Assumere vs. Outsourcing: cosa è meglio per le tue esigenze aziendali?

Entrambe le opzioni hanno i loro vantaggi. La scelta dipende da alcuni fattori.

Ogni leader aziendale desidera che la propria attività cresca ed espanda, ma un'azienda può crescere solo così tanto prima di affrontare una carenza di personale.

Quando ciò accade, le aziende hanno due opzioni: assumere personale o esternalizzare, e ciascuna ha vantaggi e svantaggi.

Che tu sia un fondatore di startup in fase iniziale o un leader di piccole o medie imprese (PMI) che si trova di fronte a questa scelta, può essere una decisione difficile da prendere. Per aiutarti nella scelta, abbiamo intervistato oltre 1.000 professionisti delle PMI che hanno acquistato o commissionato un servizio idoneo negli ultimi 18 mesi*. Ciascuno ha speso almeno $ 10.000 per l'impegno di servizio più recente.

Che tipo di servizi esternalizzano in genere le PMI?

Nel sondaggio, abbiamo chiesto ai professionisti aziendali incaricati dell'acquisto di servizi quali tipi hanno esternalizzato più di recente nelle seguenti cinque categorie (organizzate dal più appaltato al meno).

1. Progettazione e sviluppo

Il 32% delle aziende intervistate ha recentemente assunto un fornitore di servizi per un software personalizzato o un progetto di sviluppo web. Questa è una categoria ampia che comprende:

• Sviluppo software personalizzato

• Sviluppo di app mobili

• Progettazione dell'esperienza utente

• Produzione video

• web design

• sviluppo web

Indipendentemente dal fatto che la tua attività operi nella tecnologia, i tuoi clienti si aspettano comunque un'esperienza moderna dal tuo sito Web, app mobili e altri strumenti e offerte forniti. Ma molto probabilmente hai bisogno di uno sviluppatore, un designer o un project manager per tenere traccia di tali progetti o completarli del tutto.

Assumere un fornitore di servizi di sviluppo e progettazione significa ottenere l'intero team di cui hai bisogno per il tempo che ti serve. E questo team è abituato a lavorare insieme, ha già il proprio processo ed è pronto per iniziare subito.

2. Intelligenza dei dati

Delle aziende intervistate, il 28% ha assunto un fornitore di servizi per il loro progetto di data intelligence più recente. Questi fornitori utilizzano i dati del tuo software di contabilità, analisi web e altre fonti per scoprire approfondimenti che aiutano le aziende a prendere decisioni migliori. I fornitori di servizi di data intelligence includono:

• Analisi dei dati

• Intelligenza aziendale

• Intelligenza artificiale

• Apprendimento automatico

L'outsourcing dell'intelligence dei dati ha senso per la maggior parte delle PMI, poiché spesso non dispongono del budget per assumere un data scientist a tempo pieno. Un dipendente interno così richiesto e prezioso può prelevare una grossa fetta dal budget del personale.

Quando esternalizzi questa funzione aziendale, ottieni l'accesso non solo a un data scientist, ma a un team di esperti con anni di esperienza a un prezzo inferiore.

3. Servizi cloud

Il cloud è il futuro della tecnologia e richiede competenze specialistiche. Il 21% dei professionisti delle PMI intervistati ha esternalizzato i servizi cloud per il contratto di servizio più recente. Questi servizi possono essere suddivisi in due grandi categorie:

• Consulenza cloud

• Iaas

I fornitori di consulenza cloud aiutano le aziende a migrare da una vecchia infrastruttura basata su hardware a una moderna infrastruttura di cloud computing. I fornitori di Infrastructure-as-a-Service (IaaS) forniscono e gestiscono servizi cloud per conto dei propri clienti.

Le PMI possono essere in grado di gestire questo lavoro internamente, ma a causa delle competenze specialistiche richieste anche i membri del team tecnico possono richiedere una formazione dedicata.

4. Finanza

Nel nostro sondaggio, l'11% degli intervistati ha esternalizzato più di recente una funzione finanziaria, tra cui:

• Contabilità

• Libro paga

Sebbene il denaro sia la linfa vitale di tutte le aziende, per la maggior parte non è la competenza principale. Ottenere i libri giusti non è qualcosa che vuoi lasciare al caso.

