Come funziona il VoIP? La guida per principianti ai sistemi telefonici VoIP

Sono finiti i tempi dei cavi aggrovigliati e delle bollette telefoniche altissime che affliggevano i telefoni fissi tradizionali. Sei entrato nel mondo del VoIP, che ti consente di effettuare chiamate direttamente tramite la tua connessione Internet, offrendo chiamate cristalline, flessibilità e funzionalità avanzate.

Pensalo come inviare un'e-mail invece di spedire una lettera. La tua voce viene trasformata in pacchetti di dati digitali, che sfrecciano su Internet per raggiungere i tuoi clienti ovunque nel mondo.

In questa guida spiegheremo come funzionano i sistemi telefonici VoIP e perché VoIP non significa solo risparmiare denaro, ma reinventare la comunicazione

Cos'è il VoIP?

Voice over Internet Protocol ( VoIP ) si riferisce agli standard che facilitano le chiamate telefoniche vocali utilizzando una connessione Internet anziché una compagnia telefonica locale.

Voice over IP converte la tua voce in un segnale digitale, lo comprime e lo invia su Internet. Ciò ti consente di effettuare chiamate utilizzando una connessione Internet a banda larga invece di una normale linea telefonica (o analogica).

Per utilizzare il VoIP è necessario:

• Una connessione Internet a banda larga
• Un fornitore di servizi telefonici VoIP
• Endpoint VoIP: un telefono VoIP, un adattatore VoIP per un normale telefono o un'app VoIP sul tuo computer o dispositivo mobile

Le persone optano per VoIP perché possono effettuare telefonate senza alcun servizio telefonico, il che li fa risparmiare sulle chiamate interurbane.

Se disponi di accesso a Internet, non è necessario collegare ulteriori cavi di rame. Ciò consente ai dipendenti di lavorare da casa o anche di telelavorare in ufficio.

Come funziona un sistema telefonico VoIP?

Un sistema telefonico VoIP trasforma le chiamate telefoniche standard in pacchetti di dati che vengono trasmessi su Internet, anziché su rete fissa o mobile tradizionale. Funziona prendendo i segnali audio analogici dalla tua voce e convertendoli in segnali digitali inviati tramite la tua connessione Internet ad alta velocità.

I sistemi VoIP bypassano le linee telefoniche e utilizzano l'infrastruttura Internet esistente per effettuare e ricevere chiamate. Il risultato è una soluzione telefonica aziendale flessibile ed economica.

Ecco un breve riassunto di come funziona il VoIP:

1. Conversione della tua voce: quando parli a un telefono VoIP , un microfono o un computer, il segnale vocale viene catturato e convertito in un formato digitale utilizzando la conversione da analogico a digitale (ADC).
2. Pacchetti di dati digitali : questi dati digitali vengono quindi suddivisi in piccoli pacchetti, in modo simile a come i file vengono inviati su Internet. Questi pacchetti sono contrassegnati con informazioni come chi chiama e chi riceve la chiamata.
3. Viaggiare su Internet: i pacchetti di dati cavalcano le onde della vostra connessione Internet e viaggiano verso i server del provider VoIP.
4. Routing e codec: il provider VoIP funge da centralino, stabilendo dove inviare la chiamata in base al numero del destinatario. Qui, software specializzati chiamati codec possono comprimere i dati per risparmiare larghezza di banda e garantire una qualità delle chiamate fluida.
5. Conversione in voce: dal destinatario, che si tratti di un altro dispositivo VoIP, di un telefono tradizionale o di un telefono cellulare, i pacchetti di dati vengono riassemblati e riconvertiti in un segnale analogico utilizzando un convertitore digitale-analogico (DAC).
6. Ascoltare l'altra persona: finalmente, il destinatario sente la tua voce attraverso il ricevitore, l'altoparlante o l'auricolare e voilà! Stai avendo una conversazione VoIP.

Finché disponi di una connessione Internet ad alta velocità, che include un router e un modem, sei pronto per utilizzare il VoIP.

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VoIP e rete fissa: qual è la differenza?

I telefoni fissi utilizzano le vecchie reti telefoniche pubbliche commutate ( PSTN ) che trasmettono chiamate vocali su cavi in ​​rame dedicati.

Nonostante le funzionalità di base e limitate, le linee fisse possono offrire una qualità costante e un servizio ininterrotto alimentato da sistemi PBX (Private Branch Exchange) durante le interruzioni.

