Come funziona l'elaborazione delle fatture

Se il flusso di cassa è la linfa vitale della maggior parte delle aziende, l'elaborazione delle fatture ne è il cuore pulsante.

Per estendere ulteriormente questa metafora: le inefficienze nell'elaborazione delle fatture portano a una cattiva salute generale degli affari e un alto rischio di problemi peggiori se non affrontati.

Un numero crescente di aziende sta imparando che automatizzare il flusso di lavoro di elaborazione delle fatture è la cura di cui hanno bisogno.

Diamo un'occhiata più da vicino.

Che cos'è l'elaborazione delle fatture?

L'elaborazione delle fatture è l'amministrazione delle fatture. Include ogni passaggio da quando vengono ricevuti fino a quando sono nella contabilità generale dopo il pagamento.

Di solito è condotto dal reparto contabilità fornitori e aiutato da un software di elaborazione automatica delle fatture.

I 7 passaggi dell'elaborazione della fattura

Di seguito sono riportati i passaggi tipici dell'elaborazione delle fatture.

Potrebbero esserci lievi variazioni a questo processo all'interno di ciascuna società o team di contabilità fornitori. Alcune aziende potrebbero elaborare le fatture in modo diverso a seconda che siano collegate a un ordine di acquisto (PO) o meno, ad esempio.

1. Ricezione fatture

Per coloro che sono direttamente coinvolti nel processo, "ricevere fatture" potrebbe sembrare un nome fuorviante semplice per questa attività. 'Ricevere' implica un affare passivo e diretto.

In realtà, "caccia" o "pascolo" possono essere una descrizione migliore.

Le fatture possono arrivare in diverse forme (fisiche, digitali o anche fax) tramite vari mezzi (più indirizzi e-mail o mittenti). Potrebbero anche arrivare in anticipo, in ritardo o per niente!

Se la fattura non è stata ricevuta al momento o nel canale giusto, è possibile che si perda nel sistema.

Quindi, in sintesi, arrivare al punto in cui hai ricevuto una fattura non è sempre semplice (vedi n. 7 di seguito).

2. Inserimento dati fattura

Una volta ricevute, le fatture devono essere classificate e ordinate per priorità. Ciò avviene controllando i dati di ciascuno e inserendoli in altri sistemi contabili.

Le fatture sono disponibili in molti formati e possono includere errori. Nel caso delle fatture cartacee, spesso devono essere scansionate per creare un modulo digitale.

Una parte importante del processo di immissione dei dati è l'assegnazione dei codici di contabilità generale (codici univoci per ogni movimento di accredito o di debito) a ciascuna fattura. Ciò consente di semplificare notevolmente le seguenti fasi di elaborazione e reporting.

Questo processo di immissione dei dati può richiedere molto tempo ed essere soggetto a errori, soprattutto se eseguito manualmente (vedi sotto, "Errori comuni di fatturazione").

3. Verifica (Corrispondenza con i documenti giustificativi) della fattura

Pagare le fatture alla cieca senza controllare i dettagli alla fine porterà a errori.

Le fatture devono essere verificate rispetto a prove a supporto, come ordini di acquisto (PO) , note di credito o altre informazioni che rappresentino i costi in esse indicati.

Senza un sistema automatizzato di elaborazione delle fatture (vedi sotto, "Elaborazione automatizzata delle fatture"), i documenti giustificativi devono essere raccolti da varie località.

Potrebbero essere stati inviati da e verso persone diverse e la persona che li ha raccolti potrebbe non essere a conoscenza di altre comunicazioni esistenti o documenti giustificativi che li modificano.

Potrebbero anche essere fraudolenti. Barclays ha recentemente avvertito che le frodi sulle fatture (truffatori che si spacciano per aziende che stanno aggiornando i dettagli di pagamento delle fatture) sono in aumento e potrebbero persino guadagnare fino al 55% di tutti i soldi persi a causa dei truffatori nel Regno Unito.

4. Approvazione fattura

Una volta eseguiti i passaggi precedenti, qualcuno deve approvare ogni fattura prima che venga effettuato il pagamento.

I flussi di lavoro di approvazione variano, ma in generale i requisiti per l'approvazione sono universali. Vale a dire, chi sta approvando una fattura ha bisogno di:

• La fattura
• Tutti i documenti giustificativi
• Qualsiasi altra informazione (appunti, domande, promemoria di scadenza, ecc.)

5. Invio della fattura per il pagamento

Quando le fatture sono pronte per essere pagate, le persone responsabili dell'approvazione delle fatture dovrebbero essere sicure che non ci siano errori umani o altri problemi in sospeso.

Il fatto che le fatture siano contrassegnate per il pagamento immediato o successivo dipende da ciascun team di contabilità fornitori e da ciascuna fattura.

Se ci sono circostanze attenuanti, come una fattura scaduta, in questa fase dovrebbe essere segnalata dal mittente.

6. Salvataggio fatture nella contabilità generale

Le fatture devono essere salvate nella contabilità generale non appena vengono pagate.