L'esternalizzazione di tutte le attività contabili o anche solo delle buste paga a una società di contabilità offre a molti leader di PMI la certezza che le proprie finanze siano gestite da professionisti che riducono il rischio potenziale di sanzioni o controlli.

Assumere un contabile interno è un'opzione ma può costare di più e non sempre comporta i vantaggi di avere un team di esperti finanziari con conoscenze specialistiche in buste paga, tasse e business intelligence che forniscono servizi pertinenti e necessari.

5. Marketing e pubblicità

Infine, l'8% dei professionisti delle PMI intervistati ha recentemente esternalizzato funzioni di marketing o pubblicità, come ad esempio:

• Pubblicità

• Marchio

• Marketing digitale

• Digitale a servizio completo

• SEO

• Social media marketing

• Analisi di mercato

Il marketing e la pubblicità sono cambiati radicalmente con ogni nuovo canale di marketing digitale che si apre. Chi sapeva che avremmo creato e condiviso i nostri video nei primi giorni di Internet?

Ciò significa che, per creare un team interno, è necessaria un'ampia gamma di competenze che possono comportare l'assunzione di più persone di quanto si pensasse.

L'esternalizzazione di questa funzione aziendale a una terza parte offre invece alle PMI un team di marketing completo per una frazione del costo e del tempo necessari per creare un team completo da soli.

3 domande per aiutarti a decidere tra assunzione e outsourcing

Ecco tre cose da considerare quando decidi se assumere personale o esternalizzare a un fornitore di servizi.

1. Che tipo di supporto stai cercando?

Il motivo generale per cui stai prendendo in considerazione l'outsourcing o l'assunzione è che hai un lavoro che il tuo attuale team non è in grado di gestire. Ma è perché il tuo team non ha le capacità per svolgere il lavoro o semplicemente manca la larghezza di banda? Queste risposte dovrebbero informare la tua decisione.

Nel nostro sondaggio, il 44% dei professionisti delle PMI si è affidato all'outsourcing perché non disponeva della larghezza di banda ma aveva l'esperienza. Questo è spesso il caso nei settori della tecnologia e della contabilità.

La contabilità è stagionale, con una forte spinta di lavoro significativo svolto durante la stagione fiscale. Le società di contabilità possono aumentare il proprio personale esternalizzando per gestire un carico di lavoro maggiore.

Nella tecnologia, la maggior parte del lavoro per un nuovo progetto avviene all'inizio mentre viene sviluppato, ma una volta che il progetto è attivo, il carico di lavoro diminuisce in modo significativo.

Un altro 31% delle PMI intervistate si è affidato all'outsourcing perché non disponeva di esperti nel proprio team ma disponeva della larghezza di banda. Quasi tutte le aziende hanno bisogno di una presenza online, alcune hanno bisogno di app mobili per fornire la migliore esperienza utente ai propri clienti e la maggior parte ha bisogno di pubblicità e marketing. Ma per molte aziende, nessuna delle competenze associate a queste esigenze o attività è direttamente correlata ai valori fondamentali o alle capacità di personale.

Se un'azienda si concentra sulla vendita di mobili online, dipende da molta tecnologia ma, in sostanza, riguarda i mobili. I dipendenti di quell'azienda potrebbero non conoscere l'HTML da JavaScript e l'outsourcing può colmare questa lacuna di conoscenza con persone qualificate. Molte PMI non hanno il budget o il carico di lavoro per i team di sviluppo, analisi aziendale, contabilità o marketing a tempo pieno, rendendo l'outsourcing l'opzione migliore.

2. Qual è il tuo budget?

Un'altra cosa importante da considerare quando si decide se esternalizzare o assumere è il budget. La maggior parte dei fornitori di servizi di terze parti ha più modelli di prezzi e livelli a seconda dei servizi di cui hai bisogno.

Nel nostro sondaggio, la spesa media di un contratto di servizio è stata di $ 73.821 e solo il 21% ha speso $ 100.000 o più.

