Come decidere se l'hot desking è adatto alla tua attività
Pubblicato: 2022-10-24
Alcune persone lo adorano.
Alcune persone lo odiano.
L'hot desking nel tuo ufficio potrebbe andare in due modi. O da qualche parte nel mezzo.
Quindi, qual è la chiave per un'implementazione di hot desking di successo?
Preparazione.
In questa guida, introduciamo tutto ciò che devi sapere prima di prendere una decisione sull'implementazione di un ambiente hot desk nella tua azienda.
- Cos'è l'hot desking?
- Qual è la differenza tra hot desking e desk sharing?
- L'hot desking è una buona idea?
- Vantaggi e svantaggi dell'hot desking
- Quali aziende utilizzano l'hot desking?
- Come si fa a far funzionare l'hot desking?
Cominciamo proprio dall'inizio.
L'hot desking è una configurazione di ambienti office desk in cui chiunque disponga di un login può arrivare e lavorare senza un posto preassegnato.
È diverso da un tipico ambiente d'ufficio in cui tutti hanno una scrivania assegnata.
I membri del personale possono arrivare in qualsiasi giorno, spesso senza prenotare uno sportello, e lavorare lì per tutto il tempo necessario.
È possibile che venga visualizzata un'area di hot desking assegnata a reparti specifici. Ciò significa che qualsiasi venditore, ad esempio, che è spesso fuori per incontrare i clienti, può recarsi in ufficio e sedersi vicino ai propri colleghi.
Se non sono in ufficio per il 50% della settimana, non è necessario che abbiano una scrivania designata.
Un tipico ambiente di hot desking include:
- Un telefono fisso.
- Una docking station per PC o laptop (che potrebbe avere un softphone anziché un telefono fisso).
- Un monitor.
- Prese di corrente per collegare altri dispositivi.
Al di fuori di questi elementi di base alla scrivania, un ufficio di hot desking di solito incorpora sale riunioni prenotabili, una stampante comune e altre strutture per ufficio condivise.
Perché si chiama hot desking?
Il termine hot desking si basa sul detto "hot seat". Viene utilizzato per gli ospiti di programmi radiofonici o televisivi in cui sono il punto focale dello spettacolo per un periodo di tempo limitato.
Spesso, vengono poste domande scomode o rapide, quindi se ne vanno. Il breve lasso di tempo rende il sedile “caldo”.
Pensa allo speed dating o al gioco della patata bollente. Nessuna delle due attività dura a lungo, rendendole entrambe "calde".
Anche se non devi rinunciare immediatamente al tuo posto, devi liberarlo alla fine della giornata in modo che l'ambiente caldo della scrivania di domani venga ripristinato e chiunque possa scegliere dove sedersi.
Nota : alcune organizzazioni hanno utilizzato criteri di prenotazione o condivisione della scrivania per gestire gli hot desk semipermanenti.
Qual è la differenza tra hot desking e desk sharing?
È importante capire che l'hot desking non è la condivisione della scrivania.
La condivisione della scrivania consiste semplicemente nel suddividere l'uso di una scrivania specifica tra persone specifiche.
| Hot desking | Condivisione della scrivania |
| Scrivanie gratuite per chiunque | Scrivanie divise tra due o tre persone |
| Tutti liberano lo spazio sulla scrivania dopo l'uso | Può lasciare scartoffie per la consegna |
| Aree comuni per il personale o membri | Area dedicata ai reparti |
Ad esempio, Mohammed può usare la scrivania di cui ha bisogno durante il giorno e Julie può usare la stessa scrivania quando assume il turno di notte.
In effetti, Mohammed e Julie hanno spazi di lavoro dedicati durante i rispettivi turni; ma condividono letteralmente la stessa scrivania.
Hot desking significa che il desk 123 a Londra è gratuito per chiunque .
Ecco un esempio di base di hot desking in azione:
- Lunedì : Mohammed arriva al lavoro e si collega al desk 123 nell'ufficio di Londra.