Tuttavia, comportano costi più elevati rispetto al VoIP poiché i sistemi telefonici tradizionali richiedono un'installazione professionale e un'infrastruttura dedicata per funzionare.

Il VoIP utilizza la moderna infrastruttura Internet per convertire la voce in pacchetti di dati che vengono trasmessi in modo flessibile attraverso connessioni a banda larga. I sistemi VoIP offrono alle aziende notevoli risparmi sui costi, mobilità con accesso remoto e comode funzionalità di chiamata.

La qualità e l'affidabilità delle chiamate possono variare in base alla qualità del provider di servizi VoIP e alla velocità di Internet. Anche le interruzioni di corrente e il jitter della rete possono interrompere il servizio.

I problemi VoIP sono facili da risolvere con alcune best practice e la scelta di un servizio VoIP affidabile aiuta.

Il VoIP è il futuro delle telecomunicazioni e rappresenta ogni giorno una scelta migliore rispetto alle linee fisse (nonostante alcune sfide).

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Tipi di tecnologie VoIP + Come funzionano

VoIP ospitato per le aziende

Un sistema telefonico VoIP ospitato è costituito da molti dispositivi, inclusi gli smartphone, per fornire comunicazioni aziendali unificate. Questo è racchiuso in un sistema telefonico cloud o in un “cloud PBX”.

Gli amministratori possono gestire le autorizzazioni e le funzionalità per ciascun dipendente insieme a funzionalità VoIP più sofisticate con un'interfaccia online.

Quando un dipendente chiama un cliente, solleva il ricevitore e lo compone come farebbe normalmente. Il telefono IP (o l'app) viaggia attraverso lo switch della rete locale (LAN) e il router aziendale prima di raggiungere il fornitore di servizi VoIP. Da lì il provider VoIP stabilisce la chiamata.

Se il percorso di rete verso la parte chiamata supporta un segnale vocale digitale, la qualità della chiamata viene aggiornata all'alta definizione. Altrimenti, un provider VoIP collega la chiamata tramite la rete telefonica pubblica commutata.

Utilizzare un sistema VoIP ospitato nella tua azienda è semplicissimo. Tuttavia, per le aziende affermate con un sistema telefonico più sofisticato, le esigenze sono diverse.

Se l'ufficio utilizza un PBX, probabilmente pagherai anche per le linee telefoniche trunked. Queste linee multiple gestiscono le chiamate vocali dal PBX alla compagnia telefonica - e non sono economiche!

Trunking SIP per sistemi telefonici PBX

In alcuni casi, le aziende sono bloccate nel loro sistema telefonico ibrido a causa dei costi di sostituzione delle linee telefoniche cablate in ogni ufficio. Poiché VoIP utilizza il Session Initiation Protocol , può essere utilizzato per stabilire più linee di chiamate tramite Internet.

Vedrai nel diagramma seguente che i trunk SIP accettano le chiamate dal provider VoIP. Le chiamate in entrata e in uscita vengono incanalate più o meno allo stesso modo finché non raggiungono la sede aziendale e vengono cablate in un PBX.

Come gli interruttori dei circuiti analogici della vecchia scuola, il "tronco" funge da interruttore per controllare e incanalare i dati.

Il vantaggio più significativo sia per le grandi che per le piccole imprese è la disponibilità di un sistema telefonico cablato in loco. Il Trunking SIP consente di combinare sistemi telefonici analogici e nuove soluzioni VoIP per eliminare la ridondanza.

Il trunking SIP fornisce più canali di servizio vocale su richiesta per qualsiasi PBX basato su IP.

Un trunk SIP può essere a consumo o senza contatore per $ 15-$ 25 al mese. Non sono nemmeno troppo difficili da configurare. Fornisci semplicemente il nome utente e la password SIP al tuo PBX.

Dispositivi mobili e connettività Wi-Fi

Grazie alla rapida crescita dei dispositivi mobili sul posto di lavoro, la comunicazione unificata è un requisito.

I dipendenti non sono più vincolati alle loro scrivanie. I lavoratori in viaggio e il personale remoto possono rispondere alle chiamate di lavoro utilizzando nient'altro che un'app VoIP per i loro smartphone.

In alcuni uffici, Ethernet potrebbe non essere un'opzione pratica. La velocità del Wi-Fi è migliorata sostanzialmente, lasciando il posto alle chiamate Wi-Fi .

Tieni d'occhio l'utilizzo della larghezza di banda congestionata della rete. Potrebbe essere necessario modificare alcune impostazioni di rete per ottenere prestazioni ottimali.

