Sistema telefonico ospitato: caratteristiche, vantaggi, pro e contro

Che cos'è un sistema telefonico ospitato?

Un sistema telefonico ospitato o un sistema telefonico cloud è una configurazione di telefoni aziendali che funziona tramite una connessione Internet ed è ospitata nel cloud da un fornitore di terze parti. Rispetto ai sistemi telefonici tradizionali della vecchia scuola che richiedevano di avere il proprio server e apparecchiature in loco, un sistema telefonico ospitato può far risparmiare denaro alla tua azienda in costi di manutenzione e costi delle apparecchiature.

Esistono due tipi principali di sistemi telefonici ospitati, che sono:

1) Sistema telefonico su cloud: tutti i telefoni si connettono a un data center VoIP esterno. I telefoni sono configurati con un login individuale e sono preventivamente programmati per la registrazione con un server SIP.
Un centralino cloud è dotato di tutte le funzionalità essenziali di cui la tua forza lavoro moderna ha bisogno. Segreteria telefonica a e-mail, operatori automatici, videoconferenza: è il tuo nome. Dal punto di vista gestionale, questa è la piattaforma PBX più semplice da gestire.
2) Trunk SIP PBX : mantieni il tuo PBX esistente, ma il backhaul viene completato tramite un trunk basato su VoIP per tutte le linee esterne di cui hai bisogno. In caso di problemi con il PBX, puoi instradare le telefonate a qualsiasi ufficio fisico o virtuale.

Un sistema telefonico ospitato o un PBX (Private Branch Exchange) virtuale offre tutti i vantaggi di un sistema telefonico tradizionale per ufficio senza i suoi costosi costi hardware.
A parte i costi di configurazione iniziale per telefoni, modem, router e switch compatibili, non è necessario allocare capitale aggiuntivo per il sistema telefonico ospitato.
Oh, migliora. I sistemi telefonici in hosting possono includere i tradizionali sistemi telefonici PBX e VoIP . Se si dispone già di un IP PBX, il trunking SIP trasferisce la configurazione del PBX esistente in una rete telefonica alimentata da Internet.
Scaviamo più a fondo e analizziamo alcuni concetti fondamentali:

• Che sistema telefonico ospitato?
• Come funziona un sistema ospitato?
• Vantaggi di un sistema telefonico ospitato
• Svantaggi di un sistema basato su cloud
• 7 caratteristiche importanti da cercare

Come funziona una soluzione VoIP in hosting?

Puoi rispondere alle chiamate tramite un sistema telefonico ospitato con un centralino cloud . Questo server online gestisce le chiamate in entrata e in uscita con un trunk SIP, utilizzando una connessione VoIP.
Ecco come funziona:

1. La tua azienda trova un provider di telefonia in hosting che offre un PBX cloud. Sei quindi connesso ai loro data center fuori sede.
2. Ricevi una chiamata in arrivo che va al tuo sistema PBX ospitato.
3. Il sistema PBX ospitato converte i dati della chiamata in pacchetti digitali, che possono essere trasmessi tramite una connessione Internet. Questa è la parte VoIP del tuo sistema telefonico ospitato.
4. Il PBX instrada la chiamata in arrivo al telefono fisso dell'ufficio.
5. Il tuo telefono fisso squilla e tu rispondi. I pacchetti digitali vengono riconvertiti in messaggi vocali e viene stabilita una connessione. Puoi parlare con il chiamante con il PBX ospitato come intermediario.

Con un sistema telefonico cloud completo, qualsiasi dispositivo dotato di una connessione Internet può effettuare e ricevere telefonate. Il tuo cellulare, laptop, desktop e rete fissa funge anche da telefono aziendale.
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6 Vantaggi di un sistema telefonico ospitato

Ecco alcuni vantaggi chiave dell'avere un sistema telefonico basato su cloud che una configurazione tradizionale non può offrire:

1. Facile installazione

Il processo di configurazione di un sistema telefonico tradizionale può essere lungo, complesso e costoso. Ma un sistema telefonico ospitato non presenta nessuno di questi problemi.
L' installazione e la configurazione di un sistema basato su cloud sono online, quindi non è necessario che nessuno venga in ufficio per iniziare. Ciò lo rende anche più economico, il che è ottimo per le piccole imprese o per quelle con team remoti .

2. Risparmio sui costi

I sistemi telefonici in hosting sono più economici delle loro alternative tradizionali per due motivi. Il primo: non è necessario acquistare un nuovo carico di equipaggiamento. Con un sistema telefonico cloud, puoi utilizzare l'attrezzatura che hai già. Quello include:

• Softphone
• Telefoni da scrivania
• Dispositivi mobili e telefoni cellulari (inclusi smartphone iOS o Android)
• telefoni VoIP

Un sistema telefonico aziendale basato su cloud offre risparmi sui costi anche in termini di manutenzione. Non è necessario chiamare un ingegnere per venire in ufficio e risolvere il problema. Il tuo personale IT può risolvere i problemi VoIP più comuni senza contattare il tuo fornitore di servizi.

