Una guida rapida alla gestione dei team di progettazione Web e creazione Web remoti

Con più della metà del 2021 alle spalle, sei stato inondato da un flusso di contenuti relativi al mondo della forza lavoro remota e ibrida e, naturalmente, da un salutare infarto della frase "tempi senza precedenti".

Concentriamoci su un tipo di team che di conseguenza ha registrato uno dei maggiori incrementi nel proprio lavoro: il web design.

In questo blog, forniremo una guida rapida per la gestione di un team di web design remoto e come utilizzare gli strumenti di gestione dei progetti per affrontare alcune delle loro maggiori sfide.

Anche prima dello scoppio della pandemia del 2020, i siti Web erano richiesti, sia per le nuove attività che, al contrario, per rinnovare la strategia di marketing per le attività esistenti.
Un numero significativo di aziende è passato all'online nel 2020. GoDaddy, la principale piattaforma di web hosting, ha registrato un aumento del 48% dei nuovi abbonati paganti da febbraio ad aprile, con quasi il 17% della quota di mercato.

Questo ha segnato l'inizio di una tendenza in corso che sta facendo scalpore nella forza lavoro. Per stare al passo con la domanda di creazione e progettazione di siti Web e tutte le esigenze di marketing digitale, sta crescendo anche la necessità di web designer e team di supporto. Secondo il Bureau of Labor Statistics degli Stati Uniti, le prospettive di lavoro per sviluppatori web e designer digitali per i prossimi dieci anni sono dell'8%, molto più veloci della media.

Un team web o un team di progettazione e creazione web richiede un set di competenze impressionante e spesso molte risorse umane per collaborare in modo efficace e produrre risultati sorprendenti e intuitivi.

Tra i membri del team ci saranno esperti in tutto, dalla strategia e pianificazione, gestione dei progetti, design dell'interfaccia utente e design grafico, alla tecnologia web e alla produzione del sito.

Ciascuno di questi ruoli comporta stili di lavoro e flussi di lavoro specifici.

Ingranare e gestire tutti gli attori chiave mantenendo una comunicazione chiara e non perdendo di vista l'obiettivo non è un'impresa facilmente realizzabile. Ciò è particolarmente vero se ogni membro del team o sotto-team si affida a un metodo completamente unico per pianificare, completare, misurare e riportare il proprio lavoro. Aggiungi alcuni membri del team che lavorano internamente, da casa o liberi professionisti: hai abbastanza potenziale per il singhiozzo in anticipo.

È qui che entrano in gioco gli strumenti di gestione dei progetti. Quando lavori con team remoti, il software di gestione dei progetti online è il veicolo migliore per riunire tutti e i loro flussi di lavoro in un unico posto, riducendo al minimo o eliminando il tempo perso per problemi di comunicazione e attività manuali.

Anche dalla descrizione abbreviata di un team di web design remoto, è facile vedere la verità dietro il vecchio adagio: "Il diavolo è nei dettagli".

In questa guida rapida alla gestione dei team di web design remoti, il nostro obiettivo è fornirti un terreno stabile per aiutarti a valutare e comprendere le considerazioni uniche per i tuoi team. E, naturalmente, suggeriremo anche alcuni strumenti e funzionalità di prim'ordine che possono aiutarti a dare il via e mantenere il tuo successo.

Iniziamo.

Che tu sia un project manager esperto, un membro del team o forse uno specialista di acquisizione di talenti che crea un team di web design remoto, è importante avere una visione e una comprensione chiare di chi e con cosa stai lavorando. Inizia ponendoti queste domande che possono aiutarti a delineare la tua strategia:

• Quanta esperienza porta ogni membro del team sul tavolo? Lavori principalmente con professionisti junior, di medio livello o senior?
  
  
• Quanti punti di contatto prevedi di avere con gli altri team dell'organizzazione? I copywriter saranno in contatto diretto con i web designer? Quali percorsi di comunicazione e approvazione esistono prima di aggiungerli a una pagina web?

