Come rispondere alle domande del colloquio di gestione del progetto

Come candidato per un lavoro di gestione del progetto, sai già che tipo di risposte negative al colloquio evitare da un miglio di distanza. ("La mia più grande debolezza è che sono un perfezionista!")

Ma può essere un po' più difficile prepararsi per alcune delle domande più difficili che i manager assumenti pongono ai candidati solo per vedere quanto sono bravi in ​​punta di piedi. In qualità di candidato al lavoro di project manager che si prepara per il tuo prossimo grande colloquio, è fondamentale che tu sia pronto a mostrare ai responsabili delle assunzioni che comunichi bene, possiedi eccezionali capacità organizzative e di risoluzione dei problemi, che sai negoziare e mediare e che sei un leader naturale .

Per essere chiari, i responsabili delle assunzioni non vogliono mettere a dura prova un candidato dopo l'altro con le loro domande intelligenti. In effetti, il nostro sondaggio sulla strategia di reclutamento del 2021 (metodologia di seguito) ha rilevato che più della metà dei reclutatori intervistati sta scoprendo che ci vuole più tempo del solito per riempire le opportunità di lavoro e che la mancanza di persone in cerca di lavoro qualificate è il loro più grande ostacolo all'assunzione. Non pensi che preferirebbero di gran lunga trovare qualcuno in grado di rispondere con successo alle loro domande del colloquio di gestione del progetto in modo che possano assumere quel candidato qualificato (tu!) e poi passare a riempire la prossima apertura?

Tuttavia, non è solo un processo laborioso e dispendioso in termini di tempo per i responsabili delle assunzioni. Secondo Indeed, la persona media in cerca di lavoro trascorre dalle cinque alle dieci ore a prepararsi per un singolo colloquio di lavoro. In questo articolo, ti aiuteremo a sfruttare al meglio il tempo di preparazione in modo da essere pronto per affrontare il colloquio e essere assunto.

Come rispondere a 7 domande comuni sul colloquio di gestione del progetto

Ci vuole essenzialmente un'intera giornata di lavoro (oltre al lavoro a tempo pieno che potresti già avere) solo per prepararti a qualcosa che potrebbe non portare nemmeno a un nuovo lavoro. E supponendo che dovrai affrontare più interviste prima di ottenere il tuo prossimo lavoro, quel tempo extra può davvero sommarsi e diventare un drenaggio delle tue risorse. Ecco perché è così importante prepararsi per più colloqui di gestione dei progetti nel modo più efficiente possibile.

Il tuo colloquio non dovrebbe essere una versione orale dell'esame PMP. Dopotutto, il nostro sondaggio sull'Intelligenza emotiva sul posto di lavoro del 2021 (metodologia di seguito) ha rilevato che meno del 10% degli oltre 500 project manager a tempo pieno intervistati non erano certificati e non prevedevano di ottenere la certificazione.

Ciò significa che dimostrare la tua certificazione in buona fede e le tue capacità tecniche è più un elemento della lista di controllo per partecipare al colloquio in primo luogo piuttosto che un modo per differenziarti dagli altri candidati.

Ecco perché un buon colloquio con un project manager riguarda più l'esibizione delle tue competenze trasversali, quanto bene puoi guidare e lavorare all'interno di un team di progetto, comunicare e mediare, piuttosto che dimostrare le tue capacità di budgeting e pianificazione o diventare poetico sulla gestione agile del progetto.

"In generale, le risposte (di un candidato) dovrebbero indicare che (sono) un risolutore di problemi, una persona etica e gestiscono bene le persone", afferma Ferenc Csizmas , un PMP a Budapest.

In altre parole, vuoi mostrare al decisore seduto di fronte a te che lavori bene con gli altri mentre conduci progetti di successo. (Niente sudore, giusto?)

Non preoccuparti: queste sette domande del colloquio di gestione del progetto, insieme a linee guida specifiche su cosa toccare nella tua risposta, ti aiuteranno a distinguerti dalla massa e a essere richiamato dopo il tuo prossimo colloquio di gestione del progetto.

Iniziamo.

Altre versioni di questa domanda dell'intervista:

• Come dai la priorità al tuo carico di lavoro?
• Quando le tue capacità organizzative hanno aiutato a mantenere un progetto in carreggiata?
• Come si organizza una settimana lavorativa media?

Non esiste un progetto disorganizzato e di successo. Potresti essere fortunato e avere un progetto che riesce ad avere successo nonostante si imbatta in una serie di problemi, ma a un certo punto ogni progetto ha bisogno di qualcuno che si occupi delle tempistiche, del budget e dell'ambito.

Non è così importante esattamente quale sistema usi per rimanere organizzato, purché mostri agli intervistatori che hai un sistema per rimanere organizzato in primo luogo. App per la gestione delle attività mobili? Software desktop? Foglio di calcolo? Bloc notes? Una combinazione di tutto quanto sopra?

