E-mail marketing GDPR: tutto ciò che devi sapere

Nel 2018, i responsabili politici europei hanno adottato una legge radicale sulla privacy dei dati chiamata Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) . Vale a dire, il GDPR mira a proteggere i cittadini europei regolando il modo in cui le aziende gestiscono i dati online dei loro utenti.

Il GDPR è strettamente connesso all'email marketing. Questa forma di marketing, infatti, dipende dalla raccolta di dati personali. Comprendendo cosa copre il GDPR e seguendo alcune semplici strategie, puoi garantire più facilmente la conformità ed evitare sanzioni.

Quindi, in questa guida del blog, ti mostreremo tutto ciò che devi sapere sull'email marketing GDPR . Muoviamoci!

Innanzitutto, cos'è il GDPR?

Come accennato in precedenza, il GDPR è un nuovo insieme di leggi nell'UE (Unione Europea), che protegge la privacy digitale degli utenti e regola vari tipi di consenso online . Il regolamento non è ancora in circolazione da molto tempo: in realtà è entrato in vigore a maggio 2018.

L'obiettivo principale del GDPR è offrire ai cittadini dell'UE un maggiore controllo su come le loro informazioni private vengono raccolte, archiviate e utilizzate online. Assegna nuove responsabilità ai siti Web che raccolgono dati su visitatori e clienti, come ottenere il consenso informato e consentire agli utenti di eliminare i propri dati se richiesto.

La cosa più importante da comprendere è che il GDPR si applica a qualsiasi sito Web che raccolga dati di cittadini dell'UE, indipendentemente da dove si trovi il proprietario del sito Web o l'azienda. Ciò significa che anche se la tua attività non si trova in Europa, il GDPR quasi sicuramente ti riguarderà.

In che modo il GDPR influenzerà l'email marketing?

In qualità di e-mail marketing, l'email marketing ai sensi del GDPR significa essenzialmente che è necessario raccogliere il consenso liberamente dato, specifico, informato e inequivocabile (articolo 32). Per ottenere la conformità, è necessario adottare le seguenti nuove pratiche:

1. Regole di autorizzazione per l'attivazione di nuovi clienti
2. Sistemi di archiviazione delle prove di consenso
3. Un metodo attraverso il quale i clienti possono richiedere la rimozione dei propri dati personali.

Come affermato sul sito Web ufficiale del GDPR, i dati personali possono essere qualsiasi cosa, da un nome o una foto a un indirizzo IP personale o dati medici sensibili. Pertanto, quando prendiamo in considerazione l'enorme numero di e-mail personalizzate che i marketer inviano ogni giorno, diventa ovvio il motivo per cui il GDPR ha un effetto così forte sull'email marketing.

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E se non rispetti il ​​GDPR?

Il mancato rispetto di questo regolamento comporta un'enorme sanzione pecuniaria. Le aziende potrebbero incorrere in sanzioni fino a 20 milioni di euro (20 milioni di euro) o il 4% del loro fatturato annuo totale mondiale dell'anno finanziario precedente, a seconda di quale sia maggiore.

Come puoi trarre vantaggio dalla conformità al GDPR?

Essendo conforme al GDPR, puoi beneficiare di:

• E-mail marketing pulito . Rispettando il GDPR, contatterai solo le persone che vogliono davvero entrare in contatto con te. I tuoi tassi di coinvolgimento della posta elettronica aumenteranno e ti ritroverai con conversioni migliori.

• Buona volontà da parte dei clienti . In realtà, a causa della trasparenza del tuo approccio all'email marketing, i clienti tenderanno a restare con te, mentre un senso di fiducia può essere costruito tra il tuo marchio e i clienti.

• Aumento delle entrate . Con conversioni più elevate e prestazioni e-mail migliorate, sei in grado di migliorare il ROI dell'e-mail marketing. E infine costruire un'immagine di marca più forte.

7 strategie per rendere le tue email e newsletter conformi al GDPR

In questa parte, tratteremo alcuni modi pratici per garantire che tutto ciò che riguarda le tue attività di email marketing possa seguire le linee guida del GDPR.

