Che cos'è un'analisi del divario? Come eseguirne uno per la tua azienda?

Pubblicato: 2021-12-24

Quanto sei lontano dal piano che avevi fatto all'inizio dell'anno?

Hai qualche idea di cosa ha funzionato bene o no?

In effetti, molte aziende credono di operare senza intoppi e lo annunciano con orgoglio ai propri azionisti. Tuttavia, ricorda che è sempre molto più facile a dirsi che a farsi.

Per raggiungere uno stato così ben orchestrato, devi capire chiaramente le aspettative che crei e i risultati effettivi che ottieni . Un metodo collaudato per aiutarti a determinarlo è un'analisi del divario.

Questa guida ti guiderà attraverso l'esatta definizione dell'analisi delle lacune , gli strumenti comuni di analisi delle lacune e i passaggi particolarmente necessari da eseguire per la tua azienda .

Iniziamo subito!

Che cos'è una gap analysis?

Quando parli di gap analysis, pensa a un'altalena. Eri così familiare con questo quando eri un bambino, giusto?

Un lato dell'altalena è la tua performance attuale e l'altro lato sono i tuoi obiettivi futuri desiderati. Tra di loro c'è un divario. Il tuo compito è esaminare e valutare questa differenza o divario tra le prestazioni attuali e gli obiettivi futuri desiderati.

Quindi, in generale, la gap analysis è definita come il processo di confronto dello stato attuale con uno stato o obiettivo ideale, che evidenzia carenze e opportunità di miglioramento. Altri nomi per questo includono la valutazione dei bisogni, l'analisi del divario dei bisogni e l'analisi dei bisogni.

Può essere riassunto nelle seguenti domande:

Dove siamo adesso?
dove vogliamo essere?
Come colmeremo il divario?

Confrontando la corrente con lo stato target, le unità aziendali, le aziende o i team possono:

Rileva i punti deboli o le limitazioni che stanno affrontando.
Determina ciò di cui hanno bisogno per migliorare le loro prestazioni o risultati.
Supportare manager e investitori nel prendere decisioni.
Valuta le prestazioni individuali o di gruppo osservando alcuni attributi, come il livello di prestazioni, la produttività e le competenze delle attività.
Bilanciare l'allocazione e l'integrazione delle risorse dall'attuale livello di allocazione più vicino a un livello ottimale, nel caso della produzione o della produzione. Le risorse possono essere denaro, materiale, tempo o risorse di lavoro.

La gap analysis può essere applicata in molte aree, come ad esempio:

I saldi
Gestione delle risorse umane
Rendimento finanziario
Controllo di qualità
Soddisfazione degli impiegati
Competenze IT
Controllo dei costi
Competitività di mercato

Vantaggi e svantaggi della gap analysis

La gap analysis è uno strumento utilizzato di frequente perché porta una serie di vantaggi alle aziende e alle organizzazioni. Questi vantaggi includono quanto segue:

Garantire che i requisiti del progetto siano stati soddisfatti come pianificato.
Scoprire il divario tra percezione e realtà.
Fornire approfondimenti sulle aree che richiedono ulteriori miglioramenti, come prodotti, efficienza, redditività, soddisfazione del cliente, prestazioni e vantaggio competitivo.
Determinare le debolezze e le carenze che devono essere affrontate.
Fornire le informazioni necessarie per manager e decisori, che aiuta ulteriormente a migliorare le prestazioni.
Allocare risorse ed energia in modo efficiente.

Sebbene necessaria e preziosa, la gap analysis non è del tutto perfetta. Alcune limitazioni relative al processo di gap analysis possono essere:

Condurre un'analisi del divario costa tempo e persino denaro.
Il successo della gap analysis dipende in larga misura dalla persistenza e dalla conoscenza delle persone coinvolte nel processo.
Se non viene indagata a sufficienza, la vera causa principale del problema può rimanere irrisolta e potrebbero mancare varie complessità dietro di esse.
Ci sono alte probabilità che i risultati dell'analisi possano essere imprecisi e obsoleti a causa dei continui cambiamenti e cambiamenti, specialmente nei settori in rapida evoluzione o nelle grandi organizzazioni.

Sebbene ci siano alcuni inconvenienti esistenti quando si esegue un'analisi del divario, è consigliabile che la tua azienda provi almeno una volta per vedere ed esplorare diversi aspetti di questo processo.