Leggi anche la nostra Guida alla risoluzione dei problemi VoIP per risolvere questi problemi una volta per tutte.

Principali funzionalità del telefono VoIP

Oltre ad alcuni notevoli risparmi sui costi, le ampie funzionalità del telefono sono un'altra motivazione importante per cui così tante aziende passano al VoIP.

Ecco le principali funzionalità offerte in un sistema telefonico VoIP:

Gestione delle chiamate:

• Distribuzione automatica delle chiamate (ACD): instrada le chiamate agli agenti disponibili in base a criteri predefiniti, garantendo una gestione efficiente e tempi di risposta più rapidi.
• Interactive Voice Response (IVR): guida i chiamanti attraverso menu automatizzati, riducendo i tempi di attesa e indirizzandoli alla risorsa giusta.
• Registrazione e analisi delle chiamate: registra le chiamate per la formazione, il controllo della qualità e la risoluzione delle controversie. L'analisi fornisce approfondimenti sui modelli di chiamata e sulle prestazioni degli agenti.
• Whisper Coaching: consente ai supervisori di istruire privatamente gli agenti durante le chiamate dal vivo, migliorando la formazione e la soddisfazione del cliente.

Collaborazione e mobilità:

• Videoconferenze: connettiti con colleghi o clienti faccia a faccia senza problemi, indipendentemente dalla posizione.
• Voicemail-to-Email: ricevi i messaggi di posta vocale direttamente nella tua casella di posta. Ascolta i messaggi vocali e rispondi tramite la tua email.
• Softphone: effettua e ricevi chiamate da qualsiasi dispositivo dotato di connessione Internet, favorendo la flessibilità del lavoro remoto.
• Presenza in tempo reale: scopri chi è disponibile a ricevere chiamate e messaggi di chat. Gli aggiornamenti di stato in tempo reale sono accurati e diretti.
• Click-to-call: avvia chiamate direttamente da pagine Web o sistemi CRM, semplificando il flusso di lavoro e migliorando la portata delle vendite.

Integrazione e personalizzazione:

• Integrazione CRM: sincronizza i dati delle chiamate con il software CRM, fornendo una visione completa delle interazioni con i clienti.
• Messaggistica istantanea : invia e ricevi messaggi di testo con i clienti. Perfetto per aggiornamenti rapidi e promemoria degli appuntamenti.
• Dial plan personalizzati: configura l'instradamento delle chiamate in base a esigenze specifiche, come l'instradamento delle chiamate internazionali su linee designate.
• Accesso API: gli sviluppatori possono integrare le funzionalità VoIP in applicazioni e software personalizzati.

Principali vantaggi dell'utilizzo del VoIP

Il VoIP offre alle aziende un servizio telefonico affidabile e non ti costa molto.

Ecco alcuni dei principali vantaggi del passaggio al VoIP:

1. Risparmio sui costi

Il VoIP può ridurre sostanzialmente le bollette telefoniche rispetto ai tradizionali sistemi di rete fissa. Le chiamate VoIP vengono effettuate tramite Internet, quindi non sono previste tariffe al minuto.

Anche le chiamate internazionali sono molto più economiche per il VoIP. Questi risparmi si sommano, riducendo potenzialmente la metà delle bollette telefoniche ogni mese.

2. Flessibilità

Con VoIP, le aziende possono ospitare il proprio sistema telefonico nel cloud invece di aver bisogno di ingombranti hardware in loco. Ciò offre ai dipendenti la flessibilità di effettuare o ricevere chiamate da qualsiasi luogo dotato di connessione Internet. Le chiamate possono essere inoltrate a telefoni cellulari o posizioni remote.

3. Funzionalità avanzate

VoIP include una suite completa di funzionalità di chiamata avanzate come l'assistente automatico, l'instradamento delle chiamate trovami/seguimi, la registrazione delle chiamate, la segreteria telefonica inviata a e-mail, le teleconferenze e altro ancora.

4. Scalabilità

Il servizio telefonico cloud si adatta perfettamente alla crescita dell'azienda. È facile aggiungere interni o linee nel tuo ufficio o in sedi remote. Ciò aiuta a facilitare l’apertura di nuove sedi o a consentire a più dipendenti di lavorare da casa.

5. Migliore gestione e analisi delle chiamate

I sistemi VoIP forniscono dati eccellenti sul volume delle chiamate, sugli orari del giorno, sulla distribuzione delle chiamate e sui modelli. Ciò aiuta le aziende a comprendere i tempi di traffico più elevati in modo che possano migliorare il personale per soddisfare le esigenze dei clienti.

