6 fattori chiave che determinano quanto tempo impiegano le agenzie per firmare nuovi clienti

Portare nuovi clienti a bordo per un'agenzia non è mai facile, ma quanto tempo ci vuole per firmarli?

Non solo assicurarsi un nuovo cliente richiede molto tempo e risorse, ma può anche richiedere un investimento finanziario significativo. Il tuo team è impegnato in riunioni con potenziali clienti, elabora strategie per loro e, in ultima analisi, nutre il potenziale cliente fino a quando non firma il contratto.

In effetti, trovare nuovi clienti è il singolo ostacolo più grande che devono affrontare le agenzie di marketing:

Ecco perché mantenere i clienti felici dal momento in cui stabilisci il contatto è estremamente importante. Dopotutto, il 23% delle agenzie non riesce a soddisfare le aspettative e gli obiettivi dei clienti e questo può essere devastante per la redditività di un'agenzia. Perché solo un aumento dell'1% nell'acquisizione e nella fidelizzazione dei clienti può migliorare i profitti del 7%.

L'articolo di oggi discute il processo di vendita dell'agenzia di marketing, quanto tempo ci vuole per firmare nuovi clienti, come puoi accelerare il processo di onboarding e mantenere i clienti felici lungo il percorso.

1. Dipende dalle esigenze del cliente

Questo è grande.

Anche se il tuo cliente sta cercando un'agenzia e la tua agenzia sta cercando un nuovo cliente, entrambi avete le vostre aspettative individuali. Tieni presente che il processo di firma di un nuovo cliente può influire sul valore medio della vita del cliente.

Se firmi un nuovo cliente e lo inserisci correttamente, dovresti creare una relazione duratura in entrambe le direzioni. Se inciampi nella fase di onboarding e non guidi correttamente un nuovo cliente attraverso i tuoi servizi, c'è la possibilità che il tuo cliente abbandoni la tua agenzia per un'altra.

Mentre potresti voler trovare un nuovo cliente e inserirlo al più presto, il tuo cliente potrebbe avere idee diverse. Ogni cliente sarà diverso per quanto tempo trascorrerà considerando i tuoi servizi prima di decidere di investire in te, quindi tienilo a mente.

Per abbreviare il processo di onboarding, le agenzie devono imparare quanto più possibile sui clienti dal loro primo incontro. È fondamentale eliminare il marchio di un potenziale cliente e capire il suo pubblico di destinazione. Hanno delle sfide sui social media? Quali metriche useranno per misurare il successo? Sono più interessati ai clic o alle conversioni?

Scoprire quali sono le aspettative del cliente e gli obiettivi generali è il modo migliore per accelerare il processo di firma poiché puoi definire prima una proposta. Un rapporto HubSpot del 2018 ha rilevato che il 43% delle agenzie non dedica abbastanza tempo all'onboarding dei clienti e quasi il 60% delle agenzie incontra un muro quando trova nuovi clienti.

Il modo migliore per evitare di essere una di quelle agenzie è tenere una sessione di scoperta con qualsiasi potenziale cliente che mostri interesse per i tuoi servizi.

Organizza sessioni di scoperta con potenziali clienti per accelerare le cose

Una sessione di scoperta sarà la prima volta che incontrerai un cliente per discutere delle sue esigenze, ma non sono solo per i clienti.

Queste sessioni sono anche cruciali per le agenzie per seguire rapidamente il processo di registrazione: è il momento migliore per determinare se il cliente è adatto a te. È più facile separarsi e risparmiare tempo in questa fase del processo, piuttosto che spendere migliaia di dollari per mettere insieme una campagna a cui potrebbero non iscriversi mai.

Tenere una sessione di scoperta può aiutare le agenzie a scoprire rapidamente informazioni su budget, aspettative, clienti e punti deboli di un cliente.

Se un cliente ha già un piano di marketing, chiedigli del budget e delle aspettative, oltre a:

• Cosa funziona nel loro attuale piano di marketing? Cosa non lo è? Con cosa stai lottando?
• Chi è la tipica persona dell'acquirente?
• Da dove proviene il tuo traffico?

Se stanno iniziando una campagna da zero, porta un elenco di domande durante la riunione e chiedi loro tutto. Questo renderà la vita molto più semplice quando costruirai la loro proposta e strategia in seguito:

• Cosa vogliono dal progetto?
  Potrebbe essere una partnership a lungo termine o potrebbero aver bisogno dei tuoi servizi solo per il lancio di un prodotto.
• Qual è la tempistica del progetto?
  Il progetto potrebbe essere urgente, previsto o pianificato. Scoprilo per non avere sorprese.
• Qual è il budget del tuo cliente?
  Se hanno vincoli di costo chiave, ora è il momento di scoprirlo. Ti aiuterà a costruire una proposta puntuale e in linea con le loro aspettative (che viene firmata più velocemente).
• Chi sono i principali stakeholder?
  Con chi dovrebbe comunicare la tua agenzia per mantenere il processo in corso? Niente bloccherà l'iscrizione di un nuovo cliente più velocemente che non avere una linea di comunicazione con uno stakeholder chiave. A nessuno piace essere bloccato dai guardiani.

