Come diventare assistente virtuale nel 2023 (e oltre)

Anche a te sembra che di recente si sia parlato molto di lavori di assistente virtuale (VA)?

Abbiamo deciso di esaminare perché il lavoro di un assistente virtuale è diventato sempre più popolare da alcuni anni e, cosa ancora più importante, abbiamo deciso di esaminare come si può diventare un assistente virtuale .

Quindi, abbiamo analizzato l'argomento e trattato quanto segue:

• Ruoli e responsabilità di un assistente virtuale,
• Passi su come diventare un assistente virtuale,
• Suggerimenti e trucchi da esperti professionisti VA, e
• Risposte alle domande più comuni sui VA.

Iniziamo.

Cos'è un assistente virtuale?

In parole povere, gli assistenti virtuali forniscono supporto e una varietà di servizi ai propri clienti (privati ​​o aziende) comodamente da casa.

Le esigenze del cliente determinano l'ambito dei servizi richiesti dai VA, ma spesso includono:

• Inserimento dati,
• Gestione della logistica,
• Supporto delle risorse umane,
• Contabilità, e
• Commercializzazione .

Questi professionisti qualificati possono essere dipendenti a tempo pieno, ma il più delle volte gli assistenti virtuali sono lavoratori autonomi: liberi professionisti e appaltatori indipendenti che lavorano su base di progetto.

In generale, gli assistenti sono dipendenti il ​​cui compito principale è supportare e aiutare gli altri membri del team a svolgere i loro ruoli. Di solito sono responsabili delle operazioni quotidiane, quindi le loro responsabilità sono di fondamentale importanza.

Pertanto, gli imprenditori sono ben consapevoli del fatto che la scelta degli assistenti giusti (inclusi gli assistenti virtuali) avrebbe un impatto sulla fluidità e l'efficienza dell'azienda .

I tassi di adozione alle stelle del modello di lavoro a distanza - il 28% dei lavoratori statunitensi segnala il remoto come modello principale - hanno creato un'opportunità per gli assistenti di offrire i propri servizi a un mercato più ampio di clienti.

Gli ultimi risultati ufficiali dello studio, di ritorno da The Week nel 2017, indicano che all'epoca c'erano oltre 110mila assistenti virtuali (REGISTRATI). Poiché nel frattempo il settore è cresciuto a un ritmo più rapido, le statistiche più recenti indicano che oltre 30 milioni di liberi professionisti offrono oggi servizi VA.

Cosa fanno gli assistenti virtuali?

Gli assistenti virtuali alleggeriscono gli oneri dei loro clienti, aiutandoli a eccellere nel loro lavoro e a completare con successo i progetti entro le scadenze.

In particolare, gli assistenti virtuali solitamente si occupano di :

• L'amministrazione,
• Programmazione,
• Registri dei dipendenti,
• Gestione di progetti e attività,
• Creazione di contenuti,
• Marketing e promozione,
• Sviluppo Web e
• Varie altre operazioni commerciali rilevanti.

Di conseguenza, i clienti che si affidano agli assistenti virtuali possono concentrarsi sulla crescita del business e sul quadro generale.

È proprio come un assist nello sport : aiutare un altro giocatore a segnare (e prendersi gli elogi per i punti). Dopotutto, sono tutti nella stessa squadra, giusto?

Ora basta sostituire il punteggio con il raggiungimento di un obiettivo aziendale e ottieni l'immagine! Gli assistenti virtuali mirano a rendere le persone intorno a loro più efficaci, quindi l'azienda nel suo insieme è potenziata per definizione.

6 passi per diventare un assistente virtuale

Ora vediamo cosa devi fare per diventare un assistente virtuale al giorno d'oggi. Abbiamo condotto ricerche approfondite (quindi non devi farlo tu) e scelto i cervelli di alcuni assistenti virtuali esperti.

Quindi, tuffiamoci direttamente nei 6 passaggi più importanti per diventare un assistente virtuale.

Passaggio n. 1: identifica le tue migliori abilità e la tua nicchia verso il basso

Mentre fai il primo passo, dovresti seguire il principio "less is more" . Identificare le tue migliori competenze ti aiuterà a decidere l'area dei servizi che desideri offrire e successivamente a specializzarti in una nicchia di tua scelta.