Qualsiasi sistema va bene, purché tu possa dimostrare che ha funzionato e continuerà a funzionare nell'ambiente in cui lavorerai andando avanti. Punti bonus se puoi illustrarlo con esempi del mondo reale: "Controllo la mia app di gestione dei progetti sul treno ogni mattina per vedere quali attività devono essere completate quel giorno. In effetti, il mese scorso ho salvato un progetto dal ritardo nella pianificazione con questo sistema".

L'ultima cosa che vuoi fare è dire al responsabile delle assunzioni che ti siedi e attendi che sorgano problemi e poi cerchi di spegnere gli incendi.

Altre versioni di questa domanda dell'intervista:

• Raccontami la tua esperienza di gestione fino agli stakeholder senior.
• Come incoraggiate la cooperazione nei vostri team?
• Quali competenze trasversali sono più importanti per un buon project manager?

Monster.com rileva che le aziende sono interessate ai project manager che possono ispirare la cooperazione tra tutte le parti.

È probabile che gli intervistatori ti facciano questa domanda per tirare fuori storie che riveleranno se hai le competenze trasversali necessarie per affrontare l'attrito sul lavoro. L'esperienza lavorativa passata prefigura i comportamenti lavorativi futuri, quindi armati di esempi che mostrano come la tua personalità, priorità e abilità aiutano a risolvere i conflitti e portare avanti un progetto.

Cerca di ricordare le storie della tua precedente esperienza di gestione del progetto che sottolineino le tue capacità di mediazione, assicurandoti di fornire il contesto e delineare le azioni che hai intrapreso in risposta e come tali azioni hanno contribuito a garantire il successo del progetto.

"Una delle mie domande preferite è 'Raccontami il progetto più impegnativo che tu abbia mai guidato e come hai superato le sfide (e) i problemi?' Allora lasciali parlare. Annoterò un paio di domande di follow-up, ma questa domanda ha scoperto molto per me", afferma Jason Orloske , vicepresidente delle operazioni a Fargo, ND.

Cerca di evitare risposte vaghe ed evasive o di parlare di come hai dovuto diventare duro con uno stakeholder per risolvere un conflitto. Ricorda, urlare contro qualcuno non è un'abilità soft.

Altre versioni di questa domanda dell'intervista:

• Raccontami di una volta in cui hai fallito.
• Qual è stata una situazione difficile che hai vissuto mentre lavoravi a un progetto? Come l'hai affrontato? Cos'hai imparato?
• Riesci a pensare a un momento in cui hai imparato dai tuoi errori?

Succede a tutti: un progetto è andato troppo fuori portata, è diventato troppo costoso o era in ritardo nella consegna e alla fine non è riuscito. E se non ti è ancora successo, probabilmente significa solo che non hai lavorato a un numero sufficiente di progetti.

La cosa importante è che non guardi ai fallimenti dei progetti sul tuo orologio come qualcosa di cui nasconderti o di cui vergognarti, ma come un'opportunità per illustrare come impari e cresci dagli errori. Gli intervistatori generalmente fanno questa domanda per vedere come rispondi alle battute d'arresto, non per scoprire se hai una percentuale di successo del progetto del 100%.

Lily Zhang di The Muse suggerisce che se non puoi dare una risposta realistica ("In realtà non ho mai sperimentato il fallimento di un progetto!"), è improbabile che l'intervistatore si fidi abbastanza di te da portarti nella loro organizzazione.

Vieni all'intervista con un paio di storie su come hai affrontato le battute d'arresto del progetto o i veri e propri fallimenti e sii diretto su ciò che è successo, anche se in parte è stata colpa tua. Evita di minimizzare le tue responsabilità o di scaricare le colpe e spiega cosa hai imparato dall'esperienza e come l'hai applicata ai progetti futuri.

Altre versioni di questa domanda dell'intervista:

• Quali tipi di progetti ti interessano di più? Come mai?
• Lavori meglio con persone introverse o estroverse?
• Raccontaci di un progetto che non hai trovato piacevole.

Ogni project manager vorrebbe credere di poter gestire qualsiasi tipo di progetto, dall'agricoltura all'aerospaziale, lavorando con ogni tipo di persona. Ma la realtà è che la maggior parte dei project manager ha punti di forza e di debolezza, con settori e tipi di progetti preferiti in cui eccellono.

Se dici a un intervistatore che ami gestire progetti in qualsiasi ambiente e sei un asso in ogni tipo di progetto, passerà mentalmente al colloquio successivo.

I buoni candidati sono onesti. Sei più un project manager di sviluppo software o hai prosperato con campagne multimediali creative? Se non hai mai lavorato in un reparto di produzione, fallo sapere all'intervistatore, anche se il lavoro potrebbe comportare quel tipo di lavoro. Se sei onesto e l'intervista va bene, quelle lacune nell'esperienza potrebbero non essere così importanti.

Sentiti a tuo agio nel dire all'intervistatore cosa ti piace e cosa non ti piace; in questo modo, quando sarai assunto, il tuo nuovo manager saprà dove risiedono i tuoi punti di forza e come possono aiutarti a costruire esperienza in altre aree.