Successivamente, dedica tutto il tempo necessario alla riunione per:

• Esaminare i processi aziendali del cliente
• Scopri cosa si aspetta il cliente dalla tua agenzia
• Fornire loro soluzioni ai loro problemi di marketing esistenti o previsti
• Crea una tabella di marcia approssimativa del progetto e della tua tariffa in modo che sappiano cosa aspettarsi quando la tua proposta raggiunge la loro casella di posta

Scoprire tutte queste informazioni è fondamentale per accelerare la firma di nuovi clienti ed evitare una raffica di e-mail avanti e indietro dalla tua agenzia che richiedono informazioni mancanti.

2. Dipende dall'esperienza della tua agenzia

L'esperienza della tua agenzia gioca un ruolo importante nel tempo necessario per acquisire nuovi clienti. Nel complesso, le agenzie sono piuttosto fiduciose (79%) sulla chiusura di nuovi clienti nella loro pipeline:

Quindi quali ostacoli devono affrontare le agenzie con meno esperienza? Il processo di chiusura. È più probabile che le agenzie esperte dispongano di un processo definito per aggiungere nuovi clienti alla loro canalizzazione di marketing. Ad esempio, avere a disposizione un catalogo predefinito di modelli di proposta, preventivi e modelli di email può far risparmiare alla tua agenzia un sacco di tempo durante l'onboarding.

Se non disponi di una lista di controllo, creane una e assicurati che il punto di contatto del potenziale cliente ne abbia il controllo. L'elenco di controllo dovrebbe includere le informazioni di base necessarie per avviare l'apertura dell'account del cliente come i modelli di proposta, in modo che il rappresentante dell'agenzia possa spuntare le fasi man mano che il cliente si sposta lungo la canalizzazione.

Suggerimento per professionisti: invia immediatamente a un nuovo potenziale cliente un'e-mail di benvenuto e prosegui con una telefonata, entro e non oltre 24 ore dopo che ha preso contatto con la tua agenzia. I clienti hanno bisogno di risolvere un problema, motivo per cui ti hanno contattato in primo luogo. Se non rispondi immediatamente, cercheranno qualcuno che sia più pronto.

3. Dipende dal settore del cliente

Come sai, alcuni clienti sono più veloci di altri a firmare. Tutto dipende dal settore in cui operano.

Il lavoro dell'agenzia è distribuito in una vasta gamma di settori, quindi è importante essere consapevoli di come ogni settore influirà sul tempo di registrazione:

Ad esempio, se stai firmando un'agenzia senza scopo di lucro, devono saltare attraverso un sacco di burocrazia per mostrare la loro separazione dei compiti per prevenire le frodi e rispettare le linee guida del settore. Questo rallenterà il processo di registrazione. Lo stesso vale per i clienti in settori come mediale che si occupano regolarmente degli standard di sicurezza HIPAA o legali e finanziari che devono aderire alle leggi PCI-DSS.

L'industria farmaceutica, ad esempio, ha alcune delle normative più severe. La maggior parte delle volte, la tua agenzia non sarà in grado di promuovere direttamente un prodotto senza violare le normative. Adi Borovick, un marketing manager multicanale freelance, afferma che ciò significa che le agenzie devono trovare modi nuovi e creativi per promuovere il coinvolgimento e la consapevolezza per i loro clienti farmaceutici.

Ad esempio, molte aziende utilizzano i social media per favorire il coinvolgimento del marchio, tuttavia, con un prodotto farmaceutico, ciò è più difficile a causa dei requisiti quando si effettua una richiesta di un prodotto.

Per questo motivo, molti esperti di marketing utilizzano campagne di sensibilizzazione sulle malattie senza marchio per promuovere l'impegno sociale.

Ciò significa che quando stai cercando di ingaggiare un cliente nel settore farmaceutico, vorranno la prova che puoi realizzare campagne non solo coinvolgenti ma anche conformi.

Settori come l'e-commerce e il software hanno meno probabilità di avere questi blocchi stradali, soprattutto se sono una startup. Queste industrie non sono vincolate da burocrazia legale o da un lungo elenco di decisori responsabili dei budget. Ciò significa che non ci sono così tanti ostacoli da superare per la tua agenzia per concludere un affare.

4. Dipende dalla comunicazione

Una comunicazione costante ed efficace è una parte fondamentale per coinvolgere un nuovo cliente. Una buona comunicazione non solo ti farà risparmiare tempo con le aspettative, ma può anche guidare il tuo nuovo cliente in quale tipo di lasso di tempo la tua agenzia si aspetta che entri a bordo.

Passaggio 1: impostare un punto di contatto diretto

Non appena un potenziale cliente mostra interesse a firmare con te, dagli un punto di contatto diretto. Ciò farà risparmiare tempo se il cliente ha domande su servizi o prezzi perché può contattare direttamente il rappresentante dell'agenzia designato.

