Il futuro degli studi legali è remoto: in che modo il software lo renderà possibile?
Pubblicato: 2022-05-07Lasciato polveroso e vuoto, l'ambito ufficio d'angolo sarà una reliquia del passato poiché gli avvocati (e i loro clienti) continuano ad abbracciare il lavoro a distanza e la tecnologia che lo rende possibile.
L'ufficio d'angolo con vista è stato un tradizionale simbolo di status e prestigio all'interno degli studi legali. La pandemia, tuttavia, ha spostato molti avvocati e professionisti legali dai loro uffici d'angolo e cubicoli ai tavoli della sala da pranzo o agli uffici domestici. E alcuni avvocati pensano che rimarrà così.
"Gli avvocati possono dedicare più tempo a lavorare 'su' affari legali invece che 'interni' e più tempo con le loro famiglie e i loro cari".
— Rick DeMedeiros, fondatore di DeMedeiros Injury Law ad Atlanta
DeMedeiros e altri pensano che andando avanti, gli avvocati sceglieranno di lavorare da remoto e si affideranno alla tecnologia per renderlo possibile.
Uno dei principali modi in cui gli studi legali del futuro differiranno dagli studi legali del passato è il modo in cui utilizzano (e addirittura abbracciano) l'uso della tecnologia e del software per aiutarli a svolgere il proprio lavoro in modo più efficiente e sicuro.
Ecco tre modi in cui il software cambierà il futuro degli studi legali e aiuterà il tuo studio a operare da remoto.
Il software espande le offerte virtuali della tua azienda
" I futuri studi legali avranno un'offerta virtuale molto più ampia. I clienti si aspettano che i loro avvocati sfruttino la tecnologia per motivi di efficienza e convenienza. "
— Jeffrey McAvoy, avvocato principale presso Conduct Law
Durante la pandemia, il tuo lavoro è andato a distanza. Hai offerto ai clienti servizi virtuali. e avvocati come McAvoy pensano che a molti clienti piacerebbe mantenerlo così andando avanti. Ciò darà origine a studi legali virtuali.
Le offerte virtuali possono includere:
- Riunioni avvocato-cliente tramite software di videoconferenza
- Utilizzo di una piattaforma software di gestione degli studi legali che offre una funzione di messaggistica
- Gestione dei documenti più efficiente con il software di gestione delle cause legali
- Automatizzare le attività ricorrenti come le fatture
Offrendo servizi virtuali e utilizzando la tecnologia per renderlo possibile, il settore legale sarà anche in grado di rispondere ai clienti più velocemente di prima, il che può migliorare l'esperienza del cliente.
Il software aiuta a organizzare i documenti
" È incredibile vedere quanti studi legali stanno ancora archiviando i dati dei loro clienti in cassetti e cartelle di manila. Quando la pandemia ha colpito, ha costretto molti studi legali più vecchi e affermati a seguire un corso accelerato sulla comunicazione online e sulla condivisione dei dati. "
— Michael A. Cibik, fondatore e managing partner dello Studio Legale Cibik & Cataldo
Il modo in cui uno studio legale gestisce i propri documenti determina come gestiscono i propri casi: uno studio legale non è niente senza documentazione. Per far funzionare il tuo studio legale senza intoppi, devi assicurarti che i documenti del tuo studio siano ben organizzati e sicuri.
Durante la pandemia, molti studi legali hanno abbandonato i loro schedari per l'archiviazione basata su cloud che ha reso più facile per i dipendenti remoti l'accesso ai documenti e probabilmente manterranno questi strumenti in giro.
Il software di gestione dei documenti legali e le piattaforme software di gestione dei casi legali consentono agli utenti di caricare e organizzare i documenti con i tag.
Queste piattaforme in genere offrono anche controlli di accesso per mantenere al sicuro le informazioni riservate e strumenti di collaborazione per consentire ai dipendenti remoti di continuare a lavorare insieme mentre sono separati.
Il software introduce nuovi tipi di dati che possono essere utilizzati nei casi
" Con il lavoro a distanza ora un appuntamento fisso per molte aziende, i team legali e i CIO devono considerare come estrarre le informazioni archiviate elettronicamente da posizioni che in precedenza non avevano, in particolare per l'e-discovery di contenzioso. "
— Scott McVeigh, responsabile del settore presso Onna
La nuova dipendenza del settore legale dalla tecnologia potrebbe anche ampliare i tipi di dati che i leader degli studi legali gestiscono, mantengono al sicuro e utilizzano nei casi legali. Quando introduci nuove tecnologie nella tua pratica, sii consapevole di come ciò potrebbe cambiare (e persino complicare) le cose.
Ad esempio, McVeigh sottolinea che mentre l'utilizzo di Zoom ha consentito agli studi legali di operare e collaborare, "innumerevoli conversazioni critiche e quantità significative di informazioni sensibili sono state generate all'interno delle mura di Zoom, creando problemi di conformità, rischio e legali".
I dati di Zoom, ad esempio, non sono strutturati e sfaccettati, il che significa che possono provenire da uno dei tanti strumenti di Zoom. Ciò significa anche che i dati Zoom possono essere difficili da gestire e analizzare.
Gli studi legali del futuro avranno probabilmente una politica consolidata su come utilizzare le piattaforme di videoconferenza e risponderanno a domande come:
- Quali tipi di riunioni devono essere registrate?
- Dove devono essere archiviate le registrazioni?
- Per quanto tempo devono essere conservate le registrazioni?
- Chi dovrebbe avere accesso alle riunioni registrate con i clienti?
Gli studi legali del futuro probabilmente investiranno in software di rilevamento elettronico che possono aiutare gli studi legali a memorizzare dati, come i dati Zoom, su un sistema basato su cloud.
Il futuro degli studi legali si basa sul software
Gli studi legali del futuro abbracciano il software e diventano più orientati al digitale. Sebbene i futuri studi legali siano consapevoli dei vantaggi del software, ne comprendono anche i rischi.
Il passaggio al digitale può rendere la tua pratica più vulnerabile agli attacchi informatici, ma ci sono best practice e piattaforme che puoi utilizzare per mantenere la tua azienda al sicuro.
E gli attacchi ransomware agli studi legali potrebbero essere più comuni di quanto pensi. Secondo il sondaggio sulla gestione legale di Capterra del 2021*, uno studio legale su tre (33%) di piccole e medie dimensioni ha subito un incidente di ransomware solo negli ultimi 12 mesi.
Metodologia
Il sondaggio sulla gestione legale del 2021 di Capterra è stato condotto nel maggio 2021 tra 401 professionisti legali (di cui 240 avvocati) per saperne di più sull'automazione, la sicurezza e altre pratiche degli studi legali. Gli intervistati sono stati selezionati per un impiego a tempo pieno presso studi legali di piccole dimensioni (da uno a 14 avvocati) e di medie dimensioni (da 15 a 49 avvocati). L'indagine ha escluso i professionisti indipendenti senza dipendenti.
Nota: le applicazioni selezionate in questo articolo sono esempi per mostrare una funzionalità nel contesto e non sono intese come approvazioni o consigli. Sono stati ottenuti da fonti ritenute affidabili al momento della pubblicazione.