1. Pubblica la tua politica sulla privacy

Le aziende impegnate nell'email marketing pubblicano una politica sulla privacy chiaramente dichiarata, che identifica i dati raccolti e rivela come verranno utilizzati tali dati.

La tua politica sulla privacy deve essere accessibile sul tuo sito, ma quando gestisci una newsletter via email, dovresti rendere la tua politica disponibile agli abbonati potenziali ed esistenti. Gli utenti che hanno già aderito dovrebbero vedere un collegamento alla tua politica sulla privacy da qualche parte chiaramente visibile nella newsletter. Quando agli utenti viene presentato il tuo modulo di adesione, dovrebbero vedere un collegamento alla tua politica sul modulo.

Rendere accessibile la tua politica sulla privacy fa parte della pratica della trasparenza nella raccolta dei dati e questo è un elemento chiave della conformità al GDPR.

2. Ottieni correttamente i moduli di attivazione

Il processo di ottenimento del consenso dagli utenti deve essere semplice con una chiara azione di "opt-in".

Un tentativo di far sì che il tuo modulo accetti automaticamente gli utenti è contro le regole. Ad esempio, se una casella di controllo sul modulo indica che una persona sta prestando il consenso, non è possibile preselezionare tale casella di controllo, poiché la selezione predefinita è "Sì, do il consenso". deve essere invece l'utente ad agire per dare il consenso.

Inoltre, la dichiarazione di consenso deve essere chiara, specifica e granulare ; vale a dire, è necessario fornire un'autorizzazione separata per ogni utilizzo pianificato dei dati raccolti, anche quando si ottiene il riconoscimento della propria Informativa sulla privacy o dei Termini e condizioni.

Se unisci una richiesta per un'autorizzazione a quella di un'altra, è considerata ingannevole e viola il GDPR. È meglio utilizzare più caselle di controllo secondo necessità.

Un'altra cosa che devi decidere quando acquisisci il consenso è se utilizzare un opt-in singolo o doppio . Il meccanismo di attivazione singola per la gestione degli abbonamenti e-mail si riferisce a un modulo che visualizza i dettagli del consenso, un luogo in cui inserire un indirizzo e-mail insieme a un pulsante di invio. Il single opt-in è conforme al GDPR, ma in realtà molte aziende scelgono di utilizzare un double opt-in.

Un double opt-in inizia con lo stesso tipo di modulo che si trova nel metodo single opt-in. Tuttavia, dopo l'iscrizione, l'utente riceverà un'e-mail dal tuo sistema, che richiede loro di fare clic su un collegamento come atto finale necessario per concedere l'autorizzazione. Un double opt-in ti aiuta a garantire la conformità al GDPR, poiché creerà un record più completo di prova che l'utente ha concesso l'autorizzazione.

3. Conserva le registrazioni del consenso

Il GDPR richiede la memorizzazione di una registrazione del consenso dell'utente, tra cui:

• L'identità dell'utente che ha fornito il consenso
• La data del consenso
• Una dichiarazione dettagliata su ciò a cui l'utente ha acconsentito
• Una descrizione completa di ciò che è stato detto all'utente al momento del consenso

Inoltre, i record di consenso archiviati devono includere informazioni sui metodi utilizzati per ottenere il consenso, se un utente che ha concesso l'autorizzazione in seguito lo ha ritirato, nonché una dichiarazione sulle condizioni legali applicabili quando ha fornito il consenso.

Se non memorizzi questi record, il consenso che ottieni dai tuoi utenti sarà considerato non valido.

4. Rispettare le linee guida sui contenuti

Le regole stabilite dal regolamento sono, in parte, intese a garantire che il contenuto della tua e-mail sia onesto e non inteso a fuorviare gli utenti. A tal fine, ci sono requisiti relativi al contenuto della tua newsletter.

La tua newsletter via email deve:

• Identifica il mittente
• Specifica l'indirizzo fisico della tua azienda
• Sii diretto nell'indicare la natura del tuo messaggio, rivelando lo scopo della tua comunicazione e indicando se si tratta di contenuto promozionale
• Includi un link di annullamento dell'iscrizione chiaramente visibile
• Escludi dichiarazioni false o ingannevoli nel contenuto della tua newsletter

Un altro aspetto essenziale delle linee guida sui contenuti del GDPR è che la tua newsletter deve contenere solo il tipo di contenuto per il quale l'utente ha dato il consenso . Ad esempio, se hai richiesto e ricevuto l'autorizzazione per inviare agli utenti e-mail sui tuoi nuovi prodotti/servizi, ma hai inviato loro un'e-mail promozionale con offerte da una terza parte, si tratterebbe di una violazione.

