VoIP conforme a HIPAA: perché è essenziale proteggere la privacy dei pazienti

Nel settore sanitario ad alto rischio, dove i dati dei pazienti sono più preziosi delle informazioni sulle carte di credito, salvaguardare la propria azienda dalle minacce informatiche non è solo saggio; è un must.

Mentre le organizzazioni sanitarie passano alle comunicazioni basate su cloud come VoIP (Voice over Internet Protocol), la comprensione e l'implementazione dei dettagli più fini della conformità HIPAA non sono negoziabili.

Siamo qui per guidarti attraverso gli aspetti chiave dei servizi VoIP conformi a HIPAA, aiutandoti a mantenere i più elevati standard di privacy, evitare sanzioni elevate e creare fiducia con i tuoi pazienti e fornitori attraverso una maggiore sicurezza dei dati.

Che cos'è l'HIPAA e chi deve rispettarlo?

Promulgato dal Congresso degli Stati Uniti nel 1996, l'HIPAA è la legge sulla portabilità e responsabilità dell'assicurazione sanitaria. Sostiene la riservatezza e la sicurezza dell'assistenza sanitaria privata e delle informazioni sui pazienti in tutte le sue forme, soprattutto in formato elettronico.

È qui che i servizi VoIP predisposti per HIPAA diventano rilevanti.

Tutta la tecnologia VoIP utilizzata nel settore sanitario deve essere conforme agli standard HIPAA, garantendo che le informazioni sui pazienti condivise su queste piattaforme rimangano sicure e riservate.

Ma chi deve conformarsi? Qualsiasi organizzazione che gestisce informazioni sanitarie elettroniche protette (ePHI o PHI). Ciò include gli operatori sanitari, i centri di compensazione, i piani sanitari e tutte le attività associate.

Ancora più importante, la conformità HIPAA non è facoltativa.

È un requisito legale ed è applicato principalmente dall'Ufficio per i diritti civili (OCR) del Dipartimento della salute e dei servizi umani degli Stati Uniti.

Aderendo agli standard HIPAA, gli operatori sanitari sostengono l'integrità del settore sanitario e salvaguardano le informazioni dei pazienti che possono essere facilmente utilizzate per commettere crimini come il furto di identità.

Tipi di comunicazioni coperte

La conformità HIPAA copre un ampio spettro di comunicazioni. Di seguito vengono suggeriti approcci per i canali di comunicazione sanitaria più diffusi.

• Telefonate: l'HIPAA impone che tutte le telefonate, in particolare le conversazioni VoIP, siano sicure e riservate quando si parla di PHI. Implementa la crittografia nel tuo sistema telefonico VoIP per impedire l'accesso non autorizzato.
• Messaggi di testo SMS: i messaggi di testo contenenti PHI devono essere crittografati e inviati su una rete protetta. Il mittente deve inoltre assicurarsi che il destinatario sia autorizzato a ricevere tali informazioni.
• Fax: il fax su VoIP implica la trasmissione e la ricezione di fax tramite una rete IP, anziché utilizzare il tradizionale servizio telefonico pubblico. La conformità HIPAA per i fax elettronici deve essere crittografata, archiviata in modo sicuro e non accessibile a persone non autorizzate.
• Comunicazione del team: include la comunicazione interna come e-mail, messaggistica istantanea e altri strumenti di collaborazione digitale. La normativa HIPAA richiede che questi strumenti siano sicuri e che le PHI siano accessibili solo al personale autorizzato. Dovrebbero essere eseguiti audit per tenere traccia dei controlli di accesso e della condivisione delle PHI all'interno dei team. Anche i registri di controllo dovrebbero essere conservati in archivio.
• Videoconferenze: man mano che la telemedicina cresce in popolarità, HIPAA si aspetta che gli strumenti di videoconferenza seguano determinate condizioni di sicurezza, tra cui la crittografia end-to-end e l'autenticazione sicura degli utenti, e che qualsiasi PHI discusso non venga intercettato o accessibile da parti non autorizzate.
• Messaggi di posta vocale: HIPAA si estende anche ai messaggi di posta vocale. I sistemi di posta vocale devono essere sicuri e l'accesso deve essere controllato e limitato solo al personale autorizzato. Anche le PHI trasmesse tramite posta vocale devono essere crittografate.

Rischi di non conformità

Le conseguenze aziendali della non conformità vanno oltre le sanzioni, causando potenzialmente danni a lungo termine alla reputazione. Una violazione della privacy del paziente può provocare una crisi di pubbliche relazioni e azioni legali che possono avere un grave impatto sulla situazione finanziaria dell’azienda.

Gli esempi più comuni di violazioni HIPAA includono la mancanza di crittografia, attacchi hacker, accesso non autorizzato, perdita o furto di un dispositivo aziendale, smaltimento di PHI e accesso a PHI da una posizione non protetta.

Prendi sul serio la conformità HIPAA per evitare le seguenti sanzioni.

Multe: le violazioni HIPAA sono classificate in base al livello, con multe che partono da 137 dollari e arrivano fino a 2 milioni di dollari.

Le violazioni di livello 1 vanno da $ 100 a $ 50.000, fino a un massimo di $ 25.000 all'anno.

Il livello più severo delle sanzioni HIPAA parte da 50.000 dollari per violazione, fino a un massimo di circa 2,1 milioni di dollari all'anno, con multe che cambiano ogni anno per tenere conto degli adeguamenti del costo della vita.