Mentre cerchi di individuare le tue abilità migliori, ci sono 2 cose che dovresti fare:

• Sii brutalmente onesto con te stesso e
• Chiedi feedback e valutazione esterni.

Ricorda che la tua prospettiva unica e il tuo insieme di abilità possono essere il tuo vantaggio competitivo e concentrati sullo sviluppo di tali abilità.

Inoltre, probabilmente hai sentito l'espressione: tuttofare, maestro di nessuno . Bene, per qualcuno che vuole diventare un assistente virtuale, essere nella media in molti campi non aiuta a stabilire una carriera.

Ricorda la teoria di Gladwell dal suo bestseller Outliers (la competenza è semplicemente una questione di pratica nel modo corretto e per almeno 10mila ore) e inizia a dedicare quelle ore di lavoro. Riguarda l'approccio dalla pratica fino alla perfezione , poiché è l'unico modo per diventare un esperto nel tuo campo.

Passaggio n. 2: scegli e ottieni gli strumenti giusti

Approfitta della tecnologia disponibile e accelera così la crescita della tua attività: è così semplice. Utilizza le tue capacità e dai loro un ulteriore impulso, utilizzando il software giusto.

Poiché tutte le comunicazioni e la documentazione vengono effettuate online, gli strumenti giusti possono anche fornirti la prova del lavoro per le tue fatture. Ma, cosa ancora più importante, possono anche aiutarti a sbloccare la potenza di un flusso di lavoro semplificato e organizzato.

Ecco alcune categorie di strumenti che ogni assistente virtuale deve utilizzare per il proprio lavoro:

• Strumenti di comunicazione (e-mail e app di chat di gruppo),
• Strumenti per la gestione di progetti e attività,
• Time tracker e strumenti di gestione della produttività, e
• Altri strumenti specializzati per il loro ruolo (ad esempio, software di contabilità).

Passaggio n. 3: crea un modello di prezzo per i tuoi servizi

Stabilire il giusto prezzo per il tuo lavoro è il passo fondamentale per affermarti come assistente virtuale. Per fare una stima valida del valore del tuo lavoro, devi considerare e includere un paio di fattori nell'equazione:

• Tempo impiegato per completare l'attività e
• Qualità dei risultati finali, basata sulla tua esperienza.

Ovviamente puoi (e dovresti) verificare quanto addebitano i tuoi concorrenti, ma solo utilizzando un software di monitoraggio del tempo otterrai stime accurate per diversi tipi di attività e creerai la giusta strategia di prezzo.

I time tracker, come Clockify, ti aiuteranno anche a fare una distinzione tra ore fatturabili e non fatturabili, che è un altro elemento chiave nello sviluppo del giusto modello di prezzo.

Le ore dedicate direttamente alle attività del cliente sono considerate fatturabili e verranno addebitate (ad es. corrispondenza e-mail con parti esterne per la pianificazione degli appuntamenti o la creazione di contenuti), mentre le ore non fatturabili riguardano la crescita della tua attività , ad es. la compilazione e l'invio di fatture dei clienti, la ricerca di nuovi clienti, lavorando sul tuo sito Web e costruendo e promuovendo il tuo marchio.

Il monitoraggio del tempo per entrambe le categorie fornirà informazioni preziose e ti aiuterà a stabilire la giusta strategia di prezzo.

Tieni presente che ci sarà spazio per miglioramenti e il tuo modello di prezzo non deve essere perfetto subito. I prezzi non saranno scolpiti nella pietra e sarai in grado di modificarli come ritieni opportuno o man mano che la tua esperienza cresce.

Passaggio 4: aumenta la tua presenza online

La visibilità è la chiave qui, poiché una volta stabilito ciò che stai facendo e in grado di offrire un modello di prezzo, rimangono solo poche cose: pubblicizzare, acquisire clienti ed esperienza e ripetere .