• Quali strumenti sono essenziali per il successo del tuo team di web design? Questo tipo di domanda può aiutarti a decidere o restringere il tuo stack tecnologico esistente.

• Quali sono le responsabilità, il programma e la capacità lavorativa di ciascun membro del team? Queste tre aree possono essere fortemente influenzate dal lavoro a distanza ed è fondamentale che queste informazioni possano essere comprese da tutti i membri del team e persino accessibili a colpo d'occhio.

Ci sono sicuramente altre domande che puoi porre e valutare. Tuttavia, questi possono creare un framework per lo sviluppo di flussi di lavoro efficaci e determinare il miglior strumento di gestione del progetto per il tuo team di web design, che tratteremo più dettagliatamente nella prossima sezione.

Una delle funzioni più importanti del design è la risoluzione dei problemi per gli utenti in modi creativi: questo può essere molto impegnativo nel caso di team di progettazione remoti. Riunioni e sincronizzazioni rappresentano un'opportunità per stimolare l'immaginazione dei compagni di squadra e sviluppare sistemi essenziali per il successo.

Come si può ottenere questo risultato senza sale riunioni, lavagne bianche e la comodità di incontrarsi faccia a faccia? Ecco alcune cose da tenere a mente:

• Includi le persone giuste, non tutte le persone . Se il tuo team o la tua organizzazione è entrato in un ambiente di lavoro remoto o ibrido, il numero di ore dedicate alle riunioni è sicuramente aumentato per tutti. Sii strategico e attento a chi deve partecipare a una riunione reale rispetto a chi puoi condividere gli aggiornamenti contestuali sulla tua piattaforma di flusso di lavoro dedicata.

• Avere sempre un'agenda chiara, anche per le sessioni di brainstorming . Il tempo è ancora più essenziale con la dura realtà della "fatica da Zoom". In qualità di organizzatore della riunione, assicurati di includere un breve ordine del giorno con l'invito alla riunione e rispettalo durante la riunione. Ti aiuterà a "mettere uno spillo" rapidamente nelle idee che emergono durante la riunione ma che dovrebbero essere affrontate in un altro momento.

• Risparmia le videochiamate per le cose più importanti . Prima di pianificare un'altra riunione di aggiornamento dello stato, considera se potresti comunicarla meglio su un'altra piattaforma, come una chat o un thread di aggiornamenti dove tutti possono vederla. Usa le riunioni per cose più complesse, come spiegare un nuovo processo o risolvere problemi.

• Considera la durata e la frequenza delle tue riunioni in piedi . Anche se le riunioni giornaliere in piedi potrebbero essere la norma o tradizionali, pensa a cosa è meglio per la tua squadra. Ad esempio, Caitlin Wagner, Senior Design Manager presso InVision, ha affermato che il suo team ha deciso di dare una scossa alle cose, "...Invece il team ha stabilito una cadenza di standup di 30 minuti lunedì/mercoledì, critiche di progettazione di un'ora martedì/giovedì, e una “mezz'ora felice” il venerdì per parlare di argomenti decisamente non lavorativi”.

Il lavoro a distanza può mettere in luce i problemi sul posto di lavoro o servire come un'opportunità per rafforzare o sviluppare una cultura aziendale esistente. In qualità di responsabile della progettazione da remoto, hai l'opportunità di esserne un'estensione mentre gestisci il tuo team. Alcuni modi per promuovere una cultura positiva del lavoro a distanza sono:

• Ospita workshop e hackathon . È importante programmare il tempo per sessioni al di fuori del lavoro di routine per aiutare il tuo team a rispolverare nuove competenze, risolvere problemi o anche solo dedicare tempo a un progetto o iniziativa che è rimasto nel dimenticatoio per un po'. Per renderli più coinvolgenti, potresti invitare un docente ospite o chiedere a uno dei membri del team di pianificare le sessioni. Queste attività rifletteranno anche l'interesse della tua organizzazione per lo sviluppo professionale e personale dei suoi dipendenti.