Esempi di gap analysis

Come affermato in precedenza, l'analisi del gap spazia in molte aree di business. Di seguito sono riportati alcuni esempi che possono aiutare a comprendere l'usabilità e l'applicabilità di questo processo

Performance di vendita

Un manager o un produttore può guardare i suoi prodotti e valutare quali funzionano bene e quali no. In questo modo, può valutare se i prodotti sono appropriati e eventuali miglioramenti o strategie di vendita necessari per realizzare maggiori profitti e soddisfare le richieste in futuro.

Valutazione del prodotto o del servizio

Prima di lanciare un prodotto o servizio sul mercato, le aziende possono implementare un'analisi delle lacune per sapere se tutte le funzioni e le caratteristiche funzionano correttamente come previsto.

Lancio di un nuovo prodotto

Dopo una serie specifica di volte in cui un'azienda lancia il suo nuovo prodotto o servizio, può eseguire un'analisi del divario per scoprire perché le vendite non soddisfano le aspettative.

Gestione della fornitura

Un rivenditore dropshipping, ad esempio, scopre che il suo negozio esaurisce spesso le scorte, quindi può eseguire un'analisi delle lacune per identificare il motivo alla base. Dopo averne creato uno, potrebbe rilevare la causa e trovare fornitori dropshipping migliori per la sua attività.

Produttività

Quando il tuo team non riesce a raggiungere il livello di produttività previsto, il tuo leader deve sapere perché e come migliorarlo. Ecco dove diventa utile un'analisi del gap!

Valutazione individuale

Un team leader di un'azienda di e-commerce può far eseguire a ciascun membro un'analisi del divario su se stesso e utilizzare questi risultati non solo per trovare modi per migliorare le prestazioni di ciascuno, ma anche per trarre le migliori pratiche che tutti possono adottare.

Diversi tipi di gap analysis

Sebbene il termine "analisi del divario" sia abbastanza chiaro e diretto nel processo di guardare dove ti trovi e confrontarlo con quello in cui vuoi essere, ci sono alcuni approcci diversi che dovrebbero essere considerati, a seconda del contesto e della nicchia della tua analisi

Esistono 4 diversi tipi di "gap", tutti abbastanza facili da capire :

Divario di prestazioni

La differenza tra le prestazioni effettive e previste. Ad esempio, stai cercando di far crescere la tua attività tramite Instagram. Attualmente hai 1.000 follower e desideri aumentare questo numero a 2.000 per un mese. Ma in realtà, la tua pagina Instagram ne attira solo altre 500. Quindi, è necessario cementare il motivo alla base di questo divario di prestazioni.

Divario prodotto/mercato

Il divario tra le vendite attuali e quelle previste. È diverso dalla ricerca di mercato perché è più proattivo. Ciò significa essere un passo avanti rispetto al mercato, oltre a evitare cambiamenti improvvisi e inaspettati per influenzare la tua strategia.

Divario di profitto

La varianza tra il profitto effettivo e quello atteso di un'azienda. I problemi con la previsione degli utili potrebbero implicare la pianificazione o l'esecuzione aziendale, o forse anche entrambe. Molti fattori esterni, come le tendenze del mercato, la concorrenza aggressiva o le implicazioni politiche impreviste possono influenzare il profitto.

Divario di manodopera

Quando c'è un ritardo tra il numero e la qualità richiesti della forza lavoro e la forza effettiva dell'organizzazione, è inteso come un divario di manodopera. Tale analisi del divario di manodopera fornisce ai responsabili delle risorse umane una chiara panoramica delle competenze della forza lavoro e degli adeguamenti delle risorse umane, se necessario.

5 strumenti comuni di analisi del gap

Se trovi ancora difficile fare un'analisi del divario e hai bisogno di uno strumento o di un framework credibile da seguire, allora eccoti qui!

In effetti, quando si esegue un'analisi del gap, ci sono alcuni strumenti e modelli che è possibile utilizzare. Ogni strumento può essere utilizzato come principio organizzativo sia per scoprire le cause che per suggerire modifiche. Inoltre, questa sezione ti aiuterà a comprendere gli strumenti di analisi delle lacune più comuni. Quindi, seguici!