Ecco per fornire alcuni esempi utili di ciò che puoi fare:

• Unisciti a piattaforme professionali,
• Usa il passaparola (o la tastiera in questo caso) a tuo vantaggio,
• Pubblicizza e pubblica regolarmente sui social media e
• Coinvolgi le tue connessioni (fornisci esempi pertinenti che illustrino la tua esperienza, creatività, organizzazione, gestione del tempo, ecc., per costruire un coinvolgimento significativo e fornire approfondimenti).

Passaggio 5: cerca clienti e opportunità di lavoro

Ora, alla ricerca di lavoro! Usa tutto dal passaggio precedente e cerca lavoro, sia su piattaforme online che attraverso le tue connessioni già stabilite.

Il processo di ricerca di lavoro può essere estenuante, ci siamo passati tutti. Tuttavia, questo potrebbe essere l'inizio di una nuova ed entusiasmante carriera: tutto ciò che serve è sviluppare una strategia per motivarti a continuare a lavorare, anche nelle parti più frustranti della tua ricerca di lavoro.

Ecco alcune idee da tenere a mente durante il processo:

• Rinfresca e aggiorna il tuo curriculum e i profili social (es. non dimenticare il badge “aperto al lavoro” su LinkedIn),
• Dedicare un po' di tempo per esaminare gli annunci di lavoro su base giornaliera (utilizzare filtri e opzioni di ricerca avanzate),
• Crea un modello per una lettera di accompagnamento che evidenzi le tue capacità ed esperienza (e personalizza le parti per ogni posizione o cliente) e
• Fai le tue ricerche e preparati per i colloqui, ma prepara la tua serie di domande e condizioni.

Passaggio n. 6: crea un portfolio (e aggiornalo regolarmente)

A questo punto, ciò di cui hai bisogno è qualcosa per mostrare le tue capacità di assistente virtuale, quindi dovresti lavorare sul tuo sito web portfolio.

Prova a:

• Fornisci esempi del tuo lavoro precedente,
• Includere tutte le informazioni di contatto e, se possibile,
• Chiedi referenze e raccomandazioni che mettano in risalto i tuoi valori e principi da pubblicare pubblicamente.

Il tuo portfolio dovrebbe dare un'occhiata al tuo approccio al lavoro di assistente virtuale, quindi assicurati che i tuoi potenziali clienti vedano il tuo marchio personale attraverso di esso.

I consigli degli esperti per diventare un assistente virtuale

Ora che abbiamo coperto i passaggi necessari per diventare un assistente virtuale, condividiamo alcuni suggerimenti e trucchi che aumenteranno il tuo valore come assistente virtuale.

Suggerimento n. 1: costruisci la tua autorità attraverso l'esperienza

Come abbiamo già sottolineato, scegliere una nicchia è una strategia che prevede di concentrarsi su alcuni dei seguenti elementi:

• Mercati specifici (ad es. Nord America, Europa, ecc.),
• Settori specifici (ad esempio, giochi, finanza e banche, ecc.),
• Tipo di cliente (ad es. imprenditori individuali, piccole imprese, ecc.), o
• L'ambito dell'attività (ad es. gestione dei dipendenti e delle buste paga, comunicazione, programmazione, ecc.)

Come spiega Jo Harris, assistente virtuale diventata copywriter e fondatrice di The Virtual Mama, non dovresti aver paura di fare una nicchia fin dall'inizio:

“ La maggior parte dei VA pensa di dover iniziare con i servizi generali o provare tutto all'inizio. La verità è che rallentando presto e sviluppando un'abilità specializzata, ti distinguerai dagli altri assistenti virtuali generali e ti posizionerai per guadagnare di più all'ora. "

Orgogliosa di aver aumentato la sua tariffa oraria da $ 17 a $ 100+ l'ora, Jo incoraggia gli assistenti virtuali a mostrare sempre la loro esperienza:

Il termine del settore per questo è "costruisci la tua autorità". Ciò significa semplicemente che dovresti parlare del tuo processo e della tua nicchia in un modo che ti mostri come un esperto di riferimento. Questo può sembrare improbabile come un nuovo VA, ma è possibile con il giusto approccio. Puoi parlare del tuo viaggio, suggerimenti degli addetti ai lavori che stai imparando lungo il percorso e puoi condividere informazioni relative alle abilità mentre sviluppi le tue abilità. "

Suggerimento n. 2: impara a massimizzare la produttività e l'efficienza

Ecco un suggerimento da qualcuno che comprende perfettamente il mercato degli assistenti virtuali: Jaime Nacach, fondatore e CEO di Virtual Latinos, un'agenzia di reclutamento VA che collega aziende nordamericane e professionisti dell'America Latina.