Mancare, ritardare o commettere errori in questa fase può ovviamente causare grossi problemi con il reporting interno e il flusso di cassa.

Può anche danneggiare le relazioni esterne. Se una fattura non viene registrata, ai clienti potrebbero essere inviati solleciti scaduti errati.

7. Comunicazioni sull'elaborazione delle fatture

Ogni fase di elaborazione della fattura richiede la comunicazione tra il tuo team e i tuoi clienti. Questo potrebbe includere:

• Conferma di ricevuta
• Modifiche
• Chiarimenti di errori (o potenziali errori)
• Domande generali

Possono entrare in gioco anche altre funzioni di contabilità fornitori, come il sollecito, l'uso di fatture di note di credito, sconti sui pagamenti anticipati, sconti su fatture e finanziamento di fatture.

Questo di solito avviene in mezzo a un mare di altre attività che si verificano nella stessa posizione: la casella di posta elettronica.

Uno studio di Abode ha rilevato che il lavoratore medio statunitense trascorre 3,1 ore a controllare le e-mail di lavoro ogni giorno. Ciò significa che al momento di controllare il processo di fatturazione, le nuove informazioni lo avranno seppellito ulteriormente.

Errori comuni di fatturazione

Che si tratti di alcuni errori relativamente grandi o dell'effetto cumulativo di molti errori più piccoli, gli errori di fatturazione possono essere costosi.

Nella nostra esperienza, due dei più comuni sono:

1. Errori di esenzione dall'imposta sulle vendite

Le regole fiscali sulle vendite e sull'uso variano in ogni stato. I certificati per le esenzioni fiscali sono rilasciati dall'acquirente al venditore, che deve conservarli come prova per le verifiche. Sapere esattamente quando e come applicarli può essere difficile e gli errori su questo fronte spesso portano a errori di fatturazione.

2. Errori relativi all'imposta sul valore aggiunto (IVA).

I criteri per l'applicazione dell'IVA sono complessi. Gli errori commessi in questo settore sono spesso dovuti a un'interpretazione errata del caso o a una svista piuttosto che a errori di battitura.

Elaborazione automatizzata delle fatture

Ogni fase dell'elaborazione della fattura contiene la possibilità di errori. L'approvazione può anche essere bloccata da dipendenti in congedo, rotazione del personale nel reparto contabilità fornitori, ecc.

C'è un modo per aggiungere un certo grado di stabilità ed efficienza al processo: l'automazione dell'elaborazione delle fatture.

L'automazione può velocizzare e migliorare i flussi di lavoro di raccolta ed elaborazione. Può anche automatizzare le notifiche per il personale interno.

Software per l'elaborazione delle fatture

L'utilizzo del giusto software di elaborazione delle fatture può essere un punto di svolta per la tua azienda.

Mentre alcuni software automatizzano i processi sopra elencati, altre soluzioni possono includere la possibilità di offrire credito commerciale come parte del processo di fatturazione.

Ciò significa che i fornitori di servizi B2B possono esternalizzare l'intero processo di fatturazione e riscossione a una terza parte che sottoscrive il debito. In questo modo, il venditore viene pagato entro pochi giorni dalla ricezione dell'ordine, concedendo ai propri clienti un periodo molto più lungo per saldare la fattura.

Conclusione

L'elaborazione delle fatture include ogni passaggio, dalla ricezione delle fatture al loro pagamento e registrazione nella contabilità generale.

Sebbene tutte le tendenze indichino la crescita della fatturazione digitale e dell'elaborazione delle fatture, le fatture cartacee sono ancora utilizzate in alcune circostanze e devono essere scansionate in formato digitale.

Il flusso di lavoro di elaborazione richiede attenzione ai dettagli e alla comunicazione. È vulnerabile a essere ostacolato da errori e ritardi nei flussi di lavoro di approvazione che esistono al suo interno.

L'automazione dell'elaborazione delle fatture è un modo per migliorare notevolmente l'elaborazione delle fatture. Riduce il numero di potenziali errori e centralizza le comunicazioni e l'approvazione.

Il software di automazione estrae e registra rapidamente i dati delle fatture, inclusi i campi personalizzati. Non solo lo fa più velocemente di quanto possa essere fatto manualmente, ma anche in modo più accurato.

I fornitori di servizi B2B potrebbero voler andare oltre considerando il tipo di software di automazione più adatto alle loro esigenze aziendali.

I venditori B2B possono implementare una soluzione come TreviPay che offre credito commerciale completamente sottoscritto al momento del pagamento. Questa opzione esternalizza efficacemente l'intero processo di fatturazione e riscossione, incoraggiando al contempo una spesa maggiore e la fidelizzazione dei clienti.

Gli effetti positivi di un flusso di lavoro di elaborazione migliorato possono avere un effetto drammatico sulla salute e sull'efficienza della tua azienda. A seconda dell'opzione scelta, potrebbe anche aiutare i venditori B2B a formare relazioni con i clienti più strette e redditizie.