Guida ai periodi di pagamento: quanti periodi di pagamento in un anno e come scegliere quello migliore

Un processo di gestione delle buste paga coerente e puntuale è una parte importante di ogni azienda di successo.

Sebbene le aziende in genere possano decidere quale tipo di periodo di paga si adatta meglio a loro e quando sarà il giorno di paga, questa decisione deve comunque essere conforme alle leggi FLSA e alle leggi specifiche dello stato in termini di standard sui salari.

Per questo motivo, in questo articolo:

• Spiegare la definizione del periodo di paga,
• Presentarti i diversi periodi di paga e come funzionano,
• Indica quanti periodi di paga ci sono in un anno,
• Aiutarti a scegliere il periodo di paga migliore, e
• Rispondi ad altre domande rilevanti sull'argomento.

• Un periodo di retribuzione è un periodo di tempo prestabilito in cui i dipendenti vengono pagati.
• Sono previsti 4 periodi di pagamento: settimanale (avviene 52 o 53 volte l'anno), bisettimanale (avviene 26 o 27 volte l'anno), mensile (avviene 12 volte l'anno) e semestrale (avviene 24 volte l'anno). .
• A seconda del calendario delle buste paga utilizzato da un'azienda e dei giorni di paga impostati, alcuni anni avranno 53 periodi di paga settimanali o 27 bisettimanali.
• A parte le leggi federali e statali, le aziende dovrebbero fare riferimento al flusso di cassa e alle preferenze dei dipendenti quando scelgono il periodo di retribuzione migliore.
• È possibile seguire periodi di paga diversi per dipendenti e team diversi.

Che cos'è un periodo di paga?

Un periodo di retribuzione è un periodo di tempo predeterminato in cui i dipendenti ricevono la retribuzione.

Le aziende hanno la libertà di scegliere quale periodo di pagamento stabilire per soddisfare le loro specifiche esigenze aziendali, ma la cosa importante è che questi periodi di pagamento siano coerenti e ricorrenti. I periodi di paga influiscono direttamente sul processo di gestione delle buste paga, ad esempio il numero di buste paga che i dipendenti ricevono ogni anno.

Tipi di periodi di paga

Al momento di decidere il calendario delle buste paga, le aziende dovrebbero bilanciare i costi amministrativi associati ai turni di busta paga con la preferenza generale dei dipendenti per pagamenti più frequenti. Questo è il motivo per cui, secondo il Bureau of Labor Statistics (BLS) degli Stati Uniti, la gestione delle buste paga bisettimanali è più comune.

Sono previsti 4 periodi di retribuzione :

1. Settimanale : 52 periodi di paga all'anno (a volte 53 a causa degli anni bisestili e del ciclo del libro paga dell'azienda),
2. Bi-settimanale : 26 periodi di paga all'anno (a volte 27 a causa degli anni bisestili e del ciclo del libro paga dell'azienda),
3. Mensile : 12 periodi di paga all'anno e
4. Semimestrale : 24 periodi di paga all'anno.

I datori di lavoro devono comprendere la natura dei diversi cicli di pagamento in modo da poter scegliere l’opzione che funziona meglio per loro e per i loro dipendenti. Detto questo, analizziamo individualmente ciascun periodo di paga.

Periodo di paga n. 1: periodo di paga settimanale

I periodi di paga settimanali si ripetono ogni settimana, il che significa che i dipendenti del periodo di paga settimanale ricevono la busta paga alla fine di un periodo di paga. Ora, anche se il ciclo di retribuzione settimanale inizia e termina di venerdì, ad esempio, l’azienda decide quale sarà il giorno di paga, se venerdì, o magari lunedì o martedì. L'importante è che il giorno di paga una volta fissato rimanga sempre lo stesso e arrivi subito dopo la fine del periodo di paga.

Questa è una frequenza retributiva comune per i lavoratori edili, gli autisti di consegne di cibo e di rideshare e vari lavori online. Un programma settimanale del libro paga viene spesso utilizzato nei settori che si occupano di lavoro manuale. È anche una buona soluzione per le organizzazioni che devono assumere lavoratori a basso salario durante i periodi di punta.  

In genere, ci sono 52 periodi di paga settimanali in un anno . Tuttavia, alcuni anni, come ad esempio quelli che iniziano di domenica, avranno 53 periodi di paga settimanali. Ciò è influenzato dagli anni bisestili che iniziano di sabato o domenica, nonché dall'inizio degli anni comuni di domenica e dall'inizio (e fine) del ciclo del libro paga dell'azienda. Utilizzare la formula seguente per calcolare il numero di buste paga in un anno per un'esecuzione delle retribuzioni settimanali:

Periodo di paga n. 2: periodo di paga bisettimanale

Il periodo di retribuzione bisettimanale dura 2 settimane, il che significa che i dipendenti verranno pagati in un giorno prescelto dopo quelle 2 settimane. Ad esempio, il programma di pagamento potrebbe essere impostato ogni due giovedì.

