Come ristrategizzare e migliorare la gestione del tuo evento

Una strategia unificata di gestione degli eventi è fondamentale per il successo complessivo di un evento (sia esso digitale o fisico), ma come fai a sapere se ha funzionato? Scomporre gli elementi e misurare le prestazioni del tuo evento utilizzando gli strumenti giusti è il modo migliore per comprendere l'impatto del tuo evento, ottenere informazioni per il miglioramento degli eventi futuri e determinare il ROI dei tuoi sforzi di marketing.

Sfrutta la lista degli invitati

Ci sono molti elementi in movimento all'interno di un evento come parte di una campagna o strategia a 360 gradi, quindi è fondamentale assicurarsi che le voci giuste siano presenti (media, celebrità, influencer, partner). La tua strategia dovrebbe includere partecipanti chiave che incoraggeranno le persone a riunirsi e guidare le conversazioni sul tuo marchio e sulle campagne di marketing. Il tema dell'evento dovrebbe attirare le persone e presentare anche opportunità per connettersi e fare rete con addetti ai lavori del settore, sia faccia a faccia che tramite contenuti in live streaming con il pubblico o un elenco di invitati dedicato.

Per valutare le metriche dell'evento e confrontare i tuoi KPI per la gestione dell'evento, in primo luogo devi esaminare le conferme dell'evento, gli RSVP e la partecipazione complessiva. E nel caso di un evento online, misurare la durata media della partecipazione aiuterà anche a fare chiarezza sul coinvolgimento dei partecipanti.

Abbracciare la digitalizzazione è un ottimo modo per accelerare il processo di valutazione e ottenere dati più accurati ed evitare di cercare manualmente tra le e-mail e i documenti dei dettagli dell'elenco delle presenze stampato. Al contrario, sfruttare gli strumenti per eventi digitali con funzionalità di reporting fornirà un accesso rapido e semplice a un elenco generale di tutti gli ospiti che erano presenti, vedere esattamente dove si sono seduti durante l'evento di persona, chi ha risposto via e-mail e quando, e raccogliere tutti i documenti relativi all'evento in un unico posto.

L'evento è stato degno di nota?

Una domanda importante da porsi quando si valuta un evento è: questo evento ha generato molto buzz? Ottenere la giusta copertura mediatica, oltre al buzz online, è essenziale per generare il massimo valore di impatto sui media.   I marchi devono utilizzare un software per misurare l'impatto cross-channel, cross-Voice e cross-market per comprendere meglio le prestazioni e il ROI delle tue strategie a 360 gradi.

Quasi tutti gli eventi di marca, le sfilate, i negozi pop-up e i lanci hanno un obiettivo finale: generare il maggior entusiasmo, nella speranza di creare un impatto che vada ben oltre le quattro mura della sede. La frase: “foto o non è successo” non è mai stata così calzante. In questo caso, sono Mi piace, doppio tocco, retweet e post virali. Gli influencer dei social media svolgono un ruolo fondamentale nel generare buzz dall'interno dei tuoi eventi per condividerlo sui loro canali social. Quindi, come fai a sapere se hai invitato gli influencer giusti e dimostri che il tuo evento ha avuto successo?

Harper's Bazaar ha affrontato la sfida di misurare il ROI di uno dei loro più grandi eventi della stagione. Guarda come la pubblicazione ha valutato l'impatto dei loro premi Women of the Year. L'analisi post-evento non deve essere complicata. Fai meno affidamento sulle congetture e prova a utilizzare le seguenti metriche per valutare l'impatto dei tuoi influencer.

3 metriche da utilizzare per l'analisi post-evento

Condivisione della voce

Quanto buzz viene generato dagli influencer invitati ai tuoi eventi? Questo può essere misurato da quanta attenzione e chiacchiere hanno creato dai loro post relativi agli eventi. Gli ospiti ideali inizieranno con uno o due post che circondano il tuo evento e faranno crescere la conversazione attraverso il coinvolgimento e le interazioni di voci esterne. Guarda oltre i post dei tuoi influencer e utilizza gli strumenti digitali per concentrarti sull'impatto che stanno creando e su come influisce sulle prestazioni e sul valore del marchio. L'obiettivo qui non è gridare più forte, ma creare il più grande ronzio.

Rapporto di fidanzamento

Quindi, come fai a sapere se hai invitato gli influencer giusti? La chiave è concentrarsi su quanto sia coinvolta la loro base di follower, piuttosto che sulla loro portata. Un influencer può avere 750.000 follower, ma se solo 10.000 di quei follower interagiscono con post sul tuo evento, potrebbe indicare che il tuo marchio non risuona bene con il pubblico di questo influencer. Rapporti di coinvolgimento più elevati aiutano ad amplificare i tuoi eventi e a creare il brusio organico che stai cercando.

Pubblico attivato

I marchi di lusso dovrebbero dare un'occhiata alle diverse comunità e al pubblico che sono stati coinvolti nei loro eventi. Quali sono state le parole chiave e gli argomenti principali associati all'evento e le voci che li hanno guidati? Questi dati ti consentono di valutare i mercati con cui stai entrando in risonanza, quelli che non sono stati raggiunti e persino potenziali nuove comunità da esplorare.

Misura l'impatto della tua collezione

Che si tratti di lanciare una nuova collezione, ospitare una sfilata di moda o semplicemente creare un'esperienza per i partecipanti, assicurarsi che i prodotti del tuo marchio siano in primo piano e al centro è fondamentale. E un ottimo modo per gestire e misurare l'interesse per questi articoli è attraverso un'efficace gestione dei campioni e una corretta gestione delle immagini e delle risorse digitali.

Editori, scrittori e stilisti vogliono ricevere i campioni giusti per il loro servizio fotografico o evento nel modo più veloce possibile. Quindi una strategia di gestione del campione ben ottimizzata può aiutare ad aumentare la copertura per la tua collezione e quindi il valore di impatto sui media e l'esposizione. Per tenere traccia dell'interesse del prodotto, del numero di download e, infine, garantire che tutte le richieste vengano soddisfatte, uno strumento di gestione degli eventi potrebbe programmare la distribuzione delle risorse della tua collezione non appena lo spettacolo finisce. Ciò includerebbe le immagini di ogni stile, i dettagli della collezione e i contatti con la stampa, nonché un collegamento a uno showroom virtuale attraverso il quale gli ospiti potranno richiedere campioni.

Gli eventi sono investimenti significativi, quindi è importante prendersi il tempo per valutare correttamente il successo. La valutazione dell'impatto complessivo fornisce molte informazioni che ti aiuteranno a mettere in scena il tuo miglior spettacolo, ogni singola volta. L'organizzazione è fondamentale per gestire un evento senza interruzioni, quindi è importante non perdere nulla nella fase di pianificazione iniziale, ma misurare la strategia di gestione dell'evento e i suoi risultati è il modo migliore per determinare l'efficacia di questi piani e il loro effetto sul ROI.

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