• Realizza un onboarding virtuale di prim'ordine . Entrare a far parte di un nuovo team da remoto a volte può far sentire i nuovi assunti a disagio, fuori dal giro o sopraffatti. Ecco sei best practice per un eccellente onboarding virtuale:
  • Inizia l'esperienza di onboarding prima del Day 1 . È essenziale che i nuovi assunti si sentano i benvenuti prima che "accedano" per la prima volta. Prendi in considerazione l'invio di un pacchetto di benvenuto con materiali come manuali aziendali, una prima occhiata al loro piano di onboarding e swag aziendale.
  • Avere un programma di onboarding preparato e una guida alle risorse . Rendi la prima settimana o due dei nuovi assunti il ​​più agevole possibile con un piano che definisca tutto per loro, chi incontreranno, informazioni importanti e risorse con cui dovrebbero iniziare a familiarizzare. Su monday.com, ogni nuovo assunto ha una speciale bacheca di onboarding con questo tipo di materiali.

• • Assegna un "amico". L'assegnazione di un collega utile che non è un manager diretto realizza due cose contemporaneamente: il nuovo assunto riceve aiuto con le entrate e le uscite relative al lavoro e altro e stabilisce subito una connessione con il proprio team. monday.com ha anche designato amici per tutti i nuovi assunti.

• • Incorporali subito con un semplice compito. Uno dei principali fattori di stress che possono avere i nuovi assunti è la sensazione di non sapere su cosa lavorare oltre ai materiali di lettura e alle riunioni introduttive. Oltre alle pratiche burocratiche delle risorse umane o alle attività di configurazione dell'IT, assegna loro un compito semplice che contribuisca all'obiettivo del team in modo che si sentano coinvolti e creino fiducia.

• • Ospita sessioni di formazione virtuali. Mentre le guide scritte e visive come mazzi e manuali hanno il loro posto, assicurati di includere alcune sessioni di formazione dal vivo e registrate per i tuoi nuovi assunti, specialmente quando si tratta di utilizzare strumenti e software specifici.

Lavorare in remoto può rappresentare una sfida per la leadership quando si tratta di navigare in rapporti di lavoro che non sono più faccia a faccia. Le interruzioni della comunicazione e le discrepanze nella pianificazione del lavoro possono causare veri grattacapi. Ecco alcune raccomandazioni:

• Mantieni aperta la comunicazione. Fai sapere ai tuoi compagni di squadra o ai rapporti che sei disponibile per dubbi e indicazioni, stabilendo anche aspettative su ciò che puoi offrire e quando i tempi e i metodi appropriati sono per questo. Ad esempio, le preoccupazioni sullo sviluppo professionale durante il lavoro a distanza non dovrebbero essere una chat Slack.

• Aumentare il riconoscimento dei dipendenti. Con meno o zero tempo in ufficio e preoccupazioni per il sovraccarico della posta elettronica, riconoscere i dipendenti potrebbe essere qualcosa che viene messo da parte per alcuni team remoti. Ti invitiamo a trovare modi creativi per avvicinarti a questo, che si tratti di dedicare un canale Slack a celebrazioni e riconoscimenti o creare una newsletter. Far sapere ai dipendenti che sono apprezzati fa molto.

• Sii un campione per l'equilibrio tra lavoro e vita privata. Assicurati di far sapere che l'equilibrio tra lavoro e vita privata del tuo team è compreso e costituisce una priorità. Puoi dare l'esempio quando si tratta di creare il tuo programma ed essere flessibile rispetto a quelli degli altri.

• Evita la microgestione. Gestire bene da remoto richiede una pianificazione ponderata e fiducia. Per avere un quadro più chiaro di ciò su cui sta lavorando il tuo team a colpo d'occhio pur essendo in grado di lasciare commenti e domande, puoi utilizzare un modello come questo da monday.com.