- Martedì : Mohammed vola all'ufficio di San Francisco e usa la scrivania 456. A Londra, Julie ora usa la scrivania 123.
- Mercoledì : Julie usa di nuovo il banco 123 a Londra. Mohammed sta tornando a Londra, quindi non ha bisogno di una scrivania.
- Giovedì : Barry arriva presto al lavoro e si collega al desk 123 a Londra. Sia Mohammed che Julie trovano scrivanie alternative gratuite.
- Venerdì : 50% del lavoro d'ufficio da casa. Né Barry, Mohammed o Julie sono in ufficio. Le scrivanie possono essere utilizzate gratuitamente da chiunque.
La condivisione della scrivania è l'ideale per turni divisi all'interno della stessa attività. Ad esempio, un call center che fornisce assistenza 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
Tutti gli agenti hanno bisogno di una scrivania ma non allo stesso tempo.
L'hot desking è più adatto per tre casi d'uso principali:
- Edifici condivisi con aree comuni e spazi di lavoro per diverse attività. Pensa a un WeWork o a un campus universitario.
- Grandi aziende con personale che va e viene con schemi irregolari. Team di vendita che sono spesso in viaggio o personale che si divide tra casa e ufficio.
- Piccole imprese che non necessitano di grandi immobili. Se hai solo 20 dipendenti e solo 10 in ufficio alla volta, riduci lo spazio sulla scrivania e risparmia sui costi.
L'hot desking è una buona idea?
A seconda della disposizione dell'ufficio, l'hot desking può essere trasformativo o difficile.
Se gestisci un edificio condiviso, come un WeWork, l'hot desking è un'ottima idea. Qualsiasi occupante può arrivare e accedere a una scrivania con tutto ciò di cui ha bisogno per iniziare a lavorare.
Anche quando un'azienda assume un intero ufficio, puoi fornire un ambiente di hot desking all'interno di quello spazio. Se ogni dipendente frequentasse l'ufficio ogni giorno, quella società probabilmente affitterebbe il proprio ufficio piuttosto che un WeWork.
Questo rende l'hot desking la soluzione perfetta.
Se gestisci un edificio con una sola attività, l'hot desking può comunque funzionare. In effetti, l'hot desking sta diventando sempre più comune poiché non tutti devono più venire in ufficio.
Che tu sia un lavoratore in prima linea che si presenta una volta alla settimana o un knowledge worker che lavora da casa a meno che non ci sia una riunione importante, hai bisogno di una scrivania ma non sempre.
È qui che entra in gioco l'hot desking.
Quando consideri l'hot desking, tieni presente questi aspetti fondamentali:
- Le persone lavorano regolarmente da casa?
- Lo spazio verrà utilizzato se crei un'area dedicata all'hot desking?
- Hai bisogno di spazio per tutto il tuo personale per l'hot desk nello stesso giorno?
- Quanti soldi risparmierai implementando l'hot desking rispetto a riservare uno spazio inutilizzato per ogni dipendente?
Vantaggi e svantaggi dell'hot desking
Sebbene i vantaggi dell'hot desking siano evidenti, è giusto evidenziare anche alcuni presunti svantaggi.
| Vantaggi dell'hot desking | Svantaggi dell'hot desking |
| Consente il lavoro ibrido | Può causare problemi di pianificazione della capacità se non gestito correttamente |
| Migliora la produttività | Gli esseri umani resistono al cambiamento |
| Incoraggia una politica della scrivania ordinata | Mancanza di tocco personale |
| Ognuno ha un posto se necessario | monopolizzare la scrivania |
| Riduce i costi | Pulizia regolare |
| Incontra e socializza con il nuovo personale | Potrebbe non sedersi accanto alla migliore amica del lavoro |
Mentre la mancanza di tocco personale spesso sembra uno svantaggio, gli studi dimostrano che una configurazione minimalista della scrivania è più produttiva.
I principi 5S Lean Six Sigma, ad esempio, suggeriscono che dovresti creare e mantenere un ambiente di lavoro ordinato per prosperare.
