Quanto tempo dovrebbe impiegare la tua azienda per elaborare una fattura?

Come qualsiasi processo aziendale, la gestione delle fatture dovrebbe richiedere il minor numero possibile di risorse interne. La velocità è di solito un buon indicatore di efficienza.

Anche se l'elaborazione di una fattura dovrebbe essere rapida ed efficiente, ciò non significa che dovresti pagare le fatture immediatamente.

Ma quanto velocemente è troppo veloce per elaborare una fattura e quanto tempo è troppo lungo?

Ecco una ripartizione del tempo necessario per elaborare una fattura, cosa potrebbe rallentarla e suggerimenti per accelerarla.

Cos'è l'elaborazione delle fatture?

L'elaborazione della fattura si riferisce a ogni fase coinvolta nell'amministrazione delle fatture.

Quando le fatture vengono ricevute, sono considerate "fatture aperte". Devono passare attraverso diversi passaggi per diventare 'chiusi', cioè completati.

I reparti di contabilità fornitori (AP) si occupano della maggior parte di questi passaggi, tra cui:

• Ricevere fatture
• Inserimento dati fattura
• Verifica delle fatture
• Approvazione delle fatture
• Invio fatture per il pagamento
• Salvare le fatture nella contabilità generale
• Comunicazioni sull'elaborazione delle fatture

L'automazione AP può elaborare molti di questi passaggi, ma altri richiedono l'input manuale. L'intero processo richiede spesso la collaborazione di colleghi e clienti di diversi reparti.

Quanto tempo ci vuole per elaborare le fatture?

La risposta breve è: dipende.

Il tempo necessario per elaborare una fattura dipende in gran parte dalle dimensioni della tua azienda , dal tipo di software che stai utilizzando (se presente) e dai termini di pagamento e finanziamento coinvolti.

In media, dovrebbero trascorrere da tre giorni a due settimane dal momento in cui ricevi una fattura fino a quando il denaro viene depositato sul conto del tuo cliente.

Se ci vogliono più di due settimane per elaborare le fatture, ci sono alcuni problemi comuni che potrebbero essere responsabili. In questo caso, è probabile che tu possa adottare delle misure per velocizzare il processo (vedi sotto, "Cosa velocizza il processo di fatturazione?").

Netto 30, 60 e 90 termini di pagamento

Molte aziende estendono i termini netti 30 con le loro fatture, il che significa che hai 30 giorni per effettuare il pagamento. Alcuni addirittura danno termini netti di 60, 90 o anche superiori.

Questo aiuta con il tuo flusso di cassa e ti dà l'opportunità di valutare il prodotto o il servizio che hai acquistato prima di pagarlo.

Diversi settori e nicchie all'interno dei settori potrebbero avere norme diverse per i loro termini di pagamento.

Ad esempio, molte compagnie di navigazione pagano gli spedizionieri 60, 90 o anche 120 giorni dopo l'emissione della fattura. Porta alcuni broker di merci a rivolgersi al factoring delle fatture per mantenere il flusso di cassa.

Il pagamento prima dei requisiti netti a volte potrebbe influire negativamente sul flusso di cassa. Ma questo non significa che non puoi iniziare a elaborare la fattura. Devi semplicemente sospendere i passaggi finali fino alla data di scadenza.

D'altro canto, alcuni fornitori potrebbero offrire sconti per pagamenti anticipati . A lungo termine, questo può far risparmiare un sacco di soldi alla tua azienda.

Perché la scalabilità è importante per il tempo di elaborazione delle fatture

Le dimensioni della tua attività possono influire in modo significativo sul tempo necessario per l'elaborazione delle fatture.

Se sei una grande azienda, potresti disporre di sistemi e dipendenze più complessi rispetto alla media delle PMI.

Avere più livelli di approvazione in diversi reparti è spesso causa di ritardi, soprattutto quando le persone a cui è richiesta l'approvazione possono essere assente per malattia o in congedo.

Se sei una PMI, potresti avere meno fatture da elaborare, ma probabilmente avrai anche un reparto contabilità fornitori più piccolo per gestirle.

Pertanto, l'entità delle operazioni di elaborazione delle fatture può influenzare il modo in cui è possibile ridurre i tempi di elaborazione.

Elaborazione fatture per aziende business-to-business (B2B).

Il modo in cui l'elaborazione delle fatture viene gestita dalle aziende B2B potrebbe essere influenzato dai termini di pagamento più lunghi e dai finanziamenti che potrebbero essere disponibili.

Il finanziamento delle fatture (inclusi lo sconto delle fatture e il factoring delle fatture) è un tipo comune di finanziamento utilizzato dalle aziende B2B, dove sono comuni acquisti relativamente grandi.

Aggiunge un ulteriore livello di amministrazione all'elaborazione delle fatture per i fornitori nelle transazioni B2B. Tuttavia, può fornirti più tempo per elaborare una fattura.

Cosa rallenta l'elaborazione delle fatture?

1. Errori di fatturazione

Le fatture possono essere piuttosto complesse. Spesso presentano più dettagli necessari per identificarli e convalidarli. Ciò significa che sono necessari più campi, inclusi numeri di fattura, dettagli di pagamento, date e altro. Gli errori possono essere fatti in ognuno di questi campi.

Le fatture corrette potrebbero anche diventare errate se le circostanze cambiano. Ad esempio, potresti dover restituire o modificare il tuo ordine dopo aver già ricevuto la merce. In queste situazioni, le note di credito del tuo fornitore tornano utili.