3. È una piattaforma di comunicazione unificata

Le piattaforme di comunicazione unificata ti consentono di comunicare sia internamente che esternamente con un unico strumento.
Con uno, vari team, come le vendite o l'assistenza clienti, possono basare le loro intere strategie attorno alla loro soluzione VoIP ospitata. Il provider giusto offre diverse funzionalità oltre alla possibilità di effettuare chiamate. Puoi inviare messaggi istantanei ai membri del team, organizzare videoconferenze e chiamare i tuoi clienti, il tutto tramite lo stesso sistema telefonico ospitato.
(Di nuovo, ciò ha un impatto sul risparmio sui costi: non è necessario spendere soldi per uno strumento che fa solo un lavoro.)

4. Flessibilità per i team remoti

Hai un team remoto? Che tu sia in viaggio d'affari all'estero o lavori da casa , puoi accettare chiamate con il tuo sistema telefonico ospitato. Non è necessario essere in ufficio per rispondere al telefono fisso cablato.
Questo perché la maggior parte dei fornitori di sistemi telefonici ospitati offre software per i propri utenti. Il tuo team remoto può scaricare il software del telefono aziendale sui propri dispositivi. Il provider PBX effettua semplicemente la connessione e devia le chiamate in entrata o in uscita al tuo dispositivo. I tuoi chiamanti non noteranno alcuna differenza, specialmente quando il tuo provider offre ID chiamante mascherati.

5. Migliore scalabilità

È importante disporre di un sistema telefonico che cresca di pari passo con la tua attività. Ricevere una chiamata dal tuo sistema telefonico tradizionale ogni volta che aggiungi un nuovo membro del team non è solo frustrante. È anche costoso.
Ecco perché uno dei maggiori vantaggi di avere un sistema telefonico in hosting è la scalabilità. Aggiungere un nuovo membro del team? Accedi alla piattaforma cloud del tuo provider e accedi.

6. È più sicuro

Non sorprende il motivo per cui le aziende sono preoccupate per la sicurezza del proprio sistema telefonico; il costo medio di una violazione dei dati è di 3,92 milioni di dollari .
L'ingegneria sociale è uno dei tipi più comuni di violazione dei dati. Succede quando gli hacker imitano il tuo provider di telefonia e chiedono loro di consegnare le informazioni. Possono usare quei dati per prendere il controllo del tuo sistema.
Tuttavia, i sistemi telefonici in hosting hanno un ulteriore livello di protezione contro l'ingegneria sociale. La maggior parte dei provider VoIP affidabili dispone di potenti strumenti di gestione delle identità. Non sarai mai indotto con l'inganno a consegnare informazioni da un hacker.
Inoltre, è disponibile una crittografia avanzata per garantire che gli hacker non possano mai intercettare le chiamate di lavoro.

Gli svantaggi di un sistema telefonico ospitato

Sappiamo che un sistema telefonico ospitato ha molti vantaggi. Ma quando si tratta di aspetti negativi, la verità è: non ce ne sono molti.
Una cosa che devi considerare è se hai una connessione Internet abbastanza forte per rispondere alle chiamate VoIP. È relativamente facile se sei in un ufficio.
Tuttavia, se hai un team remoto, devi assicurarti che ogni membro del team abbia accesso a una forte connessione Internet per effettuare e ricevere telefonate.
Le chiamate VoIP richiedono almeno 100 kbps di larghezza di banda in upload e download per linea. Inoltre, è necessario almeno un megabyte di larghezza di banda dedicata disponibile per dieci chiamate VoIP simultanee di alta qualità.
I principali vettori offrono velocità gigabit (1000 Mbps) per gli abbonati business. Per una piccola impresa sarà sufficiente una sola connessione DSL o fibra.

Il più grande svantaggio del VoIP ospitato, tuttavia, è che non ha la natura sempre attiva dei telefoni tradizionali. I sistemi telefonici in hosting richiedono alimentazione sia ai telefoni che all'infrastruttura di rete per fornire l'accesso a Internet.
Ecco perché i tradizionali sistemi telefonici PBX sono generalmente considerati più affidabili: perché non si basano su due fonti di alimentazione esterne.

7 funzioni del sistema telefonico ospitato da cercare

Ci sono tonnellate di fornitori di sistemi telefonici in hosting tra cui scegliere. Non tutti offrono le funzionalità di cui la tua azienda ha bisogno.
Di seguito sono elencate diverse funzionalità avanzate da cercare quando si sceglie un provider di servizi VoIP:

1) Posta vocale alla trascrizione e-mail

Non sorprenderà sapere che la segreteria telefonica è una caratteristica fondamentale che il tuo sistema telefonico dovrebbe avere. Senza di esso, rischi che le persone non richiamino mai più dopo che hai perso la chiamata e potenzialmente perdi un cliente.
Tuttavia, trovare il tempo per passare attraverso quei messaggi vocali può essere complicato. Con questa funzione, puoi far trascrivere i tuoi messaggi di posta vocale e inviarli direttamente alla tua casella di posta. Non è necessario ascoltare il messaggio per rispondere. Basta ascoltare la trascrizione della segreteria telefonica e avere un registro permanente di ciò che riguardava la chiamata in arrivo.