Le 5S' sono:
- Ordina : rimuovi il disordine e gli oggetti non essenziali.
- Raddrizza : oggetti essenziali riposti nella loro posizione corretta.
- Scrub : mantenere pulito e in ordine tutto ciò che hai sulla scrivania.
- Standardizza : documenta e condividi i piani per eventuali modifiche al tuo posto di lavoro.
- Sustain : prendere l'abitudine delle prime quattro S.
Applicarli a qualsiasi ambiente di lavoro è produttivo. L'hot desking rafforza questa mentalità in modo che nessuno ingombra la propria scrivania giorno dopo giorno.
Quali aziende utilizzano l'hot desking?
Che si tratti di piccole aziende con 10-20 dipendenti o conglomerati giganti, tutti i tipi di aziende hanno utilizzato l'hot desking.
Maersk, la più grande azienda di spedizioni del mondo con oltre 80.000 dipendenti, ha oltre 100 sedi in tutto il mondo. Nel suo ufficio di Maidenhead, nel Regno Unito, ci sono sei piani, tutti con funzionalità di hot desking. Ogni squadra, o blocco di squadre, viene designato un piano in modo che i dipartimenti siano vicini l'uno all'altro, se necessario.
Sebbene ci sia una serie statica di scrivanie per il team IT interno, il resto del piano è aperto a chiunque possa prendere un nuovo posto ogni giorno. Le sale riunioni e gli uffici privati sono utilizzati lungo il perimetro di ogni piano.
All'altra estremità della scala, StableLogic, una società di consulenza tecnologica con circa 20 dipendenti, ha condiviso uno spazio ufficio in un edificio Regus.
Sebbene la maggior parte dei consulenti trascorrano del tempo presso le sedi dei clienti, quando tornano all'edificio Regus, hanno la possibilità di effettuare un hot desk dal proprio ufficio privato o di sedersi in un'area comune e di accedere a un telefono gratuito.
Altre note aziende che utilizzano l'hot desking includono:
- Deloitte
- Microsoft
- Credit Suisse
- Citigroup
- LEGO
- Banca nazionale dell'Australia
Vediamo anche hot desk in organizzazioni di coworking come WeWork, Regus e Green Desk.
Come si fa a far funzionare l'hot desking?
L'hot desking è in qualche modo un'esperienza personale. Ma puoi applicare alcune logiche di base per rendere l'hot desking un successo nella tua azienda:
- Scegli il giusto pacchetto tecnologico.
- Indica chiaramente quali aree sono già prenotate.
- Informare il personale dei vantaggi che porterà l'hot desking.
- Documentare le istruzioni di accesso/disconnessione e renderle pubbliche.
- Comunica quando passi all'hot desking.
- Ricorda che non ovunque è necessario disporre di hot desk.
- Utilizza un sistema di prenotazione per i team che devono sedersi insieme.
- Usa le aree comuni e le sale riunioni per la collaborazione di gruppo.
- Crea una serie di regole della casa in modo che tutti sappiano cosa aspettarsi.
- Pianifica una maggiore capacità quando vengono pianificate riunioni di grandi dimensioni.
- Abbraccia il lavoro a distanza in modo che le scrivanie calde non diventino scrivanie permanenti.
- Consenti una personalizzazione temporanea (ripulita a fine giornata o dopo la prenotazione).
La migliore politica di hot desking non ha valore se la tecnologia che la supporta non è la migliore della categoria.
Assicurati che i PC o le docking station siano aggiornati e che possano gestire carichi di lavoro di diversi tipi di lavoro.
Assicurati che abbiano installato dei softphone o che fornisci telefoni fisici.
Poiché siamo entrati nell'era delle comunicazioni cloud-first, vorrai un sistema telefonico cloud (VoIP) per alimentare i tuoi hot desk.
Dedica del tempo alla cultura e alle politiche, quindi scegli il fornitore di tecnologia giusto.
Se l'hot desking è adatto alla tua azienda, assicurati che sia supportato dal miglior sistema telefonico VoIP del 2022.