Come le agenzie esperte si sono impostate per scalare

Nella quinta sessione della serie I segreti per rendere redditizia la tua agenzia , il co-fondatore e CEO di Parakeeto Marcel Petitpas discute un problema fondamentale che molte agenzie digitali devono affrontare: correre verso gli strumenti per cercare di risolvere i problemi di reporting e misurazione senza affrontare la strategia dietro gli strumenti primo.

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Petitpas chiede, se non hai chiarezza su ciò che gli strumenti dovrebbero darti in termini di dati, allora sei in una buona posizione per valutare se uno strumento è adatto alla tua agenzia?

La risposta è no.

Petitpas spiega esattamente come eseguire il lavoro necessario per determinare quali dati stai cercando di ottenere da uno strumento. Ciò ti consentirà di valutare in modo efficace i tuoi strumenti attuali e determinare se hai bisogno di strumenti diversi per tenere traccia dei rapporti e delle misurazioni (e, in definitiva, migliorare la redditività ).

Le chiavi per ridimensionare la tua agenzia digitale? Precisione dell'ambito e monitoraggio del tempo.

Molte agenzie di marketing digitale come la tua faticano ad avere una visione chiara su come misurare le prestazioni. Devono anche affrontare dati e sistemi disordinati, che aggravano solo il problema. Fortunatamente, con il consiglio di Marcel Petitpas, puoi iniziare a configurare correttamente i tuoi sistemi e strumenti per eliminare queste sfide.

Impostare la strategia giusta per indagare su un problema di redditività

Il tuo commercialista si precipita nel tuo ufficio, esausto ed esclama: "Abbiamo un problema di redditività!"

cosa fai?

Come si fa a indagare su questo? Può essere quasi impossibile determinare perché stai lottando per realizzare un profitto sui progetti se non hai tempo e allineamento della struttura di monitoraggio dei costi.

Se le tue attività di monitoraggio del tempo non sono allineate con il modo in cui sono impostate le tue stime, il tuo team probabilmente farà delle ipotesi sull'ambito. Non sorprende che tu abbia un problema di redditività se quelle stime sono sbagliate.

Quando hai un perfetto allineamento tra il modo in cui vengono create le stime e il modo in cui il tuo strumento di monitoraggio del tempo è impostato per tenere traccia dei dati, è una storia diversa. Sarà molto più semplice non solo creare stime più accurate, ma anche indagare sui problemi di redditività che potrebbero sorgere.

Progettare il sistema giusto per allineare stime e tracciabilità dei tempi

Per capire come dovrebbe essere strutturato il tuo sistema di scoping e monitoraggio del tempo, usa l'esercizio Incident Investigator di Parakeeto. Quando pensi a questo esercizio, considera uno scenario in cui hai un progetto che è andato completamente fuori dagli schemi. Considera quali domande vorresti porre per determinare cosa è andato storto e perché la tua redditività è stata così negativa.

Ora, considera come strutturare i tuoi dati nel tuo strumento di monitoraggio del tempo, in modo da poter iniziare a rispondere a queste domande nella tua agenzia con clienti e progetti reali.

Il Time Tracking Mapper di Parakeeto può aiutare. Utilizza l'esercizio seguente per valutare se gli elementi pubblicitari nelle tue stime corrispondono al tuo strumento di monitoraggio del tempo. Quali oggetti di monitoraggio del tempo corrispondono alle metriche stimate nella tua agenzia?

Gestire la complessità dei dati

Petitpas condivide una nota importante quando imposti il ​​tuo strumento di monitoraggio del tempo: fai attenzione a gestire la complessità.

C'è questa idea che la precisione è uguale all'accuratezza. Se puoi essere più preciso e dettagliato, se puoi sapere esattamente quanto tempo è stato speso per una sottoattività all'interno di un'attività all'interno di un risultato all'interno di una pietra miliare all'interno di una fase all'interno di un progetto, allora quei dati più precisi ti permetteranno di essere più accurato.

Destra?

Sbagliato.

In realtà, è vero il contrario. Diventa infinitamente più costoso convincere la tua squadra a tenere traccia del tempo a quel livello. Inoltre, la conformità nel monitoraggio del tempo diminuirà con ogni livello di complessità che aggiungi al monitoraggio del tempo. Dovrai quindi affrontare dati più incoerenti e avere più bucket di dati con cui confrontarti.