Potremmo lasciare l'essere una tripla minaccia per le star di Hollywood, ma pensiamo che sia meglio farlo da team intelligenti di web design e creazione remoti. Per avviare rapidamente nuovi progetti, ottenere il massimo dal lavoro esistente del tuo team e garantire coerenza e qualità, ti consigliamo di utilizzare un sistema operativo Work.

È praticamente ovvio che i web designer e i creatori raramente lavorano completamente da soli, con tutta la ricerca e lo sviluppo che vanno in un progetto. Un sistema operativo Work democratizza la potenza del software in modo che le organizzazioni possano facilmente creare applicazioni e strumenti di gestione del lavoro che soddisfino le loro esigenze invece di essere vincolate dai limiti dei tradizionali strumenti di gestione dei progetti. Ecco solo alcune funzionalità del sistema operativo monday.com Work che sono perfette per i team di web design remoti:

• Aggiornamenti in tempo reale sullo stato e sulla sequenza temporale: i piani di progetto di progetti di design complessi includeranno spesso altre fonti professionali come sviluppatori o product manager. monday.com offre ai team la possibilità di aggiornare le parti interessate o i clienti rilevanti con lo stato di ogni attività e la posizione del progetto per contribuire a realizzare gli obiettivi del progetto.

• Canali separati per ogni iterazione o progetto: con i membri del tuo team di web design che lavorano su diverse parti di un progetto da posizioni o dispositivi diversi, è fondamentale separare un progetto in canali, per argomento, date di iterazione o entro quali attività devono essere completate . Avendo queste informazioni e pianificando in un'unica sequenza temporale o calendario a cui tutti possono accedere, c'è meno spazio per errori e meno tempo sprecato. Detto questo, puoi gestire le risorse condivise con qualcosa come questo modello di gestione delle risorse digitali.
  

• Comunicazione in tempo reale e contestuale: qualsiasi processo di web design sarà modellato condividendo idee, pensieri e riflessioni con gli altri. Che si tratti di un cliente o di un membro del tuo team, hai bisogno di un modo più organizzato per condividere referenze e idee in modo da poter ottenere feedback.

Sulla piattaforma monday.com, tu e chiunque abbia accesso alla tua bacheca del progetto potete aggiungere foto, video, effetti sonori, GIF e qualsiasi altra fonte di ispirazione che vi viene in mente, direttamente sull'attività su cui state lavorando. monday.com si integra anche con i tuoi strumenti esistenti per tenere tutto insieme. Il modello Pianificazione creativa con Adobe Creative Cloud è uno dei preferiti del team di progettazione perché puoi allineare i tuoi strumenti di progettazione e il processo di lavoro sincronizzando Adobe CC con le tue bacheche mentre delinea i progetti, monitora i progressi e carica i tuoi file o risorse senza problemi in modo che siano sempre accessibili .

• Piattaforme di comunicazione remota: mentre la condivisione del tuo lavoro online è arrivata piuttosto lontano, ci sono sicuramente alcune riunioni e conversazioni che funzionano meglio di persona o, nel caso di un team remoto, durante una videochiamata.

Le scelte popolari includono Zoom, Google Hangouts e altro, con cui monday.com offre integrazioni. Qualunque sia la tua scelta, rendila standard per tutti i membri del team e assicurati di sincronizzarla con i calendari del tuo team.

Costruire e gestire un team e progetti di web design di successo è un processo che implica lungimiranza, azioni proattive e gli strumenti giusti per riunire tutti e tutto.

Facendo il punto sui tuoi obiettivi e priorità esistenti e futuri, puoi quindi prendere le decisioni più informate quando scegli i tuoi strumenti di gestione del progetto più essenziali, vale a dire una piattaforma per la creazione di siti Web e qualcosa come un sistema operativo Work.