Passaggio 2: imposta uno strumento di comunicazione preferito e un programma

Dopo aver raccolto le informazioni di contatto di un potenziale cliente, chiedigli qual è il suo canale di comunicazione preferito. Che si tratti di e-mail, telefono, Google Hangouts o Slack, lavora con il cliente al suo livello in modo da mantenere una linea di comunicazione il più aperta possibile.

Quindi, impostali su un programma di comunicazione in modo che sappiano quanto tempo ci vorrà per iscriverli alla tua agenzia.

Ad esempio, la prima settimana potrebbe leggere "incontro e sessione di scoperta" nel diario del tuo potenziale cliente. E poi, la seconda settimana potrebbe essere "finalizzare la strategia e i costi del progetto" e, infine, la terza settimana potrebbe sembrare "firma del contratto finale e inizio del processo di onboarding". Il tuo cliente saprà quanto velocemente ti aspetti che le cose si muovano, ma ci sarà anche tempo per rivedere eventuali strategie o proposte tra i punti di riferimento.

Affinché un programma di comunicazione funzioni senza intoppi, chiedi al tuo cliente:

• In che fuso orario si trovano?
• Quando sono disponibili per essere contattati?

A questo punto, comunica anche al cliente quando è disponibile il suo referente diretto. Avere tutto chiarito fin dall'inizio aiuterà a facilitare un processo più agevole e veloce quando ti muovi attraverso strategie e contratti.

5. Dipende dalla tecnologia utilizzata da un'agenzia

Lo stack tecnologico di un'agenzia influirà sulla rapidità con cui un cliente viene firmato. Anche prima che un cliente sia firmato e inserito, la tecnologia può aiutare un'agenzia a rimanere in pista con liste di controllo preformattate e moduli predefiniti:

Se un cliente compila i documenti necessari utilizzando un modulo predefinito, può ridurre il tempo che un dipendente avrebbe impiegato per inserire manualmente i propri dati nel sistema. Potrebbe sembrare una piccola vittoria, ma ogni piccolo trucco aiuta a ridurre i tempi di firma di un nuovo cliente.

Pensa a qualsiasi attività ripetitiva svolta dalla tua agenzia (ad es. email di benvenuto e proposte) e valuta se può essere automatizzata. Se sì, trova un modo per farlo e risparmia un sacco di tempo alla tua squadra. Puoi impostare nuovi processi per i clienti su uno strumento di gestione dei progetti come Trello in modo che il team della tua agenzia possa seguire i passaggi finché il tuo cliente non è alla fine della canalizzazione:

Come molti strumenti di gestione dei progetti, Trello può salvare modelli in modo che il tuo team possa inviare facilmente moduli di iscrizione e documenti. Puoi anche salvare i modelli per le campagne PPC o la gestione degli annunci di Facebook in modo che la tua agenzia possa creare una proposta alla velocità della luce senza perdere qualità.

Un processo passo dopo passo come questo assicurerà che ogni base sia coperta quando stai provando a salire a bordo di un nuovo cliente. E poiché ogni passaggio è formalizzato, nulla andrà perduto.

6. Che periodo dell'anno è?

Potresti non considerare il periodo dell'anno un fattore, ma può svolgere un ruolo nella velocità con cui i clienti firmano un accordo. Durante le festività natalizie, ad esempio, le aziende potrebbero essere fuori sede, il che significa risposte ritardate alle comunicazioni e-mail e telefoniche. Inoltre, con la fine dell'anno, potrebbero aver già speso tutto il budget di marketing. Entrambi sono motivi legittimi per cui i potenziali clienti potrebbero impiegare più tempo a firmare un accordo con te.

Confrontalo con l'inizio di un nuovo anno e il processo di firma del cliente potrebbe essere più veloce perché le aziende tornano dalle vacanze, rispondono alle richieste più rapidamente e potrebbero avere più budget da allocare nella collaborazione con un'agenzia come la tua.

Il tempo necessario per firmare nuovi clienti dipende dalla tua agenzia

Il periodo di tempo per firmare nuovi clienti dipende da una varietà di fattori, ma dipende anche fortemente dal tuo team.

Se stai facendo tutto bene: tenere riunioni di scoperta, fiducioso nel chiudere i clienti e disporre di un solido stack tecnologico per automatizzare i tuoi processi, dovresti firmare i clienti in tempi relativamente brevi.

Tuttavia, non disporre di un processo consolidato per le riunioni, inviare esempi di strategie o persino avere una scorciatoia per scrivere proposte può prolungare il tempo necessario per concludere un affare.

Pensa ai modi in cui la tua agenzia può automatizzare le attività e semplificare il processo di firma dei clienti. Non sarà solo una mossa positiva per il tuo team, ma anche i tuoi clienti avranno un'esperienza più fluida sin dalle loro prime interazioni con la tua agenzia.

Detto questo, comprendere i modi migliori per far crescere la tua agenzia può aiutarti ad attirare più clienti e perfezionare il tuo processo più rapidamente. Registrati oggi stesso per una demo di Instapage Enterprise.