Spesso le agenzie sovraindicizzano la precisione quando raggiungono un punto di rendimenti decrescenti, dove essere più precisi del 5% aggiunge lo 0% di precisione aggiuntiva alle informazioni di alto livello che stai cercando di ottenere. Più si tenta di aumentare il livello di precisione, maggiore è il costo e la complessità.

Traccia per:

• Cliente
• Progetto
  • Usa i tag di tipo per progetti comuni (ad es. Build di siti Web)
• Ruolo
  • Utilizzare alcuni bucket principali (ad es. Project Management, Contenuti, Design, Sviluppo)

Non vuoi 500 attività uniche stimate per un progetto a cui in qualche modo devi poi allinearti nel tuo strumento di monitoraggio del tempo o di gestione del progetto. Vuoi mettere tutte queste attività in bucket più grandi, come Progettazione e Sviluppo, in modo da poterle mappare di nuovo su uno schema di dati. Come spiega Petitpas, "È necessario un meccanismo per raggruppare attività discrete in bucket più ampi per creare modelli di dati attorno ad esse".

Non scomporre ulteriormente rispetto all'esempio sopra. Questa è la chiave per iniziare: mantieni la semplicità per iniziare e coinvolgi il tuo team. Quindi potresti renderti conto che non hai bisogno di dati aggiuntivi o potresti vedere dove è necessario approfondire.

In definitiva, è meglio iniziare a ridurre la complessità, in modo da poter aumentare la conformità prima di approfondire. Petitpas spiega: "Se puoi semplicemente conversare con il team per determinare dove hai superato il budget, questo è un modo molto più semplice per ottenere informazioni dettagliate rispetto al tracciamento di livelli aggiuntivi di dati che non possono fornire il perché".

Utilizzo della previsione della classe di riferimento per misurare accuratamente i progetti

Per impostare questo nuovo sistema, è necessario definire chiaramente ogni parte della struttura: clienti, progetti e ruoli/compiti. Devi anche assicurarti che questa struttura venga utilizzata in modo coerente tra i progetti e che il tuo strumento di monitoraggio del tempo o di gestione dei progetti possa misurare questi punti dati.

Se questo viene fatto in modo coerente nel tempo e se hai questa struttura davvero ben definita, puoi migliorare le tue stime con la previsione della classe di riferimento .

La previsione delle classi di riferimento si basa su una serie di dati storici e la chiave è comprendere le classi di riferimento, ad esempio quanto tempo di progettazione è necessario per i progetti di siti Web.

Con pochissimi dati, come 5, 6 o 7 progetti sotto la cintura utilizzando la tua nuova struttura, puoi avere una linea dati davvero affidabile che può migliorare l'efficienza e l'accuratezza della stima. Sarai in grado di vedere chiaramente quanto tempo è stato richiesto per i progetti rispetto al budget in passato. Ciò può eliminare le congetture dal basso e offre un modo più rapido e accurato per misurare i progetti che non richiedono quasi alcun contesto o esperienza.

Colmare le lacune e aumentare la redditività

I dati non possono mai dirci perché i dati sono, possono solo dirci di cosa si tratta. Questo può lasciare delle lacune che devono essere colmate.

Tuttavia, una volta che abbiamo la strategia, la struttura e i dati giusti, possiamo iniziare a colmare le lacune nei dettagli utilizzando report, feedback e ottimizzazione dei processi.

Alla fine del progetto (o mensile per i progetti ricorrenti), esegui un report per determinare la stima rispetto a quella reale e chiedi:

• Quello che è successo?
• Perchè è successo?
• Cosa possiamo imparare?

Questo può colmare il divario. Ricorda: una conversazione con il team è un modo molto più ricco per ottenere il contesto. A volte è meglio fare meno affidamento su dati precisi e più sulle conversazioni con il tuo team per determinare come migliorare l'efficienza della tua attività.

Con queste informazioni, puoi quindi apportare miglioramenti ai processi per continuare ad aumentare la redditività dei progetti e ridimensionare la tua agenzia .