L'argomento era aumentare la produttività e l'efficienza nell'era digitale e Jamie afferma che gli strumenti software sono la soluzione ideale , che può fare la differenza:

“ Come assistente virtuale, la tecnologia gioca un ruolo cruciale nel tuo lavoro quotidiano. Padroneggiando gli strumenti giusti, puoi migliorare significativamente la tua efficienza e ottenere risultati migliori in meno tempo. Pertanto, rimanere aggiornati con i progressi tecnologici e apprendere costantemente nuove competenze è vitale per il successo come assistente virtuale.

Tieni presente che la produttività è un'abilità appresa e non esiste un approccio unico per il suo miglioramento. Ecco per fornire alcuni esempi e nominare alcuni fattori che determinano i nostri livelli di produttività:

• Livelli di motivazione intrinseca ed estrinseca,
• Tipo di personalità basato su MBTI,
• Capacità di fissare obiettivi SMART e
• Affrontare la procrastinazione.

Suggerimento n. 3: sii sempre proattivo

Un aspetto essenziale per essere un assistente virtuale di successo è la capacità di lavorare in autonomia e prendere l'iniziativa senza attendere costantemente istruzioni. Secondo Jaime, essere in grado di anticipare le esigenze del tuo cliente ti farà sicuramente distinguere dalla massa in un mercato in crescita:

“ Ricercando i progetti in cui sei coinvolto e andando oltre quanto previsto, puoi dimostrare il tuo interesse per il lavoro e anticipare esigenze o compiti futuri. Questo approccio proattivo aiuta a raggiungere gli obiettivi in ​​modo più efficiente ed efficace, portando infine a un maggiore successo sia per te che per il tuo cliente. "

Suggerimento n. 4: stabilire chiari confini tra lavoro e vita privata

Gli assistenti virtuali possono avere clienti in fusi orari diversi, ma ciò non significa che debbano alzarsi dal letto ogni volta che c'è una richiesta del cliente. Stabilire dei limiti ti aiuterà a raggiungere un equilibrio tra lavoro e vita privata come assistente virtuale e mostrerà ai tuoi clienti (e potenziali clienti) che apprezzi il tuo tempo.

In definitiva, stabilire dei limiti porta a risultati finali migliori, il che avvantaggia anche il cliente, secondo Adrian Tamminga, un imprenditore che gestisce Iron Embers che spesso collabora con assistenti virtuali:

“ Incoraggia il tuo assistente virtuale a mantenere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata stabilendo limiti per l'orario di lavoro e rispettando il suo tempo personale. Ciò contribuirà a prevenire il burnout e garantirà che rimangano produttivi. "

Suggerimento n. 5: investire nella formazione e nell'istruzione

Abbraccia il potere dell'apprendimento permanente e il fatto che c'è sempre spazio per miglioramenti. Educare te stesso ti manterrà al passo con le ultime tendenze, ti aiuterà ad acquisire nuove competenze ed eccellere nel lavoro di assistente virtuale.

Ad esempio, puoi sempre:

• Stai attento ai webinar,
• frequentare corsi di formazione,
• Leggi la letteratura e gli articoli giusti e
• Segui gli esempi di buone pratiche che puoi trovare online.

Oltre ai VA che investono in se stessi, ancora una volta, Adrian ha sottolineato che le aziende e i clienti possono contribuire alla crescita dei loro VA:

“ Se il tuo assistente virtuale ha bisogno di acquisire nuove competenze o conoscenze, investi nella sua formazione. Ciò consentirà loro di eseguire le attività in modo più efficiente ed efficace, a tutto vantaggio della tua attività. "

FAQ per diventare un assistente virtuale

Ultimo ma non meno importante, ecco le risposte alle domande più frequenti riguardanti l'industria e il lavoro degli assistenti virtuali.

