prestare attenzione:

• Personalizzazione: A la piattaforma software personalizzabile ti aiuterà ad apportare modifiche allo strumento in base alle tue esigenze aziendali. Ad esempio, se aggiungi un altro prodotto o servizio alla tua attività, potresti aver bisogno di funzionalità aggiuntive. Una piattaforma personalizzabile ti aiuterà a modificare lo strumento per adattarli.
• Scalabilità: con la crescita del business, in termini di dimensioni e aree geografiche, avrai più dati da gestire. L'applicazione che scegli dovrebbe avere la scalabilità per ospitare i dati in crescita.
• Integrazione: gli strumenti nel tuo stack tecnologico dovrebbero facilitare l'integrazione di terze parti. Ciò contribuirà a uno scambio di dati senza interruzioni tra lo stack e gli consentirà di funzionare in modo coeso.
• Accessibilità: come abbiamo visto nell'esempio di Stacy, alcuni strumenti possono diventare troppo costosi da supportare man mano che le esigenze aziendali cambiano. Assicurati di discutere non solo le opzioni di prezzo attuali ma anche future con il fornitore.

Prossimi passi

Una volta compreso ciò di cui hai bisogno da uno strumento e i criteri su cui dovresti giudicarlo, ecco alcuni passaggi che puoi eseguire per effettuare la selezione finale:

• Crea una lista ristretta: crea una lista iniziale di tre o cinque prodotti. Se stai lottando per scegliere tra strumenti concorrenti, questo modello di confronto dei prodotti ti sarà utile per selezionare gli strumenti giusti.
• Ottieni esperienza pratica: una volta che sei pronto con la rosa dei candidati, controlla se i fornitori offrono una prova gratuita. Una prova gratuita può aiutarti a fare esperienza pratica degli strumenti. Il tuo team può utilizzare gli strumenti ed evidenziare eventuali dubbi che potrebbero avere.
• Ottieni una demo: se non riesci a ottenere una prova gratuita, prova a pianificare una demo con il fornitore. Questo aiuta a dare un'occhiata più da vicino alle funzionalità degli strumenti e a discutere le domande. Assicurati di aver fatto le tue ricerche e di avere a portata di mano un elenco di domande essenziali prima di iniziare la demo. Ecco un articolo a cui puoi fare riferimento per saperne di più sulle demo di software acing.

Una volta che hai risolto le tue domande con il fornitore e giudicato le prestazioni degli strumenti, è il momento di fare una selezione finale. Prima di acquistare gli strumenti, discuti i termini del contratto con il fornitore, controlla se sei idoneo per gli sconti, conferma i piani di pagamento e definisci le responsabilità post-acquisto del fornitore.

Quando hai finalmente effettuato l'acquisto, datti una pacca sulla spalla e stai certo di aver costruito lo stack tecnologico giusto di cui puoi essere orgoglioso. Tutta la ricerca che metti nel processo di acquisto si tradurrà in una maggiore efficienza e vantaggi in termini di costi.

Informazioni sull'indagine di Capterra "Trend di acquisto di software per le piccole imprese".

Capterra ha condotto questo sondaggio a luglio e agosto 2018 tra 420 piccole e medie imprese (PMI) con sede negli Stati Uniti, in Germania e in Francia. Gli intervistati sono stati selezionati in base alle dimensioni dell'azienda e alle entrate per qualificarsi come PMI. Gli intervistati qualificati erano decisori o hanno avuto un'influenza significativa sulle decisioni relative all'acquisto di tecnologie per la loro organizzazione.

Dovevano aver acquistato almeno un software del valore di $ 5.000 o più negli ultimi 12 mesi. Gli intervistati dovevano essere almeno responsabili di ufficio, influenzando le decisioni di acquisto del software nelle loro organizzazioni.

Dichiarazione di non responsabilità: i risultati non rappresentano risultati "globali" o il mercato nel suo insieme, ma riflettono il sentimento degli intervistati e delle aziende intervistate.