I casi recenti di violazioni HIPAA e relative multe possono essere trovati qui .

Le sanzioni civili HIPAA vengono emesse nei confronti di individui che non hanno commesso la violazione con intenti dolosi. Nel caso in cui la violazione sia stata commessa con intento criminale, vengono comminate sanzioni penali nei confronti di singoli individui.

Esperienza del cliente scadente

I pazienti che ritengono che le loro informazioni sanitarie personali non vengano gestite in modo sicuro o confidenziale hanno difficoltà a fidarsi dei propri operatori sanitari. Ciò può influire sui tassi di fidelizzazione dei pazienti e diminuire la loro disponibilità a condividere le informazioni necessarie per un trattamento efficace.

Reputazione del marchio danneggiata

Le violazioni dell'HIPAA si diffondono rapidamente e spesso provocano pubblicità negativa. La cattiva gestione dei dati dei pazienti può danneggiare rapidamente la tua reputazione di operatore sanitario affidabile e può influenzare negativamente la percezione del pubblico della tua attività in termini di affidabilità, affidabilità e integrità generale.

Cause legali e transazioni finanziarie

La non conformità all'HIPAA può portare ad azioni legali da parte dei pazienti o dei gruppi interessati. Le cause legali comportano spese legali costose e potenziali transazioni e sottraggono molto tempo e risorse alla tua attività sanitaria.

La maggior parte delle multe per violazione provengono dagli accordi transattivi. Inoltre, una battaglia legale pubblica non farà altro che offuscare ulteriormente la tua reputazione e credibilità nel settore sanitario.

Stare al passo con la conformità HIPAA

Implementa i seguenti passaggi per aiutare il tuo team a rimanere conforme all'HIPAA durante la comunicazione quotidiana nella tua azienda sanitaria.

Il rispetto di questi standard dimostra il vostro impegno nei confronti della privacy dei pazienti e crea una cultura di conformità e rispetto che si diffonde a tutti i livelli della vostra organizzazione.

Stipula un accordo di società in affari (BAA): implementa un BAA con tutti i fornitori che gestiscono le tue PHI. Questo accordo è un documento giuridicamente vincolante che garantisce la privacy e la sicurezza delle PHI, come richiesto dall'HIPAA.

Crittografa le tue comunicazioni: la crittografia è un componente non negoziabile della conformità HIPAA. Tutte le forme di comunicazione elettronica contenenti PHI, comprese e-mail, SMS e chiamate VoIP, devono essere crittografate per impedire l'accesso non autorizzato durante la trasmissione.

Utilizza strumenti di comunicazione aziendale approvati: la scelta di piattaforme e strumenti di comunicazione conformi all'HIPAA garantisce che i dati del paziente rimangano sicuri e privati ​​durante tutti i punti di trasmissione. Questi strumenti sono dotati di sicurezza integrata che soddisfa le linee guida HIPAA.

Mantieni registri delle chiamate accurati: conservare registri dettagliati di tutte le comunicazioni PHI è essenziale. L'HIPAA richiede di conservare un registro della comunicazione, insieme a dettagli contestuali quali data, ora e parti coinvolte.

Disattiva funzionalità non conformi: se la tua piattaforma di comunicazione include funzionalità non conformi a HIPAA, disattivale prima dell'uso. Fai attenzione alle funzionalità che non crittografano i messaggi o alle funzioni di registrazione delle chiamate che non soddisfano gli standard HIPAA.

Educa il tuo team: il fatto è che i dipendenti negligenti sono responsabili del 61% delle violazioni dei dati nel settore sanitario. Assicurati che i tuoi operatori sanitari rimangano aggiornati sugli standard HIPAA e sugli aggiornamenti annuali.

L’HIPAA introdurrà requisiti di sicurezza informatica più severi nel 2024. Questi cambiamenti mirano ad affrontare le crescenti minacce nel settore sanitario e a garantire la protezione delle informazioni dei pazienti.

Per prepararsi a questi cambiamenti, il tuo team dovrebbe iniziare rivedendo gli attuali protocolli di sicurezza informatica e privacy e identificando le aree che necessitano di rafforzamento.

Investire nella formazione e nell'istruzione aiuta il tuo team a comprendere l'importanza dell'HIPAA e a utilizzare correttamente gli strumenti di comunicazione.

Infine, dal momento che gli attacchi di phishing rappresentano il 45% di tutte le violazioni dei dati sanitari nel 2021, è essenziale formare il personale a riconoscere e segnalare adeguatamente questi incidenti.

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Data la natura sensibile delle comunicazioni sanitarie, è essenziale una soluzione solida, sicura e affidabile. I servizi VoIP conformi HIPAA di Nextiva si distinguono come soluzione scalabile per molti studi medici in tutto il Nord America.

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Guardando al futuro, l’integrazione della tecnologia nel settore sanitario non mostra segni di rallentamento.

Con le nuove tecnologie come l’intelligenza artificiale destinate a rimodellare ulteriormente l’assistenza sanitaria, la necessità di proteggere i dati dei pazienti su tutte le piattaforme, riconoscere i rischi di non conformità e stare attivamente al passo con strategie globali non è mai stata così importante.

I fornitori di servizi sanitari devono essere proattivi nel rispettare le normative attuali e prepararsi per i progressi e le sfide futuri nella protezione dei dati dei pazienti. È la chiave per mantenere la fiducia e sostenere gli standard più elevati nel settore sanitario.

Domande frequenti