Gli assistenti virtuali sono ancora richiesti nel 2023?

In breve, sì.

Gli ultimi dati indicano che il mercato globale degli assistenti virtuali è cresciuto a un tasso annuo composto del 41,9% nell'anno precedente. Nel 2022, la stima era di $ 9,62 miliardi, mentre era di $ 13,63 nel 2023.

Inoltre, lo stesso rapporto mostra che la crescita dovrebbe continuare e le proiezioni per il 2027 sono fissate a 44,34 miliardi di dollari.

Quanti soldi puoi guadagnare come assistente virtuale?

Non c'è una somma fissa di denaro che guadagnano gli assistenti virtuali. I loro modelli di prezzo e le tariffe orarie possono variare a seconda di:

• Industria e nicchia,
• Tipo di operazione commerciale e
• Tipo di clienti.

Secondo Indeed, la tariffa oraria media per gli assistenti virtuali è di $ 26,73 e un recente articolo della CNBC afferma che, per competenze specializzate, gli assistenti virtuali possono guadagnare fino a $ 100 l'ora.

È difficile diventare un assistente virtuale senza esperienza?

Poiché ciò che è difficile da fare per una persona dipende completamente dalle sue capacità e competenze, non esiste una risposta definitiva a questa domanda.

Abbiamo chiesto a Caroline Marshall, la fondatrice di Upsource, di condividere i suoi 2 centesimi e lei suggerisce che è meglio avere almeno qualche esperienza precedente, prima di impegnarsi nell'assistenza virtuale come lavoro a tempo pieno:

“ Direi sicuramente che se non hai esperienza questa non è una formazione, un ruolo iniziale. Forse un ruolo impiegato sarebbe giusto per te prima di avviare un'attività a supporto degli altri. Tuttavia, se hai una storia lavorativa, normalmente puoi guardare indietro alla tua esperienza lavorativa e trovare un'area del mondo VA che potrebbe funzionare per te, ad esempio, se hai lavorato nelle vendite, potresti sicuramente ritagliarti un servizio nelle vendite supporto per i clienti! Comprendere i tuoi punti di forza e le potenziali aree di crescita è sicuramente necessario per essere un grande VA (e allo stesso modo comprendere i tuoi punti deboli). "

È difficile essere un assistente virtuale?

Come ogni altro lavoro, ci saranno sempre alti e bassi nel lavoro di assistente virtuale. Ricorda di mantenere la tua motivazione al livello più alto possibile e la potenza nei momenti difficili.

Per fare ciò, puoi implementare un sistema di auto-ricompensa, ad esempio: una caramella preferita per ogni elemento completato nella tua lista di cose da fare e un massaggio / serata fuori per un'intera settimana di completamento dell'agenda quotidiana sembra giusto.

Puoi essere un assistente virtuale come attività secondaria?

In qualità di assistente virtuale, spetta a te determinare quale quantità di carico di lavoro funziona meglio per te, quindi la risposta è sì.

Ad esempio, puoi lavorare part-time e avere un solo cliente. Caroline è d'accordo e consiglia persino di iniziare in questo modo:

“ Puoi sicuramente iniziare come trambusto secondario! Lo consiglio vivamente se non sei in grado di lasciare un ruolo stipendiato. Prima che esistesse Upsource, avevo un cliente di 10 ore attorno al mio lavoro di 4 giorni alla settimana (1 giorno alla settimana era il giorno della mamma), ma il mio consiglio è sempre ESSERE ONESTO. Ti sorprenderà quanti clienti saranno aperti al lavoro flessibile per la persona giusta. Non assumere mai clienti per ore che non puoi raggiungere nel tuo trambusto secondario, a lungo andare danneggerà entrambi! "

Quante ore può lavorare un assistente virtuale?

Ancora una volta, non ci sono regole specifiche, poiché questo è un aspetto del lavoro altamente individualizzato. Il numero totale di ore settimanali può variare a seconda del numero di clienti e dell'esperienza di uno specifico assistente virtuale.