Il prezzo da pagare dipende dal tipo di fornitore di servizi che stai assumendo. Ecco alcuni modelli di prezzi tipici per vari tipi di provider:

• Sviluppo, progettazione e servizi cloud

  • Tariffa forfettaria per l'intero progetto

  • Tariffa oraria che tiene conto di ogni ora lavorata

  • Modello di abbonamento mensile, solitamente per manutenzione o altre attività regolari ben definite

• Business intelligence, machine learning e altri tipi di data intelligence

  • Tariffa forfettaria per progetto o tariffa oraria per un singolo progetto con un endpoint

  • Modello di abbonamento mensile per rapporti e supporto regolari

• Pubblicità e Marketing

  • Tariffa forfettaria per progetto o tariffa oraria

  • Prezzi basati sulle prestazioni, che tengono conto delle prestazioni dell'agenzia

• Libro paga

  • Prezzi basati sul tipo di servizi di cui hai bisogno (deposito diretto, tracciamento PTO, assistenza fiscale), quanti dipendenti hai e la frequenza del tuo periodo di paga

• Contabilità

  • Modello di abbonamento mensile per assistenza quotidiana, come la contabilità

  • Costi aggiuntivi per servizi extra come consulenza, reportistica o previsione

3. Qual è la sequenza temporale desiderata?

La prossima cosa da considerare è quanto tempo vuoi che impieghi la tua nuova iniziativa. Trovare il fornitore di servizi giusto o i nuovi dipendenti giusti può richiedere tempo.

Per quanto tempo hai bisogno di supporto per il tuo progetto/funzione?

Quasi i due terzi degli incarichi di servizio sono contratti per un anno o meno e il 39% delle PMI aveva un contratto di sei mesi o meno. La durata del contratto dipende dalla complessità del nuovo progetto e dalla necessità di supporto a lungo termine.

Ad esempio, se esternalizzi il libro paga, la contabilità o la tua infrastruttura cloud, hai bisogno di contratti a lungo termine perché questi fornitori supportano le funzioni aziendali in corso. D'altra parte, il lavoro necessario allo sviluppo di una nuova app mobile o al lancio di una campagna pubblicitaria può richiedere solo mesi. Ma potresti aver bisogno di supporto tecnico a lungo termine per la nuova app. Una volta terminato lo sviluppo, puoi decidere se esternalizzare o assumere tale supporto.

Quanto velocemente hai bisogno di lavorare sul tuo progetto/funzione?

Ci vuole del tempo per trovare il giusto fornitore di servizi e firmare un contratto. La quantità media di tempo che le PMI hanno dedicato alla ricerca e alla scelta di un fornitore di servizi nel nostro sondaggio è stata di 3,7 mesi. Solo il 14% ha impiegato meno di un mese e il 16% ha impiegato sei mesi o più.

È solo dopo la firma del contratto che il lavoro può iniziare, quindi assicurati di tenerne conto nella tua sequenza temporale.

Se stai cercando di assumere personale interno, anche questo richiede tempo. Devi creare una descrizione del lavoro competitiva per assicurarti di trovare e mantenere un alto rendimento. Se il tuo dipartimento delle risorse umane non è pronto ad assumere, potresti aver bisogno di un software di reclutamento per semplificare il processo.

Anche i nuovi assunti devono essere inseriti e formati prima di poter iniziare a lavorare sul tuo nuovo progetto.

Allevia i problemi di carenza di personale e fai crescere la tua attività con l'outsourcing

Per molte PMI, l'outsourcing è un'ottima opzione per mantenere tutto senza intoppi durante la loro crescita. Le nuove iniziative spesso richiedono competenze che il tuo team non ha e un fornitore di servizi professionali che ha già lavorato con centinaia di clienti con esigenze simili alle tue può partire con successo per il tuo nuovo progetto.

Anche se prevedi di assumere dipendenti interni in un secondo momento, l'outsourcing può essere una soluzione temporanea per avviare una nuova iniziativa nella giusta direzione con la guida di professionisti esperti.