Le aziende di medie e grandi dimensioni preferiscono questo tipo di piano di pagamento in quanto fornisce l'equilibrio tra le spese amministrative e una frequenza di pagamento soddisfacente.

In genere, ci sono 26 periodi bisettimanali in un anno , ma proprio come nel caso dei periodi di paga settimanali, gli anni bisestili avranno 27 periodi di paga bisettimanali. Utilizzare la seguente formula per calcolare il numero di buste paga in un anno per un'esecuzione delle buste paga bisettimanali:

Kraig Kleeman, autore di best-seller e fondatore e CEO di Z-Branding, ritiene che i periodi di paga bisettimanali garantiscano la stabilità finanziaria:

“Pagare i nostri dipendenti ogni due settimane bilancia la regolarità degli stipendi e la semplicità amministrativa. Garantisce che il nostro personale riceva un reddito costante, essenziale per la sua stabilità finanziaria. Inoltre, per noi è più semplice da gestire rispetto a un programma settimanale, poiché garantisce pagamenti più frequenti rispetto agli stipendi mensili."

Periodo di paga n. 3: periodo di paga mensile

I periodi di paga mensile durano un mese intero. Ciò significa che i datori di lavoro pagheranno i propri dipendenti in una data specifica una volta al mese. In questo modo, i lavoratori riceverebbero la busta paga in una data specifica di febbraio (ad esempio il 1° febbraio) per il periodo di paga che durava tutto gennaio, e così via. Nel caso in cui la data di pagamento cade nel fine settimana, la pratica tipica è quella di pagare i dipendenti il ​​venerdì, quando la data di pagamento cade di sabato, o il lunedì, quando la data di pagamento cade di domenica.

Questo particolare periodo di retribuzione non è l’opzione più popolare, soprattutto nei settori a basso salario a causa degli intervalli di retribuzione più lunghi.

Ci sono 12 periodi di paga mensili in un anno . Utilizzare la seguente formula per calcolare il numero di buste paga in un anno per un'esecuzione mensile delle retribuzioni:

A proposito di pagamenti mensili, abbiamo ottenuto alcuni spunti da Pamela Phillips, fondatrice e MD di de Jong Phillips, la quale ritiene che i periodi di pagamento mensili rimangano i più efficienti per diversi motivi:

"I periodi di paga mensili sono i più efficienti in quanto significano meno tempo di elaborazione delle buste paga, meno reporting all'HMRC, meno transazioni da elaborare attraverso il sistema contabile ed è più facile capire quando e come qualcosa è andato storto con le buste paga, se mai dovesse succedere. andare storto."

Periodo di paga n. 4: periodo di paga semestrale

Le aziende che utilizzano periodi di paga semestrali pagano i propri dipendenti due volte al mese. Solitamente si tratta di 2 date predeterminate per ogni mese, come ad esempio il 10 e il 25.

Questa è un'ottima soluzione per le aziende che desiderano evitare la sfida di periodi di paga bisettimanali aggiuntivi in ​​determinati anni (anni solari in cui avrebbero un ciclo di buste paga aggiuntivo a causa degli anni bisestili e del giorno di inizio specifico del programma delle buste paga), ma vogliono comunque fornire una frequenza retributiva più adeguata. Tuttavia, il potenziale problema con un programma di gestione stipendi semestrale è che le date di pagamento scelte non sempre cadono nei giorni feriali. Come nel caso dei pagamenti mensili, le date di pagamento che cadono di sabato devono essere elaborate il giorno prima, mentre quelle che cadono di domenica vengono elaborate il giorno successivo.

Ci sono 24 periodi di paga semestrali in un anno. Utilizzare la formula seguente per calcolare il numero di buste paga in un anno per un'esecuzione delle buste paga semestrali:

Quanti periodi di paga ci sono nel 2024?

Nel 2024 ci sono:

• 52 settimanali,
• 26 bisettimanale,
• 24 semestrale, e
• 12 periodi di paga mensili.

Secondo il sito web del National Finance Center, gli anni più lunghi con periodi di retribuzione extra sono gli anni bisestili che iniziano di sabato o domenica, così come gli anni comuni che iniziano di domenica. Ecco perché, per le aziende che seguono questo principio, il 2024 non prevederà pagamenti aggiuntivi settimanali o bisettimanali, pur trattandosi di un anno bisestile.

Considerando questo principio, il 2023 – quando il 1° gennaio cadeva di domenica – aveva maggiori probabilità di avere 53 turni di buste paga settimanali e 27 bisettimanali rispetto al 2024, anche se non era un anno bisestile. In futuro, il 2025 avrà 52 periodi di paga settimanali e 26 bisettimanali, proprio come il 2024. I periodi semestrali e mensili rimangono sempre gli stessi per tutti gli anni.