Brainstorming

Il brainstorming è uno strumento di pensiero divergente per la generazione di idee su un determinato argomento in un periodo di tempo limitato. Viene comunemente condotto in una sessione o in un ambiente di laboratorio per stimolare il pensiero critico e creativo e per generare soluzioni utili e innovative a un problema.

Il suo obiettivo non è necessariamente la qualità, ma la quantità, e si basa sul principio che "due teste sono spesso meglio di una".

Pertanto, è possibile organizzare una serie di riunioni o discussioni per consentire al team di analisi aziendale di raccogliere idee sui problemi esistenti nel processo aziendale e su come risolverli.

Fondamentalmente, il brainstorming non è così complicato. In poche parole, ecco come funziona il brainstorming :

Riunisci un gruppo di persone per affrontare un problema, una sfida o un'opportunità.
Chiedi ai membri di generare quante più idee possibili, anche quando potrebbero essere "fuori dal comune".
Esamina le idee, seleziona quelle più interessanti e poi guida la discussione su come combinare, migliorare e implementare le idee.

Analisi comparativa

Il benchmarking è il processo in cui si misurano le prestazioni dei progetti, dei prodotti o dei servizi della propria azienda con le migliori pratiche del settore o di altre società e si utilizzano queste informazioni per favorire possibili miglioramenti.

Per aiutarti a comprendere questa tecnica, faremo un esempio di un costruttore di negozi di e-commerce di nuova costituzione. Il gestore di questo sito desidera utilizzare il benchmarking come metodo per eseguire l'analisi del gap per la sua attività. Quindi, può implementarlo con queste procedure seguenti :

Conferma gli obiettivi : scopri dove si trova e dove vuole essere, in base agli standard di benchmarking.
Identificare i partner di benchmarking : può confrontarsi con i migliori costruttori di negozi online degli ultimi tempi, come Shopify, Wix, WooCommerce, ecc.
Raccogliere i dati : i dati necessari per l'analisi dovrebbero includere le risorse interne ed esterne sui partner di benchmarking.
Analizza i dati
Identificare le opportunità : cercare modi per ridurre il divario tra le misure attuali e quelle desiderate.
Implementare le attività consigliate per colmare il divario .

Ricorda, se l'obiettivo del benchmarking è impostare metriche di qualità e affidabilità appropriate, l'analisi del gap si baserà sui risultati del benchmarking per misurare il divario che stai affrontando in questo momento.

Analisi SWOT

Un'analisi SWOT si concentra sui punti di forza e di debolezza nell'ambiente interno e sulle opportunità e le minacce nell'ambiente esterno. Descrivere il problema in questi termini può indicare la strada verso una soluzione mostrando come evitare potenziali minacce, sfruttando i punti di forza per sfruttare opportunità preziose.

Diamo un'occhiata a come utilizzare SWOT per eseguire l'analisi del gap :

Indica perché viene eseguito SWOT (di solito quando il tuo stato attuale ha dei problemi) e quale risultato ci si aspetta da questa attività
Elenca tutti i membri dei team o dei dipartimenti pertinenti e invitali
Crea una matrice 2 x 2 ed etichetta ciascuna delle sezioni come di seguito

Poni ai membri le seguenti domande sul loro obiettivo (stato desiderato)

Elencare le caratteristiche interne positive ed eccezionali che aiuteranno a raggiungere l'obiettivo (punti di forza)
Elencare i processi/aree che diminuiscono le possibilità di successo nel raggiungimento dell'obiettivo (Debolezze)
Elencare le situazioni o condizioni esterne che rendono l'obiettivo più raggiungibile (Opportunità)
Elencare i fattori che potrebbero rappresentare un rischio per il successo dell'obiettivo desiderato (Minacce)

Analizza i fattori di cui sopra e valuta come puoi utilizzare i punti di forza per sfruttare le opportunità evitando le minacce.

Questa tecnica ti aiuterà anche a capire dove e come ti distingui dai tuoi concorrenti nel settore.

Analisi del PESTELLO

Un'analisi PESTLE è uno strumento o un framework utilizzato da esperti di marketing e analisti per monitorare ed evidenziare i fattori macroambientali (esterni) che hanno un effetto su un'organizzazione, che è un'estensione del modello PEST.

Simile a SWOT, l'analisi PESTLE ti aiuta a identificare le minacce e le opportunità esaminando i seguenti 6 fattori esterni del tuo ambiente aziendale:

Politico
Economico
Sociologico
Tecnologico
Legale
Ambientale

Questa analisi elimina le lacune individuando i problemi attuali, evidenziando le imminenti opportunità di cambiamento e riducendo al minimo i rischi nel mercato.