L'analisi fornisce informazioni utili per migliorare le operazioni.

Requisiti del sistema telefonico VoIP

Stai pensando di installare un sistema telefonico VoIP nella tua azienda? Ecco tutta l'attrezzatura di cui avrai bisogno per assicurarti che la tua attività sia pronta.

️ Hardware

Modem e router: questi sono i gateway per Internet che consentono al tuo sistema VoIP di inviare e ricevere dati. Scegli un modem e un router affidabili in grado di gestire il volume delle chiamate e l'utilizzo di Internet.

Telefoni SIP : tutti i telefoni VoIP sono telefoni SIP e viceversa. Stabiliscono chiamate utilizzando un fornitore di servizi VoIP. Nextiva offre un'ampia varietà di telefoni fissi VoIP che offrono tantissime funzionalità sia per le piccole imprese che per le imprese.

Softphone : se non hai bisogno di un telefono tradizionale, puoi semplicemente scaricare un softphone per effettuare chiamate VoIP utilizzando il tuo cellulare, laptop o desktop. Queste applicazioni VoIP mantengono separato il tuo ID chiamante perché i dati vocali vengono gestiti direttamente tramite il tuo provider VoIP.

Auricolari: sono opzionali ma altamente consigliati per le chiamate in vivavoce e una migliore qualità audio. Scegli cuffie comode con una buona cancellazione del rumore se il tuo ambiente è rumoroso.

Adattatori telefonici analogici (opzionali) : per le resistenze dei telefoni analogici, niente paura. Con un ATA potete aggiornare i vostri telefoni in modo che funzionino correttamente tramite VoIP. Potrebbero non avere tutte le funzionalità per conferenze disponibili, ma offrono un servizio affidabile.

connessione internet

Una buona connessione Internet è fondamentale per la qualità delle chiamate VoIP. Punta a una velocità di download e upload minima di 100 Mbps per prestazioni ottimali. Considera Internet in fibra ottica per la connessione più affidabile.

Larghezza di banda

Le chiamate VoIP richiedono meno larghezza di banda rispetto allo streaming video, ma ne hai comunque bisogno per gestire il volume delle chiamate senza interruzioni o interruzioni delle chiamate.

Calcola la larghezza di banda richiesta in base al numero di chiamate simultanee previste e ai consigli del tuo provider di servizi Internet (ISP). La larghezza di banda standard richiesta per VoIP è di 100 Kbps per dispositivo.

Controlla la qualità della tua connessione con il nostro test di velocità VoIP gratuito.

Software

Fornitore di servizi VoIP: scegli un servizio telefonico VoIP affidabile che offra le funzionalità di cui hai bisogno, come l'inoltro di chiamata, la segreteria telefonica e gli operatori automatici.

Software di provisioning: il tuo fornitore di servizi VoIP probabilmente fornirà software per fornire i tuoi telefoni e configurare il tuo sistema.

Selezionare il giusto sistema telefonico VoIP

Scegliere il VoIP aziendale giusto è fondamentale per mantenere uno standard elevato di comunicazioni e operazioni aziendali.

Oltre al semplice confronto delle caratteristiche tecniche, desideri un partner affidabile che offra una configurazione fluida, un supporto continuo di qualità e stabilità finanziaria per fornire un sistema di comunicazione per gli anni a venire.

I fattori chiave da valutare nella decisione di acquisto del VoIP includono:

• Costi totali: sia l'investimento iniziale che le tariffe mensili correnti
• Garanzia di operatività della rete e qualità delle chiamate
• Profondità di supporto clienti e risorse di formazione
• Track record e situazione finanziaria della società
• Facilità d'uso: interfacce e strumenti semplici
• Soddisfazione del cliente: recensioni e casi di studio

Un sistema telefonico aziendale come Nextiva soddisfa e supera questi criteri. Notizie dagli Stati Uniti ha assegnato a Nextiva il secondo posto nella classifica dei migliori sistemi telefonici aziendali del 2024, elogiandone la scalabilità e la perfetta integrazione con le applicazioni aziendali più diffuse.

Quando scegli Nextiva, scegli un partner affidabile che ti aiuta a passare senza problemi al VoIP e ti aiuta a risolvere tutti i tuoi problemi di comunicazione lungo il percorso.

Domande frequenti sul VoIP