Quali sono gli anni con periodi di paga extra?

Un anno può avere 27 periodi di paga bisettimanali o 53 settimanali se inizia o termina in un giorno specifico della settimana, a seconda della data di inizio del calendario delle buste paga. Questo è tipicamente il caso degli anni con 53 giovedì (quando il periodo di paga termina di giovedì), poiché la maggior parte delle aziende elabora le buste paga in questo giorno. Tuttavia, ciò può applicarsi anche a qualsiasi giorno della settimana a seconda del programma di gestione stipendi specifico dell'azienda.

Anni con periodi di paga settimanali aggiuntivi

Per avere 53 periodi di paga settimanali, l'anno deve iniziare o terminare lo stesso giorno feriale del giorno del libro paga o iniziare il giorno prima del giorno del libro paga se si tratta di un anno bisestile. Ad esempio, il 2021 era un anno comune che iniziava venerdì e aveva il potenziale per 53 periodi di paga settimanali per le buste paga che terminavano o iniziavano venerdì.

Anni futuri con periodi di paga aggiuntivi

Dati questi principi, ecco alcuni anni a venire che probabilmente avranno 27 periodi di paga bisettimanali o 53 settimanali, a seconda del giorno di inizio della busta paga:

• 2025: un anno comune che inizia mercoledì, potrebbe potenzialmente avere 53 periodi di paga settimanali per le buste paga che terminano o iniziano mercoledì.
• 2027: un anno comune che inizia venerdì, potrebbe potenzialmente avere 53 periodi di paga settimanali o 27 bisettimanali per le buste paga che terminano o iniziano venerdì.
• 2028: un anno bisestile che inizia di sabato, potrebbe potenzialmente avere 53 periodi di paga settimanali per le buste paga che terminano o iniziano di sabato o domenica (in questo scenario i giorni di paga sarebbero ancora venerdì o lunedì).
• 2029: un anno comune che inizia di lunedì potrebbe potenzialmente avere 53 periodi di paga settimanali per le buste paga che terminano o iniziano di lunedì.
• 2030: un anno comune che inizia martedì, potrebbe potenzialmente avere 53 periodi di paga settimanali per le buste paga che terminano o iniziano martedì.
• 2032: un anno bisestile che inizia giovedì, potrebbe potenzialmente avere 53 periodi di paga settimanali per le buste paga che terminano o iniziano giovedì o venerdì.

Questo elenco presuppone che il giorno iniziale o finale del libro paga corrisponda al primo o all'ultimo giorno dell'anno o al suo adeguamento per gli anni bisestili. I risultati effettivi possono variare in base al giorno di inizio specifico del programma di gestione stipendi di un'azienda e al modo in cui vengono gestite le ferie. Per tenere traccia correttamente dei periodi di paga, fai sempre riferimento al programma di gestione delle retribuzioni specifico della tua organizzazione.

Come scelgo il periodo di retribuzione migliore per la mia azienda?

Molti fattori dovrebbero essere presi in considerazione per decidere il miglior programma salariale per la tua azienda e i tuoi dipendenti. Pertanto, tieni presente quanto segue:

• Le tue preferenze dei dipendenti,
• Che tu abbia dipendenti a ore o stipendiati,
• Tasse e benefici per i dipendenti,
• Il flusso di cassa dell'azienda e
• I requisiti di pagamento del tuo stato.

Tieni a mente le preferenze dei tuoi dipendenti

Esamina sempre i tuoi dipendenti sulla questione della frequenza salariale ideale. In questo modo puoi tenere conto dei loro desideri e fare tutto il possibile per rendere tutti felici.

Pensa a diversi tipi di lavoro

Per scegliere la migliore pianificazione del libro paga devi considerare se desideri avere dipendenti a ore o stipendiati, o entrambi. Cosa ha più senso per la tua attività? I turni di paga settimanali sono più adatti per i lavoratori a ore, mentre i dipendenti stipendiati in genere seguono programmi di busta paga bisettimanali, semestrali o mensili. Controlla il loro reddito per ogni periodo di paga e tipo di lavoro. Discutilo con il tuo team contabile in modo da poter calcolare anche i costi di elaborazione, i benefici per i dipendenti e le tasse per ciascun periodo di pagamento.

Confronta queste informazioni con i requisiti di pagamento del tuo stato. Le leggi non sono le stesse per ogni stato, come puoi verificare sul sito web del Dipartimento del Lavoro. Ad esempio, non tutti gli stati consentono un programma mensile di buste paga.