Ad esempio, le condizioni politiche ed economiche instabili nel paese del fornitore rendono difficile il trasporto di materiale sufficiente come previsto. Potrebbe diventare il motivo per cui non è possibile ottenere le vendite mirate.

Quadro McKinsey 7S

L'ultimo strumento che consigliamo è il framework McKinsey 7S, che analizza il design organizzativo di un'azienda esaminando 7 elementi interni chiave: struttura, sistemi, strategia, personale, competenze, stile e valori condivisi.

Puoi utilizzare il framework McKinsey 7S quando una parte particolare dell'azienda non è all'altezza delle tue aspettative. L'analisi esamina le caratteristiche dell'azienda in termini di ciascuno di questi aspetti ed esamina dove si trovano le lacune.

Una volta che è chiaro che la causa dei divari è la mancanza di competenze, ad esempio, o di una struttura adeguata, è possibile affrontare il problema in modo mirato.

Il framework McKinsey 7S può aiutarti con uno dei seguenti scopi :

Determina le lacune che possono apparire nel business
Identificare quali aree devono essere ottimizzate per promuovere le prestazioni aziendali
Allineare dipartimenti e processi durante una fusione o acquisizione
Esamina i risultati di possibili cambiamenti futuri all'interno della tua attività.

I 7 elementi sono divisi in 2 gruppi: elementi hard (che è relativamente facile da identificare e il management può influenzarli direttamente) ed elementi soft (che possono essere più difficili da descrivere, meno tangibili e più influenzati dalla cultura aziendale).

Elementi duri:

Strategia : il tuo piano d'azione per costruire e mantenere un vantaggio competitivo sui tuoi concorrenti.
Struttura : come è organizzata la tua azienda e come sono strutturati i team e i dipartimenti.
Sistemi : metodi operativi, procedure e flussi di comunicazione formali e informali utilizzati dai dipendenti per svolgere il proprio lavoro (ad es. sistemi informatici).

Elementi morbidi:

Personale : i dipendenti e le loro competenze.
Competenze : le competenze sia dell'organizzazione che dei dipendenti.
Stile : stili di leadership e di gestione.
Valori condivisi: valori fondamentali dell'organizzazione, come mostrato nella sua cultura aziendale e nell'etica generale del lavoro.

Quindi, come puoi applicare questo framework alla tua gap analysis? Ecco la risposta :

Riunisci intorno a un team pertinente e competente
Verificare se tutti gli elementi sono correttamente allineati tra loro (identificare lacune e carenze nella relazione tra gli elementi)
Definire lo stato in cui questi elementi sarebbero allineati in modo ottimale
Elabora un piano d'azione specifico e realistico per riallineare gli elementi
Implementa le modifiche e rivedi regolarmente il 7S, andando avanti.

In breve, sopra ci sono i 5 strumenti più utilizzati che aiutano a condurre un'analisi approfondita del gap. Puoi utilizzare uno o più dei cinque strumenti per ottenere i migliori risultati.

Il processo di analisi del gap in 4 fasi

Nelle grandi organizzazioni, il processo di analisi del gap rientra generalmente nella responsabilità di analisti aziendali, project manager o team di miglioramento dei processi. Ma con una guida ben progettata e poca formazione, chiunque può lavorare attraverso il processo.

Quindi, i 4 passaggi fondamentali per eseguire un processo di gap analysis sono spiegati di seguito :

Analizza lo stato attuale

Innanzitutto, devi scegliere su quale area della tua attività vuoi concentrarti e iniziare con il tuo stato attuale.

Non importa se si tratta di qualità del prodotto, finanza o attività di marketing, scegli un'area problematica specifica su cui devi approfondire. Ad esempio, se si tratta di marketing, un'area particolare sarebbe l'email marketing.

Oppure, la tua azienda desidera avere il servizio clienti più eccezionale del tuo settore, ma il tuo team segnala che molti clienti terminano le loro chiamate frustrati. Dovresti chiederti: c'è qualche problema con i tuoi prodotti o servizi? Il tuo team di supporto ha bisogno di più corsi di formazione sulla gestione dei clienti difficili e arrabbiati?