Come spiega Caroline, non esiste una vera "media" in quanto ogni cliente ha bisogno di servizi diversi:

“ In Upsource, mentre i nostri pacchetti partono da 10 ore al mese, il nostro fermo medio per i clienti è di 30-40 ore al mese (circa 10 ore alla settimana). Questo ci assicura di poter davvero costruire solide relazioni a lungo termine con i nostri clienti e aggiungere valore alla loro settimana lavorativa. Tuttavia, ad esempio, alcuni clienti potrebbero aver bisogno solo di poche ore di contabilità al mese, ma ciò fa comunque la differenza per la loro vita lavorativa! "

Gli assistenti virtuali lavorano da casa?

La flessibilità del lavoro da remoto consente agli assistenti virtuali di lavorare da casa, quindi la risposta è per lo più sì. Tuttavia, proprio come per qualsiasi altra posizione remota, alcune persone preferiranno affittare un ufficio, utilizzare uno spazio di coworking o essere un nomade digitale, per fornire alcuni esempi.

Un assistente virtuale può avviare un'attività in proprio?

Per farla breve - sì . Anche se molti assistenti virtuali scelgono di lavorare come liberi professionisti, hanno la possibilità di registrare l'azienda come persona giuridica e diventare solopreneurs.

Come spiega Caroline, la prima cosa da fare quando si avvia un'attività di VA è assicurarsi che tutto sia legittimo, come l'assicurazione e la registrazione delle tasse. Raccomanda di impostare come priorità i seguenti passaggi:

• Ottenere un indirizzo email registrato nel dominio,
• Raccontare a tutti della tua nuova attività: il modo migliore per ottenere clienti è il passaparola e le referenze, e
• Creazione di un piano aziendale e finanziario.

Hai bisogno di istruzione per essere un assistente virtuale?

Abbiamo chiesto a Caroline di risolvere anche questo mistero, poiché lavora con molti tipi di assistenti virtuali, e ci spiega che l'istruzione formale non è obbligatoria:

“ Anche se il bello è che non hai bisogno di istruzione/qualifiche formali, un grande VA, secondo me, sarà investito nel loro sviluppo professionale continuo [sviluppo professionale continuo] e nell'apprendimento continuo! "

Sarai felice di sapere che c'è un'abbondanza di corsi online a prezzi accessibili, ad esempio corsi per assistenti virtuali su Udemy e altre risorse per guidarti attraverso questo processo di cambiamento di carriera. Inoltre, ci sono comunità a cui puoi unirti e mentori disponibili a offrire consigli, proprio come consiglia vivamente Caroline:

“ Prova a unirti agli abbonamenti VA e trova un coach: tutte queste domande sono molto più facili se sei in contatto con le persone giuste!! Anch'io ho un coach VA che è stato prezioso per la crescita della mia attività Upsource. "

Conclusione: sali sul treno: gli assistenti virtuali sono in aumento

In poche parole, non c'è da meravigliarsi che il settore dei VA sia in rapida espansione, poiché sia ​​gli assistenti virtuali che i loro clienti traggono vantaggio da tali accordi. Flessibilità e libertà di scegliere con cura con chi lavorare da un lato e riduzione dei costi generali e rispetto delle scadenze dall'altro: è vantaggioso per tutti per definizione.

Con tutto ciò in mente, riesci a pensare a un motivo per cui non dovresti riconoscere le tue capacità e trasformarle in un'attività redditizia di VA? O almeno un trambusto secondario per aumentare le tue entrate? Non lo pensavamo.

Ricorda, la storia di Batman sarebbe molto diversa se non avesse Robin al suo fianco, poiché ogni supereroe ha bisogno di un aiutante!

️ Sei un assistente virtuale che ha una storia di successo da condividere? O un imprenditore che utilizza spesso i servizi VA? Sulla base della tua esperienza, ci sono altri suggerimenti e trucchi che vorresti condividere o forse qualche pensiero aggiuntivo sull'argomento? In tal caso, sentiti libero di contattarci, scrivici a [email protected] e avrai la possibilità di essere presente in questo o in uno dei nostri articoli futuri. E, se questo post ti è piaciuto e l'hai trovato utile, condividilo con qualcuno che pensi possa trarne beneficio.