Considera il flusso di cassa e l'amministrazione dell'azienda

Anche il reddito aziendale effettivo è un fattore determinante. Le aziende dovrebbero considerare il proprio flusso di cassa e altri obblighi finanziari prima di decidere il periodo di retribuzione migliore per la propria organizzazione. Il programma di pagamento ideale dovrebbe coincidere con i periodi di entrate elevate.

In termini di buste paga per le piccole imprese, i periodi di paga bisettimanali potrebbero essere più adatti, mentre le aziende più grandi potrebbero preferire periodi di paga semestrali o mensili. Gli intervalli di retribuzione settimanale sono più adatti ai lavoratori a ore.

Il fondatore e amministratore delegato di Premier Staff, Daniel Meursing, ci racconta che la sua azienda ha deciso il periodo di retribuzione migliore cercando di bilanciare intervalli di retribuzione più frequenti con i costi associati:

“Nel determinare il miglior periodo di retribuzione per il nostro team, diamo priorità alla ricerca di un equilibrio tra la fornitura di un reddito regolare ai dipendenti e la riduzione al minimo degli oneri amministrativi. Attraverso sondaggi e raccolta di feedback, raccogliamo informazioni sulle preferenze del nostro team in merito alla frequenza di pagamento."

Un processo simile è stato notato anche da Matt Little, amministratore delegato di Festoon House. Nel decidere il periodo di paga, hanno considerato la soddisfazione dei dipendenti e l’efficienza amministrativa:

“Abbiamo scoperto che mentre alcuni dipendenti preferivano periodi di paga settimanali per un accesso più frequente ai fondi, altri preferivano la stabilità e la prevedibilità offerte dai periodi di paga mensili. Inoltre, abbiamo considerato l’onere amministrativo associato all’elaborazione delle buste paga con maggiore frequenza rispetto a quella meno frequente, bilanciando l’efficienza con le preferenze dei dipendenti”.

Domande frequenti sui periodi di paga

Sei interessato a saperne di più sui periodi di paga? Nella sezione seguente troverai maggiori informazioni sulle date di pagamento e ulteriori spiegazioni su alcune particolarità del periodo di pagamento.

Qual è la differenza tra un periodo di pagamento e una data di pagamento?

A differenza di un periodo di paga, che è un periodo di tempo prestabilito per il quale i dipendenti vengono pagati, una data di paga è la data effettiva in cui i dipendenti ricevono gli stipendi guadagnati per un periodo di paga specifico. Ad esempio, se un'azienda utilizza un periodo di pagamento mensile, il periodo di pagamento sarà il mese di aprile, ma la data di pagamento potrebbe essere il 1° maggio o il primo lunedì di maggio.

Posso scegliere qualsiasi giorno della settimana come data del periodo di pagamento?

Le aziende possono scegliere qualsiasi giorno della settimana per la data di pagamento purché tale data sia immediatamente successiva al periodo di pagamento.

Posso modificare durante l'anno il periodo di pagamento precedentemente scelto?

Sì, è possibile modificare i periodi di pagamento scelti in precedenza.

Tuttavia, le imprese devono avere una ragione legittima per questo cambiamento. È fondamentale rimanere conformi alle leggi FLSA su salari e lavoro. Inoltre, fare riferimento alle leggi statali per garantire che sia consentita la nuova frequenza dei periodi di pagamento. Una volta che tutto è in ordine, avvisa i tuoi dipendenti prima di procedere con l'implementazione della modifica.

Posso seguire periodi di paga diversi per ciascuno dei miei dipendenti?

Le aziende possono seguire diversi programmi salariali per i propri dipendenti se ritengono che sia la pratica più efficiente. Sarebbe meglio assegnare periodi di retribuzione in base a determinati gruppi, come team diversi, sedi dei dipendenti, lavoro part-time o a tempo pieno, ecc. Questa pratica è più comune e potenzialmente utile nelle aziende più grandi. Tuttavia, non esagerare con troppi periodi di paga variabili poiché può diventare difficile monitorarli tutti.

Cosa fare se un dipendente inizia a lavorare nel bel mezzo del periodo di paga?

I datori di lavoro tengono traccia delle ore e dei giorni lavorati, quindi se un dipendente inizia a lavorare a metà del periodo di paga, riceverà uno stipendio alla fine di quel periodo di paga che riflette il numero di ore lavorate.

Qual è la differenza tra periodi di paga bisettimanali e semestrali?

I periodi di retribuzione bisettimanali si verificano 26 volte l'anno (o 27) poiché i dipendenti vengono pagati a settimane alterne su 52 settimane (o 53) in un anno. I periodi di retribuzione semestrale si verificano due volte al mese su 12 mesi, quindi 24 volte l'anno. A differenza dei pagamenti bisettimanali, il numero dei periodi semestrali rimane sempre pari a 24 poiché in un anno ci sono sempre 12 mesi.

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