Altre versioni di questa domanda dell'intervista:

• Con quali strumenti di gestione dei progetti hai lavorato? Hai una preferenza software?
• Come ti piace documentare lo stato di avanzamento del tuo progetto?
• Hai un background informatico? Puoi codificare?

Il software di gestione dei progetti è utilizzato ovunque. E non è solo per le organizzazioni altamente tecniche. La nostra ricerca mostra che ogni settore, dal marketing all'assistenza sanitaria (e tutto il resto) utilizza software di gestione dei progetti.

Ancora più importante, il 92% di queste organizzazioni è soddisfatto del proprio strumento di gestione dei progetti. Quindi, se hai un'esperienza effettiva con lo strumento di gestione dei progetti di un'azienda, potresti metterti in testa alla classe dei candidati.

Vieni preparato con un elenco del software di gestione dei progetti che hai utilizzato in passato, cosa ti piace e non ti piace dei diversi sistemi di gestione dei progetti e come prevedi di utilizzare il software di gestione dei progetti per gestire i progetti nell'azienda con cui stai intervistando.

Altre versioni di questa domanda dell'intervista:

• Cosa fai come capo progetto quando i membri del team faticano a completare le loro attività di progetto in tempo?
• Come gestisci l'insubordinazione, le lotte interne di squadra e/o la scarsa comunicazione di squadra?
• Come gestisci i clienti maleducati?

La gestione del progetto scorre molto più agevolmente quando tutti rispettano le scadenze e producono risultati di qualità. Sfortunatamente, ci saranno sempre momenti in cui alcune persone faranno fatica a consegnare. I responsabili delle assunzioni vogliono sapere come intendi affrontare questi problemi interpersonali e del personale prima che si sentano a proprio agio nell'aggiungerti al loro team.

Dovrai dimostrare di avere una comprensione innata dell'approccio corretto per affrontare i membri del team difficili che comunicano male, non rispettano le scadenze, producono lavori di bassa qualità o tutto quanto sopra. Puoi ottenere punti bonus fornendo esempi di come hai contribuito a migliorare i processi di lavoro dei membri del team nei ruoli precedenti.

"La maggior parte delle buone domande del PM [intervista] saranno domande di scenario (ad esempio, cosa faresti in questa situazione?) e, meglio ancora, sarebbero giochi di ruolo che richiedono al candidato di presentare una raccomandazione", afferma Kiron Bondale , PMP e coach Agile.

Altre versioni di questa domanda dell'intervista (provenienti dagli account delle interviste di Glassdoor):

• Quanti pianoforti a coda pensi ci siano ad Austin e dimmi come sei arrivato a quel numero?
• Come hai sfidato l'autocompiacimento?
• Il tuo sponsor del progetto entra nel tuo ufficio lunedì mattina e ti dice che puoi raddoppiare il tuo budget perché sta lasciando la compagnia per unirsi al circo e non le importa cosa fai con i soldi. Cosa fai dopo?

I bravi project manager saranno in grado di rispondere in modo ponderato a domande che apparentemente vengono fuori dal nulla. Ma il tuo intervistatore non sta solo cercando di prenderti alla sprovvista per metterti a disagio e vederti contorcere.

Stanno cercando di valutare il tuo senso degli affari e le capacità di risoluzione dei problemi con una domanda di studio di caso mascherata. Non sprecare tempo o energie cercando di memorizzare le risposte esatte a domande come queste: non è questo il punto. Preparati solo a porre domande di follow-up (le stazioni di servizio private contano? Le stazioni di servizio marittimi? Il numero dovrebbe includere stazioni di servizio chiuse o stazioni di servizio in costruzione?) e tentare di argomentare un'ipotesi.

Prendi appunti, fai domande, mantieni la calma, usa la logica e la creatività e fai una stima ragionevole. Non stai cercando di indovinare il numero esatto di gelatine nel barattolo, stai cercando di dimostrare che sei in grado di affrontare una sfida inaspettata.

Tieniti aggiornato per il tuo nuovo lavoro di project manager

Ora che hai utilizzato queste domande per inchiodare il colloquio con il project manager e assicurarti il ​​tuo nuovo fantastico lavoro di project management, assicurati di avere tutte le risorse necessarie per prosperare e contribuire al successo della tua nuova organizzazione.

Metodologia

Capterra ha condotto l'Emotional Intelligence in the Workplace Survey nel dicembre 2021 su 528 professionisti con sede negli Stati Uniti che gestiscono progetti nelle loro piccole e medie imprese. Gli intervistati sono stati sottoposti a screening per lo stato occupazionale (a tempo pieno), le dimensioni dell'azienda (da 2 a 500 dipendenti) e il coinvolgimento nella gestione dei progetti (estremamente coinvolto).

Il Capterra Recruiting Strategy Survey è stato condotto nel luglio 2021. Abbiamo raccolto 300 risposte da lavoratori con responsabilità di reclutamento presso datori di lavoro statunitensi. L'obiettivo di questo sondaggio era scoprire quanto le aziende stanno lottando con il reclutamento e le assunzioni e quali soluzioni hanno preso in considerazione per migliorare i risultati di reclutamento e assunzione.