Di seguito sono riportati due dei tipi più comuni di errori di fatturazione.

1.1 Errori di esenzione IVA

Negli Stati Uniti, le regole sulle vendite e sulle tasse variano da stato a stato. I certificati per le esenzioni fiscali devono essere conservati come documentazione di supporto per gli audit. Gli errori relativi a questo problema sono relativamente comuni.

1.2. Errori relativi all'imposta sul valore aggiunto (IVA).

L'IVA è un settore relativamente complesso. Gli errori relativi all'IVA vanno da semplici errori di battitura al recupero errato o al mancato recupero in alcuni casi.

2. Errori di comunicazione

Al giorno d'oggi, l'impiegato medio riceve 121 e-mail al giorno. Pertanto, è facile che le fatture vengano "perse nella posta".

E sia nelle aziende più grandi che nelle PMI, errori o ritardi possono derivare da fatture inviate o indirizzate alla persona sbagliata all'interno dell'organizzazione.

3. Frodi in fattura

La frode sulle fatture si riferisce generalmente all'atto di terze parti malintenzionate che ingannano le aziende inviando fatture fingendosi partner autentici.

Pertanto, potresti ricevere una fattura che sembra provenire dal tuo fornitore. Ciò potrebbe farti pagare il truffatore piuttosto che il tuo fornitore. Questo tipo di frode si basa sul fatto che il destinatario sia troppo occupato per ricontrollare la sua autenticità.

Questa transazione non solo perderà i tuoi soldi aziendali, ma ti costerà tempo e risorse per correggere.

Nella peggiore delle ipotesi, potrebbe farti ignorare le fatture autentiche del tuo fornitore perché presumi che siano già state pagate. Ciò potrebbe creare una multa per ritardato pagamento o addirittura danneggiare i tuoi rapporti con i clienti.

Cosa velocizza l'elaborazione delle fatture?

1. Stabilire le migliori pratiche

Esistono numerose best practice che possono migliorare l'efficienza dell'elaborazione delle fatture.

Ad esempio, è possibile designare una o più persone specifiche nel proprio reparto contabilità come responsabili dell'elaborazione delle fatture. L'assegnazione dell'attività in questo modo aiuta a evitare confusione con i molti altri processi che si svolgono nel reparto e aiuta a garantire che le fatture vengano gestite in modo tempestivo.

Potresti anche sederti con il tuo team di contabilità e concordare scadenze specifiche per ogni fase del processo di fatturazione. In questo modo, avrai un indicatore di prestazioni chiave (KPI) che garantirà che i pagamenti vengano elaborati in modo rapido ed efficiente.

2. Software di fatturazione

Il software di fatturazione basato su cloud può automatizzare molti dei passaggi coinvolti nell'elaborazione di una fattura, dall'invio di promemoria per la richiesta di approvazione ai colleghi alla generazione di report.

Può anche ridurre gli errori e generare dati preziosi, che possono darti informazioni sui processi e sui modelli di spesa dei tuoi clienti e dipendenti. Tali dati possono essere utilizzati per scopi di pianificazione aziendale e previsione.

Alcune aziende possono ancora utilizzare processi cartacei manuali. Questi sono inefficienti e rappresentano un rischio per l'azienda in quanto i documenti possono essere persi o addirittura distrutti accidentalmente.

Uno dei maggiori vantaggi del software di fatturazione è fornire al reparto contabilità fornitori un'interfaccia centralizzata per la registrazione e il monitoraggio di tutte le fatture.

3. Fatturazione consolidata

La fatturazione consolidata è quando le aziende uniscono tutte le loro fatture per un determinato periodo in un'unica fattura.

Ad esempio, forse di solito fai acquisti all'inizio, a metà e alla fine di ogni mese. Invece di ricevere ed elaborare una fattura separata per ogni acquisto, il tuo fornitore può raggrupparle e inviarle alla fine di ogni mese.

Ciò farà risparmiare a te e al venditore un sacco di lavoro amministrativo.

4. Riduzione del rischio di frode

Le organizzazioni devono mantenere un controllo efficace sui propri dati e informazioni stabilendo protocolli di accesso, misure di sicurezza e soluzioni hardware e software.

Devono inoltre garantire che tutto il personale sia consapevole dell'importanza di proteggere i dati dall'accesso non autorizzato o dall'uso improprio.

Inoltre, le organizzazioni dovrebbero garantire che i dipendenti abbiano accesso solo alle informazioni di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro.

Conclusione:

L'elaborazione della fattura è composta da diversi passaggi separati, che possono includere più attori e interdipendenze all'interno di un'organizzazione.

Supponendo di non commettere errori, una PMI media dovrebbe essere in grado di elaborare una fattura in un periodo compreso tra pochi giorni e due settimane .

Le aziende più grandi hanno più fatture da elaborare ed è probabile che traggano vantaggio dal software di automazione AP . Ciò riduce gli errori e semplifica la registrazione e il monitoraggio dei pagamenti.

Le aziende hanno spesso condizioni nette allegate alle loro fatture. Ciò significa che devono essere pagati solo dopo un determinato periodo. Pagare prima di questo potrebbe ridurre il flusso di cassa disponibile, ma potrebbe fornire sconti sui pagamenti anticipati.

Stabilire le migliori pratiche , consolidare le fatture e ridurre il rischio di frode ti aiuterà anche a ridurre il tempo e la probabilità di errori nel tuo sistema di elaborazione delle fatture.

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