Non lo saprai esattamente finché non scaverai, il che significa parlare con le persone coinvolte, raccogliere dati e scoprire miglioramenti. Potresti raccogliere informazioni quantitative, come il numero di chiamate negative ricevute ogni settimana, o informazioni qualitative, come commenti dei clienti o feedback dei tuoi rappresentanti dell'assistenza sulle chiamate in corso.

La cosa più cruciale in questo passaggio è capire la radice del problema, che è molto più facile da identificare una volta che hai esposto tutti i possibili fatti che contribuiscono. In effetti, il tuo processo di gap analysis dovrebbe valutare tutto ciò che fai di recente per aiutarti a ottenere il "quadro generale".

Formalizzare lo stato futuro ideale

Una volta che hai capito il quadro generale e capito come funziona attualmente il tuo team o la tua azienda, devi essere idealista. Pensa a dove vorresti essere!

Non preoccuparti di come ci arriverai. Questo è il compito del passaggio successivo. In questo momento, devi solo sognare in grande, perché il cielo è il limite! Ma ricorda di disegnare il tuo stato futuro ideale in un obiettivo SMART, che è specifico, misurabile, raggiungibile, pertinente e limitato nel tempo.

Prendi come esempio il caso precedente del servizio clienti. In questo scenario, la tua performance attuale ovviamente non è all'altezza o deve essere modificata. Ma invece di ignorare o dare uno schiaffo alla situazione, immaginare l'immagine ideale ti aiuterebbe molto.

Un buon strumento di analisi del divario, come abbiamo affermato nella sezione precedente, diventerebbe il tuo alleato. Potrebbe essere una bacheca di brainstorming o semplicemente una mappa mentale per stimolare la creatività del tuo team. Quindi, puoi impostare un obiettivo SMART per il tuo team di assistenza clienti, ad esempio recensioni positive o chiamate che dovrebbero aumentare del 30% nel mese successivo.

Identificare e documentare le lacune esistenti

Completare solo i primi due passaggi non ti porterà grandi risultati. Metterli insieme può esporre ciò che manca tra le tue prestazioni effettive e il tuo potenziale.

Un'analisi del divario potrebbe sollevare la seguente domanda: cosa ci impedisce di raggiungere il nostro stato futuro ideale?

Nel nostro esempio, i fattori che influiscono sulla produttività del team di assistenza clienti possono includere il livello mediocre dei dipendenti, l'assenza di incentivi per i migliori risultati o la mancanza di dinamiche del team.

Una volta identificate le lacune esistenti (è qui che gli strumenti utili che ti consigliamo sopra funzionano di nuovo!), puoi sapere esattamente cosa ti impedisce di raggiungere i tuoi obiettivi!

Elaborare e attuare un piano per colmare il divario

Dopo aver tracciato le possibili lacune, è il momento di implementare un piano per colmare le lacune e convincere gli altri nella tua squadra a collaborare. Le modifiche che apporterai potrebbero interessare anche altri dipartimenti e team, quindi è essenziale elaborare un piano.

Stabilisci una strategia chiara e obiettivi raggiungibili per aiutarti a realizzare i tuoi obiettivi e coinvolgere tutti.

Ad esempio, quando fai una presentazione ai tuoi manager o dirigenti, tieni un programma dettagliato o una tempistica per il piano. Puoi anche creare un'azione più completa per promuovere le prestazioni del tuo team, ad esempio fornire corsi di formazione, fornire incentivi adeguati per i migliori risultati e organizzare attività all'aperto per incoraggiare lo spirito di squadra.

Dopotutto, il modo in cui colmare il divario dipenderà molto dalle priorità dell'organizzazione e del team. Quindi, lavora insieme per trovare ciò che funziona meglio!

Conclusioni

Eseguendo un'analisi del divario , puoi sforzarti di dare uno sguardo onesto allo stato attuale della tua attività, oltre a identificare i fattori specifici che ti impediscono di raggiungere i tuoi obiettivi aziendali.

Questa guida ti ha aiutato a coprire tutto ciò che riguarda l'analisi delle lacune, inclusi definizione, vantaggi, limitazioni, 4 tipi comuni, 5 strumenti utilizzati di frequente e, infine, il processo di analisi delle lacune in 4 fasi . Quindi, si spera, dopo averlo letto, puoi sviluppare meglio la tua attività e renderla più competitiva sul mercato!