Se desideri inviare più tipi di contenuto e-mail, dovrai ottenere il consenso specifico per ogni uso previsto. Ciò non significa gestire una serie di vari moduli di attivazione: puoi semplicemente aggiungere più caselle di controllo a un modulo, etichettando le caselle di controllo per informare i tuoi utenti dell'intento dietro ogni tipo di contenuto.

Se rispetti queste linee guida, puoi fornire più valore con la tua newsletter via e-mail e evitare le violazioni del GDPR.

5. Non fare affidamento su una terza parte per la conformità

Anche se il tuo email marketing è gestito da un servizio di email marketing di terze parti, sei comunque il proprietario dei dati. In quanto tale, la responsabilità della conformità legale per la gestione dei dati dell'utente è su di te.

Nel caso in cui la gestione del tuo email marketing venga affidata a una terza parte, che si tratti di un'applicazione o di un servizio commerciale, la terza parte avrà anche obblighi legali, in particolare, per assicurarsi che tutti i suoi clienti soddisfino gli standard normativi. Ma non saranno soli sul sedile caldo se verranno scoperte violazioni del GDPR.

La maggior parte delle piattaforme di gestione dell'email marketing richiede che i propri utenti abbiano pubblicato una politica sulla privacy completa. Questo è il massimo per facilitare l'adesione alle regole del GDPR.

Per questo motivo, è fondamentale notare che, se utilizzi una terza parte per gestire le tue attività di email marketing, la tua azienda, in quanto proprietaria dei dati raccolti, è l'entità che è la principale responsabile del rispetto delle linee guida del GDPR.

6. Semplifica l'annullamento dell'iscrizione

È necessario semplificare la revoca dell'autorizzazione da parte degli utenti. Dovrai fornire un link di annullamento dell'iscrizione nella tua e-mail e deve essere visibile e facilmente accessibile.

Quando un utente revoca il proprio consenso, avrai 30 giorni di tempo per onorare tale richiesta. Se continuano a ricevere una newsletter dopo aver annullato l'iscrizione, non importa se sono trascorsi 30 giorni o 1 giorno: quell'utente non sarà contento.

Se agisci bene su ogni richiesta di opt-out non appena viene presentata, puoi effettivamente evitare di alienare gli utenti, mantenere un sano rapporto con loro e dimostrare che li rispetti sempre.

7. Limitare i dati personali raccolti

Gli e-mail marketer possono essere colpevoli di raccogliere più informazioni da un individuo di quelle di cui hanno bisogno. Il GDPR incoraggia un livello di consapevolezza che promuove una cultura in cui i marcatori di posta elettronica raccolgono solo informazioni pertinenti alle loro esigenze.

Detto questo, le aziende dovrebbero prendere l'abitudine di cancellare tutti i dati personali superflui dai propri sistemi CRM (Customer Relationship Management) per concentrarsi su dati aggregati non identificati per produrre campagne di email marketing generiche, e quindi ridurre i rischi di sfruttamento di multe o perdita di reputazione.

La linea di fondo

La privacy degli utenti è estremamente importante, soprattutto quando si tratta di ottenere la loro fiducia. Il GDPR cerca di prevenire qualsiasi uso improprio dei dati personali, ma il regolamento non è poi così male. Invece di acquistare elenchi di e-mail loschi, venderai effettivamente alle persone che desiderano ricevere le tue offerte. Ciò aumenterà il coinvolgimento e darà al tuo marchio la credibilità che merita. Il GDPR ha un impatto significativo sui tuoi sforzi di email marketing in modo positivo.

Sebbene sia necessario apportare alcune piccole modifiche al modo in cui gestisci le tue campagne di email marketing, il GDPR è in realtà un regolamento positivo. Può aprire le porte alla trasparenza e impedire alle aziende di avere un vantaggio competitivo sleale rispetto ad altre aziende del settore.