2) Funzionalità di videoconferenza

I luoghi di lavoro stanno abbracciando il lavoro a distanza ora più che mai. Ciò significa che le aziende cercano fornitori di sistemi telefonici in hosting che offrono videoconferenze come parte del loro pacchetto.
Il tuo PBX virtuale può fungere anche da strumento di conferenza per il tuo team. Niente più componenti aggiuntivi per le videoconferenze come Google Meet, Skype o Zoom! Assicurati solo di ricontrollare che questa funzione sia inclusa nel pacchetto scelto.

3) Sicurezza e affidabilità

L'affidabilità dei sistemi telefonici in hosting è motivo di preoccupazione per molte aziende nuove alla tecnologia cloud. Ma non temere: le connessioni VoIP sono altrettanto (se non più) sicure delle tradizionali configurazioni cablate.
La chiave è scegliere un provider VoIP sicuro, come Nextiva. La nostra rete ha un tempo di attività del 99,999% e le connessioni vengono effettuate tramite data center di livello carrier. In altre parole: è quasi impossibile per qualcuno hackerare la connessione e intercettare le tue telefonate.
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4) Registrazione delle chiamate

Che si tratti di revisioni individuali dei progressi o di formazione, la registrazione delle chiamate può aiutarti a monitorare le interazioni dei clienti. Ad esempio, potresti vedere che un rappresentante di vendita ha un tasso di chiusura inferiore rispetto ad altri.
Usa le loro registrazioni delle chiamate per individuare il motivo per cui ciò potrebbe accadere. Potresti scoprire che non riescono a spiegare uno dei tuoi USP, il che contribuisce al loro scarso tasso di chiusura.

5) Analisi delle chiamate in tempo reale

Chiedi alla maggior parte delle aziende quanto sono efficaci i loro team e faranno fatica a scoprirlo. I sistemi telefonici tradizionali accettano semplicemente le chiamate in arrivo e le associano a un telefono fisso: il gioco è fatto. Non sono disponibili statistiche aggiuntive.
Tuttavia, alcuni sistemi telefonici ospitati offrono analisi delle chiamate in tempo reale. Ciò significa che puoi segnalare l'efficacia dei tuoi team con dati effettivi, come ad esempio:

• Chiamate in entrata
• Chiamate totali
• Chiamate con risposta
• Chiamate perse
• Chiamate gratuite
• Chiamate interne/esterne
• Tempo di conversazione
• Chiamate internazionali
• Chiamate in segreteria
• Chiamate in coda

6) Assistenti automatici

Non è necessario un addetto alla reception per schermare e deviare le chiamate in arrivo se il provider di telefonia ospitato offre assistenti automatici . Questo messaggio automatico chiede per cosa ha bisogno di aiuto un chiamante e lo passa alla persona più rilevante.
Conosciuto anche come Interactive Voice Response (IVR), questo sistema di instradamento delle chiamate fa risparmiare tempo a tutti. È possibile impostare le regole per il sistema online. Quindi, se qualcuno chiama il numero di telefono della tua attività e preme il numero 2 per un agente dell'assistenza clienti, hai già delle regole per quale linea dell'agente squillerà.
(Se disponi di un call center , puoi anche scegliere di far squillare un gruppo di linee di agenti. Il sistema telefonico ospitato le invia al prossimo agente disponibile.)

7) Eccellente qualità delle chiamate

Una preoccupazione comune per le aziende che passano a un sistema telefonico basato su VoIP è la qualità delle chiamate . Presumono che poiché le connessioni non sono cablate (e le connessioni Internet possono essere instabili), la qualità ne risentirà.
Non è vero. In effetti, le chiamate VoIP ospitate sono molto più chiare rispetto alle linee telefoniche tradizionali. Avrai bisogno di una connessione Internet decente di almeno 100 Kbps, ma la maggior parte degli ISP fornisce almeno cento volte quella (10 Mb). Ciò significa che probabilmente sei già impostato per effettuare e ricevere chiamate di alta qualità tramite un sistema telefonico virtuale anche se stai effettuando chiamate a lunga distanza.

Pronto per passare a un sistema telefonico ospitato?

Non c'è dubbio che un sistema telefonico in hosting sia la via da seguire. Sono lontani i giorni in cui i fili di rame creano labirinti intorno al tuo ufficio e la tecnologia stanca che deve essere sostituita ogni pochi mesi.
Ma ricorda di controllare che il tuo nuovo fornitore di servizi telefonici offra le funzionalità avanzate di cui hai bisogno. In questo modo, l'intera azienda non dovrà avere a che fare con sistemi telefonici obsoleti e costosi che occupano l'intero ufficio.
I prezzi per il nostro sistema telefonico cloud (che include tutte queste funzionalità) partono da soli $ 20,95 per utente, al mese. Saresti pazzo a perderti. Prenota una demo oggi.